Perché dovrei utilizzare modelli personalizzabili nel software di gestione del progetto?

Non importa quanto grande o piccolo,Qualsiasi progetto può beneficiaredall'uso di modelli. I modelli sono i contorni di progetto riutilizzabili che riducono la rilavorazione e servono come punto di partenza per un nuovo lavoro. Sono preformattati e hanno già alcuni dettagli ridondanti in posizione. I modelli ti consentono di impostare progetti, attività, report e altri file senza dover partire da zero ogni volta.

I modelli personalizzabili prendonolo un ulteriore passo avanti rispetto al modello standard, consentendo di regolare la struttura del modello e le informazioni per soddisfare le esigenze del tuo progetto.

Ad esempio, se dovessi utilizzare un modello del piano di progetto da Microsoft Office, probabilmente è necessario modificare il modello generico per includere le informazioni aziendali e gli ingressi specifici del progetto ogni volta che si crea un nuovo piano di progetto. Con i modelli personalizzabili, è possibile salvare queste informazioni direttamente nel modello, quindi è automaticamente popolato ogni volta che ne hai bisogno.

Nella gestione del progetto, ci sono molte opportunità per utilizzare modelli personalizzabili piuttosto che partire da zero. Ecco alcune di quelle opportunità che dovresti tenere d'occhio. Tenere presente questi modelli di progetto comuni durante la decisione di un nuovo software di gestione del progetto.

Nel software di gestione del progetto,Richiedi moduliConsentono di acquisire le richieste di lavoro come entrano. Queste forme ti consentono di stabilire un processo formale per l'invio, il monitoraggio, la valutazione e l'attuazione di tali richieste.

Durante la creazione di un modulo di richiesta templata, si desidera richiedere all'utente di fornire dettagli pertinenti sulla loro richiesta di lavoro. I modelli di modulo di richiesta offriranno in genere diversi tipi di domande, inclusa la risposta a risposta breve, la risposta del paragrafo, la risposta a discesa, la risposta della data e altro.

I moduli di richiesta templati possono essere progettati per soddisfare le esigenze di molti diversi tipi di progetti. Ecco solo tre idee su ciò che puoi fare con i modelli di modulo Richiedi nel software di gestione del progetto:

Costruire un efficace modello creativo breveConsente di aggregare i dettagli di una richiesta creativa in un documento scansionabile e applicabile. I moduli di richiesta creativi di richiesta tipicamente chiedono una panoramica della richiesta, un profilo del pubblico previsto, specifiche sull'esecuzione e i nomi di eventuali soggetti interessati.

Le richieste IT / Help Desk sono facilmente perfezionabili e salvano tecnici preziosi tempi e risorse chiarendo i dettagli importanti del problema e assegnando un livello prioritario alla richiesta.

I modelli di modulo di richiesta possono aiutare i team delle risorse umane a raccogliere passivamente importanti informazioni amministrative, riducendo al minimo la necessità di cacciare piccoli pezzi di informazioni sui dipendenti.

Altri modelli di modulo di richiesta comune includono:

Il software di gestione del progetto che include modelli di modulo di richiesta personalizzabili garantiranno il tuo team ottiene tutte le informazioni importanti senza chiedere domande inutili.

Ecco 10 campioni di modulo di richiestaper iniziare.

Le cartelle software di gestione dei progetti consentono di strutturare i tuoi progetti e compiti per consentire una facile navigazione e gestione. Le cartelle consentono di raggruppare progetti o attività simili in base a qualsiasi criterio specificato.

Attività e progetti sono i principali elementi di costruzione all'interno del software di gestione del progetto che ti aiutano a tracciare e organizzare il tuo lavoro.

Un compitoè una singola unità di lavoro che deve essere eseguita all'interno di un progetto.Un progettoè l'intera serie di compiti che devono essere completati insieme per ottenere un singolo risultato o obiettivo.

Attività, cartelle e progetti templati possono fornirti un quadro per iniziare nuovi progetti che hanno somiglianze per il lavoro precedentemente completato. Se ti ritrovi a lavorare su compiti che sono costantemente simili al lavoro precedente, potrebbe essere il momento di creare un modello personalizzato.

Modelli per attività, cartelle e progetti possono permetterti di duplicare facilmente:

Con la costruzione di modelli per la struttura delle cartelle, le strutture del progetto e le attività, è possibile risparmiare tempo e garantire che il lavoro sia costantemente strutturato durante il software di gestione del progetto. Con i modelli, hai già il contorno e la struttura ogni volta che crei un nuovo progetto o un'attività.

I modelli di report aiutano a creare rapidamente report per ottenere maggiore visibilità nei vostri progetti, monitorare come funziona il lavoro o valutare quale lavoro deve ancora essere assegnato. Anche i report nei software di gestione del progetto sono anche un modo prezioso per comunicare i progressi con le parti interessate.

Alcuni modelli di report comuni sono:

Ma cosa succede se si dispone di clienti o stakeholder che hanno criteri specifici che vogliono visualizzare nei report? Se lavori da un modello standard, dovresti modificare la relazione ogni volta. Fortunatamente, con modelli personalizzabili nel software di gestione del progetto, è possibile modificare il modello e quindi eseguire il report richiesto tutte le volte secondo necessità, senza alcuna manipolazione aggiuntiva richiesta.

Ecco alcuni altri progetti e attività che possono beneficiare dell'uso dei modelli:

È essenziale scegliereuno strumento di gestione del progetto è abbastanza flessibilePer supportare diversi requisiti di progetto e gli stili di lavoro unici delle persone. I modelli personalizzabili consentono agli utenti di creare viste individuali e report che riflettono il loro stile di lavoro e le informazioni a cui si preoccupano.

I modelli di modulo di richiesta personalizzabili consentono anche di variare le informazioni richieste e raccolte in base al cliente o allo scenario. Ad esempio, i modelli di forma personalizzabili offrono la flessibilità di variare domande per diversi tipi di clienti o progetti.

Dopo tutto, il modulo di richiesta di assunzione del lavoro per un progetto di servizio a prezzo fisso richiede informazioni significativamente diverse rispetto al modulo per un progetto di materiale-plus-materiale e del lavoro.

I modelli personalizzabili non solo assicurano che tutti iniziano con la struttura e il formato corretti ma riducono anche il rischio di informazioni essenziali.

Quando stai iniziando a lavorare su aprogetto, una tela vuota può essere terrificante. Come ti assicuri di avere tutto il necessario? Come ti allineano i tuoi obiettivi e le priorità con altre squadre? C'è un modo per creare un processo formale per mantenere il lavoro ricorrente coerente?

La risposta, ovviamente, è utilizzando modelli personalizzabili nel software di gestione del progetto.

Se inizi un nuovo progetto da zero, tu e il tuo team sono da solo per raccogliere tutte le informazioni su quali compiti, consegnabili, requisiti, ecc., Sono necessari. In confronto, se si inizia con un modello di un progetto simile, hai già più, se non tutti, di queste informazioni popolate, e il tuo team ha semplicemente bisogno di confermare che è tutto pertinente.

Questo processo riduce il rischio di dimenticare requisiti importanti e riduce anche il tempo necessario per raccogliere informazioni e dare il via di un progetto. I modelli personalizzabili rendono facile il lavoro di replicare automatizzando i processi ripetitivi e il mantenimento della coerenza tra i progetti.

La linea di fondo è che i modelli personalizzabili nel software di gestione del progetto hanno impostato te e il tuo team per il successo ripetibile, rendendoti anche più efficiente.

Utilizzo dei modelli nella gestione del progetto (infografica)

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