Нове для відстеження проекту? Починай тут.
Залишаючись на шляху, вчасно, і бюджет є однією з складних частин управління проектами. Без чіткого почуття всіх рухомих частин вашого проекту легко працювати, щоб потрапити через тріщини. Якщо це сталося з вами раніше, ви не самотні - насправді,Більше чверті (26%)термінів пропускаються щотижня.
Але вам не потрібно робити все це самостійно. Інструменти для відстеження проектів Диспетчер завдань UDN Дайте вам - і більш важливо, ваша команда - чітке відчуття статусу проекту та простий спосіб отримати оновлення в режимі реального часу, ви можете витратити більше часу на високій роботі. Ось як почати роботу з відстеженням проекту, щоб кожен у вашій команді точно знає, хто робить те, коли.
Що таке відстеження проекту?
Відстеження проекту - це безліч інструментів та практики, щоб допомогти керівникам проекту стежити за прогресом своїх ініціатив. Замість того, щоб намагатися відстежувати свою роботу за допомогою електронних таблиць, електронної пошти, або просто розумово, інструменти відстеження проектів допомагають вам легко стежити за функціями та виховання даних проекту. З відстеженням проекту ви можете допомогти членам команди, що перебувають в курсі стану проекту за індивідуумом, проектом та рівнем програми.
Які інструменти для відстеження проектів?
Відстеження проекту приходить до життя через інструменти відстеження проекту, як у реальному часіпанель інструментівабо оновлення статусу. Вам не потрібно витрачати 45 хвилин кожну п'ятницю, натиснувши на проекти, щоб отримати відчуття, де знаходиться проект. Замість цього ці інструменти призначені для того, щоб допомогти вам та вашій команді перебувати в петлі за окремими завданнями та проектами команди, а також у кількох проектах.
Ці інструменти допоможуть вам:
Поділіться завданням завдання в режимі реального часу
Уточнити, хто робить те, коли коли
Створіть спільні звіти про хід
Допомогти вашій команді статусом, час, час та відстеження бюджету
Підключення роботи та зменшення силосу
Хоча ми називаємо ці інструменти, як інструменти відстеження проекту, вони, як правило, є частиною цілісногоПрограмне забезпечення для управління роботою. Це тому, що інструменти відстеження проектів є ефективними, коли вони пов'язані з роботою, ваша команда робить.
Занадто часто ми розділяємо роботу між інструментами, подібними до документів, спілкуючись над електронною поштою, а також відстеження роботи в електронній таблиці. Звук знайомий? Ти не один. Відповідно зАнатомія індексу роботи, працівники знань перемикаються між 10 інструментами до 25 разів на день. Але перевантаження додатків знижує ефективність та підвищує ризик того, що робота буде падати через тріщини.
За допомогою безситової системи члени команди можуть боротися, щоб знайти інформацію. Щоб знайти найновіший документ, ви повинні по електронній пошті члена команди або прокрутіть назад через повідомлення чату. Якщо ви намагаєтеся відстежувати дані проекту в системі електронної таблиці, ця інформація повинна бути вручну вводяться з інших інструментів та джерел інформації.
Управління проектами та завданнями в інструменті управління роботою з функціями відстеження проектів, щоб бути в курсі, ваша команда може отримати в реальному часі, а також зменшуючи дублікати.
Замість того, щоб відстежувати інформацію, вручну копіювати та вставити роботу, або вихідні дані з декількох електронних таблиць, ви маєте доступ до всієї інформації, яка вам потрібна справа в одному місці. Останнє, що ви хочете зробити, це дати собі більш ручну роботу, щоб додати всю інформацію, яку ви хочете відстежувати окремий інструмент.
3 Основні функції відстеження проектів
Як зазначалося вище, відстеження проекту є частиною більшого комплексу програмного забезпечення управління роботою. Коли члени команди посилаються на відстеження проекту, вони дійсно говорять про три речі: відстеження роботи на індивідуальному рівні, залишаючись в курсі проектних робіт або перевірки прогресу роботи у кількох проектах.
Відстеження роботи на індивідуальному рівні
На індивідуальному рівні завдань проекту інструмент відстеження може допомогти кожному Align про те, хто робить те, що коли. Це може дати членам команди чітке розуміння того, йде завдання за розкладом і, як ваш проект просувається в напрямку його результатів.
