プロジェクト管理ソフトウェアでカスタマイズ可能なテンプレートを使用するのはなぜですか？

どれほど大きくても小さくてもどのプロジェクトも恩恵を受けることができますテンプレートを使用することから。テンプレートは再利用可能なプロジェクトの概要で、新作の開始点として機能する再利用可能なプロジェクトの概要です。それらは事前にフォーマットされており、すでに冗長な詳細を備えています。テンプレートを使用すると、毎回スクラッチから始める必要なしにプロジェクト、タスク、レポート、およびその他のファイルを設定できます。

カスタマイズ可能なテンプレートは、標準のテンプレートよりもさらに一歩取り、プロジェクトのニーズに合わせてテンプレートの構造と情報を調整できます。

たとえば、Project Officeからプロジェクトプランテンプレートを使用する場合は、新しいプロジェクト計画を作成するたびに、会社情報と特定のプロジェクト入力を含めるように一般的なテンプレートを変更する必要があります。カスタマイズ可能なテンプレートでは、この情報をテンプレートに直接保存することができるので、必要なたびに自動的に入力されます。

プロジェクト管理では、スクラッチから始めるのではなく、カスタマイズ可能なテンプレートを使用する機会がたくさんあります。これはあなたが目をそらすべきな機会のいくつかです。新しいプロジェクト管理ソフトウェアを決定するときは、これらの一般的なプロジェクトテンプレートを留意してください。

プロジェクト管理ソフトウェアでは、フォームをリクエストする彼らが入ってくるにつれて仕事の要求をキャプチャすることを許可します。これらのフォームを使用すると、それらの要求を送信、追跡、評価、および実装するための正式なプロセスを確立できます。

テンプレート化された要求フォームを作成するときは、自分の作業要求に関する関連する詳細を提供するようにユーザーに促します。要求フォームテンプレートは通常、短時間の応答、段落の応答、ドロップダウン応答、日付の回答など、さまざまな質問タイプを提供します。

テンプレートされた要求フォームは、さまざまな種類のプロジェクトのニーズを満たすように設計できます。これは、プロジェクト管理ソフトウェアのリクエストフォームテンプレートでできることの3つのアイデアです。

効果的なクリエイティブな簡単なテンプレートを構築するクリエイティブリクエストの詳細をスキャン可能で実用的な文書に集約できます。クリエイティブな簡単な要求フォームは通常、要求の概要、意図されたオーディエンスのプロファイル、実行に関する機能、および関連するステークホルダーの名前を求めています。

IT /ヘルプデスクの要求は簡単にテンプレート化され、問題の重要な詳細を明確にし、要求に優先レベルを割り当てることで、技術者の貴重な時間とリソースを保存します。

リクエストフォームテンプレートは、人事チームが重要な管理情報を受動的に集めるのに役立ち、従業員情報の小片を狩る必要性を最小限に抑えることができます。

他の一般的な要求フォームテンプレートは次のとおりです。

カスタマイズ可能な要求フォームテンプレートを含むプロジェクト管理ソフトウェアは、不要な質問をすることなく、チームがすべての重要な情報を取得するようになります。

これは10の要求フォームサンプルです始めましょう。

プロジェクト管理ソフトウェアフォルダを使用すると、プロジェクトとタスクを簡単にナビゲーションと管理できるようにすることができます。フォルダを使用すると、指定した基準に基づいて、同様のプロジェクトまたはタスクをグループ化できます。

タスクとプロジェクトは、作業を追跡し整理するのに役立つプロジェクト管理ソフトウェア内のメインビルディングブロックです。

仕事 プロジェクト内で達成する必要がある単一の作業単位です。プロジェクト単一の結果または目標を達成するために一緒に完成する必要がある一連のタスク全体です。

テンプレートタスク、フォルダ、およびプロジェクトは、以前に完了した作業との類似点を持つ新しいプロジェクトを開始するためのフレームワークを提供できます。以前の作業に一貫して似ているタスクに取り組んでいる場合は、カスタムテンプレートを構築する時間かもしれません。

タスク、フォルダ、およびプロジェクトのテンプレートを使用すると、簡単に複製できます。

フォルダ構造、プロジェクト構造、およびタスクのテンプレートを構築することで、時間を節約でき、プロジェクト管理ソフトウェア全体で作業が一貫して構造化されていることを確認できます。テンプレートを使用すると、新しいプロジェクトまたはタスクを作成するたびにアウトラインと構造がすでにあります。

レポートテンプレートのヘルププロジェクトの可視性を高めるためのレポートを迅速に作成し、作業がどのように進行中のか、またはどのような作業を割り当てる必要があるかを評価するようにすばやく作成します。プロジェクト管理ソフトウェアのレポートも利害関係者との進捗状況を伝えるための貴重な方法です。

一部の一般的なレポートテンプレートは次のとおりです。

しかし、あなたがレポートで見たい特定の基準を持つクライアントや利害関係者がいる場合はどうなりますか？標準のテンプレートから作業している場合は、毎回レポートを変更する必要があります。幸いなことに、あなたのプロジェクト管理ソフトウェアでカスタマイズ可能なテンプレートでは、テンプレートを変更してから、必要に応じて要求されたレポートを必要に応じて実行できます。追加操作は必要ありません。

テンプレートの使用から利益を得ることができるいくつかのプロジェクトと活動は次のとおりです。

選ぶことが不可欠です十分に柔軟なプロジェクト管理ツールさまざまなプロジェクトの要件と人々のユニークな作業スタイルをサポートする。カスタマイズ可能なテンプレートでは、ユーザーが自分の作業スタイルと自分の世話をする情報を反映した個々のビューとレポートを作成できます。

カスタマイズ可能な要求フォームテンプレートには、顧客またはシナリオに基づいて要求および収集された情報を変更することもできます。たとえば、カスタマイズ可能なフォームテンプレートは、さまざまな種類の顧客やプロジェクトに対して質問を異なる柔軟性を提供します。

結局のところ、固定価格サービスプロジェクトのための作業摂取要求フォームは、コストプラス材料および労働プロジェクトのための形式よりも著しく異なる情報を必要とする。

カスタマイズ可能なテンプレートは、誰もが正しい構造と形式で始まることを保証するだけでなく、不可欠な情報のリスクもなくなります。

あなたがAの作業を始めているとき 事業 空のキャンバスは恐ろしいことがあります。あなたが必要なものをすべて持っていることを確認しますか？どのようにあなたの目標と優先順位を他のチームと整列させますか？繰り返し作業を一貫して保持するための正式なプロセスを作成する方法はありますか？

答えは、もちろん、プロジェクト管理ソフトウェアでカスタマイズ可能なテンプレートを使用することです。

あなたが最初から新しいプロジェクトを始めるならば、あなたとあなたのチームはあなた自身の上にあります。比較して、同様のプロジェクトのテンプレートから始めると、この情報のすべてが存在していても、あなたのチームがすべて関連性があることを確認する必要があります。

このプロセスは重要な要件を忘れる危険性を低下させ、また情報収集とプロジェクトを蹴り除くのにかかる時間も短縮されます。カスタマイズ可能なテンプレートは、繰り返しプロセスを自動化し、プロジェクト間の一貫性を維持することで、複製作業を簡単にします。

一番下の行は、プロジェクト管理ソフトウェアのカスタマイズ可能なテンプレートがあなたとあなたのチームが繰り返し可能な成功を収めているので、より効率的な成功のためにチームを設定することです。

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