Uusi projektin seurantaan? Aloita tästä.

Pysyvät radalla ajoissa ja talousarviossa on yksi projektinhallinnan vaikeimmista osista. Ilman selkeää järkeä kaikista projektisi liikkuvista kappaleista, se on helppo työn putoamiseksi halkeamien kautta. Jos tämä on tapahtunut sinulle ennen, et ole yksin - itse asiassa,Yli neljännes (26%)määräajat jäävät viikoittain.

Mutta sinun ei tarvitse tehdä sitä yksin. Projektin seurantatyökalut kuten UDN-tehtävähallinta Anna sinulle - ja vielä tärkeämpää, tiimisi - selkeä tunne projektin tilan ja helppo tapa saada reaaliaikaisia ​​päivityksiä, voit viettää enemmän aikaa suurta vaikutusta. Näin voit aloittaa projektin seurannan, jotta kaikki tiimisi tietävät tarkalleen kuka tekee mitä milloin.

Mikä on projektin seuranta?

Projektin seuranta on joukko työkaluja ja käytäntöjä, joiden avulla projektipäälliköt voivat seurata aloitteidensa edistymistä. Sen sijaan, että yrität seurata työtä laskentataulukoiden kautta, sähköpostitse tai vain henkisesti, projektin seurantatyökalut auttavat sinua jatkuvasti seuraamaan insinöörejä ja ulkopuolisia projektitietoja. Projektin seurannan avulla voit auttaa tiimin jäseniä pysymään ajan tasalla hankkeen tilasta yksilöllisessä, projektissa ja ohjelman tasolla.

Mitkä ovat projektin seurantatyökalut?

Projektin seuranta tulee elämään projektin seurantatyökalujen kanssa, kuten reaaliaikaisestikojelaudattai tilapäivitykset. Sinun ei tarvitse viettää 45 minuuttia joka perjantai klikkaamalla ja ulos projekteista saadakseen tunne, jossa hanke on. Sen sijaan nämä työkalut on suunniteltu auttamaan sinua ja tiimisi pysymään silmukassa yksittäisten tehtävien ja tiimiprojekteihin sekä useiden hankkeiden yli.

Nämä työkalut auttavat sinua:

Jaa tehtävän tiedot reaaliaikaisesti

Selkeää, kuka tekee mitä milloin

Luo jakautuvat edistymisraportit

Auta tiimisi asemaan, ajan ja budjetin seurantaan

Työn liittäminen ja siilien vähentäminen

Vaikka viitataan näihin työkaluihin projektin seurantatyökaluina, ne ovat yleensä osa kokonaisvaltaistaTyöhallintaohjelmisto. Se johtuu siitä, että projektin seurantatyökalut ovat vain tehokkaita, kun he ovat yhteydessä tiimisi tehtävään.

Liian usein me jakoimme työn työkalujen kaltaisten asiakirjojen kanssa, jotka kommunikoivat sähköpostitse ja seuranta työtä laskentataulukossa. Kuulostaa tutulta? Et ole yksin. MukaanAnatomy of Work Index, tietämyksen työntekijät vaihtavat 10 työkalun jopa 25 kertaa päivässä. Mutta sovelluksen ylikuormitus vähentää tehokkuutta ja lisää riskiä, ​​että työ putoaa halkeamien läpi.

Kierred-järjestelmällä tiimin jäsenet saattavat kamppailla tietojen löytämistä. Jos haluat löytää ajantasaisimman asiakirjan, sinun on lähetettävä joukkueen jäsen tai selaa takaisin Chat-viestien kautta. Jos yrität seurata projektitietoja laskentataulukosta, nämä tiedot on syötettävä manuaalisesti muista työkaluista ja tietolähteistä.

Hallinnoittamalla hankkeita ja tehtäviä työnhallintatyökalulla projektien seurantaominaisuuksilla pysyä ajan tasalla, tiimi voi saada reaaliaikaista näkemystä ja samalla vähentää päällekkäistä työtä.