Відстеження роботи на рівні окремих завдань має інше значення, воно запобігає дублюючу роботу. Коли у кожного є ясність щодо того, хто робить те, що коли, а ви берете здогади і роботу про роботу поза роботою. Це дуже важливо, оскільки це означає, працівники розумової праці проводять13% свого часуна роботу, яка вже була завершена.
Найголовніше, що потрібно зробити під час відстеження роботи на індивідуальному рівні, щоб забезпечити є тільки одна людина, безпосередньо відповідальний за кожну задачу. Маючи один чоловік, відповідальний за кожну ініціативні кошти члени команди знають, до кого звертатися про надання поновлення про стан завдань або відповісти на питання інших членів команди могли б мати.
Наприклад, уявіть, що ви і інший член команди хостинг віртуального події. Але оскільки є два вузла, ваші запрошені лектори не впевнені, до кого звертатися з питаннями. За день до заходу, запрошений оратор має надзвичайний стан, і вони входять в контакті один з членів команди, щоб скасувати. Але через непорозуміння, ви не отримаєте закільцювати-й в день заходу, ви абсолютно не готові, коли цей динамік не відображається. З одного, чітко відповідальної точкою зв'язку, що тип проблеми можна легко уникнути.
Відстеження роботи на рівні проекту
Ви можете також відстежувати роботу на рівні проекту, щоб дати межфункциональной зацікавленим сторонам більш високорівневу роботу проекту. Замість того, щоб бути повідомлений про оновлення день у день, міжфункціональні зацікавлені сторони та інші члени команди повинні в наочну, оновлення в реальному часі про найбільш важливих даних проекту. Таким чином, вони можуть залишатися в курсі протягом життєвого циклу проекту, не будучи загрузли з деталями.
Є два основних способи для відстеження роботи на рівні проекту:
Статус поновлення: Звіти про стан проектупоновлення про хід вашого проекту, який допоможе вам тримати зацікавлені сторони поінформовані. Письмові поновлення статусу також замінити зустрічі статусу і замість того, щоб запропонувати спосіб для членів команди, щоб побачити більшу частину інформації проекту уточнених на свого часу. Для досягнення найкращих результатів, діліться звітами про стан в тому ж інструменті, де ви керуєте виконанням робіт, тому зацікавлені сторони можуть перейти в більш докладно, якщо це необхідно.
зведення: Панель інструментівє думки про хід проекту, що зацікавлені особи можуть отримати доступ в будь-який час, щоб отримати детальну інформацію про проект. Зведення можуть включати в себе такі речі, якBurndown графіки, Робота в польоті, або завдання, які прострочені. Як поновлення статусу, переконайтеся, що ви створюєте в приладові панелі інструменту, де ви також робите роботу, щоб ваші зацікавлені сторони можуть отримати більш детальну інформацію.
Відстеження роботи по декількох проектах
Якщо ви відстежуєте роботу в декількох проектах, ви, ймовірно, вигоди від відстеження роботи на рівні портфеля.Управління портфелем проектів(PPM) є вид з висоти пташиного польоту, що ваші Виконавчі зацікавлені особи або спонсори проекту хочуть бачити. PPM допомагає зацікавленим сторонам побачити загальну картину по декількох проектах і як ці ініціативи відстеження щодо бізнес-цілей.
На рівні портфеля, це важливо для зацікавлених сторін, щоб мати чітке уявлення про стан кожного проекту, щоб вони могли оцінити загальний стан здоров'я портфеля і продуктивність.
На цьому рівні, ви можете також використовувати управління робочими навантаженнями відстежувати пропускну здатність команди і потужності. Управління робочим навантаженням надає спосіб для вас, щоб побачити, що кожен член команди працює на різних проектах, так що ви можете гарантувати, що ніхто не відчуває себе вигоріли або перевантажені.
Відповідно доНаші дослідження, 71% працівників розумової праці відчували вигоряння, принаймні один раз в 2020 році з керуванням робочого навантаження і відстеження проекту, ви можете заздалегідь гарантувати, що немає ніяких проблем потужності придумують переглянувши всі завдання на ярлику в найближчі дні або тижні. Таким чином, якщо один з членів команд є кілька великих завдань, що піднімаються, ви можете змінити пріоритети менших запити до інших членів команди, які могли б мати більш високу пропускну здатність.
