Νέα για την παρακολούθηση του έργου; Ξεκινήστε εδώ.

Μένοντας σε καλό δρόμο, για την ώρα, και για τον προϋπολογισμό είναι ένα από τα πιο δύσκολα μέρη της διαχείρισης του έργου. Χωρίς σαφή αίσθηση όλων των κινούμενων κομμάτια του έργου σας, είναι εύκολο για το έργο να πέσει μέσα από τις ρωγμές. Εάν αυτό έχει συμβεί σε σας πριν, δεν είστε μόνοι-στην πραγματικότητα,πάνω από το ένα τέταρτο (26%)των προθεσμιών που έχουν χάσει κάθε εβδομάδα.

Αλλά δεν χρειάζεται να τα κάνετε όλα μόνοι σας. Έργο εργαλεία παρακολούθησης, όπως UDN Task Manager σας-και να δώσει το πιο σημαντικό, η ομάδα-α σας σαφή αίσθηση της κατάστασης του έργου και έναν εύκολο τρόπο για να λαμβάνετε ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να περάσετε περισσότερο χρόνο για την εργασία με μεγάλο αντίκτυπο. Εδώ είναι πώς να ξεκινήσετε με την παρακολούθηση του έργου έτσι ώστε ο καθένας στην ομάδα σας ξέρει ακριβώς ποιος κάνει τι από πότε.

Τι είναι η παρακολούθηση του έργου;

παρακολούθηση του έργου είναι ένα σύνολο εργαλείων και πρακτικών για τη βοήθειά τους διαχειριστές του έργου παρακολουθεί την πρόοδο των πρωτοβουλιών τους. Αντί να προσπαθούν να παρακολουθείτε την εργασία σας με λογιστικά φύλλα, email, ή απλά διανοητικά, τα εργαλεία του έργου παρακολούθησης να σας βοηθήσει να διατηρήσετε αβίαστα παρακολουθείτε τα ins και outs των στοιχείων του σχεδίου. Με την παρακολούθηση του έργου, μπορείτε να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας μείνετε ενημερωμένοι για την κατάσταση ενός έργου σε ατομικό, σχέδιο, και το επίπεδο του προγράμματος.

Ποια είναι τα εργαλεία παρακολούθησης του έργου;

παρακολούθηση του έργου ζωντανεύει μέσα από εργαλεία όπως παρακολούθησης του έργου σε πραγματικό χρόνοταμπλόή ενημερώσεις κατάστασης. Δεν χρειάζεται να περάσουν 45 λεπτά κάθε Παρασκευή κλικ μέσα και έξω από τα σχέδια για να πάρετε μια αίσθηση του εάν πρόκειται για έργο στο. Αντ 'αυτού, αυτά τα εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να σας και την ομάδα τη διαμονή σας στο βρόχο για μεμονωμένες εργασίες και τα έργα της ομάδας, καθώς και σε πολλά έργα βοηθήσει.

Αυτά τα εργαλεία σας βοηθήσει:

πληροφορίες για την εργασία Μοιραστείτε το σε πραγματικό χρόνο

Αποσαφήνιση ποιος κάνει τι από πότε

Δημιουργία κοινής χρήσης εκθέσεις προόδου

Βοηθήστε την ομάδα σας με την κατάσταση, την ώρα και την παρακολούθηση του προϋπολογισμού

Σύνδεση της εργασίας και τη μείωση των σιλό

Αν αναφερόμαστε σε αυτά τα εργαλεία και το έργο εργαλεία παρακολούθησης, είναι συνήθως μέρος μιας ολιστικήςΛογισμικό διαχείρισης εργασίας. Αυτό συμβαίνει γιατί τα εργαλεία παρακολούθησης του έργου είναι αποτελεσματική μόνο όταν είστε συνδεδεμένοι στο έργο της ομάδας σας κάνει.

Πολύ συχνά, έχουμε χωρίσει την εργασία ανάμεσα στα εργαλεία που μοιάζουν εργάζονται σε έγγραφα, την επικοινωνία μέσω e-mail, και την παρακολούθηση εργασίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Ακούγεται οικείο? Δεν είσαι μόνος. Σύμφωνα με τηνΑνατομία του δείκτη εργασίας, Εργάτες της γνώσης εναλλαγή μεταξύ των 10 εργαλείων έως και 25 φορές την ημέρα. Αλλά υπερφόρτωση εφαρμογή μειώνει την αποτελεσματικότητα και αυξάνει τον κίνδυνο ότι το έργο θα πέσει μέσα από τις ρωγμές.

