Nieuw bij Project Tracking? Begin hier.

Een verblijf op het goede spoor, op tijd en budget is een van de lastige delen van projectmanagement. Zonder een duidelijke betekenis van alle bewegende stukjes van je project, is het gemakkelijk om te werken om door de scheuren te vallen. Als dit eerder met je is gebeurd, ben je niet alleen - in feite,meer dan een kwartaal (26%)van deadlines worden elke week gemist.

Maar je hoeft het niet helemaal alleen te doen. Projectvolggereedschappen zoals Udn taakmanager Geef je en nog belangrijker, je team - een duidelijke betekenis van de status van een project en een gemakkelijke manier om real-time updates te krijgen, je kunt meer tijd besteden aan hoog-impactwerk. Hier is hoe u aan de slag gaat met het volgen van project, zodat iedereen in uw team precies weet wie het doet waar bij wanneer.

Wat is Project Tracking?

Projecttracking is een reeks gereedschappen en praktijken om projectmanagers te helpen de voortgang van hun initiatieven te volgen. In plaats van het bijhouden van uw werk bij het bijhouden van uw werk via de spreadsheets, e-mail of gewoon mentaal, helpen projecttracking tools u moeiteloos de ins en outs van projectgegevens bij te houden. Met Project Tracking kunt u teamleden helpen bij de status van een project bij het individu, het project en het programmavieniveau.

Wat zijn projectvolggereedschap?

Projecttracking komt tot leven via projectvolggereedschap - zoals realtimedashboardsof statusupdates. Je hoeft niet elke vrijdag 45 minuten door te brengen, klikt in en uit projecten om een ​​idee te krijgen van waar een project is. In plaats daarvan zijn deze hulpmiddelen ontworpen om u te helpen en uw team blijft in de lus op individuele taken en teamprojecten, evenals in meerdere projecten.

Deze tools helpen u:

Deel taakinformatie in realtime

Verduidelijk wie wat doet wanneer wanneer

Maak deelbare voortgangsrapporten

Help uw team met status, tijd en budgettracking

Werk verbinden en silo's verminderen

Hoewel we naar deze hulpmiddelen verwijzen als projecttracking-tools, zijn ze meestal deel uit van een holistischWerkbeheersoftware. Dat komt omdat Project Tracking-tools alleen effectief zijn als ze verbonden zijn met het werk dat je team aan het doen is.

Te vaak splitsen we het werk tussen gereedschappen - zoals werken in documenten, communiceren over e-mail en het volgen van werk in een spreadsheet. Klinkt bekend? Je bent niet alleen. Volgens deAnatomie van werkindex, Kenniswerkers schakelen tussen 10 gereedschappen tot 25 keer per dag. Maar app-overbelasting verlaagt de efficiëntie en verhoogt het risico dat het werk door de scheuren zal vallen.

Met een gestoend systeem kunnen teamleden moeite hebben om informatie te vinden. Om het meest up-to-date document te vinden, moet u een teamlid e-mailen of door uw chatberichten worden teruggestuurd. Als u projectgegevens in een spreadsheet-style-systeem probeert bij te houden, moet die informatie handmatig worden ingevoerd uit andere hulpmiddelen en informatiebronnen.

Door projecten en taken te beheren in een werkmanagementhulpmiddel met projecttracking-functies om up-to-date te blijven, kan uw team real-time inzicht krijgen - terwijl u ook dubbel werk vermindert.

In plaats van informatie te moeten volgen, kopieert en plak en plak u werk of brongegevens van meerdere spreadsheets, hebt u toegang tot alle informatie die u nodig hebt op één plaats. Het laatste dat u wilt doen, is jezelf meer handmatig werk geven door alle informatie toe te voegen die u in een afzonderlijk gereedschap wilt volgen.

3 Key Project Tracking-functies

Zoals hierboven vermeld, maakt projecttracking deel uit van een grotere reeks werkbeheersoftware. Wanneer teamleden verwijzen naar Project Tracking, hebben ze het echt over drie dingen: tracking werk op individueel niveau, een verblijf up-to-date op projectwerk, of het controleren van de voortgang van het werk in meerdere projecten.

Tracking werk op individueel niveau

Op individuele taakniveau kunnen projecttrackinghulpmiddelen helpen iedereen op te lossen op wie het doet waar bij wanneer. Dit kan teamleden inzicht geven in de vraag of een taak op schema verloopt en hoe uw project vordert naar de deliverables.

