New k sledování projektů? Začněte zde.

Zůstat na trati, na čas a na rozpočet je jedním z nejnáročnějších částí projektového managementu. Bez jasného smyslu všech pohyblivých částí vašeho projektu, je to jednoduché pro práci k pádu přes trhliny. Pokud se to stalo vám předtím, nejste sami, ve skutečnosti,více než čtvrtina (26%)Deadlines je každý týden vynechán.

Ale vy nemusíte dělat všechno sami. Nástroje pro sledování projektů, jako Správce úloh UDN dát, a co je důležitější, váš tým-jasný smysl o stavu projektu a snadný způsob, jak získat aktualizace v reálném čase, můžete strávit více času na houževnatým práce. Zde je návod, jak začít s sledování projektů, takže si každý svůj tým přesně ví, kdo co dělá, do kdy.

Co je sledování projekt?

Projekt sledování je sada nástrojů a postupů pro pomoc projektových manažerů sledovat průběh svých iniciativ. Místo toho se snaží sledovat své práci prostřednictvím tabulek, e-mail, nebo jen duševně, sledování projektů nástroje vám pomohou bez námahy sledovat spletité dat projektu. Díky sledování projektů, můžete pomoci členům týmu zůstat až do dnešního dne o stavu projektu na jednotlivce, projektové a programové úrovni.

Jaké jsou nástroje pro sledování projektů?

Projekt sledování ožívá prostřednictvím sledování projektu nástrojů, jako jsou v reálném časepalubní deskynebo aktualizace stavu. Nemusíte strávit 45 minut každý pátek kliknutím a ven z projektů, aby si o tom, kam je projekt na. Místo toho, tyto nástroje jsou navrženy tak, aby vás a váš tým pobyt ve smyčce na jednotlivé úkoly a týmových projektů, stejně jako na více projektech pomoci.

Tyto nástroje vám pomůže:

Sdílení informací úkolem v reálném čase

Vyjasnit, kdo co dělá, do kdy

Vytvoření ke sdílení zprávy o pokroku

Pomoci svému týmu v postavení, času a rozpočtu sledování

Připojení práce a snížení sila

I když hovoříme o těchto nástrojů i projekt sledování nástroje, které jsou obvykle součástí celostníSoftware pro správu práce. To proto, že sledování projektu nástroje jsou účinné pouze v případě, že jsou připojeny k práci váš tým dělá.

Až příliš často jsme se rozdělit práci mezi nástroji, jako je práce v dokumentech, komunikovat prostřednictvím e-mailu, a sledovat práci v tabulkovém procesoru. Zní povědomě? Nejsi sám. PodleAnatomie pracovního indexuPřepnout kvalifikovaní pracovníci mezi 10 nástroji až 25krát za den. Ale app přetížení snižuje účinnost a zvyšuje riziko, že práce bude spadat přes trhliny.

S siled systému, členové týmu by mohly mít potíže najít informace. Chcete-li najít nejvíce dokument up-to-date, máte na email člena týmu nebo listovat prostřednictvím vašich zpráv chat. Pokud se snažíte sledovat data projektu v systému spreadsheet stylu, je třeba ručně zadat z jiných nástrojů a informačních zdrojů, které informace.

Řízením projektů a úkolů v nástroj pro řízení práce s sledování Projekt zahrnuje, aby zůstali až do dnešního dne, váš tým může získat v reálném čase nahlédnout-a zároveň snižuje opakování práce.

Místo toho, aby museli vypátrat informaci, ručně zkopírovat a vložit do práce nebo zdrojová data z více tabulek, budete mít přístup ke všem informacím, které potřebujete právě na jednom místě. Poslední věc, kterou chcete udělat, je dát si více ruční práce tím, že má-li přidat všechny informace, které chcete sledovat, do samostatného nástroje.

3 klíčové funkce pro sledování projektů

Jak bylo uvedeno výše, sledování Projekt je součástí většího souboru softwaru pro správu práce. Když členové týmu se týkají sledování projektů, oni jsou opravdu mluvit o tři věci: sledování práce na individuální úrovni, zůstat up-to-date na projektové práce, nebo kontrolní postup práce na více projektech.

Sledování práce na individuální úrovni

Na úrovni jednotlivých úkolů může nástroje pro sledování projektu pomoci všem sladit na tom, kdo dělá to, co. To může dát členům týmu jasné pohledy na to, zda úkol pokračuje v harmonogramu a jak váš projekt postupuje na své výstupy.

