De ce ar trebui să folosesc șabloane personalizabile în software-ul de management de proiect?
Indiferent cât de mare sau mic,Orice proiect poate beneficiade la utilizarea șabloanelor. Șabloanele sunt reutilizabile contururi de proiect care reduc reluarea și servi ca punct de plecare pentru o nouă lucrare. Acestea sunt preformate și au deja câteva detalii redundante în vigoare. Șabloanele vă permit să configurați proiecte, sarcini, rapoarte și alte fișiere fără a trebui să începeți de la zero de fiecare dată.
Șabloane personalizabile iau un pas mai departe decât șablonul standard, permițându-vă să ajustați structura șablonului și informațiile pentru a se potrivi nevoilor proiectului dvs.
De exemplu, dacă ați folosi un șablon de plan de proiect de la Microsoft Office, probabil că trebuie să modificați șablonul generic pentru a include informațiile companiei și intrările specifice de proiect de fiecare dată când creați un nou plan de proiect. Cu șabloane personalizabile, puteți salva aceste informații direct în șablon, deci este automat populată de fiecare dată când aveți nevoie de ea.
În managementul proiectelor, există o mulțime de oportunități de a utiliza șabloane personalizabile, mai degrabă decât începând de la zero. Iată câteva dintre acele oportunități pe care ar trebui să le țineți un ochi. Păstrați aceste șabloane comune de proiect în minte atunci când decideți pe un nou software de management de proiect.
În software-ul de management de proiect,Solicitați formularePermiteți să capturați cererile de lucru în timp ce acestea vin. Aceste formulare vă permit să stabiliți un proces formal de depunere, urmărire, evaluare și implementare a acestor solicitări.
La crearea unui formular de solicitare template, doriți să solicitați utilizatorului să furnizeze toate detalii relevante despre cererea lor de lucru. Șabloanele de cerere vor oferi în mod obișnuit diferite tipuri de întrebări, inclusiv răspunsul de răspuns scurt, răspunsul paragrafului, răspunsul dropdown, răspunsul datei și multe altele.
Formularele de cerere template pot fi concepute pentru a satisface nevoile multor tipuri diferite de proiecte. Iată doar trei idei despre ceea ce puteți face cu șabloanele de cerere în software-ul de management de proiect:
Construirea unui șablon scurt eficient creativVă permite să agregați detaliile unei solicitări creative într-un document scanabil și acționabil. Formularele de solicitare rapidă creativă solicită în mod obișnuit o imagine de ansamblu a cererii, un profil al publicului intenționat, specifice executării și numele unor părți interesate relevante.
Solicitările de birou IT / Ajutor sunt ușor de trecut și economisesc tehnicieni timp și resurse valoroase prin clarificarea detaliilor importante ale problemei și atribuirea unui nivel prioritar la cerere.
Șabloanele de cerere pot ajuta echipele de resurse umane să adune în mod pasiv informații administrative importante, minimizând necesitatea de a vâna mici bucăți de informații despre angajați.
Alte șabloane de cerere comună includ:
Software-ul de management de proiect care include șabloane de solicitare personalizabile, vă va asigura că echipa dvs. obține toate informațiile importante fără a cere întrebări inutile.
Aici sunt 10 eșantioane de cererepentru a începe.
Dosarele software de management de proiect vă permit să vă structurați proiectele și sarcinile pentru a permite navigarea și gestionarea ușoară. Dosarele vă permit să grupați proiecte sau sarcini similare bazate pe criterii pe care le specificați.
Sarcinile și proiectele sunt principalele blocuri de construcție din cadrul programului de management de proiect care vă ajută să urmăriți și să vă organizați munca.
O sarcinăeste o singură unitate de lucru care trebuie realizată în cadrul unui proiect.Un proiectEste întreaga serie de sarcini care trebuie completate împreună pentru a obține un singur rezultat sau un scop.
Sarcinile, dosarele și proiectele template vă pot oferi un cadru pentru a începe noi proiecte care au asemănări cu munca finalizată anterior. Dacă vă aflați că lucrați la sarcini care sunt în mod constant similare cu munca anterioară, ar putea fi timpul să construiți un șablon personalizat.
