Tại sao tôi nên sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh trong phần mềm quản lý dự án?

Không có vấn đề lớn hay nhỏ,Bất kỳ dự án có thể có lợitừ việc sử dụng các mẫu. Các mẫu là các phác thảo dự án có thể tái sử dụng làm giảm làm lại và phục vụ như một điểm khởi đầu cho công việc mới. Chúng được định dạng trước và đã có một số chi tiết dư thừa tại chỗ. Mẫu cho phép bạn thiết lập các dự án, tác vụ, báo cáo và các tệp khác mà không phải bắt đầu từ đầu mỗi lần.

Các mẫu có thể tùy chỉnh Lấy thêm một bước so với mẫu tiêu chuẩn của bạn, cho phép bạn điều chỉnh cấu trúc và thông tin mẫu phù hợp với nhu cầu của dự án.

Chẳng hạn, nếu bạn sử dụng mẫu gói dự án từ Microsoft Office, có lẽ bạn cần sửa đổi mẫu chung để bao gồm thông tin công ty của bạn và các đầu vào dự án cụ thể mỗi khi bạn tạo một gói dự án mới. Với các mẫu có thể tùy chỉnh, bạn có thể lưu thông tin này trực tiếp vào mẫu, do đó, nó sẽ tự động được điền mỗi khi bạn cần.

Trong quản lý dự án, có rất nhiều cơ hội để sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh thay vì bắt đầu từ đầu. Dưới đây là một vài trong số những cơ hội mà bạn nên để mắt đến. Giữ các mẫu dự án phổ biến này trong tâm trí khi quyết định phần mềm quản lý dự án mới.

Trong phần mềm quản lý dự án,Mẫu yêu cầuCho phép bạn nắm bắt các yêu cầu công việc khi chúng đến. Các biểu mẫu này cho phép bạn thiết lập một quy trình chính thức để gửi, theo dõi, đánh giá và thực hiện các yêu cầu đó.

Khi tạo biểu mẫu yêu cầu Templated, bạn muốn nhắc người dùng cung cấp bất kỳ chi tiết có liên quan nào về yêu cầu công việc của họ. Mẫu biểu mẫu yêu cầu thường sẽ cung cấp các loại câu hỏi khác nhau, bao gồm phản hồi trả lời ngắn, phản hồi đoạn văn, phản hồi thả xuống, phản hồi ngày, v.v.

Mẫu yêu cầu Templated có thể được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của nhiều loại dự án khác nhau. Đây chỉ là ba ý tưởng về những gì bạn có thể làm với các mẫu biểu mẫu yêu cầu trong phần mềm quản lý dự án:

Xây dựng một mẫu ngắn gọn sáng tạo hiệu quảCho phép bạn tổng hợp các chi tiết của một yêu cầu sáng tạo vào một tài liệu có thể quét và có thể thực hiện được. Các hình thức yêu cầu ngắn gọn sáng tạo thường yêu cầu tổng quan về yêu cầu, một hồ sơ của đối tượng dự định, cụ thể về thực thi và tên của bất kỳ bên liên quan có liên quan.

YÊU CẦU CNTT / Trợ giúp có thể dễ dàng tạo mẫu và lưu kỹ thuật viên thời gian và tài nguyên có giá trị bằng cách làm rõ các chi tiết quan trọng của vấn đề và chỉ định mức độ ưu tiên cho yêu cầu.

Mẫu biểu mẫu yêu cầu có thể giúp các nhóm nhân sự thu thập thông tin hành chính quan trọng một cách thụ động, giảm thiểu sự cần thiết phải săn lùng những thông tin nhân viên nhỏ.

Các mẫu biểu mẫu yêu cầu phổ biến khác bao gồm:

Phần mềm quản lý dự án bao gồm các mẫu biểu mẫu yêu cầu có thể tùy chỉnh sẽ đảm bảo nhóm của bạn có được tất cả các thông tin quan trọng mà không cần hỏi những câu hỏi không cần thiết.

Dưới đây là 10 mẫu mẫu yêu cầuđể giúp bạn bắt đầu.

Các thư mục phần mềm quản lý dự án cho phép bạn cấu trúc các dự án và nhiệm vụ của mình để cho phép điều hướng và quản lý dễ dàng. Các thư mục cho phép bạn nhóm các dự án hoặc nhiệm vụ tương tự dựa trên bất kỳ tiêu chí nào bạn chỉ định.

Nhiệm vụ và dự án là các khối xây dựng chính trong phần mềm quản lý dự án giúp bạn theo dõi và sắp xếp công việc của mình.

Một nhiệm vụlà một đơn vị công việc cần phải hoàn thành trong một dự án.Một dự ánlà toàn bộ loạt các nhiệm vụ cần được hoàn thành cùng nhau để đạt được một kết quả hoặc mục tiêu duy nhất.

Nhiệm vụ, Thư mục và Dự án Templated có thể cung cấp cho bạn một khuôn khổ để bắt đầu các dự án mới có sự tương đồng với công việc đã hoàn thành trước đó. Nếu bạn thấy mình làm việc trên các nhiệm vụ luôn tương tự như công việc trước đó, có thể là lúc để xây dựng một mẫu tùy chỉnh.

