Nowy do śledzenia projektu? Zacznij tutaj.

Przebywanie na torze, na czas, a budżet jest jednym z najciekawszych części zarządzania projektami. Bez wyraźnego poczucia wszystkich ruchomych elementów projektu łatwo jest spaść przez pęknięcia. Jeśli to się stało wcześniej, nie jesteś sam - w rzeczywistości,Ponad jedna czwarta (26%)terminów są przegapione każdego tygodnia.

Ale nie musisz tego robić samodzielnie. Narzędzia do śledzenia projektu Menedżer zadań UDN. Daj, co ważniejsze, twój zespół - wyraźne poczucie statusu projektu i łatwy sposób na uzyskanie aktualizacji w czasie rzeczywistym, można spędzić więcej czasu na pracę o wysokiej uderzeń. Oto jak zacząć ze śledzeniem projektu, aby wszyscy w twoim zespole wie dokładnie, kto robi to, kiedy.

Co to jest śledzenie projektu?

Śledzenie projektu to zestaw narzędzi i praktyk, aby pomóc kierownictwom projektu monitorować postęp ich inicjatyw. Zamiast próbować śledzić swoją pracę za pośrednictwem arkuszy kalkulacyjnych, e-maila lub po prostu psychicznie, narzędzia do śledzenia projektów pomagają bez wysiłku śledzić informacje o danych projektu. Dzięki śledzeniu projektu można pomóc członkom zespołu być na bieżąco z statusem projektu na poziomie indywidualnym, projektowym i programowym.

Jakie są narzędzia do śledzenia projektów?

Śledzenie projektu przychodzi do życia poprzez narzędzia do śledzenia projektu - jak w czasie rzeczywistymbady nawigacyjnelub aktualizacje statusu. Nie musisz spędzać 45 minut w każdy piątek, klikając i poza projektami, aby uzyskać poczucie tego, gdzie jest projekt. Zamiast tego narzędzia te są zaprojektowane, aby pomóc Ci, a zespołowi pozostać w pętli indywidualnych zadań i projektów zespołowych, a także w wielu projektach.

Te narzędzia pomagają:

Udostępnij informacje o zadaniu w czasie rzeczywistym

Wyjaśnij, kto robi co

Utwórz raporty o udostępnianiu

Pomóż swojemu zespołowi ze statusem, czasem i śledzeniem budżetowym

Podłączanie prac i redukcji silosów

Chociaż odnosimy się do tych narzędzi jako narzędzia do śledzenia projektu, są zazwyczaj częścią holistycznegoOprogramowanie do zarządzania pracą. To dlatego, że narzędzia do śledzenia projektów są skuteczne tylko wtedy, gdy są łączone z pracą, którą wykonuje.

Zbyt często dzielimy pracę między narzędziami podobnymi do pracy w dokumentach, komunikując się nad e-mailem, a śledzenie pracy w arkuszu kalkulacyjnym. Brzmi znajomo? Nie jesteś sam. WedługAnatomia indeksu pracy, Pracownicy wiedzy przełączają się między 10 narzędziami do 25 razy dziennie. Ale przeciążenie aplikacji zmniejsza wydajność i zwiększa ryzyko, że praca spadnie przez pęknięcia.

Z silanym systemem członkowie zespołu mogą walczyć o znalezienie informacji. Aby znaleźć najbardziej aktualny dokument, musisz wysłać e-mailem członka zespołu lub przewijać wiadomości na czacie. Jeśli próbujesz śledzić dane projektu w systemie stylu kalkulacji arkusza kalkulacyjnego, informacje, które należy ręcznie wprowadzać z innych narzędzi i źródeł informacji.

Zarządzając projektami i zadaniami w narzędziu do zarządzania pracą z funkcjami śledzenia projektu, aby być na bieżąco, twój zespół może uzyskać w czasie rzeczywistym - przy jednoczesnym zmniejszeniu pracy duplikatywnej.

Zamiast wyśledzić informacje, ręcznie kopiować i wklejanie pracy lub dane źródłowe z wielu arkuszy kalkulacyjnych, masz dostęp do wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to dać sobie bardziej ręczną pracę, musisz dodać wszystkie informacje, które chcesz śledzić w osobnym narzędziu.

3 Kluczowe funkcje śledzenia projektu

Jak wspomniano powyżej, śledzenie projektu jest częścią większego zestawu oprogramowania do zarządzania pracą. Kiedy członkowie zespołu odnoszą się do śledzenia projektu, naprawdę mówią o trzech rzeczach: śledzenie pracy na poziomie indywidualnym, pozostając na bieżąco z pracą projektową lub sprawdzanie postępów pracy w wielu projektach.

Śledzenie pracy na poziomie indywidualnym

Na poziomie indywidualnym zadań, narzędzia zarządzania projektami może pomóc wszystkim, którzy dostosują się robi co kiedy. To może dać członkach zespół jasny wgląd czy zadania przebiega zgodnie z harmonogramem iw jaki sposób projekt rozwija się w kierunku jego rezultatów.

