Pourquoi devrais-je utiliser des modèles personnalisables dans le logiciel de gestion de projet?

Peu importe la taille ou la petite,Tout projet peut bénéficierde l'utilisation de modèles. Les modèles sont des contours de projets réutilisables qui réduisent la reprise et servent de point de départ pour de nouveaux travaux. Ils sont pré-formatés et ont déjà des détails redondants en place. Les modèles vous permettent de configurer des projets, des tâches, des rapports et d'autres fichiers sans avoir à commencer à partir de zéro à chaque fois.

Les modèles personnalisables prennent une étape plus loin que votre modèle standard, ce qui vous permet d'ajuster la structure et des informations de modèle aux besoins de votre projet.

Par exemple, si vous souhaitez utiliser un modèle de plan de projet à partir de Microsoft Office, vous devez probablement modifier le modèle générique pour inclure les informations de votre entreprise et les intrants de projet spécifiques à chaque fois que vous créez un nouveau plan de projet. Avec des modèles personnalisables, vous pouvez enregistrer ces informations directement dans le modèle. Il est donc automatiquement renseigné chaque fois que vous en avez besoin.

Dans la gestion de projet, il existe de nombreuses possibilités d'utiliser des modèles personnalisables plutôt que de commencer à partir de zéro. Voici quelques-unes de ces opportunités que vous devriez garder un œil sur. Gardez ces modèles de projet courants à l'esprit lorsque vous décidez d'un nouveau logiciel de gestion de projet.

Dans le logiciel de gestion de projet,Formulaires de demandePermettez-vous de capturer des demandes de travail à mesure qu'elles entrent. Ces formulaires vous permettent d'établir un processus formel de soumission, de suivi, d'évaluation et de mise en œuvre de ces demandes.

Lors de la création d'un formulaire de demande modélisé, vous souhaitez inviter l'utilisateur à fournir des détails pertinents sur leur demande de travail. Les modèles de formulaire de demande offriront généralement différents types de questions, y compris une réponse de réponse courte, une réponse de paragraphe, une réponse déroulante, une réponse de la date et plus encore.

Les formulaires de demande modèles peuvent être conçus pour répondre aux besoins de nombreux types de projets. Voici quelques idées de ce que vous pouvez faire avec les modèles de formulaire de demande dans le logiciel de gestion de projet:

Construire un bref gabarit efficace créatifVous permet d'agréger les détails d'une demande créative dans un document scannable et actionnant. Les formulaires de demande créatifs de brefs demandent généralement un aperçu de la demande, un profil de l'auditoire prévu, des spécificités sur l'exécution et des noms de toutes les parties prenantes concernées.

Les demandes IT / Help Desk sont facilement modèles et économisent des techniciens de temps et de ressources précieux en clarifiant les détails importants du problème et en attribuant un niveau de priorité à la demande.

Les modèles de formulaire de demande peuvent aider les équipes de ressources humaines à rassembler des informations administratives importantes passivement, minimisant ainsi la nécessité de chasser de petites informations sur les employés.

D'autres modèles de formulaire de demande courante comprennent:

Le logiciel de gestion de projet comprenant des modèles de formulaire de demande personnalisables garantira que votre équipe obtient toutes les informations importantes sans poser des questions inutiles.

Voici 10 échantillons de formulaire de demandepour vous aider à démarrer.

Les dossiers de logiciels de gestion de projet vous permettent de structurer vos projets et vos tâches pour permettre la navigation et la gestion faciles. Les dossiers vous permettent de grouper des projets ou des tâches similaires en fonction des critères que vous spécifiez.

Les tâches et les projets sont les principaux éléments de construction du logiciel de gestion de projet qui vous aident à suivre et à organiser votre travail.

Une tâcheest une unité de travail unique qui doit être accomplie dans un projet.Un projetest toute la série de tâches qui doivent être complétées ensemble pour obtenir un résultat ou un objectif unique.

Les tâches, les dossiers et les projets modèles peuvent vous fournir un cadre pour commencer de nouveaux projets qui présentent des similitudes avec les travaux précédemment remplis. Si vous travaillez sur des tâches constamment similaires à des travaux antérieurs, il peut être temps de créer un modèle personnalisé.

Les modèles de tâches, dossiers et projets peuvent vous permettre de dupliquer facilement:

En construisant des modèles de votre structure de dossiers, des structures de projet et des tâches, vous pouvez gagner du temps et vous assurer que le travail est systématiquement structuré tout au long de votre logiciel de gestion de projet. Avec des modèles, vous avez déjà le contour et la structure à chaque fois que vous créez un nouveau projet ou une nouvelle tâche.

Les modèles de rapport vous aident à créer rapidement des rapports pour gagner plus de visibilité dans vos projets, surveiller la progression du travail ou évaluer ce que le travail doit encore être attribué. Les rapports sur le logiciel de gestion de projet constituent également un moyen précieux de communiquer les progrès accomplis avec les parties prenantes.

Certains modèles de rapport commun sont:

Mais que se passe-t-il si vous avez des clients ou des intervenants qui ont des critères spécifiques qu'ils souhaitent voir dans des rapports? Si vous travaillez à partir d'un modèle standard, vous devez modifier le rapport à chaque fois. Heureusement, avec des modèles personnalisables dans votre logiciel de gestion de projet, vous pouvez modifier le modèle, puis exécuter le rapport demandé autant de fois que nécessaire, sans aucune manipulation supplémentaire requise.

Voici quelques projets et activités pouvant bénéficier de l'utilisation de modèles:

Il est essentiel de choisirUn outil de gestion de projet suffisamment flexibleSoutenir les différentes exigences de projet et les styles de travail uniques des personnes. Les modèles personnalisables permettent aux utilisateurs de créer des vues et des rapports individuels qui reflètent leur style de travail et les informations qui se soucient.

Les modèles de formulaire de demande personnalisables vous permettent également de modifier les informations demandées et collectées en fonction du client ou du scénario. Par exemple, les modèles de formulaire personnalisables vous donnent la flexibilité pour varier les questions pour différents types de clients ou de projets.

Après tout, le formulaire de demande d'admission de travail pour un projet de service à prix fixe nécessite des informations nettement différentes que le formulaire pour un projet de coûts-majeurs et de travailleurs.

Les modèles personnalisables garantissent non seulement que tout le monde commence par la structure et le format corrects, mais ils abaissent également le risque d'informations essentielles manquées.

Quand vous commencez à travailler sur unprojet, une toile vierge peut être terrifiante. Comment vous assurez-vous que vous avez tout ce dont vous avez besoin? Comment allez-vous aligner vos objectifs et vos priorités avec d'autres équipes? Existe-t-il un moyen de créer un processus formel pour maintenir le travail récurrent cohérent?

Bien entendu, la réponse consiste à utiliser des modèles personnalisables dans votre logiciel de gestion de projet.

Si vous démarrez un nouveau projet à partir de zéro, vous et votre équipe vous êtes seul pour collecter toutes les informations sur les tâches, les livrables, les exigences, etc., sont nécessaires. En comparaison, si vous commencez par un modèle de projet similaire, vous avez déjà le plus, sinon tout, de ces informations peuplées et votre équipe a simplement besoin de confirmer que tout est pertinent.

Ce processus abaisse le risque d'oublier des exigences importantes, et il réduit également le temps nécessaire pour collecter des informations et lancer un projet. Les modèles personnalisables permettent de répliquer le travail facile en automatisant les processus répétitifs et en maintenant la cohérence entre les projets.

Le résultat final est que les modèles personnalisables dans le logiciel de gestion de projet vous permettent de réussir et de vous rendre plus efficace.

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