جديد لمشروع تتبع؟ أبدأ هنا.
البقاء على المسار الصحيح، في الوقت المحدد، وفي الميزانية هي واحدة من أكثر الأجزاء الأكثر صعوبة من إدارة المشاريع. دون إحساس واضح بجميع القطع المتحركة لمشروعك، من السهل أن تسقط العمل عبر الشقوق. إذا حدث هذا لك من قبل، فأنت لست وحدك في الواقع،أكثر من ربع (26٪)من المواعيد النهائية تفويتها كل أسبوع.
لكن لا تحتاج إلى القيام بذلك بمفردك. أدوات تتبع المشروع مثل UDN مدير المهام أعطيك - والأهم من ذلك، فريقك - شعور واضح بحالة المشروع وسيلة سهلة للحصول على تحديثات في الوقت الفعلي، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في العمل العالي التأثير. إليك كيفية البدء في تتبع المشروع بحيث يعرف الجميع على فريقك بالضبط من يفعل ما عنده عندما.
ما هو تتبع المشروع؟
تعد تتبع المشروع مجموعة من الأدوات والممارسات لمساعدة مديري المشاريع على مراقبة تقدم مبادراتهم. بدلا من محاولة تتبع عملك من خلال جداول البيانات أو البريد الإلكتروني أو عقليا فقط، تساعدك أدوات تتبع المشروع في تتبع إتصال ببيانات المشاريع وإجراءاتها. مع تتبع المشروع، يمكنك مساعدة أعضاء الفريق على البقاء حتى الآن على وضع المشروع على مستوى الفرد والمشروع والبرنامج.
ما هي أدوات تتبع المشروع؟
تتبع المشروع يأتي إلى الحياة من خلال أدوات تتبع المشروع - مثل في الوقت الحقيقيلوحات المعلوماتأو تحديثات الحالة. لا تحتاج إلى قضاء 45 دقيقة كل يوم جمعة النقر داخل وخارج المشاريع للحصول على شعور بمكان وجود مشروع في. بدلا من ذلك، تم تصميم هذه الأدوات لمساعدتك ويبقى فريقك في الحلقة على المهام الفردية ومشاريع الفريق، وكذلك عبر مشاريع متعددة.
هذه الأدوات تساعدك على:
مشاركة معلومات المهمة في الوقت الحقيقي
توضيح من يفعل ما عندما
إنشاء تقارير مرحلية قابلة لإشارة
ساعد فريقك مع تتبع الحالة والوقت والميزانية
ربط العمل والحد من الصوامع
على الرغم من أننا نشير إلى هذه الأدوات كأدوات تتبع المشروع، إلا أنها عادة ما تكون جزءا من كلي برنامج إدارة العمل وبعد وذلك لأن أدوات تتبع المشروع فعالة فقط عند توصيلها بالعمل الذي يقوم به فريقك.
في كثير من الأحيان، نقسم العمل بين الأدوات التي تشبه العمل في المستندات، والتواصل عبر البريد الإلكتروني، وتتبع العمل في جدول بيانات. تبدو مألوفة؟ انت لست وحدك. بحسب التشريح مؤشر العمل، التبديل عمال المعرفة بين 10 أدوات تصل إلى 25 مرة يوميا. لكن التحميل الزائد التطبيق يقلل من الكفاءة ويزيد من المخاطر التي ستقعها العمل عبر الشقوق.
مع نظام مسلح، قد يكافح أعضاء الفريق للعثور على المعلومات. للعثور على المستند الأكثر حداثة، يجب عليك إرسال عضو في الفريق أو التمرير مرة أخرى من خلال رسائل الدردشة الخاصة بك. إذا كنت تحاول تتبع بيانات المشروع في نظام أسلوب جدول البيانات، فاحتاج إلى إدخال هذه المعلومات من الأدوات الأخرى ومصادر المعلومات.
من خلال إدارة المشاريع والمهام في أداة إدارة العمل مع ميزات تتبع المشروع للبقاء محدثة، يمكن لفريقك الحصول على نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي - بينما تقلل أيضا العمل المتكرر.
