Waarom zou ik aanpasbare sjablonen gebruiken in projectmanagementsoftware?

Het maakt niet uit hoe groot of klein,Elk project kan profiterenvan het gebruik van sjablonen. Sjablonen zijn herbruikbaar project contouren die herwerken verminderen en dienen als een startpunt voor nieuw werk. Ze zijn vooraf geformatteerd en hebben al enkele overtollige details op zijn plaats. Sjablonen stellen u in staat projecten, taken, rapporten en andere bestanden in te stellen zonder elke keer opnieuw te hoeven te beginnen.

Aanpasbare sjablonen nemen het een stap verder dan uw standaardsjabloon, waarmee u de sjabloonstructuur en -informatie kunt aanpassen aan de behoeften van uw project.

Als u bijvoorbeeld een projectplan-sjabloon van Microsoft Office zou gebruiken, moet u waarschijnlijk de generieke sjabloon wijzigen om uw bedrijfsinformatie en specifieke projectingangen op te nemen telkens wanneer u een nieuw projectplan maakt. Met aanpasbare sjablonen kunt u deze informatie rechtstreeks in de sjabloon opslaan, zodat deze automatisch wordt ingevuld telkens wanneer u het nodig hebt.

In projectmanagement zijn er tal van kansen om aanpasbare sjablonen te gebruiken in plaats van helemaal opnieuw te beginnen. Hier zijn een paar van die kansen waarvoor u in de gaten moet blijven. Houd deze gemeenschappelijke projectsjablonen in gedachten bij het bepalen van een nieuwe projectbeheersoftware.

In projectmanagementsoftware,Vraag formulieren aanSta toe dat u werkaanvragen vasthoudt als ze binnenkomen. Deze formulieren stellen u in staat om een ​​formeel proces vast te stellen voor het indienen, volgen, volgen, evalueren en implementeren van die verzoeken.

Wanneer u een gesorteerde aanvraagformulier maakt, wilt u de gebruiker vragen om relevante details te verstrekken over hun werkverzoek. Aanvraagformuliersjablonen bieden typisch verschillende vraagtypen, waaronder een korte antwoordrespon, paragraafreactie, vervolgkeuzemenis, datumantwoord en meer.

Sminste aanvraagformulieren kunnen worden ontworpen om aan de behoeften van veel verschillende soorten projecten te voldoen. Hier zijn slechts drie ideeën over wat u kunt doen met aanvraagformuliersjablonen in projectmanagementsoftware:

Een effectieve creatieve korte sjabloon bouwenHiermee kunt u de details van een creatief verzoek in een scannabel en actief document aggregeren. Creatieve korte aanvraagformulieren vragen meestal om een ​​overzicht van het verzoek, een profiel van het beoogde publiek, details over uitvoering en de namen van relevante belanghebbenden.

IT / HELP-DESKERVERZOEKEN zijn gemakkelijk te sjablonen en besparen technici voor kostbare tijd en middelen door de belangrijke details van het probleem te verduidelijken en een prioriteitsniveau aan het verzoek toe te wijzen.

Aanvraagformuliersjablonen kunnen human resources-teams helpen om belangrijke administratieve informatie passief te verzamelen, waardoor de noodzaak om kleine stukjes werknemersinformatie op te jagen.

Andere gewone aanvraagformuliersjablonen omvatten:

Projectbeheersoftware met aanpassbare aanvraagformuliersjablonen zorgt ervoor dat uw team alle belangrijke informatie krijgt zonder onnodige vragen te stellen.

Hier zijn 10-aanvraagformuliermonstersom je op weg te helpen.

Met Project Management Software Mappen kunt u uw projecten en taken structureren om eenvoudige navigatie en management mogelijk te maken. Mappen stellen u in staat vergelijkbare projecten of taken te groeperen op basis van de criteria die u opgeeft.

Taken en projecten zijn de belangrijkste bouwstenen binnen projectmanagementsoftware die u helpen bij het volgen en organiseren van uw werk.

Een taakis een enkele werkzaamheden die binnen een project moet worden bereikt.Een projectis de volledige reeks taken die samen moeten worden voltooid om een ​​enkel resultaat of doel te bereiken.