Sen sijaan, että sinun tarvitsee seurata tietoja, kopioi manuaalisesti ja liittää työn tai lähdetiedot useista laskentataulukosta, sinulla on pääsy kaikkiin tarvittaviin tietoihin yhdessä paikassa. Viimeinen asia, jonka haluat tehdä, antaa itsellesi enemmän manuaalista työtä, jonka avulla voit lisätä kaikki tiedot, jotka haluat seurata erilliseen työkaluun.

3 Key Projectin seurantaominaisuudet

Kuten edellä mainittiin, projektin seuranta on osa suurempaa työohjausohjelmistoa. Kun tiimin jäsenet viittaavat projektin seurantaan, he todella puhuvat kolmesta asiasta: seuranta työtä yksilöllisellä tasolla, joka pysyy ajan tasalla projektityössä tai tarkistamalla työn edistymistä useissa projekteissa.

Seurantatyö yksilöllisellä tasolla

Yksittäisessä tehtäväsossa projektin seurantatyökalut voivat auttaa kaikkia yhdenmukaistamaan kuka tekee mitä milloin. Tämä voi antaa tiimin jäsenille selkeän käsityksen siitä, onko tehtävä etenee aikataulussa ja miten projekti etenee sen toimituksiin.

Seurantatyössä yksittäisessä tehtävän tasolla on toinen arvo-se estää kaksinkertaisen työn. Kun jokaisella on selkeys siitä, kuka tekee mitä milloin, otat arvailun ja työskentelet töistä töistä. Tämä on kriittinen - kuten se on, tietämystyöntekijät viettävät13% heidän aikansatyöstä, joka on jo valmis.

Tärkeintä tehdä, kun seurata työtä yksilöllisellä tasolla on varmistaa, että jokaisesta tehtävästä on suoraan vastuussa oleva henkilö. Jokaisesta aloitteesta vastaava yksittäinen yksilö tarkoittaa tiimin jäseniä tietää, kuka ottaa yhteyttä päivitysten tarjoamiseen tehtävätilaan tai vastaamaan kysymyksiin Muut joukkueen jäsenet saattavat olla.

Kuvittele esimerkiksi, että sinä ja toinen tiimin jäsen isännöi virtuaalisen tapahtuman. Mutta koska on kaksi isäntää, vieraasi puhujat eivät ole varmoja, kenen mennä kysymyksiin. Päivä ennen tapahtumaa vieraileva puhujalla on hätätilanne, ja he ottavat yhteyttä yhteen tiimin jäseneen peruuttamaan. Mutta väärinkäytösten vuoksi et päässyt sisään ja tapahtuman päivänä, olet täysin valmistautumaton, kun puhuja ei näy. Yksi, selkeästi vastuullinen viestintäpiste, tämäntyyppinen ongelma voidaan helposti välttää.

Seurantatyö projektitasolla

Voit myös seurata työtä projektitasolla antamaan ristikkäiset sidosryhmät korkeamman tason näkymän projektityöhön. Sen sijaan, että ilmoitetaan päivittäisistä päivityksistä, toimivaltaiset sidosryhmät ja muut tiimin jäsenet tarvitsevat A-silmäyksellä reaaliaikaisia ​​päivityksiä tärkeimmistä projektitiedoista. Näin he voivat pysyä ajan tasalla hankkeen elinkaaren aikana ilman, että se on tullut yksityiskohtiin.

Hankkeen tasolla on kaksi päätapaa seurata työtä:

Tilapäivitykset: Hankkeen tilaraportitOvat päivityksiä projektin edistymisestä, joka auttaa sinua pitämään sidosryhmät ajan tasalla. Kirjallinen tilapäivitykset korvaa myös tilankokoukset ja sen sijaan tarjoavat tiimin jäsenille tapaa nähdä ajantasaiset projektitiedot omalla ajallaan. Parhaan tuloksen saavuttamiseksi jakaa tilasi raportit samassa työkalussa, jossa hallitset työn suorittamista, joten sidosryhmät voivat porata yksityiskohtaisemmin tarvittaessa.

