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Rester sur la bonne voie, le temps et le budget est l'une des parties les plus délicates de la gestion du projet. Sans une idée claire de toutes les pièces mobiles de votre projet, il est facile pour le travail de tomber à travers les mailles du filet. Si cela vous est arrivé avant, vous n'êtes pas seul en fait, plus d'un quart (26%) des délais sont manqués chaque semaine.
Mais vous n'avez pas besoin de le faire tout seul. outils de suivi de projet comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] vous et donner plus important encore, votre équipe une idée claire de l'état d'un projet et un moyen facile d'obtenir des mises à jour en temps réel, vous pouvez passer plus de temps sur le travail à fort impact. Voici comment démarrer avec le suivi des projets afin que chacun de votre équipe sait exactement qui fait quoi quand.
Quel est le suivi des projets?
le suivi du projet est un ensemble d'outils et pratiques pour aider les gestionnaires de projet de suivre les progrès de leurs initiatives. Au lieu d'essayer de garder une trace de votre travail via des feuilles de calcul, e-mail, ou tout simplement garder mentalement, des outils de suivi de projet vous aider à facilement la trace des tenants et aboutissants de données du projet. Avec le suivi des projets, vous pouvez aider les membres de l'équipe restent à jour sur l'état d'un projet à l'individu, le projet et le niveau du programme.
Quels sont les outils de suivi de projet?
le suivi du projet vient à la vie grâce à des outils semblables de suivi des projets en temps réel tableaux de bord ou des mises à jour de statut. Vous n'avez pas besoin de passer 45 minutes chaque cliquants vendredi et de projets pour avoir une idée de l'endroit où un projet est à. Au lieu de cela, ces outils sont conçus pour vous aider et votre séjour à l'équipe dans la boucle sur les tâches individuelles et des projets d'équipe, ainsi que sur plusieurs projets.
Ces outils vous aider à:
Partager des informations de tâche en temps réel
Clarifiez qui fait quoi, quand
Créer partageables rapports d'étape
Aidez votre équipe avec le statut, le temps et le suivi du budget
Connexion travail et réduire les silos
Bien que nous faisons référence à ces outils comme des outils de suivi des projets, ils sont généralement partie d'une approche holistique Logiciel de gestion de travail[dix]. En effet, les outils de suivi des projets ne sont efficaces que lorsqu'ils sont connectés au travail de votre équipe est en train de faire.
Trop souvent, nous avons divisé le travail entre les outils de travail comme dans les documents, la communication par e-mail, et le travail de suivi dans une feuille de calcul. Semble familier? Tu n'es pas seul. Selon le Anatomie de l'indice de travail , Les travailleurs du savoir passent entre 10 outils jusqu'à 25 fois par jour. Mais la surcharge d'application réduit l'efficacité et augmente le risque que le travail va tomber à travers les mailles du filet.
Avec un système cloisonnée, les membres de l'équipe pourrait avoir des difficultés à trouver des informations. Pour trouver le document le plus mis à jour, vous devez envoyer un courriel un membre de l'équipe ou à l'arrière de faire défiler vos messages de chat. Si vous essayez de suivre les données du projet dans un système de type tableur, ces informations doivent être saisies manuellement à partir d'autres outils et sources d'information.
En gérant les projets et les tâches dans un outil de gestion de travail avec des fonctionnalités de suivi du projet pour rester à jour, votre équipe peut obtenir un aperçu-tout en temps réel en réduisant le travail faisant double emploi.
Au lieu d'avoir à traquer les informations, copier et coller manuellement le travail ou source de données à partir de plusieurs feuilles de calcul, vous avez accès à toutes les informations dont vous avez besoin en un seul endroit. La dernière chose que vous voulez faire est de vous donner plus de travail manuel d'avoir à ajouter toutes les informations que vous souhaitez suivre dans un outil distinct.
3 fonctions de suivi des projets clés
Comme mentionné plus haut, le suivi du projet fait partie d'un ensemble plus large de logiciels de gestion de travail. Lorsque les membres de l'équipe font référence au suivi des projets, ils parlent vraiment de trois choses: le suivi des travaux au niveau individuel, rester à jour sur les travaux du projet, ou le contrôle de l'avancement des travaux sur plusieurs projets.
le travail de suivi au niveau individuel
Au niveau des tâches individuelles, les outils de suivi des projets peuvent aider tout le monde à s'aligner sur qui fait ce que lorsque. Cela peut donner aux membres de l'équipe Clear Insight pour savoir si une tâche se déroule sur la planification et la manière dont votre projet progresse vers ses produits livrables.
Le suivi des travaux au niveau des tâches individuelles a une autre valeur - elle empêche le travail de double emploi. Quand tout le monde a clarté sur qui fait ce qui fait quand, vous prenez les devintes et travaillez sur le travail hors de fonctionnement. Ceci est critique - comme il se trouve, les travailleurs de la connaissance dépensent 13% de leur temps sur le travail déjà terminé.
La chose la plus importante à faire pendant le suivi des travaux au niveau individuel est de s'assurer qu'il n'y a qu'une seule personne directement responsable de chaque tâche. Avoir une personne responsable de chaque initiative signifie que les membres de l'équipe savent qui contacter de fournir des mises à jour sur l'état de la tâche ou de répondre aux questions des autres membres de l'équipe.
Par exemple, imaginez que vous et un autre membre de l'équipe accueille un événement virtuel. Mais parce qu'il y a deux hôtes, vos conférenciers invités ne savent pas qui aller avec des questions. La veille de l'événement, une orateur invitée a une urgence et contacte un membre de l'équipe pour annuler. Mais à cause d'une mauvaise communication, vous n'avez pas été bouclé dans et le jour de l'événement, vous êtes totalement préparé lorsque cet orateur ne s'affiche pas. Avec un point de communication clairement responsable, ce type de problème peut être facilement évité.
Suivi des travaux au niveau du projet
Vous pouvez également suivre les travaux au niveau du projet afin de donner aux parties prenantes inter-fonctionnelles une vue de niveau supérieur du travail de projet. Au lieu d'être notifié sur les mises à jour quotidiennes, les parties prenantes interfonctionnelles et les autres membres de l'équipe ont besoin de mises à jour en temps réel sur les données de projet les plus importantes. De cette façon, ils peuvent rester à jour pendant le cycle de vie d'un projet sans être enlisé avec les détails.
Il existe deux façons principales de suivre le travail au niveau du projet:
Tableaux de bord: Tableaux de bord Les avancées du projet sont des points de vue que les parties prenantes peuvent accéder à tout moment pour obtenir des détails sur un projet. Les tableaux de bord peuvent inclure des choses comme Tableaux d'épuration , travailler en vol ou tâches qui sont en retard. Comme les mises à jour d'état, assurez-vous de créer des tableaux de bord dans l'outil où vous travaillez également de votre travail afin que vos parties prenantes puissent obtenir plus d'informations.
Tracking Travailler sur plusieurs projets
Si vous suivez des travaux sur plusieurs projets, vous bénéficierez probablement d'un suivi des travaux au niveau du portefeuille. Gestion du portefeuille de projets[dix](Ppm) est la vue aux yeux des oiseaux que vos intervenants de direction ou vos sponsors de projet veulent voir. PPM aide les parties prenantes à voir la grande image sur plusieurs projets et comment ces initiatives suivent des objectifs commerciaux.
Au niveau du portefeuille, il est essentiel que les intervenants aient une idée claire du statut de chaque projet, afin de pouvoir évaluer la santé et les performances globales du portefeuille.
À ce niveau, vous pouvez également utiliser la gestion de la charge de travail pour suivre la bande passante et la capacité de l'équipe. La gestion de la charge de travail vous permet de constater ce que chaque membre de l'équipe travaille sur des projets à travers des projets - vous pouvez donc vous assurer que personne ne se sente brûlé ou submergé.
Selon notre recherche , 71% des travailleurs de la connaissance ont connu une épuisement du moins une fois en 2020. Avec la gestion de la charge de travail et le suivi de projet, vous pouvez vous assurer de manière proactive qu'il n'y a pas de problèmes de capacité à venir en affichant toutes les tâches sur le dossier dans les prochains jours ou semaines. De cette façon, si un membre de l'équipe a quelques grandes tâches à venir, vous pouvez reproduire des demandes plus petites aux autres membres de l'équipe susceptibles d'avoir une capacité supérieure.
5 façons d'apporter un suivi de projet à la vie
Ces trois fonctions de suivi du projet peuvent vous aider à démarrer avec le suivi des projets sur le plan individuel, le projet et le niveau du portefeuille. le suivi du projet fait partie de la plate-forme de gestion de travail plus grande, donc il y a une foule d'autres outils connexes que vous pouvez et devriez en profiter à différentes étapes de votre projet.
Partagez les détails tôt dans un plan de projet
En créant un plan, vous pouvez donner aux membres de l'équipe et les parties prenantes un sens de votre calendrier du projet. De cette façon, tout le monde commence sur la même page. Ensuite, maintenir cette clarté tout au long du projet avec des outils de suivi des projets.
Mettre en place un plan de communication pour chaque projet
UNE plan de communication un aperçu de la façon dont vous et votre équipe de projet communiquerez au cours d'un projet. Ce plan peut vous aider à clarifier exactement où et quand votre équipe peut trouver des informations. Par exemple, un plan de communication définira souvent les différents canaux de communication, vous devez utiliser comme courrier électronique, des messages ou des réunions en personne. Vous pouvez également utiliser ce plan pour expliquer à quelle fréquence vous allez utiliser chaque canal, ou qui devraient être inclus dans différentes communications de canal.
Un plan de communication peut donner à votre équipe un sens clairement où et quand ils doivent être communicants. En règle générale, votre plan devrait également inclure des informations sur le moment où vous communiquerez les détails-comme le suivi des projets des mises à jour de statut.
Utilisez la gestion de projet visuel pour mener votre projet à la vie
Une fois que vous travaillez réellement sur votre projet, vous pouvez utiliser visuelle gestion de projet[dix]outils pour suivre votre travail plus efficacement. Il existe trois types de gestion de projet visuel:
Les diagrammes de Gantt , Qui offrent une vue de style de chronologie de votre projet et de le rendre facile à visualiser toutes les dépendances de travail. diagrammes de Gantt montrent souvent étapes clés du projet , aussi.
Boards Kanban , Qui sont un moyen efficace pour suivre l'état des tâches. Dans un tableau Kanban, le travail se déplace à travers les étapes, qui sont représentés par des colonnes. Par exemple, vous pourriez avoir À faire , En faisant , et Terminé colonnes dans un tableau Kanban.
Calendriers , Qui donnent à votre équipe un sens clair quand Project Produits sont dus.
Créer une feuille de route du projet pour obtenir une vue d'ensemble de haut niveau
Pour des projets complexes, vous pouvez également créer un Feuille de route du projet pour donner aux membres de l'équipe un moyen de visualiser facilement le calendrier global du projet. Une feuille de route du projet est un calendrier de projet de haut niveau, afin que les intervenants peuvent obtenir un aperçu de vos éléments livrables du projet, les étapes clés et les objectifs globaux du projet.
capacité de capture avec des outils de suivi des temps
Au niveau de la tâche individuelle, il est utile de suivre les détails du projet supplémentaires, comme combien de temps une tâche prendra pour terminer. des outils de suivi des projets offrent souvent des intégrations de suivi des temps, pour vous aider à suivre avec précision le temps passé sur les projets et les tâches avec moins d'effort.
Rester sur la bonne voie avec un plan de gestion des ressources
Dans la gestion de projet, un est tout ce qui vous aide à réaliser un projet, y compris les membres de l'équipe, le budget ou les outils disponibles. UNE Plan de gestion des ressources peut vous aider à définir clairement vos ressources du projet et leur capacité, afin que chacun comprenne les ressources disponibles pour le travail du projet.
Restez sur la bonne voie avec le suivi des projets
Bon processus de projet - comme tous les meilleurs workflows - peuvent faciliter la collaboration et la communication de votre équipe. Au lieu d'entrer manuellement les détails de suivi du projet dans des feuilles de calcul ou des ponts de diapositives, des outils de suivi de projet en ligne décomposent des silos pour vous aider à suivre le travail où vous travaillez réellement. Partagez toutes vos informations importantes sur les informations sur les informations sur le projet, les documents, les commentaires et les messages - dans un endroit. Le suivi du projet facilite la tâche des membres de l'équipe, des intervenants et des collaborateurs inter-fonctionnels de voir et de suivre le travail de chaque angle.
Vous souhaitez commencer? Apprendre Gestionnaire de tâches UDN[dix] Peut aider votre équipe à organiser travailler et à rester synchronisée en suivant toutes vos informations sur votre projet au même endroit.