Śledzenie pracy na poziomie poszczególnych zadań ma inną wartość, to zapobiega powielania pracy. Kiedy każdy ma jasności, kto robi to, co przez, gdy zdecydujesz się na zgadywanie i pracę na temat pracy z pracy. Jest to niezwykle ważne, gdyż stoi, pracownicy wiedzy wydać13% ich czasuw pracy, która jest już zakończona.

Najważniejszą rzeczą do zrobienia podczas pracy śledzenie na poziomie indywidualnym jest zapewnienie, że jest tylko jedna osoba bezpośrednio odpowiedzialna za każdego zadania. Mając jedną osobę odpowiedzialną za każde pomocą inicjatywy członkowie zespołu wiedzą, kto do kontaktu o dostarczenie aktualizacje statusu zadań lub odpowiadania na pytania innych członków zespołu może mieć.

Na przykład, wyobraź sobie, a inny członek zespołu są hostingu wirtualnego zdarzenie. Ale ponieważ istnieją dwa hosty, głośniki gości, którzy nie są pewni, aby przejść do pytań. Dzień przed imprezą, głośnik gość ma awaryjne i skontaktować się jeden członek zespołu, aby anulować. Ale ze względu na nieporozumienia, to nie dostał zapętlony in-a, w dniu imprezy, jesteś całkowicie nieprzygotowany, że gdy głośnik nie pojawi się. Z jednego punktu wyraźnie odpowiedzialnej komunikacji, że rodzaj problemu można łatwo uniknąć.

Śledzenie pracy na poziomie projektu

Można również śledzić pracę na poziomie projektu, aby umożliwić zainteresowanym współzależności funkcjonalnych widok wyższego poziomu prac projektu. Zamiast być powiadomieni o dnia na dzień aktualizacji, cross-funkcjonalnych interesariuszy i inni członkowie zespołu muszą at-a-rzut oka, aktualizacje w czasie rzeczywistym o najważniejszych danych projektu. W ten sposób mogą one być na bieżąco w trakcie cyklu życia projektu, nie będąc ugrzęznąć w szczegółach.

Istnieją dwa główne sposoby, aby śledzić pracę na poziomie projektu:

Aktualizacje statusu: Raporty o stanie projektu.są aktualizacje na temat postępów projektu, które pozwalają zachować interesariuszy poinformowany. Pisemne aktualizacji statusu również zastąpić spotkania stanu i zamiast zaoferować drogę dla członków zespołu, aby zobaczyć najbardziej up-to-aktualne informacje na temat projektu własnego czasu. Dla uzyskania najlepszych rezultatów, podzielić się raporty statusów tym samym narzędziem, w którym zarządzają wykonanie pracy, więc zainteresowane strony mogą drążyć bardziej szczegółowo w razie potrzeby.

kokpity: Bady nawigacyjnePostępy projektu są poglądy, że zainteresowane strony mogą uzyskać dostęp w dowolnym czasie, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat projektu. Kokpity mogą obejmować takie rzeczy jakWykresy spalania., Praca w locie, lub zadań, które są przeterminowane. Jak aktualizacje statusu, upewnij się, że tworzenie pulpitów w narzędziu gdzie jesteś również wykonanie prac dzięki czemu zainteresowane strony mogą uzyskać więcej informacji.

Śledzenie pracy w wielu projektach

Jeśli śledzisz pracę w wielu projektach, to często korzystają z śledzenie prac na poziomie portfela.Zarządzanie portfelem projektów(PPM) jest widok z lotu ptaka, że zainteresowane podmioty wykonawcze lub sponsorzy projektu chcą widzieć. PPM pomaga zainteresowane zobaczyć duże zdjęcie w wielu projektach i jak te inicjatywy są przeciwko śledzenia celów biznesowych.

Na poziomie portfela, to kluczowe znaczenie dla zainteresowanych stron, aby mieć jasny wgląd w stan każdego projektu, aby mogli ocenić ogólny stan zdrowia portfela i wydajność.

Na tym poziomie można również użyć zarządzania obciążeniem śledzić przepustowość i wydajność zespołu. zarządzanie obciążeniem zapewnia sposób, aby zobaczyć, co każdy członek zespołu pracuje na całej projektów, dzięki czemu można zapewnić, nikt nie czuje się wypalony i przytłoczony.

Wedługnasze badania71% pracowników wiedzy doświadczonych wypalenia co najmniej raz w roku 2020. Z zarządzania obciążeniem i śledzenia projektu, można aktywnie zapewnienia nie ma problemów pojemność zbliża się wyświetlając wszystkie zadania na zapisie w najbliższych dniach lub tygodniach. W ten sposób, jeżeli członek zespołu ma kilka dużych zadań wymyślanie można reprioritize mniejszych żądań do innych członków zespołu, którzy mogą mieć większą pojemność.