Sledování práce na individuální úrovni úkolů má jinou hodnotu - zabraňuje duplicitní práci. Když každý má jasnost, kdo dělá to, co, když přijmete dohady a pracujete o práci z práce. To je kritické - Jak to stojí, poznání pracovníků tráví13% jejich časuv práci, která již byla dokončena.

Nejdůležitější věc, kterou je třeba udělat při sledování práce na individuální úrovni, je zajistit pouze jednu osobu přímo odpovědnou za každý úkol. Mít jeden jednotlivec zodpovědný za každou iniciativu znamená členové týmu vědí, kdo se obrátí na poskytování aktualizací o stavu úkolu nebo zodpovězení otázek jiných členů týmu mohou mít.

Představte si například a další člen týmu hostí virtuální událost. Ale protože jsou zde dva hostitelé, vaši hostující reproduktory si nejsou jisti, kdo jít s otázkami. Den před akcí má hostitel reproduktor nouze a kontaktujte jeden člen týmu, který zruší. Ale kvůli chybnému rozkomu, jste se nedostali na-a v den akce jste naprosto nepřipraveni, když tento reproduktor se neobjeví. S jedním, jednoznačným zodpovědným místem komunikace lze tento typ problému snadno zabránit.

Sledování práce na úrovni projektu

Můžete také sledovat práci na úrovni projektu, abyste mohli poskytnout cross-funkční zúčastněné strany vyšší pohled na projekt projektu. Místo toho, aby byl informován o aktualizacích každodenních aktualizací, cross-funkčních zúčastněných stran a dalších členů týmu potřebují na -vaze, aktualizace v reálném čase o nejdůležitějších dat projektu. Tímto způsobem mohou zůstat aktuální během životního cyklu projektu, aniž by se s podrobnostmi zapadly dolů.

Existují dva hlavní způsoby, jak sledovat práci na úrovni projektu:

Aktualizace stavu: Zprávy o stavu projektuAktualizace o průběhu vašeho projektu, který vám pomůže informovat zúčastněné strany. Písemné aktualizace stavu také nahradí schůzky stavu a místo toho nabídnout způsob, jak pro členy týmu zobrazit nejaktuálnější informace o projektu ve svém vlastním čase. Pro dosažení nejlepších výsledků sdílejte své stavové zprávy ve stejném nástroji, kde spravujete provádění práce, takže zúčastněné strany mohou v případě potřeby vrtat do podrobněji.

Dashboards: Palubní deskyJsou zobrazení projektů projektu, které zúčastněné strany mohou kdykoli získat podrobnosti o projektu. Dashboardy mohou zahrnovat věci jakoVypálení grafů, pracovat v letu nebo úkoly, které jsou po splatnosti. Stejně jako aktualizace stavu, ujistěte se, že vytvoříte řídicí panely v nástroji, kde také děláte práci, takže vaše zúčastněné strany mohou získat více informací.

Sledování práce napříč více projekty

Pokud sledujete práci napříč více projekty, budete pravděpodobně využívat sledovací práce na úrovni portfolia.Správa portfolia projektu(Ppm) je pohled z ptačí perspektivy, že vaše exekutivní zainteresované strany nebo sponzoři projektu chtějí vidět. PPM pomáhá zainteresovaným stranám vidět velký obraz napříč více projekty a jak tyto iniciativy sledují proti obchodním cílům.

Na úrovni portfolia je důležité pro zúčastněné strany mít jasný pohled do stavu každého projektu, takže mohou měřit celkové zdraví portfolia a výkonnost.

Na této úrovni můžete také použít správu pracovní zátěže pro sledování šířky pásma týmů a kapacity. Správa pracovního zatížení poskytuje způsob, jak vás zjistit, co každý člen týmu pracuje na-napříč projekty - takže si můžete zajistit, že nikdo nebude cítit vyhořel nebo ohromen.

Podlenáš výzkum, 71% znalostních pracovníků zažilo vyhoření alespoň jednou v roce 2020. S pracovní zátěžovou službou a sledováním projektu můžete proaktivně zajistit, že neexistují žádné problémy s kapacitou přicházející prohlížením všech úkolů na docketu v následujících dnech nebo týdnech. Tímto způsobem, pokud člen týmu má několik velkých úkolů, můžete reproritizovat menší požadavky na jiné členy týmu, kteří by mohli mít vyšší kapacitu.