Με ένα Σε ξεχωριστές σύστημα, τα μέλη της ομάδας θα μπορούσαν να αγωνίζονται για να βρουν πληροφορίες. Για να βρείτε το πιο up-to-ημερομηνία του εγγράφου, θα πρέπει να στείλετε email ένα μέλος της ομάδας ή κύλισης πίσω από τα μηνύματα συνομιλίας σας. Αν προσπαθείτε να παρακολουθείτε τα δεδομένα του έργου σε ένα σύστημα υπολογιστικό φύλλο στυλ, πρέπει να εισαχθούν με το χέρι από άλλα εργαλεία και τις πηγές πληροφοριών οι πληροφορίες.

Με τη διαχείριση έργων και εργασιών σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου με την παρακολούθηση του έργου διαθέτει για να είστε πάντα ενημερωμένοι, η ομάδα σας μπορεί να πάρει σε πραγματικό χρόνο εικόνα, καθώς και στη μείωση επανάληψης των εργασιών.

Αντί να χρειάζεται να εντοπίσουμε τις πληροφορίες, το χέρι αντιγραφή και επικόλληση εργασία, ή πηγή δεδομένων από πολλαπλές φύλλα, έχετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε ένα μέρος. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να δώσετε στον εαυτό σας περισσότερο χειρωνακτική εργασία, έχοντας να προσθέσετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να παρακολουθείτε σε ένα ξεχωριστό εργαλείο.

3 βασικά χαρακτηριστικά παρακολούθηση του έργου

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, παρακολούθηση του έργου είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συνόλου του λογισμικού διαχείρισης έργου. Όταν τα μέλη της ομάδας αφορούν την παρακολούθηση του έργου, από όπου και αν πραγματικά μιλάμε για τρία πράγματα: την παρακολούθηση εργασιών σε ατομικό επίπεδο, που διαμένουν up-to-ημερομηνία κατά την εργασία του έργου, ή τον έλεγχο της προόδου εργασιών σε πολλαπλά έργα.

Παρακολούθηση εργασιών σε ατομικό επίπεδο

Σε επίπεδο επιμέρους εργασία, εργαλεία παρακολούθησης του έργου μπορεί να βοηθήσει τον καθένα ευθυγράμμιση με το ποιος κάνει τι από πότε. Αυτό μπορεί να δώσει στα μέλη της ομάδας σαφή εικόνα για το αν ένα έργο προχωρά σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και το πώς το έργο σας προχωρεί προς τα παραδοτέα του.

Παρακολούθηση εργασιών σε επίπεδο επιμέρους έργο έχει και άλλη αξία, αποτρέπει επανάληψης των εργασιών. Όταν ο καθένας έχει τη σαφήνεια σχετικά με το ποιος κάνει τι από πότε, παίρνετε την εικασία και την εργασία για το έργο από εργασία. Αυτό είναι κρίσιμης σημασίας, ως έχει, εργάτες της γνώσης περάσουν13% του χρόνου τουςσχετικά με την εργασία που έχει ήδη ολοκληρωθεί.

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε, ενώ το έργο παρακολούθησης σε ατομικό επίπεδο είναι να εξασφαλίσει ότι υπάρχει μόνο ένα άτομο άμεσα υπεύθυνο για κάθε εργασία. Έχοντας ένα άτομο που είναι υπεύθυνο για κάθε μέσο πρωτοβουλία των μελών της ομάδας ξέρουν σε ποιον να απευθυνθεί για την παροχή ενημερώσεις σχετικά με το καθεστώς εργασίας ή απαντώντας σε ερωτήσεις άλλα μέλη της ομάδας θα μπορούσε να έχει.