بدلا من الاضطرار إلى تتبع المعلومات، قم بنسخ عمل ولصق يدويا، أو مصدر البيانات من جدول بيانات متعددة، يمكنك الوصول إلى جميع المعلومات التي تحتاجها في مكان واحد. آخر شيء تريد القيام به هو إعطاء نفسك المزيد من العمل اليدوي من خلال الاضطرار إلى إضافة جميع المعلومات التي تريد تتبعها إلى أداة منفصلة.
3 ميزات تتبع المشروع الرئيسية
كما ذكر أعلاه، تعد تتبع المشروع جزءا من مجموعة أكبر من برنامج إدارة العمل. عندما يشير أعضاء الفريق إلى تتبع المشروع، فإنهم يتحدثون حقا عن ثلاثة أشياء: تتبع العمل على المستوى الفردي، أو البقاء حديثة على عمل المشروع، أو التحقق من تقدم العمل عبر مشاريع متعددة.
تتبع العمل على المستوى الفردي
عند مستوى المهمة الفردية، يمكن لأدوات تتبع المشروع أن تساعد الجميع في محاذاة من يفعل ما عندما عندما. هذا يمكن أن يعطي أعضاء الفريق نظرة واضحة حول ما إذا كانت المهمة تتابع في الجدول الزمني وكيف يتقدم مشروعك نحو التسليمات.
تعقب العمل في مستوى المهمة الفردية له قيمة أخرى - إنها تمنع العمل المزدوج. عندما يكون لدى الجميع وضوح حول من يفعل ما هو عندما تأخذ التخمين والعمل حول العمل خارج العمل. هذا أمر بالغ الأهمية - كما يقف، ينفق عمال المعرفة13٪ من وقتهمفي العمل الذي تم الانتهاء منه بالفعل.
أهم شيء يجب القيام به أثناء تتبع العمل على المستوى الفردي هو ضمان وجود شخص واحد فقط المسؤول مباشرة عن كل مهمة. إن وجود فرد واحد مسؤول عن كل مبادرة يعني أعضاء الفريق يعرفون من يتصلون بتقديم تحديثات حول حالة المهمة أو الإجابة على الأسئلة الأخرى قد يكون لأعضاء الفريق الآخرين.
على سبيل المثال، تخيلك وتستضيف عضو فريق آخر حدثا ظاهريا. ولكن نظرا لأن هناك مضيفين، فإن مكبرات الصوت الضيوف ليسوا متأكدين من الذي يذهبون إلى الأسئلة. في اليوم السابق للحدث، يحتوي متحدث ضيف الطوارئ، ويتصلون بعضو فريق واحد للإلغاء. ولكن بسبب سوء فهم، لم تحصل على حلق في يوم الحدث، فأنت غير مستعد تماما عندما لا يظهر هذا المتكلم. مع واحدة، نقطة اتصال مسؤولة بوضوح، يمكن تجنب هذا النوع من المشكلة بسهولة.
تتبع العمل على مستوى المشروع
يمكنك أيضا تتبع العمل على مستوى المشروع لإعطاء أصحاب المصلحة عبر الوظائف عرضا أعلى مستوى لعمل المشروع. بدلا من أن يتم إعلامك بالتحديثات اليومية، يحتاج أصحاب المصلحة عبر وظيفيين وأعضاء الفريق الآخرين إلى إلقاء نظرة سريعة على التحديثات في الوقت الفعلي حول أهم بيانات المشروع. بهذه الطريقة، يمكنهم البقاء حتى الآن خلال دورة حياة مشروع دون أن يتحدوا مع التفاصيل.
هناك طريقتان رئيسيتان لتتبع العمل على مستوى المشروع:
تحديثات الحالة: تقارير حالة المشروع هي تحديثات حول تقدم مشروعك تساعدك على إطلاع أصحاب المصلحة على إبلاغهم. تحل تحديثات الحالة المكتوبة أيضا استبدال اجتماعات الحالة وتقديم طريقة لأعضاء الفريق لعرض معلومات المشروع الأكثر حداثة في وقتهم. للحصول على أفضل النتائج، شارك تقارير حالتك في نفس الأداة التي تدير فيها تنفيذ العمل، لذلك يمكن لأصحاب المصلحة أن يحجبوا إلى مزيد من التفاصيل إذا لزم الأمر.