Trackingwerk op het individuele taakniveau heeft een andere waarde - het voorkomt duplicatief werk. Wanneer iedereen duidelijkheid heeft over wie het doet wat door wanneer, neem je het giswerk en werk je over werk uit het werk. Dit is kritiek - zoals het staat, besteedt kennismedewerkers13% van hun tijdop het werk dat al is voltooid.

Het belangrijkste om te doen tijdens het volgen op het individuele niveau is om ervoor te zorgen dat er slechts één persoon die direct verantwoordelijk is voor elke taak. Het hebben van één persoon die verantwoordelijk is voor elk initiatief betekent dat teamleden weten met wie contact moet opnemen met het verstrekken van updates over de taakstatus of het beantwoorden van vragen die andere teamleden zouden kunnen hebben.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je en een ander teamlid een virtuele gebeurtenis host. Maar omdat er twee gastheren zijn, zijn uw gastsprekers niet zeker van wie om met vragen te gaan. De dag voor het evenement heeft een gastspreker een noodgeval en nemen ze contact op met één teamlid om te annuleren. Maar vanwege een miscommunicatie, heb je niet geluigd in-en op de dag van het evenement, je bent helemaal onvoorbereid wanneer die spreker niet opduikt. Met één, duidelijk verantwoord punt van communicatie, kan dat type probleem eenvoudig worden vermeden.

Tracking werk op het projectniveau

U kunt ook werk op het projectniveau volgen om cross-functionele belanghebbenden een weergave op een hoger niveau van het projectwerk te geven. In plaats van op de hoogte te worden gesteld over de dagelijkse updates, hebben cross-functionele belanghebbenden en andere teamleden at-a-shance, real-time updates over de belangrijkste projectgegevens. Op die manier kunnen ze tijdens de levenscyclus van een project op de hoogte blijven zonder verzanden met de details.

Er zijn twee belangrijke manieren om werk op het projectniveau te volgen:

Status updates: Projectstatusrapportenzijn updates over de voortgang van uw project waarmee u belanghebbenden op de hoogte houden. Schriftelijke statusupdates vervangen ook statusbijeenkomsten en bieden in plaats daarvan een manier voor teamleden om de meest up-to-date projectinformatie op hun eigen tijd te bekijken. Deel voor de beste resultaten, deel uw statusrapporten in dezelfde tool waar u de uitvoering van het werk beheert, zodat stakeholders indien nodig in meer detail kunnen boren.

Dashboards: DashboardsZijn projectvoortgangsvoorstellingen die stakeholders op elk moment toegang hebben om details over een project te krijgen. Dashboards kunnen dingen bevatten zoalsBurndown-grafieken, werk tijdens de vlucht of taken die achterstallig zijn. Net als statusupdates, zorg ervoor dat u dashboards in de tool maakt waarin u ook werk doet, zodat uw stakeholders meer informatie kunnen krijgen.

Tracking werk in meerdere projecten

Als u bij meerdere projecten werkt, profiteert u waarschijnlijk bij het volgen van het werk op het portefeuille.Projectportfoliobeheer(Ppm) is de vogelvlucht die uw uitvoerende belanghebbenden of projectsponsors willen zien. PPM helpt stakeholders de grote foto te zien in meerdere projecten en hoe die initiatieven volgen tegen zakelijke doelen.

Op het portefeuille niveau is het van cruciaal belang voor belanghebbenden om duidelijk inzicht te hebben in de status van elk project, zodat ze de gezondheid en prestaties van de algehele portefeuille kunnen meten.

Op dit niveau kunt u ook werklastbeheer gebruiken om teambandbreedte en capaciteit te volgen. Workload Management biedt een manier voor u om te zien wat elk teamlid aan de hand is - dus u kunt ervoor zorgen dat niemand zich verbrand of overweldigd voelt.

Volgensons onderzoek, 71% van de kenniswerkers ervoer minstens één keer in 2020. Met workload management en projecttracking, kunt u proactief ervoor zorgen dat er geen capaciteitsproblemen zijn die komen door alle taken op de docket in de komende dagen of weken te bekijken. Op die manier, als een teamlid een paar grote taken heeft, kun je kleinere verzoeken aan andere teamleden reprioriteren die een hogere capaciteit hebben.