Για παράδειγμα, φανταστείτε ότι και ένα άλλο μέλος της ομάδας που φιλοξενεί μια εικονική εκδήλωση. Αλλά επειδή υπάρχουν δύο οικοδεσπότες, ομιλητές σας δεν είναι σίγουροι ποιος να πάει με ερωτήσεις. Η ημέρα πριν από την εκδήλωση, προσκεκλημένος ομιλητής έχει έκτακτης ανάγκης, και έρχονται σε επαφή με ένα μέλος της ομάδας για να ακυρώσετε. Όμως, λόγω της προβληματικής επικοινωνίας, που δεν παίρνουν τυλιγμένο σε και κατά την ημέρα της εκδήλωσης, είσαι εντελώς απροετοίμαστος όταν ο ομιλητής δεν εμφανίζονται. Με το ένα, σαφώς υπεύθυνη σημείο της επικοινωνίας, αυτό το είδος του προβλήματος μπορεί εύκολα να αποφευχθεί.

Παρακολούθηση εργασιών σε επίπεδο έργου

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε την εργασία σε επίπεδο έργου για να δώσει διατμηματικών ενδιαφερόμενους θέα υψηλότερο επίπεδο των εργασιών του έργου. Αντί να ενημερώνεστε για τις ενημερώσεις μέρα με την ημέρα, cross-λειτουργική τους ενδιαφερόμενους φορείς και άλλα μέλη της ομάδας πρέπει σε μια ματιά, ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο για τα πιο σημαντικά στοιχεία του έργου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να μείνουν μέχρι σήμερα κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής ενός έργου χωρίς να κολλάμε με τις λεπτομέρειες.

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι για να παρακολουθείτε τις εργασίες στο επίπεδο του έργου:

ενημερώσεις κατάστασης: Αναφορές κατάστασης έργουΔεν ενημερώσεις σχετικά με την πρόοδο του έργου σας ώστε να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώθηκαν. Γράφει ενημερώσεις κατάστασης αντικαταστήσει επίσης συναντήσεις κατάσταση και αντί να προσφέρει έναν τρόπο για τα μέλη της ομάδας για να δείτε την πιο up-to-ενημερωμένες πληροφορίες προγράμματος στον ελεύθερο χρόνο τους. Για καλύτερα αποτελέσματα, μοιραστείτε εκθέσεις για την κατάσταση σας στο ίδιο εργαλείο, όπου μπορείτε να διαχειριστείτε την εκτέλεση των έργων, έτσι ώστε οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να τρυπάνι κάτω σε περισσότερες λεπτομέρειες, αν είναι απαραίτητο.

Οι πίνακες ελέγχου: Ταμπλόείναι έργο απόψεις πρόοδο που τα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή για να πάρετε πληροφορίες σχετικά με ένα σχέδιο. Οι πίνακες ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνουν τα πράγματα όπωςδιαγράμματα κάψιμο, Λειτουργούν κατά την πτήση, ή εργασίες που έχουν καθυστερήσει. Όπως και ενημερώσεις κατάστασης, βεβαιωθείτε ότι είστε δημιουργία πινάκων ελέγχου στο εργαλείο όπου είστε, επίσης, να κάνει τη δουλειά, ώστε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας μπορούν να πάρουν περισσότερες πληροφορίες.

Παρακολούθηση εργασιών σε πολλαπλά έργα

Αν παρακολουθείτε την εργασία σε πολλά έργα, τότε μάλλον θα επωφεληθούν από την παρακολούθηση εργασιών σε επίπεδο χαρτοφυλακίου.Διαχείριση χαρτοφυλακίου έργου(PPM) είναι η πανοραμική όψη ότι η εκτελεστική ενδιαφερόμενους ή τους χορηγούς του έργου θέλετε να δείτε. PPM βοηθά τους ενδιαφερόμενους να δείτε τη μεγάλη εικόνα σε πολλά έργα και πώς αυτές οι πρωτοβουλίες παρακολούθησης εναντίον των επιχειρηματικών στόχων.

Σε επίπεδο χαρτοφυλακίου, είναι ζωτικής σημασίας για τα ενδιαφερόμενα μέρη να έχουν σαφή εικόνα για την κατάσταση του κάθε έργου, έτσι ώστε να μπορεί να αποτιμά τη συνολική υγεία και την απόδοση του χαρτοφυλακίου.