Dashboards: KojelaudatOvatko projektin edistyneet näkemyksiä siitä, että sidosryhmät voivat käyttää milloin tahansa hankkeen yksityiskohdista. Dashboards voi sisältää asioitaBurndown-kaaviot, työskentele lennossa tai tehtävät, jotka ovat myöhässä. Kuten tilapäivitykset, varmista, että luot kojelaudat työkaluun, jossa teet myös työtä, joten sidosryhmät voivat saada lisätietoja.

Seuranta toimii useissa projekteissa

Jos seuraat työtä useilla projekteilla, voit todennäköisesti hyötyä seurantatyöstä salkun tasolla.Hankkeen salkunhallinta(Ppm) on lintu-silmänäkymä, että toimeenpanoasetuksesi tai projektin sponsorit haluavat nähdä. PPM auttaa sidosryhmiä näkemään suuren kuvan useilla hankkeilla ja miten nämä aloitteet seurataan liiketoiminnan tavoitteita vastaan.

Salkun tasolla on kriittistä, että sidosryhmillä on selkeä näkemys jokaisesta hankkeen asemasta, joten he voivat määrittää yleisen salkun terveyden ja suorituskyvyn.

Tällä tasolla voit myös käyttää työmäärän hallintaa seurata tiimi kaistanleveyttä ja kapasiteettia. Työmäärän hallinta tarjoaa sinulle mahdollisuuden nähdä, mitä jokainen joukkueen jäsen työskentelee projekteissa - joten voit varmistaa, ettei kukaan tunne palanut tai hukkua.

MukaanTutkimuksemme, 71% Tietotyöntekijöiden kokenut työuupumusta ainakin kerran vuonna 2020. työmäärään hallinta ja projektin seuranta, voit ennakoivasti varmistaa ei ole kapasiteettia kysymyksiä tulossa katselemalla kaikki tehtäviä docket tulevina päivinä tai viikkoina. Näin, jos tiimin jäsenellä on muutamia suuria tehtäviä, voit palauttaa pienempiä pyyntöjä muille tiimin jäsenille, joilla voi olla suurempi kapasiteetti.

5 tapaa tuoda projektin seuranta elämään

Nämä kolme projektin seurantaominaisuutta voivat auttaa sinua aloittamaan projektin seurannan yksilöllisessä, projektissa ja salkun tasolla. Projektin seuranta on osa suurempaa työhuoltoalusta, joten on olemassa joukko muita asiaan liittyviä työkaluja, joita voit ja pitäisi hyödyntää projektin eri vaiheissa.

Jaa yksityiskohtia aikaisin hankesuunnitelmassa

A projekti suunnitelmaon keskeisten elementtien suunnitelma, jonka projekti tarvitsee menestyä. Hankesuunnittelu tapahtuu ennen projektin seurantavaiheessa - yleensä tämä on ensimmäinen asia, jonka teet, kun aloitat projektin.

Luomalla suunnitelman, voit antaa tiimin jäseniä ja sidosryhmiä tunteen projektin aikajanalle. Näin kaikki alkavat samalla sivulla. Sitten säilyttää tämän selkeyden koko projektin projektin seurantatyökaluilla.

Luodaan jokaisen hankkeen viestintäsuunnitelma

A Viestintäsuunnitelmaon ääriviivat siitä, miten sinä ja projektitiimi kommunikoivat projektin aikana. Tämä suunnitelma voi auttaa sinua selkeyttämään tarkalleen missä ja milloin tiimi voi löytää tietoja. Esimerkiksi viestintäsuunnitelma määrittelee usein erilaiset viestintäkanavat, jotka sinun pitäisi käyttää kaltaisia ​​sähköpostiviestejä, viestejä tai henkilökohtaisia ​​kokouksia. Voit myös käyttää tätä suunnitelmaa selittämään, kuinka usein käytät kutakin kanavaa tai joka olisi sisällytettävä eri kanavaviestintään.