5 manieren om projecttracking tot leven te brengen

Deze drie projecten-trackingfuncties kunnen u helpen om aan de slag te gaan met projecttracking bij het individu, het project en het portefeuille-niveau. Projecttracking maakt deel uit van het grotere werkbeheerplatform, dus er zijn een groot aantal andere gerelateerde hulpmiddelen die u kunt en zou moeten profiteren van in verschillende stadia van uw project.

Deel details vroeg in een projectplan

EENproject Planis een blauwdruk van sleutelelementen die uw project moet slagen. Projectplanning gebeurt vóór het tracking-fase van het project - meestal is dit het allereerste dat u doet als u een project start.

Door een plan te maken, kunt u teamleden en belanghebbenden een gevoel van uw projecttijdlijn geven. Op die manier begint iedereen op dezelfde pagina. Onderhoud vervolgens die duidelijkheid door het hele project met projectvolggereedschap.

Een communicatieplan voor elk project instellen

EENcommunicatie planis een overzicht van hoe u en uw projectteam in de loop van een project zullen communiceren. Dit plan kan u helpen om precies te maken waar en wanneer uw team informatie kan vinden. Een communicatieplan definieert bijvoorbeeld vaak de verschillende communicatiekanalen die u moet gebruiken-achtige e-mail, berichten of in-persoonsbijeenkomsten. U kunt dit plan ook gebruiken om uit te leggen hoe vaak u elk kanaal gebruikt, of die moet worden opgenomen in verschillende kanaalcommunicatie.

Een communicatieplan kan uw team een ​​duidelijk gevoel geven van waar en wanneer ze moeten communiceren. Meestal moet uw plan ook informatie bevatten over wanneer u projecttracking-details-zoals statusupdates communiceert.

Gebruik visueel projectbeheer om uw project tot leven te brengen

Zodra u eigenlijk aan uw project werkt, kunt u gebruikenVisueel projectbeheerHulpmiddelen om uw werk effectiever te volgen. Er zijn drie soorten visuele projectmanagement:

Gantt-grafieken , die een tijdlijn-achtige weergave van uw project aanbieden en het gemakkelijk maken om eventuele werkafhankelijkheid te visualiseren. Gantt-grafieken laten vaak zienbelangrijke projectmijlpalen, te.

Kanban Boards , wat een effectieve manier is om de taakstatus te volgen. In een Kanban-bord beweegt het werk via stadia, die worden vertegenwoordigd door kolommen. Je zou bijvoorbeeld kunnen hebbenTe doen , Aan het doen, enGedaanKolommen in een KANBAN-bord.

Kalenders, die je team een ​​duidelijke betekenis geven van wanneerprojectresultatenzijn verschuldigd.

Maak een projectroutekaart om een ​​overzicht op hoog niveau te krijgen

Voor complexe projecten kunt u ook eenProject RoadmapOm teamleden een manier te geven om het algemene projectschema gemakkelijk te visualiseren. Een projectroutekap is een projectdijdlijn op hoog niveau, dus stakeholders kunnen een overzicht krijgen van uw project-deliverables, belangrijke mijlpalen en algemene projectdoelen.

Capture Capaciteit met Time Tracking-tools

Op individueel taakniveau, is het handig om extra project details, zoals hoe lang een taak zal duren volgen. Project tracking tools bieden vaak time tracking integraties, om u te helpen nauwkeurig de tijd besteed aan projecten en taken met minder inspanning te volgen.

Blijf op schema met een resource beheersplan

In project management, een iets is dat je helpt voltooien van een project, inclusief teamleden, budget, of de beschikbare instrumenten. EENResource Management Plankan u helpen om duidelijk uw project middelen en hun vermogen te bepalen, zodat iedereen begrijpt wat middelen beschikbaar zijn voor projectmatig werken.

Blijf op schema met het bijhouden van projecten

Goede projecttracking-achtige alle beste workflows - kan het gemakkelijker maken voor uw team om samen te werken en te communiceren. In plaats van het handmatig projectvolgdetails in spreadsheets of schuifdekken in te voeren, breken online projectvolggereedschap Silo's uit om u te helpen bij het volgen van werk waar u werkelijk werkt. Deel al uw belangrijke projectinformatie-achtige details, documenten, feedback en berichten - op één plaats. Projecttracking maakt het gemakkelijk voor teamleden, belanghebbenden en cross-functionele medewerkers om werk uit elke hoek te zien en volgen.

Geïnteresseerd in aan de slag? Leren hoe Udn taakmanager Kan uw team helpen werk te organiseren en synchroon te blijven door al uw projectinformatie op één plaats te volgen.