Șabloanele pentru sarcini, dosare și proiecte vă pot permite să duplicați cu ușurință:
Prin construirea șabloanelor pentru structura folderului, structurile de proiect și sarcinile, puteți economisi timp și asigurați-vă că munca este structurată în mod constant pe tot parcursul software-ului de management de proiect. Cu șabloane, aveți deja conturul și structura de fiecare dată când creați un nou proiect sau o sarcină.
Șabloanele de rapoarte vă ajută să creați rapid rapoarte pentru a obține mai multă vizibilitate în proiectele dvs., Monitorizați modul în care funcționează munca sau evaluarea a ceea ce trebuie să fie încă atribuită. Rapoartele privind software-ul de management de proiect sunt, de asemenea, o modalitate valoroasă de a comunica progresul cu părțile interesate.
Unele șabloane de raport comune sunt:
Dar dacă aveți clienți sau părțile interesate care au criterii specifice, doresc să vizualizeze în rapoarte? Dacă lucrați de la un șablon standard, ar trebui să modificați raportul de fiecare dată. Din fericire, cu șabloane personalizabile din software-ul de management de proiect, puteți schimba șablonul și apoi rulați raportul solicitat de câte ori este necesar, fără nici o manipulare suplimentară.
Iată câteva proiecte și activități care pot beneficia de utilizarea șabloanelor:
Este esențial să alegețiun instrument de gestionare a proiectului care este suficient de flexibilPentru a sprijini diferite cerințe de proiect și stiluri unice de lucru ale oamenilor. Șabloanele personalizabile permit utilizatorilor să creeze opinii și rapoarte individuale care să reflecte stilul lor de lucru și informațiile pe care le pasă.
Șabloanele de cerere personalizabile vă permit, de asemenea, să modificați informațiile solicitate și colectate pe baza clientului sau a scenariului. De exemplu, șabloanele de formă personalizabile vă oferă flexibilitatea de a modifica întrebările pentru diferite tipuri de clienți sau proiecte.
La urma urmei, formularul de cerere de admisie a muncii pentru un proiect de servicii cu preț fix necesită informații semnificativ diferite decât formularul pentru un proiect de cost-plus și un proiect de muncă.
Șabloanele personalizabile nu numai că se asigură că toată lumea începe cu structura și formatul corect, dar și cu riscul de a pierde informații esențiale.
Când începeți să lucrați la oproiect, o panza goală poate fi terifiabilă. Cum vă asigurați că aveți tot ce aveți nevoie? Cum vă aliniați obiectivele și prioritățile cu alte echipe? Există o modalitate de a crea un proces formal pentru a continua munca recurentă?
Răspunsul, desigur, este prin utilizarea șabloanelor personalizabile în software-ul de management al proiectului.
Dacă începeți un nou proiect de la zero, dvs. și echipa dvs. sunt pe cont propriu pentru a colecta toate informațiile despre ce sarcini, livrări, cerințe etc. sunt necesare. În comparație, dacă începeți cu un șablon de un proiect similar, aveți deja majoritatea, dacă nu toți, aceste informații populate, iar echipa dvs. trebuie pur și simplu să confirme că este vorba de toate relevante.
Acest proces scade riscul de a uita cerințe importante și, de asemenea, reduce timpul necesar pentru a colecta informații și pentru a începe un proiect. Șabloanele personalizabile fac munca de replicare ușoară prin automatizarea proceselor repetitive și menținerea coerenței între proiecte.
Linia de fund este că șabloanele personalizabile din software-ul de management de proiect se stabilesc și echipa dvs. pentru un succes repetabil, făcându-vă, de asemenea, mai eficient.
Utilizarea șabloanelor în managementul proiectelor (infografice)
Cum de a construi și de a folosi șabloane de plan de proiect ca un pro
Spuneți la revedere la Gantt Charts în Excel cu aceste șabloane de management de proiect
10 Șabloane de cerere pentru a ajuta echipa dvs. să reușească
5 cele mai bune practici pentru gestionarea cererilor de lucru primite