Σε αυτό το επίπεδο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη διαχείριση του φόρτου εργασίας για την παρακολούθηση εύρος ζώνης ομάδα και την ικανότητα. διαχείριση φόρτου εργασίας παρέχει έναν τρόπο για να μπορείτε να δείτε τι κάθε μέλος της ομάδας εργάζεται πάνω-πέρα από τα έργα-ώστε να μπορεί να εξασφαλίσει κανείς δεν αισθάνεται καεί ή συγκλονισμένοι.

Σύμφωνα μεΗ έρευνά μας, 71% των εργαζομένων της γνώσης βιώσει την επαγγελματική εξουθένωση, τουλάχιστον μία φορά το 2020. Με τη διαχείριση του φόρτου εργασίας και παρακολούθηση του έργου, μπορείτε να προληπτικά διασφαλίζεται ότι δεν υπάρχουν προβλήματα χωρητικότητας που προέρχονται από την προβολή όλων των εργασιών σχετικά με την περίληψη μέσα στις επόμενες ημέρες ή εβδομάδες. Με αυτόν τον τρόπο, αν ένα μέλος της ομάδας έχει μερικά μεγάλα καθήκοντα που έρχονται, μπορείτε να reprioritize μικρότερο των αιτήσεων άλλα μέλη της ομάδας που μπορεί να έχουν μεγαλύτερη χωρητικότητα.

5 τρόποι για να φέρει την παρακολούθηση του έργου για τη ζωή

Αυτά τα τρία χαρακτηριστικά παρακολούθησης έργων μπορούν να σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε με την παρακολούθηση έργων στο επίπεδο, το έργο και το επίπεδο χαρτοφυλακίου. Η παρακολούθηση του έργου είναι μέρος της μεγαλύτερης πλατφόρμας διαχείρισης της εργασίας, οπότε υπάρχει πλήθος άλλων σχετικών εργαλείων που μπορείτε και θα πρέπει να επωφεληθείτε από διάφορα στάδια του έργου σας.

Μοιραστείτε τις λεπτομέρειες νωρίς σε ένα σχέδιο έργου

ΕΝΑσχέδιο έργουΕίναι ένα σχέδιο βασικών στοιχείων που χρειάζεται το έργο σας για να πετύχει. Ο σχεδιασμός του έργου συμβαίνει πριν από το στάδιο παρακολούθησης του έργου - συνήθως, αυτό είναι το πρώτο πράγμα που κάνετε όταν ξεκινάτε ένα έργο.

Δημιουργώντας ένα σχέδιο, μπορείτε να δώσετε στα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη την αίσθηση του χρονοδιαγράμματος του έργου σας. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι ξεκινούν την ίδια σελίδα. Στη συνέχεια, διατηρήστε τη σαφήνεια σε όλο το έργο με εργαλεία παρακολούθησης έργων.

Δημιουργία σχεδίου επικοινωνίας για κάθε έργο

ΕΝΑσχέδιο επικοινωνίαςΕίναι ένα περίγραμμα του τρόπου με τον οποίο εσείς και η ομάδα έργων σας θα επικοινωνήσετε κατά τη διάρκεια ενός έργου. Αυτό το σχέδιο μπορεί να σας βοηθήσει να διευκρινίσετε ακριβώς πού και πότε η ομάδα σας μπορεί να βρει πληροφορίες. Για παράδειγμα, ένα σχέδιο επικοινωνίας θα ορίσει συχνά τα διάφορα κανάλια επικοινωνίας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε-όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα ή σε προσωπικές συναντήσεις. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το σχέδιο για να εξηγήσετε πόσο συχνά θα χρησιμοποιήσετε κάθε κανάλι ή ποιος θα πρέπει να συμπεριληφθεί σε διαφορετικές επικοινωνίες καναλιών.

Ένα σχέδιο επικοινωνίας μπορεί να δώσει στην ομάδα σας μια σαφή αίσθηση όπου και πότε θα πρέπει να επικοινωνούν. Συνήθως, το σχέδιό σας θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το πότε θα επικοινωνήσετε με τις ενημερώσεις παρακολούθησης του έργου.

