Почему я должен использовать настраиваемые шаблоны в программном обеспечении управления проектами?

Независимо от того, насколько большой или маленький,Любой проект может выигратьот использования шаблонов. Шаблоны являются многоразовыми контурами проекта, которые уменьшают переделки и служат отправной точкой для новой работы. Они предварительно отформатированы и уже имеют некоторые избыточные детали на месте. Шаблоны позволяют вам настроить проекты, задачи, отчеты и другие файлы без наступления с нуля каждый раз.

Настраиваемые шаблоны принимают его на шаг дальше, чем ваш стандартный шаблон, что позволяет настроить структуру и информацию шаблона в соответствии с потребностями вашего проекта.

Например, если бы вы использовали шаблон плана проекта из Microsoft Office, вам, вероятно, нужно будет изменить универсальный шаблон, чтобы включить информацию о вашей компании и конкретные входы проекта каждый раз, когда вы создаете новый план проекта. С настраиваемыми шаблонами вы можете сохранить эту информацию непосредственно в шаблоне, поэтому он автоматически заполняется каждый раз, когда вам это нужно.

В управлении проектами существует множество возможностей для использования настраиваемых шаблонов, а не начиная с нуля. Вот несколько из тех возможностей, которые вы должны следить за. Сохраняйте эти общие шаблоны проекта при принятии решения о новом программном обеспечении управления проектами.

В программном обеспечении управления проектами,Формы запросаПозвольте вам захватить запросы на работу, когда они входят. Эти формы позволяют создать формальный процесс подачи, отслеживания, оценки и реализации этих запросов.

При создании формы запроса на шаблон вы хотите предложить пользователю предоставлять любые соответствующие данные о своем запросе на работу. Шаблоны форм запроса, как правило, будут предлагать разные типы вопросов, включая ответ на короткий ответ, ответ абзац, раскрывающийся ответ, ответ на дату и многое другое.

Формы запросов на шаблон могут быть предназначены для удовлетворения потребностей многих различных видов проектов. Вот только три идеи того, что вы можете сделать с помощью шаблонов форм запроса в программном обеспечении управления проектами:

Создание эффективного творческого краткого шаблонаПозволяет вы агрегировать детали творческого запроса в сканнетируемый и действенный документ. Креативные короткие формы запросов, как правило, просят обзор запроса, профиля предполагаемой аудитории, специфики для выполнения, и имена любых соответствующих заинтересованных сторон.

Запросы на столу!

Шаблоны формы запросов могут помочь командам людских ресурсов собирать важной административной информации, минимизируя необходимость охотиться на небольшие части информации о сотрудниках.

Другие общие шаблоны форм запросов включают в себя:

Программное обеспечение для управления проектами, которое включает в себя настраиваемые шаблоны формы запроса, убедитесь, что ваша команда получает всю важную информацию, не задавая ненужные вопросы.

Вот 10 образцов формы запросачтобы начать.

Папки программного обеспечения управления проектами позволяют структурировать свои проекты и задачи, чтобы облегчить навигацию и управление. Папки позволяют вам группировать аналогичные проекты или задачи, основанные на таком критериях, которые вы указываете.

Задачи и проекты являются основными строительными блоками в рамках программного обеспечения для управления проектами, которые помогут вам отслеживать и организовать свою работу.

Задачаявляется единственной единицей работы, которая должна быть достигнута в рамках проекта.Проектэто вся серия задач, которые необходимо завершено вместе, чтобы достичь одного результата или цели.

Шаблонные задачи, папки и проекты могут предоставить вам рамки для начала новых проектов, которые имеют сходство с ранее выполненной работой. Если вы обнаружите, что работаете над задачами, которые постоянно похожи на предыдущую работу, это может быть время для создания пользовательского шаблона.

Шаблоны для задач, папок и проектов могут позволить вам легко продублировать:

Строительство шаблонов для вашей структуры папки, структуры проекта и задач, вы можете сэкономить время и обеспечить постоянную работу работы по всему программному обеспечению управления проектами. С шаблонами у вас уже есть контур и структура каждый раз, когда вы создаете новый проект или задачу.

Шаблоны отчетов помогут вам быстро создавать отчеты, чтобы получить больше видимости в ваши проекты, мониторинг, как работает работа, или оценить, какую работу все еще необходимо назначить. Отчеты в программном обеспечении управления проектами также являются ценным способом доехать до заинтересованных сторон.

Некоторые распространенные шаблоны отчетов являются:

Но что, если у вас есть клиенты или заинтересованные стороны, которые имеют конкретные критерии, которые они хотят просматривать в отчетах? Если вы работаете со стандартного шаблона, вам придется модифицировать отчет каждый раз. К счастью, с настраиваемыми шаблонами в вашем программном обеспечении управления проектами вы можете изменить шаблон, а затем запускать запрошенный отчет столько раз, сколько необходимо, без необходимости дополнительных манипуляций.

Вот еще несколько проектов и мероприятий, которые могут извлечь выгоду из использования шаблонов:

Важно выбратьИнструмент управления проектами, который достаточно гибкийЧтобы поддержать различные требования к проекту и уникальные рабочие стили людей. Настраиваемые шаблоны позволяют пользователям создавать отдельные представления и отчеты, которые отражают свой рабочий стиль и информацию, которую они заботятся о.

Настраиваемые шаблоны формы запроса также позволяют вам варьироваться в зависимости от информации, которую запрашивается и собирается на основе клиента или сценария. Например, настраиваемые шаблоны формы дают вам гибкость для различных вопросов для различных типов клиентов или проектов.

В конце концов, форма запроса на потребление работы для проекта службы фиксированной цен требует существенно другой информации, чем форма для проекта стоимости плюс и труда.

Настраиваемые шаблоны не только гарантируют, что все начинаются с правильной структуры и формата, но они также снижают риск пропущенной необходимой информации.

Когда вы начинаете работу напроектПустой холст может быть ужасающим. Как вы убедитесь, что у вас есть все, что вам нужно? Как вы согласуетесь с целями и приоритетами с другими командами? Есть ли способ создать формальный процесс, чтобы сохранить постоянную работу повторения?

Ответ, конечно, является использованием настраиваемых шаблонов в вашем программном обеспечении управления проектами.

Если вы начнете новый проект с нуля, вы и ваша команда сами по себе, чтобы собрать всю информацию о каких задачах, результатах, требованиях и т. Д. В сравнении, если вы начнете с шаблона аналогичного проекта, у вас уже есть большинство, если не все, из этой информации, заполненной, и ваша команда просто должна подтвердить, что все это актуально.

Этот процесс снижает риск забывающих важных требований, и он также уменьшает время, необходимое для сбора информации и отключить проект. Настраиваемые шаблоны делают репликацию работать легко путем автоматизации повторяющихся процессов и поддержания согласованности по всему проектам.

Нижняя строка заключается в том, что настраиваемые шаблоны в программном обеспечении управления проектами устанавливают вас и вашей команды для повторного успеха, а также создавая вас более эффективными.

Использование шаблонов в управлении проектами (инфографики)

Как строить и использовать шаблоны плана проекта, как Pro

Попрощайтесь с GANTT Charts в Excel с этими шаблонами управления проектами

10 шаблонов форм запроса, чтобы помочь вашей команде преуспеть

5 лучших практик для управления входящимисями запросами на работу