Mẫu cho Nhiệm vụ, Thư mục và Dự án có thể cho phép bạn dễ dàng sao chép:

Bằng cách xây dựng các mẫu cho cấu trúc thư mục, cấu trúc dự án và tác vụ, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc được cấu trúc liên tục trong suốt phần mềm quản lý dự án của bạn. Với các mẫu, bạn đã có các phác thảo và cấu trúc mỗi lần bạn tạo một dự án hoặc nhiệm vụ mới.

Các mẫu báo cáo giúp bạn nhanh chóng tạo báo cáo để đạt được nhiều khả năng hiển thị hơn vào các dự án của mình, hãy theo dõi cách thức hoạt động đang tiến triển hoặc đánh giá những gì vẫn cần phải được chỉ định. Báo cáo trong phần mềm quản lý dự án cũng là một cách có giá trị để truyền đạt tiến bộ với các bên liên quan.

Một số mẫu báo cáo phổ biến là:

Nhưng nếu bạn có khách hàng hoặc các bên liên quan có tiêu chí cụ thể họ muốn xem trong các báo cáo không? Nếu bạn đang làm việc từ một mẫu tiêu chuẩn, bạn sẽ phải sửa đổi báo cáo mỗi lần. May mắn thay, với các mẫu có thể tùy chỉnh trong phần mềm quản lý dự án của bạn, bạn có thể thay đổi mẫu và sau đó chạy báo cáo được yêu cầu nhiều lần khi cần, không cần thao tác bổ sung.

Dưới đây là một số dự án và hoạt động có thể hưởng lợi từ việc sử dụng các mẫu:

Đó là điều cần thiết để lựa chọnmột công cụ quản lý dự án đủ linh hoạtĐể hỗ trợ các yêu cầu của dự án khác nhau và phong cách làm việc độc đáo của mọi người. Các mẫu có thể tùy chỉnh cho phép người dùng tạo các chế độ xem và báo cáo riêng lẻ phản ánh phong cách làm việc của họ và thông tin họ quan tâm.

Mẫu biểu mẫu yêu cầu tùy chỉnh cũng cho phép bạn thay đổi thông tin được yêu cầu và thu thập dựa trên khách hàng hoặc kịch bản. Chẳng hạn, các mẫu biểu mẫu có thể tùy chỉnh cung cấp cho bạn sự linh hoạt cho các câu hỏi khác nhau cho các loại khách hàng hoặc dự án khác nhau.

Rốt cuộc, mẫu yêu cầu nhập công việc cho một dự án dịch vụ giá cố định đòi hỏi thông tin khác nhau đáng kể so với mẫu cho một dự án nhân vật và lao động chi phí.

Các mẫu có thể tùy chỉnh không chỉ đảm bảo rằng mọi người bắt đầu với cấu trúc và định dạng chính xác mà còn làm giảm nguy cơ thông tin thiết yếu bị bỏ lỡ.

Khi bạn đang bắt đầu làm việc trên mộtdự án, một bức tranh trống có thể đáng sợ. Làm thế nào để bạn đảm bảo bạn có tất cả mọi thứ bạn cần? Làm thế nào để bạn sắp xếp các mục tiêu và ưu tiên của bạn với các đội khác? Có cách nào để tạo ra một quy trình chính thức để giữ công việc định kỳ nhất quán không?

Tất nhiên, câu trả lời là bằng cách sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh trong phần mềm quản lý dự án của bạn.

Nếu bạn bắt đầu một dự án mới từ đầu, bạn và nhóm của bạn đang tự mình thu thập tất cả các thông tin về các nhiệm vụ, cung cấp, yêu cầu, v.v., là cần thiết. Trong so sánh, nếu bạn bắt đầu với một mẫu của một dự án tương tự, bạn đã có hầu hết, nếu không phải tất cả, về thông tin này được điền và nhóm của bạn chỉ cần xác nhận rằng tất cả đều có liên quan.

Quá trình này làm giảm nguy cơ quên các yêu cầu quan trọng, và nó cũng làm giảm thời gian cần thiết để thu thập thông tin và khởi động một dự án. Các mẫu có thể tùy chỉnh Làm cho công việc sao chép dễ dàng bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và duy trì tính nhất quán trên các dự án.

Điểm mấu chốt là các mẫu có thể tùy chỉnh trong phần mềm quản lý dự án đặt bạn và nhóm của bạn để thành công lặp lại trong khi cũng khiến bạn hiệu quả hơn.

Sử dụng các mẫu trong quản lý dự án (Infographic)

Cách xây dựng và sử dụng các mẫu kế hoạch dự án như một chuyên gia

Nói lời tạm biệt với các biểu đồ Gantt trong Excel với các mẫu quản lý dự án này

10 mẫu biểu mẫu yêu cầu để giúp nhóm của bạn thành công

5 thực tiễn tốt nhất để quản lý các yêu cầu công việc đến