لوحات المعلومات: لوحات المعلوماتيتم عرض تقدم المشروع أن أصحاب المصلحة يمكنهم الوصول إليها في أي وقت للحصول على تفاصيل حول المشروع. يمكن أن تشمل لوحات المعلومات أشياء مثلمخططات الحروق، العمل في الرحلة، أو المهام التي تأخرت. مثل تحديثات الحالة، تأكد من أنك تقوم بإنشاء لوحات معلومات في الأداة التي تقوم فيها أيضا بالعمل، بحيث يمكن لأصحاب المصلحة الحصول على مزيد من المعلومات.
تتبع العمل عبر مشاريع متعددة
إذا كنت تتبع العمل عبر مشاريع متعددة، فمن المحتمل أن تستفيد من تعقب العمل على مستوى المحفظة. إدارة محافظ المشاريع (PPM) هو عرض للعين الطيور أن أصحاب المصلحة التنفيذيين أو رعاة المشاريع يريدون أن يروا. يساعد PPM أصحاب المصلحة في رؤية الصورة الكبيرة عبر مشاريع متعددة وكيف تتبع تلك المبادرات ضد أهداف العمل.
على مستوى المحفظة، من الأهمية بمكان لأصحاب المصلحة أن يكون لديهم نظرة واضحة في وضع كل مشروع، حتى يتمكنوا من قياس صحة وأداء المحفظة الشاملة.
في هذا المستوى، يمكنك أيضا استخدام إدارة عبء العمل لتتبع عرض النطاق الترددي والسعة. توفر إدارة عبء العمل طريقة لك لمعرفة ما يعمل فيه كل عضو في الفريق على المشاريع على جميع المشاريع - حتى تتمكن من التأكد من أن أحد يشعر بالرحيل أو غارق.
وفقابحاثنا، شهدت 71٪ من عمال المعرفة من الإرهاق مرة واحدة على الأقل في عام 2020. مع إدارة عبء العمل وتتبع المشروع، يمكنك التأكد بشكل استباقي لا توجد مشاكل سعة تؤدي من خلال عرض جميع المهام على الأيام أو الأسابيع المقبلة. وبهذه الطريقة، إذا كان لدى أحد أعضاء الفريق بعض المهام الكبيرة القادمة، فيمكنك إعادة صياغة الطلبات الأصغر لأعضاء الفريق الآخرين الذين قد يكون لديهم سعة أعلى.
5 طرق لإحضار تتبع المشروع إلى الحياة
يمكن أن تساعدك هذه ميزات تتبع المشروع الثلاثة في البدء في تتبع المشروع على مستوى الفرد والمشروع ومحفظة المحفوظات. تعد تتبع المشروع جزءا من منصة إدارة العمل الأكبر، لذلك هناك مجموعة من الأدوات الأخرى ذات الصلة، والتي يجب أن تستفيد منها في مراحل مختلفة من مشروعك.
مشاركة التفاصيل في وقت مبكر في خطة المشروع
أ خطة المشروع هو مخطط للعناصر الرئيسية يحتاج مشروعك إلى النجاح. يحدث تخطيط المشروع قبل مرحلة تتبع المشروع - عادة، هذا هو أول شيء تفعله عند بدء مشروع.
من خلال إنشاء خطة، يمكنك منح أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة شعورا بجدول مشروعك. بهذه الطريقة، يبدأ الجميع في نفس الصفحة. ثم، حافظ على هذا الوضوح في جميع أنحاء المشروع مع أدوات تتبع المشروع.
إنشاء خطة اتصال لكل مشروع
أ خطة تواصلهو مخطط تفصيلي لكيفية توصيلك وفريق مشروعك على مدار المشروع. يمكن أن تساعدك هذه الخطة في توضيح المكان الذي وعندما يمكن لفريقك العثور على معلومات. على سبيل المثال، ستحدد خطة الاتصالات في كثير من الأحيان قنوات الاتصال المختلفة التي يجب عليك استخدام البريد الإلكتروني أو الرسائل أو الاجتماعات الشخصية. يمكنك أيضا استخدام هذه الخطة لشرح عدد المرات التي ستستخدمها كل قناة، أو من يجب تضمينها في اتصالات قنوات مختلفة.