Viestintäsuunnitelma voi antaa tiimellesi selkeän tunteen siitä, missä ja milloin heidän pitäisi kommunikoida. Tyypillisesti suunnitelmasi pitäisi sisältää myös tietoja, kun kommunikoida projektin seurantatiedot - kuten tilapäivitykset.

Käytä visuaalisen projektinhallintaa tuoda projektisi elämään

Kun olet todella työskennellyt projektisi, voit käyttääVisual ProjektinhallintaTyökalut seurata työsi tehokkaammin. Visual Projektinhallinta on kolme:

Gantt Charts , Jotka tarjoavat aikajana-tyyli näkymä projektin ja helpottavat visualisoida mitään työtä riippuvuuksia. Gantt-kaaviot näyttävät useinKey Project MilestonesMyös myös.

Kanban Boards , joka on tehokas tapa seurata tehtävän tilaa. Kanban-aluksella työ siirtyy vaiheittain, joita edustaa sarakkeita. Esimerkiksi sinulla saattaa ollaTehdä , Tehdä ja TehtySarakkeet Kanbanissa.

Kalenterit, mikä antaa tiimellesi selkeä tunne, kunProjektin toimituksetjohtuvat.

Luo projektin etenemissuunnitelma saadaksesi korkean tason yleiskatsauksen

Monimutkaisissa projekteissa voit myös luodaProjektin etenemissuunnitelmaJotta joukkueen jäsenet voisivat helposti visualisoida yleisen projektin aikataulun. Projektin etenemissuunnitelma on korkean tason projektin aikataulu, joten sidosryhmät voivat saada yleiskatsauksen projektien toimituksista, avainviranomaisista ja kokonaisprojektitavoitteista.

Capture-kapasiteetti ajan seurantatyökaluilla

Yksittäisessä tehtäväsossa on hyödyllistä seurata uusia projektin yksityiskohtia, kuten kuinka kauan tehtävä kestää. Projektin seurantatyökalut tarjoavat usein ajan seuranta-integraatioita, joiden avulla voit tarkasti seurata hankkeita ja tehtäviä, joilla on vähemmän vaivaa.

Pysy radalla resurssien hallintasuunnitelmalla

Projektinhallinnassa a On jotain, joka auttaa sinua suorittamaan projektin, mukaan lukien tiimin jäsenet, budjetteja tai käytettävissä olevia työkaluja. AResurssien hallintasuunnitelmaVoi auttaa sinua selkeästi määrittämään projektiresurssit ja niiden kapasiteetti, joten kaikki ymmärtävät, mitä resursseja on saatavilla projektityöhön.

Pysy radalla projektin seurantaan

Hyvä projektin seuranta - kuten kaikki parhaat työnkulut - voivat helpottaa tiimisi yhteistyössä ja kommunikoida. Sen sijaan, että projektin seurantatietojen syöttämisen yksityiskohdat laskentataulukoiksi tai liukukansioista, online-projektin seurantatyökalut hajottavat siilot, jotta voit seurata työtä, jossa todella työskentelet. Jaa kaikki tärkeät projektin tiedot, asiakirjat, palautteet ja viestit - yhdessä paikassa. Projektin seuranta helpottaa tiimin jäseniä, sidosryhmiä ja toimivaltaisia yhteistyökumppaneita nähdäksesi ja seurata työtä jokaisesta kulmasta.

Kiinnostunut aloittamisesta? Opi kuinka UDN-tehtävähallinta Voi auttaa tiimisi järjestämään työtä ja pysymään synkronoituna seuraamalla kaikkia projektitietojasi yhdessä paikassa.