5 způsobů, jak přivést sledování projektu na život

Tyto tři funkce sledování projektů vám mohou pomoci začít s sledováním projektu na úrovni jednotlivce, projektu a portfolia. Sledování projektů je součástí větší platformy pro správu práce, takže existuje řada dalších souvisejících nástrojů, které můžete a měli by využít v různých fázích vašeho projektu.

Podrobnosti sdílejte brzy v plánu projektu

A plán projektuJe modrotisk klíčových prvků, které váš projekt musí uspět. Plánování projektu se stane před fází sledování projektu - obvykle to je první věc, kterou děláte, když začínáte projekt.

Vytvořením plánu můžete poskytnout členy týmu a zainteresovaných stran pocit své časové osy projektu. Tímto způsobem každý začíná na stejné stránce. Poté udržujte tuto jasnost v průběhu projektu s nástroji pro sledování projektů.

Vytvořit komunikační plán pro každý projekt

A Komunikační plánJe obrys, jak vy a váš projektový tým bude komunikovat v průběhu projektu. Tento plán vám může pomoci objasnit přesně tam, kde a kdy váš tým může najít informace. Například komunikační plán bude často definovat různé komunikační kanály, které byste měli používat-jako e-maily, zprávy nebo jednání osob. Tento plán můžete také použít k vysvětlení, jak často budete používat každý kanál, nebo kdo by měl být zahrnut do různých komunikací kanálu.

Komunikační plán může dát vašemu týmu jasný smysl pro to, kde a kdy by měly být komunikují. Obvykle by váš plán měl také obsahovat informace o tom, kdy budete sdělit aktualizace stavu sledování projektu.

Použijte Visual Project Management, abyste svůj projekt přivedl k životu

Jakmile vlastně pracujete na vašem projektu, můžete použítVizuální projektový managementnástroje pro efektivnější sledování vaší práce. Existují tři typy managementu vizuálních projektů:

Gantt grafy , který nabízí zobrazení typu časové osy na váš projekt a usnadňuje vizualizaci pracovních závislostí. Gantt grafy se často ukazujíKlíčové projektové milníky, také.

Kanbanské desky , což je efektivní způsob, jak sledovat stav úkolů. V kanbanové desce se práce pohybuje přes fáze, které jsou reprezentovány sloupy. Můžete mít napříkladDělat , Dělat, aHotovosloupce v kananci.

Kalendáře, který dává vašemu týmu jasný smysl, kdyProjektové výstupyjsou splatné.

Vytvořte projektový plán pro získání přehledu na vysoké úrovni

Pro komplexní projekty můžete také vytvořitProject Roadmap.Dát členům týmu způsob, jak snadno vizualizovat celkový plán projektu. Projektový plán je časová osa projektu na vysoké úrovni, takže zúčastněné strany mohou získat přehled o svých projektových výstupech, klíčových milníků a celkových cílů projektu.

Zachyťte kapacitu s nástroji pro sledování času

Na úrovni jednotlivých úkolů je užitečné sledovat další podrobnosti projektu, jako je to, jak dlouho bude úkol trvat dokončit. Nástroje pro sledování projektů často nabízejí integraci sledování času, které vám pomohou přesně sledovat čas strávený na projekty a úkoly s menším úsilím.

Zůstaňte na trati s plánem řízení zdrojů

V projektovém řízení a Je cokoliv, co vám pomůže dokončit projektové členy týmu, rozpočtu nebo dostupných nástrojů. APlán řízení zdrojůMůže vám pomoci jasně definovat své projektové zdroje a jejich kapacitu, takže každý chápe, jaké zdroje jsou k dispozici pro projektové práce.

Zůstaňte na trati s projektovým sledováním

Dobrý projekt sledování projektu všechny nejlepší pracovní postupy - může usnadnit váš tým spolupracovat a komunikovat. Místo ručně zadávání podrobností pro sledování projektu do tabulek nebo prezentací, nástrojů pro sledování online projektu rozdělit Silos, aby vám pomohli sledovat práci, kde skutečně pracujete. Sdílejte všechny důležité informace o projektu, dokumenty, dokumenty, zpětnou vazbu a zprávy na jednom místě. Sledování projektů usnadňuje pro členy týmu, zúčastněných stran a cross-funkční spolupracovníky, aby viděli a sledovali práci z každého úhlu.

Zájem o zahájení? Naučte se How. Správce úloh UDN Může pomoci vašemu týmu organizovat práci a zůstat v synchronizaci sledováním všech informací o projektu na jednom místě.