يمكن لخطة الاتصال أن تعطي فريقك إحساسا واضحا من أين وعندما يجب أن يكونوا يتواصلون. عادة، يجب أن تتضمن خطتك أيضا معلومات حول متى ستتمكن من توصيل تحديثات حالة تتبع المشروع.
استخدم إدارة المشاريع المرئية لإحضار مشروعك إلى الحياة
بمجرد أن تعمل بالفعل في مشروعك، يمكنك استخدام إدارة المشاريع المرئية أدوات لتتبع عملك بشكل أكثر فعالية. هناك ثلاثة أنواع من إدارة المشاريع المرئية:
مخططات غانت ، والتي توفر عرضا على غرار الجدول الزمني لمشروعك وجعله من السهل تصور أي تبعيات عمل. غالبا ما تظهر مخططات جانتمشروع رئيسي، جدا.
لوحات Kanban. ، والتي هي وسيلة فعالة لتتبع حالة المهمة. في لوحة Kanban، يتحرك العمل من خلال المراحل التي تمثلها الأعمدة. على سبيل المثال، قد يكون لديكلكى يفعل ، عمل، ومنجزأعمدة في لوحة كانبان.
التقويمات، والتي تعطي فريقك شعور واضح عندالنواتج المشروعمن المقرر.
إنشاء خريطة طريق المشروع للحصول على نظرة عامة رفيعة المستوى
للمشاريع المعقدة، يمكنك أيضا إنشاءخريطة طريق المشروعلإعطاء أعضاء الفريق وسيلة لتصور بسهولة جدول المشروع العام. إن خريطة الطريق للمشروع هي جدول زمني للمشروع رفيع المستوى، لذلك يمكن لأصحاب المصلحة الحصول على نظرة عامة على نواتج المشروع، والمعالم الرئيسية، وأهداف المشروع الشاملة.
القدرة على التقاط أدوات تتبع الوقت
في مستوى المهمة الفردية، من المفيد تتبع تفاصيل المشروع الإضافية، مثل المدة التي ستستغرقها المهمة لإكمالها. غالبا ما توفر أدوات تتبع المشروع تكامل تتبع الوقت، لمساعدتك في تتبع الوقت الذي يقضيه بدقة في المشروعات والمهام بأقل جهد.
البقاء على المسار الصحيح مع خطة إدارة الموارد
في إدارة المشاريع، هو أي شيء يساعدك على إكمال مشروع الأعضاء، بما في ذلك أعضاء الفريق أو الميزانية أو الأدوات المتاحة. أخطة إدارة الموارديمكن أن تساعدك بوضوح على تحديد موارد المشروع الخاصة بك بوضوح وقدرتها، لذلك يفهم الجميع أن الموارد المتاحة لعمل المشروع.
البقاء على المسار الصحيح مع تتبع المشروع
تتبع مشروع جيد - مثل جميع أفضل سير العمل - يمكن أن يجعل من السهل على فريقك التعاون والتواصل. بدلا من إدخال تفاصيل تتبع المشروع يدويا في جداول البيانات أو الطوابق الشريحة، تقوم أدوات تتبع المشروع عبر الإنترنت بفصل الصوامع لمساعدتك في تتبع العمل الذي تعمل فيه بالفعل. شارك جميع تفاصيل معلومات المشروع المهمة الخاصة بك والمستندات والتعليقات والرسائل في مكان واحد. تتبع المشروع يجعل من السهل على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والمتعاونين عبر الوظائف لرؤية وتتبع العمل من كل زاوية.
هل أنت مهتم بالبدء؟ تعلم كيف UDN مدير المهام يمكن أن تساعد فريقك في تنظيم العمل والبقاء في المزامنة من خلال تتبع جميع معلومات المشروع الخاصة بك في مكان واحد.