Gesjableerde taken, mappen en projecten kunnen u een raamwerk bieden om nieuwe projecten te beginnen met overeenkomsten met eerder voltooid werk. Als u werkt aan taken die consistent vergelijkbaar zijn met het vorige werk, is het misschien tijd om een ​​aangepaste sjabloon te bouwen.

Sjablonen voor taken, mappen en projecten kunnen u gemakkelijk dupliceren:

Door sjablonen te bouwen voor uw mapstructuur, projectstructuren en taken, kunt u tijd besparen en ervoor zorgen dat het werk consequent is gestructureerd in uw projectmanagementsoftware. Met sjablonen heeft u al de omtrek en structuur telkens wanneer u een nieuw project of taak maakt.

Rapportsjablonen helpen u snel rapporten te maken om meer zichtbaarheid in uw projecten te verkrijgen, te controleren hoe het werk vordert of beoordeelt welk werk nog moet worden toegewezen. Rapporten in projectmanagementsoftware zijn ook een waardevolle manier om de voortgang met belanghebbenden te communiceren.

Sommige gemeenschappelijke rapportsjablonen zijn:

Maar wat als u klanten of stakeholders hebt met specifieke criteria die ze in rapporten willen bekijken? Als u vanuit een standaardsjabloon werkt, moet u het rapport elke keer wijzigen. Gelukkig, met aanpasbare sjablonen in uw projectbeheersoftware, kunt u de sjabloon wijzigen en vervolgens het gevraagde rapport zo vaak als nodig zijn, zonder extra manipulatie vereist.

Hier zijn enkele meer projecten en activiteiten die kunnen profiteren van het gebruik van sjablonen:

Het is essentieel om te kiezenEen tool voor projectbeheer die flexibel genoeg isOm verschillende projectvereisten en de unieke werkstijlen van mensen te ondersteunen. Aanpasbare sjablonen stellen gebruikers toe om individuele weergaven en rapporten te creëren die hun werkstijl en de informatie weergeven.

Aanpasbare aanvraagformuliersjablonen stellen u ook in staat om de gevraagde informatie te variëren en verzameld op basis van de klant of het scenario. Klantgerichte vormsjablonen geven u bijvoorbeeld de flexibiliteit om vragen te stellen voor verschillende soorten klanten of projecten.

Immers, het aanvraagformulier voor het inname-aanvraag voor een project met vaste prijs vereist aanzienlijk verschillende informatie dan het formulier voor een kosten-plus-materiaal- en arbeidsproject.

Aanpasbare sjablonen garanderen niet alleen dat iedereen begint met de juiste structuur en formaat, maar ze verlagen ook het risico van essentiële informatie die wordt gemist.

Wanneer je aan het werk bent aan eenproject, een leeg canvas kan angstaanjagend zijn. Hoe zorg je ervoor dat je alles hebt wat je nodig hebt? Hoe lijn je je doelen en prioriteiten uit met andere teams? Is er een manier om een ​​formeel proces te creëren om terugkerend werk consistent te houden?

Het antwoord is natuurlijk door aanpasbare sjablonen te gebruiken in uw projectmanagementsoftware.

Als u vanaf nul een nieuw project start, zijn u en uw team alleen om alle informatie te verzamelen over welke taken, deliverables, vereisten, enz., Zijn nodig. In vergelijking, als u begint met een sjabloon van een vergelijkbaar project, hebt u al het meeste, zo niet alle, van deze informatie bevolkt, en uw team hoeft simpelweg te bevestigen dat het allemaal relevant is.

Dit proces verlaagt het risico om belangrijke vereisten te vergeten, en het vermindert ook de tijd die nodig is om informatie te verzamelen en een project te starten. Aanpasbare sjablonen maken het repliceren van werk eenvoudig door repetitieve processen te automatiseren en de consistentie tussen projecten te behouden.

De bottom line is dat aanpasbare sjablonen in projectmanagementsoftware u en uw team instellen voor herhaalbaar succes, terwijl u u ook efficiënter maakt.

Sjablonen gebruiken in projectmanagement (infographic)

Hoe projectplan-sjablonen te bouwen en te gebruiken zoals een pro

Zeg afscheid van Gantt-grafieken in Excel met deze projectmanagementsjablonen

10 aanvraagformuliersjablonen om uw team te helpen slagen

5 beste praktijken voor het beheren van inkomende werkverzoeken