5 способів, щоб принести відстеження проекту в життя
Ці функції відстеження три проекти можуть допомогти вам почати роботу з відстеженням проекту на індивідуальному, проект і рівнем портфеля. Відстеження проекту є частиною більш широкої платформи для управління роботою, так що є безліч інших пов'язаних з ними інструментів, які ви можете і повинні скористатися на різних етапах проекту.
Share деталі на ранній стадії в плані проекту
A План проектуявляє собою план ключових елементів ваш проект повинен досягти успіху. Планування проекту відбувається до того, як проект відстеження стадії, як правило, це найперше, що ви робите, коли ви починаєте проект.
Створюючи план, ви можете дати членам групи і зацікавленим сторонам зміст вашого проекту терміни. Таким чином, все починається на тій же сторінці. Потім зберегти цю ясність протягом усього проекту з відстеженням проекту інструментів.
Розробіть план зв'язку для кожного проекту
A План зв'язкуце схема того, як ви і ваша команда проекту здійснюватимуть зв'язок по ходу проекту. Цей план може допомогти вам прояснити, де саме і коли ваша команда може знайти інформацію. Наприклад, план комунікації часто визначають різні канали зв'язку, які ви повинні використовувати подібні зустрічі по електронній пошті, повідомлень, або в особі. Ви також можете використовувати цей план, щоб пояснити, як часто ви будете використовувати кожен канал, або хто повинен бути включені в різних повідомленнях каналу.
План комунікації може дати вашій команді чітке уявлення про те, де і коли вони повинні спілкуватися. Як правило, ваш план повинен також включати інформацію про те, коли ви будете спілкуватися подробиці-як відстеження проекту оновлення статусу.
Використання візуального управління проектами, щоб привести свій проект в життя
Після того, як ви насправді працюєте над проектом, ви можете використовуватиУправління візуальним проектомінструменти для більш ефективного відстеження роботи. Є три типи візуального управління проектами:
Графіки Gantt , Який відкривається вид на часовій шкалі в стилі вашого проекту і зробити його легко візуалізувати будь-які залежності роботи. Ганта часто показуютьОсновні етапи проектуТакож.
Канна дощок , Які є ефективним засобом для відстеження стану завдання. У дошку канбан, робота рухається через етапи, які представлені стовпцями. Наприклад, ви могли б матиЗробити , справи і Зробленийстовпці в платі канбан.
Календарі, Які дають вашій команді чітке відчуття, колиДоставка проектівобумовлені.
Створіть план проекту, щоб отримати загальний огляд
Для складних проектів, ви можете також створитиПроектна дорогащоб дати членам команди можливість легко візуалізувати загальний план-графік проекту. Проект дорожньої карти є графік реалізації проекту на високому рівні, так що зацікавлені сторони можуть отримати огляд ваших результатів проекту, основних етапів і загальних цілей проекту.
Ємність Захоплення згодом інструменти відстеження
На індивідуальному рівні завдань, корисно відстежувати додаткові деталі проекту, як то, як довго завдання буде прийняти, щоб закінчити. Проект інструменти відстеження часто пропонують відстеження часу інтеграції, щоб допомогти вам точно відстежувати час, витрачений на проекти і завдання з меншими зусиллями.
Залишайтеся на трасі з метою управління ресурсами
У керівництві проекту a це те, що допоможе вам завершити проект, в тому числі членів команди, бюджет, або підручних засобів. AПлан управління ресурсамиможе допомогти вам чітко визначити свої ресурси проекту та їх здатність, так що кожен розуміє, що доступні для роботи над проектом ресурси.
Залишайтеся на трасі з відстеженням проекту
Хороший відстеження проекту, як і всі найкращі робочі процеси, можуть полегшити вашу команду співпрацювати та спілкуватися. Замість того, щоб вручну вводити деталі відстеження проекту в електронних таблицях або слайд-палубах, інструменти для відстеження проектів розбити силос, щоб допомогти вам відслідковувати роботу, де ви насправді працюєте. Поділіться всіма вашими важливими інформаційними деталі, документами, зворотним зв'язком та повідомленнями, в одному місці. Відстеження проекту робить його легким для членів команди, зацікавленими сторонами та перехресними співпрацями, щоб побачити та відстежувати роботу з кожного кута.
Зацікавлені в початку роботи? Навчитися Диспетчер завдань UDN може допомогти вашій команді організувати роботу та перебувати в синхронізації, відстежуючи всю інформацію про проект в одному місці.