5 sposobów, aby doprowadzić projekt do śledzenia życia

Te funkcje śledzenia trzech projektów mogą pomóc Ci zacząć z zarządzania projektami na poziomie indywidualnym, projektem i poziomie portfela. Śledzenie projekt jest częścią większej platformy zarządzania praca, więc istnieje wiele innych pokrewnych narzędzi, które można i należy wykorzystać na różnych etapach projektu.

szczegóły Share wcześnie w planie projektu

A Plan projektujest plan kluczowych elementów Twój projekt wymaga, aby odnieść sukces. Planowanie projektu dzieje przed zarządzania projektami scen zwykle, to pierwszą rzeczą zrobić, gdy jesteś rozpoczęciem projektu.

Tworząc plan, można dać członków zespołu i zainteresowanym stronom poczucie swojej osi czasu projektu. W ten sposób, każdy zaczyna się na tej samej stronie. Następnie twierdzą, że przejrzystość w całym projekcie z narzędzi zarządzania projektami.

Ustanowienie planu komunikacji dla każdego projektu

A Plan komunikacjiJest to zarys tego, jak ty i twój zespół projektowy się komunikować w ciągu projektu. Ten plan może pomóc wyjaśnić dokładnie, gdzie i kiedy zespół może znaleźć informacji. Na przykład, plan komunikacji często definiują różne kanały komunikacyjne należy użyć, jak e-mail, wiadomości, lub w osoby spotkań. Można również korzystać z tego planu, aby wyjaśnić, jak często będziesz używać każdy kanał, lub które powinny być zawarte w różnych kanałów komunikacji.

Plan komunikacji może dać swój zespół jasne poczucie, gdzie i kiedy należy je komunikować. Zazwyczaj Twój plan powinien zawierać również informacje o tym, kiedy będziesz komunikować dane śledzenia podobny projekt aktualizacji statusu.

Funkcje zarządzania projektami wizualny wnieść swój projekt do życia

Raz jesteś rzeczywiście pracuje nad projektem, można użyćzarządzanie projektem wizualnymNarzędzia do bardziej efektywnie śledzić swoją pracę. Istnieją trzy rodzaje zarządzania projektami wizualnej:

Wykresy gantta , Które oferują widok timeline stylu swojego projektu i ułatwiają wizualizację żadnych zależności pracy. wykresy Gantta często wykazująKluczowe etapy projektu, też.

Płyty Kanban. , Które są skutecznym sposobem na śledzenie statusu zadania. W tablicy Kanban, praca przechodzi przez etapy, które są reprezentowane przez kolumny. Na przykład, możesz miećDo zrobienia , Robić, orazGotowykolumn w tablicy Kanban.

Kalendarze, Które dają swój zespół wyraźny sens, gdyWyniki projektu.spowodowane są.

Tworzenie planu projektu, aby uzyskać ogólny przegląd

W przypadku skomplikowanych projektów, można również stworzyćMapa drogowa projektu.dać członkach zespół sposób łatwo wizualizować ogólny harmonogram projektu. Mapa drogowa projektu jest harmonogram projektu na wysokim poziomie, więc zainteresowane mogą otrzymać przegląd swoich produktów projektu, kluczowych etapów i ogólnych celów projektowych.

zdolność wychwytywania z narzędziami śledzenia czasu

Na poziomie indywidualnym zadań, warto jest śledzić dodatkowe szczegóły projektu, jak, jak długo zajmie to zadanie do wykonania. Narzędzia do zarządzania projektami często oferują integrację śledzenie czasu, aby pomóc Ci dokładnie śledzić czas spędzony przy projektach i zadaniach z mniejszym wysiłkiem.

Bądź na bieżąco z planem zarządzania zasobami

W zarządzaniu projektem, jest coś, co pomaga ukończyć projekt, w tym członków zespołu, budżet lub dostępnych narzędzi. APlan zarządzania zasobamimoże pomóc jasno określić swoje zasoby projektu i ich zdolności, więc każdy rozumie, jakie są dostępne dla prac projektowych zasobów.

Bądź na bieżąco z zarządzania projektami

Dobre śledzenie projektu - jak wszystkie najlepsze przepływy pracy - mogą ułatwić współpracę i komunikować się. Zamiast ręcznego wprowadzania szczegółów śledzenia projektów do arkuszy kalkulacyjnych lub pokładów przesuwnych, narzędzia do śledzenia projektu online rozpadają silosy, aby pomóc Ci śledzić pracę, w której faktycznie pracujesz. Udostępnij wszystkie ważne szczegóły dotyczące informacji podobnej do projektu, dokumenty, informacje zwrotne i wiadomości - w jednym miejscu. Śledzenie projektu ułatwia dla członków zespołu, interesariuszy i współpracowników krzyżowych, aby zobaczyć i śledzić pracę z każdego kąta.

Zainteresowany rozpoczęciem pracy? Naucz się jak Menedżer zadań UDN. Może pomóc Twojemu zespołowi organizować pracę i pozostać w synchronizacji, śledząc wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu.