لماذا يجب علي استخدام قوالب قابلة للتخصيص في برنامج إدارة المشروع؟
مهما كبيرة أو صغيرة،أي مشروع يمكن أن يستفيدمن استخدام القوالب. القوالب هي الخطوط العريضة لمشروع قابلة لإعادة الاستخدام التي تقلل من إعادة صياغة وتكون بمثابة نقطة انطلاق للعمل الجديد. إنهم مؤهلون مسبقا ولديهم بالفعل تفاصيل زائدة عن الحاجة. تمكنك القوالب من إعداد مشاريع ومهام وتقارير وملفات أخرى دون الحاجة إلى البدء من الصفر في كل مرة.
تأخذ القوالب القابلة للتخصيص خطوة واحدة أكثر من قالبك القياسي، مما يتيح لك ضبط هيكل القالب ومعلومات تناسب احتياجات مشروعك.
على سبيل المثال، إذا كنت تستخدم قالب خطة المشروع من Microsoft Office، فربما تحتاج إلى تعديل القالب العام لتضمين معلومات شركتك ومدخلات المشروع المحددة في كل مرة تقوم فيها بإنشاء خطة مشروع جديدة. مع قوالب قابلة للتخصيص، يمكنك حفظ هذه المعلومات مباشرة في القالب، لذلك يتم ملؤها تلقائيا في كل مرة تحتاج إليها.
في إدارة المشروع، هناك الكثير من الفرص لاستخدام قوالب قابلة للتخصيص بدلا من البدء من الصفر. إليك عدد قليل من هذه الفرص التي يجب أن تراقبها. الحفاظ على هذه قوالب المشروع المشتركة في الاعتبار عند اتخاذ قرار بشأن برنامج جديد لإدارة المشاريع.
في برامج إدارة المشاريع،طلب النماذجتتيح لك التقاط طلبات العمل لأنها تأتي. تمكنك هذه النماذج من إنشاء عملية رسمية لتقديم وتتبع وتقييم وتنفيذ تلك الطلبات.
عند إنشاء نموذج طلب قالب، تريد مطالبة المستخدم بتقديم أي تفاصيل ذات صلة حول طلب عملها. عادة ما تقدم قوالب نموذج الطلب أنواعا أسئلة مختلفة، بما في ذلك استجابة الإجابة قصيرة الإجابة، استجابة الفقرة واستجابة المنسدلة واستجابة التاريخ والمزيد.
يمكن تصميم نماذج الطلب القالب لتلبية احتياجات العديد من أنواع المشاريع المختلفة. فيما يلي ثلاثة أفكار فقط ما يمكنك القيام به مع قوالب نموذج الطلب في برنامج إدارة المشاريع:
بناء قالب وجيزة فعالة يمكنك من إجمالي تفاصيل طلب إبداعي في وثيقة قابلة للفحص ويمكن إجراء ذلك. تطلب أشكال طلب الإبداعية الإبداعية عادة نظرة عامة على الطلب، وهي ملف تعريف للجمهور المقصود، تفاصيل التنفيذ، وأسماء أي أصحاب المصلحة المعنيين.
يتم بسهولة تكرار طلبات مكتب المساعدة / المساعدة بسهولة وحفظ الفنيين الوقت والموارد القيمة من خلال توضيح التفاصيل المهمة للمشكلة وتعيين مستوى أولوية للطلب.
يمكن أن تساعد قوالب نموذج الطلب على فرق الموارد البشرية جمع معلومات إدارية مهمة بشكل سلبي وتقليل الحاجة إلى البحث عن قطع صغيرة من معلومات الموظف.
قوالب نموذج الطلب المشترك الأخرى تشمل:
تضمن برنامج إدارة المشاريع الذي يتضمن قوالب نموذج طلب قابلة للتخصيص يحصل فريقك على جميع المعلومات المهمة دون طرح أسئلة غير ضرورية.
فيما يلي 10 عينات نموذجلتبدأ.
تسمح لك مجلدات برامج إدارة المشاريع بتنظيم مشاريعك ومهامك للسماح بسهولة الملاحة والإدارة. تمكنك المجلدات من تجميع مشاريع أو مهام مماثلة بناء على أي معايير تحددها.
المهام والمشاريع هي كتل المبنى الرئيسية داخل برنامج إدارة المشاريع تساعدك على تتبع وتنظيم عملك.
مهمةهي وحدة واحدة من العمل التي يجب إنجازها داخل مشروع. مشروع هي سلسلة كاملة من المهام التي يجب إكمالها معا لتحقيق نتائج واحدة أو هدف واحد.
يمكن أن توفر لك المهام والمجلدات والمشاريع القبوثة إطارا لبدء مشاريع جديدة لها أوجه التشابه العمل الذي سبق مكتمل. إذا وجدت نفسك تعمل على المهام التي تشبه باستمرار العمل السابق، فقد يكون الوقت المناسب لبناء قالب مخصص.
يمكن أن تسمح لك قوالب المهام والمجلدات والمشاريع بسهولة مكررة:
من خلال بناء قوالب بنية المجلدات، وهياكل المشروع، والمهام، يمكنك توفير الوقت والتأكد من أن العمل منظم باستمرار في جميع برامج إدارة المشروع. مع القوالب، لديك بالفعل الخطوط العريضة والهيكل في كل مرة تقوم فيها بإنشاء مشروع أو مهمة جديدة.
تساعدك قوالب الإبلاغ بسرعة على إنشاء تقارير سريعة لكسب المزيد من الرؤية في مشاريعك، ومراقبة كيفية تقدم العمل، أو تقييم ما لا يزال العمل الذي لا يزال يحتاج إلى تعيينه. تقارير في برامج إدارة المشروع هي أيضا وسيلة قيمة لتوصيل التقدم مع أصحاب المصلحة.
بعض قوالب التقرير المشترك هي:
ولكن ماذا لو كان لديك عملاء أو أصحاب المصلحة الذين لديهم معايير محددة يريدون المشاهدين في التقارير؟ إذا كنت تعمل من قالب قياسي، فسيتعين عليك تعديل التقرير في كل مرة. لحسن الحظ، مع قوالب قابلة للتخصيص في برنامج إدارة المشروع الخاص بك، يمكنك تغيير القالب ثم قم بتشغيل التقرير المطلوب عدة مرات حسب الحاجة، مع عدم وجود معالجة إضافية مطلوبة.
فيما يلي بعض المشاريع والأنشطة التي يمكن أن تستفيد من استخدام القوالب:
من الضروري اختيار أداة إدارة المشروع مرنة بما فيه الكفاية لدعم متطلبات المشروع المختلفة وأنماط العمل الفريدة للناس. تتيح القوالب القابلة للتخصيص للمستخدمين إنشاء طرق عرض وتقارير فردية تعكس أسلوب عملهم والمعلومات التي يهتمون بها.
تمكنك قوالب نموذج الطلب القابلة للتخصيص أيضا من تغيير المعلومات المطلوبة والمجتمعة بناء على العميل أو السيناريو. على سبيل المثال، تعطيك قوالب النماذج القابلة للتخصيص المرونة في تغيير أسئلة مختلفة لأنواع مختلفة من العملاء أو المشاريع.
بعد كل شيء، يتطلب نموذج طلب عمل العمل لمشروع خدمة الثمن الثابت معلومات مختلفة بكثير من النموذج لمشروع التكلفة بالإضافة إلى مادة العمل.
القوالب القابلة للتخصيص لا تؤكد فقط أن الجميع يبدأ بالهيكل والنسيق الصحيح، لكنهم يقللون أيضا من خطر تفويت المعلومات الأساسية.
عندما تبدأ العمل على المشروع ، يمكن أن تكون قماش فارغة مرعبة. كيف يمكنك التأكد من أن لديك كل ما تحتاجه؟ كيف تقوم بمحاذاة أهدافك وأولوياتك مع فرق أخرى؟ هل هناك طريقة لإنشاء عملية رسمية للحفاظ على العمل المتكرر بما يتفق؟
الجواب، بالطبع، باستخدام قوالب قابلة للتخصيص في برنامج إدارة المشروع الخاص بك.
إذا قمت ببدء تشغيل مشروع جديد من نقطة الصفر، فإنك وفريقك بمفردك لجمع جميع المعلومات حول المهام والتسليمات والمتطلبات وما إلى ذلك. بالمقارنة، إذا بدأت بمشروع مشابه، فستكون لديك بالفعل، إن لم يكن كل شيء، من هذه المعلومات مأهولة، ويحتاج فريقك ببساطة إلى تأكيد أنه كل شيء مناسب.
تؤثر هذه العملية على مخاطر نسيان المتطلبات الهامة، كما أنها تقلل من الوقت الذي يستغرقه جمع المعلومات وإطلاق مشروع. قوالب قابلة للتخصيص تجعل العمل متماثل سهلا من خلال أتمتة العمليات المتكررة والحفاظ على الاتساق عبر المشاريع.
إن خلاصة القول هي أن القوالب القابلة للتخصيص في برنامج إدارة المشاريع، أعدك وفريقك إلى النجاح القابل للتكرار مع جعلك أكثر كفاءة.
باستخدام القوالب في إدارة المشاريع (Infographic)
كيفية بناء واستخدام قوالب خطة المشروع مثل الموالية
قل وداعا إلى مخططات غانتت في Excel مع قوالب إدارة المشاريع هذه
10 قوالب نموذج الطلب لمساعدة فريقك على النجاح
أفضل 5 ممارسات لإدارة طلبات العمل الواردة