Χρησιμοποιήστε τη διαχείριση του οπτικού έργου για να φέρετε το έργο σας στη ζωή

Μόλις εργάζεστε πραγματικά στο έργο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετεΟπτική διαχείριση έργουΕργαλεία για να παρακολουθείτε την εργασία σας πιο αποτελεσματικά. Υπάρχουν τρεις τύποι διαχείρισης οπτικού έργου:

Gantt charts , που προσφέρουν προβολή χρονικού στυλ στο έργο σας και να διευκολύνει την απεικόνιση οποιωνδήποτε εξαρτήσεων εργασίας. Τα γραφήματα Gantt συχνά δείχνουνΒασικά ορόσημα έργων, πολύ.

Kanban Boards , που είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να παρακολουθείτε την κατάσταση της εργασίας. Σε ένα συμβούλιο Kanban, η εργασία κινείται μέσω σταδίων, τα οποία αντιπροσωπεύονται από στήλες. Για παράδειγμα, ίσως να έχετεΝα κάνω , Πράξη, καιΟλοκληρώθηκεΣτήλες σε ένα συμβούλιο Kanban.

Ημερολόγια, που δίνουν την ομάδα σας μια σαφή αίσθηση πότεΠαραδοτέα έργουοφείλονται.

Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα οδού Project για να πάρετε μια επισκόπηση υψηλού επιπέδου

Για σύνθετα έργα, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναΕργαλείο οδούΓια να δώσετε στα μέλη της ομάδας με έναν τρόπο να απεικονίσουν εύκολα το συνολικό πρόγραμμα έργου. Ένας οδικός χάρτης έργου είναι ένα χρονοδιάγραμμα έργου υψηλού επιπέδου, έτσι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να λάβουν μια επισκόπηση των παραδοτέων έργων σας, των βασικών ορόσημων και των συνολικών στόχων του έργου.

Χωρητικότητα καταγραφής με εργαλεία παρακολούθησης χρόνου

Στο μεμονωμένο επίπεδο εργασιών, είναι χρήσιμο να παρακολουθείτε πρόσθετα στοιχεία του έργου, όπως και πόσο καιρό θα χρειαστεί μια εργασία για να ολοκληρωθεί. Τα εργαλεία παρακολούθησης έργων συχνά προσφέρουν εντοπίσεις χρόνου εντοπισμού, για να σας βοηθήσουν να παρακολουθήσετε με ακρίβεια το χρόνο που αφιερώνεται σε έργα και καθήκοντα με λιγότερες προσπάθειες.

Μείνετε σε ένα κομμάτι με ένα σχέδιο διαχείρισης πόρων

Στη διαχείριση έργων, ένα Είναι οτιδήποτε βοηθά να ολοκληρώσετε ένα έργο - συμπεριλαμβανομένων των μελών της ομάδας, του προϋπολογισμού ή των διαθέσιμων εργαλείων. ΕΝΑΣχέδιο διαχείρισης πόρωνΜπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε σαφώς τον πόρο του έργου σας και την ικανότητά τους, οπότε όλοι κατανοούν ποιους πόρους είναι διαθέσιμοι για εργασία έργου.

Μείνετε σε τροχιά με παρακολούθηση έργου

Καλή παρακολούθηση έργου - όπως όλες οι καλύτερες ροές εργασίας - μπορούν να διευκολύνουν την ομάδα σας να συνεργαστεί και να επικοινωνήσει. Αντί να εισάγουν χειροκίνητα στοιχεία παρακολούθησης έργου σε υπολογιστικά φύλλα ή καταστρώματα διαφανειών, ηλεκτρονικά εργαλεία παρακολούθησης έργων διαγράψτε σιλό για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε την εργασία όπου εργάζεστε πραγματικά. Μοιραστείτε όλες τις σημαντικές πληροφορίες που μοιάζουν με πληροφορίες σχετικά με το έργο, τα έγγραφα, τα σχόλια και τα μηνύματα-σε ένα μέρος. Η παρακολούθηση του έργου διευκολύνει τα μέλη της ομάδας, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τους διατομεακούς συνεργάτες για να δουν και να παρακολουθούν την εργασία από κάθε γωνία.

Ενδιαφέρονται να ξεκινήσουν; Μάθε πως UDN Task Manager Μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να οργανώσει την εργασία και να παραμείνει συγχρονισμός παρακολουθώντας όλες τις πληροφορίες του έργου σας σε ένα μέρος.