Hvorfor skal jeg bruke tilpassbare maler i Project Management Software?

Uansett hvor stor eller liten,Ethvert prosjekt kan ha nyttefra å bruke maler. Maler er gjenbrukbare prosjekter som reduserer omarbeidet og tjener som utgangspunkt for nytt arbeid. De er forhåndsformaterte og har allerede noen redundante detaljer på plass. Maler gjør at du kan konfigurere prosjekter, oppgaver, rapporter og andre filer uten å måtte starte fra grunnen hver gang.

Tilpassbare maler Ta det et skritt lenger enn standardmalen, slik at du kan justere malestrukturen og informasjonen som passer til prosjektets behov.

For eksempel, hvis du skulle bruke en prosjektplanmal fra Microsoft Office, må du sannsynligvis endre den generiske malen for å inkludere bedriftens informasjon og spesifikke prosjektinnganger hver gang du oppretter en ny prosjektplan. Med tilpassbare maler kan du lagre denne informasjonen direkte i malen, så den blir automatisk befolket hver gang du trenger den.

I prosjektledelse er det mange muligheter til å bruke tilpassbare maler i stedet for å starte fra bunnen av. Her er noen av disse mulighetene du bør holde øye med. Hold disse vanlige prosjektmalene i tankene når du bestemmer deg for en ny prosjektstyringsprogramvare.

I prosjektledelse programvare,ForespørselsskjemaerTillat deg å fange arbeidsforespørsler som de kommer inn. Disse skjemaene gjør at du kan etablere en formell prosess for å sende inn, spore, evaluere og implementere disse forespørslene.

Når du oppretter en templatert forespørsel, vil du spørre brukeren om å gi relevante opplysninger om deres arbeidsforespørsel. Forespørselsskjema Maler vil typisk tilby forskjellige spørsmålstyper, inkludert kortvarig respons, avsnittsrespons, dropdown respons, dato respons og mer.

Templerte forespørselsskjemaer kan utformes for å møte behovene til mange forskjellige typer prosjekter. Her er bare tre ideer om hva du kan gjøre med forespørselsskjema maler i prosjektstyringsprogramvare:

Bygg en effektiv kreativ kort malGjør det mulig å samle detaljene for en kreativ forespørsel til et skannbart og handlingsabelt dokument. Kreative korte forespørselsskjemaer ber vanligvis om en oversikt over forespørselen, en profil for det tiltenkte publikum, spesifikasjoner om utførelse og navnene på relevante interessenter.

IT / Help Desk-forespørsler er enkelt templaterte og lagre teknikere verdifull tid og ressurser ved å avklare de viktige detaljene for problemet og tildele et prioritetsnivå til forespørselen.

Forespørselsskjema Maler kan hjelpe menneskelige ressursgrupper med å samle viktige administrative opplysninger passivt, minimere behovet for å jakte på små biter av ansattes opplysninger.

Andre vanlige forespørselsskjema maler inkluderer:

Prosjektstyringsprogramvare som inkluderer tilpassbare forespørselsskjema maler, vil sikre at teamet ditt får all viktig informasjon uten å spørre unødvendige spørsmål.

Her er 10 forespørsel form prøverfor å komme i gang.

Prosjektstyringsprogramvare gir deg mulighet til å strukturere prosjektene og oppgavene for å muliggjøre enkel navigering og ledelse. Mapper gjør at du kan gruppere lignende prosjekter eller oppgaver basert på hvilke kriterier du angir.

Oppgaver og prosjekter er de viktigste byggeblokkene innen prosjektledelse programvare som hjelper deg med å spore og organisere arbeidet ditt.

En oppgaveer en enkelt arbeidsenhet som må oppnås i et prosjekt.Et prosjekter hele serien av oppgaver som må fylles ut for å oppnå et enkelt utfall eller mål.

Templerte oppgaver, mapper og prosjekter kan gi deg et rammeverk for å starte nye prosjekter som har likheter med tidligere fullført arbeid. Hvis du finner deg selv å jobbe med oppgaver som konsekvent ligner på tidligere arbeid, kan det være på tide å bygge ut en egendefinert mal.

Maler for oppgaver, mapper og prosjekter kan tillate deg å enkelt duplisere:

Ved å bygge maler for mappestrukturen din, prosjektstrukturer og oppgaver, kan du spare tid og sikre at arbeidet er konsekvent strukturert gjennom hele prosjektstyringsprogramvaren. Med maler har du allerede oversikten og strukturen hver gang du lager et nytt prosjekt eller en oppgave.

Rapportmaler hjelper deg med å raskt lage rapporter for å få mer synlighet i prosjektene dine, overvåke hvordan arbeidet utvikler seg, eller vurder hvilket arbeid som fortsatt må tilordnes. Rapporter i prosjektstyringsprogramvare er også en verdifull måte å kommunisere fremgang med interessenter på.

Noen vanlige rapportmaler er:

Men hva hvis du har kunder eller interessenter som har spesifikke kriterier, vil de se i rapporter? Hvis du jobber med en standardmal, må du endre rapporten hver gang. Heldigvis, med tilpassbare maler i prosjektstyringsprogramvaren, kan du endre malen og deretter kjøre den forespurte rapporten så mange ganger som nødvendig, uten ekstra manipulasjon som kreves.

Her er noen flere prosjekter og aktiviteter som kan ha nytte av bruk av maler:

Det er viktig å velgeEt prosjektstyringsverktøy som er fleksibelt nokÅ støtte ulike prosjektkrav og folks unike arbeidsstiler. Tilpassbare maler tillater brukere å lage individuelle visninger og rapporter som gjenspeiler deres arbeidsstil og informasjonen de bryr seg om.

Tilpassbare forespørselsskjema maler gjør det også mulig for deg å variere informasjonen som er forespurt og samlet basert på kunden eller scenariet. For eksempel gir tilpassbare formmaler deg fleksibiliteten til å variere spørsmål for ulike typer kunder eller prosjekter.

Tross alt krever arbeidsinntaksforespørselsskjemaet for et fastprisprosjekt betydelig annen informasjon enn skjemaet for et kostnads-plus-materiale og arbeidsprosjekt.

Tilpassbare maler ikke bare forsikre deg om at alle starter med riktig struktur og format, men de reduserer også risikoen for at viktig informasjon blir savnet.

Når du begynner å jobbe på enprosjekt, et tomt lerret kan være skremmende. Hvordan sikrer du at du har alt du trenger? Hvordan justerer du målene dine og prioriteringer med andre lag? Er det en måte å skape en formell prosess for å holde gjentatt arbeid konsistent?

Svaret er selvsagt ved å bruke tilpassbare maler i prosjektstyringsprogramvaren.

Hvis du starter et nytt prosjekt fra Scratch, er du og teamet ditt på egen hånd for å samle all informasjon om hvilke oppgaver, leveranser, krav, etc., er nødvendig. I sammenligning, hvis du starter med en mal av et lignende prosjekt, har du allerede mest, om ikke alt, av denne informasjonen befolket, og laget ditt bare trenger å bekrefte at det er alt relevant.

Denne prosessen senker risikoen for å glemme viktige krav, og det reduserer også tiden det tar å samle inn informasjon og starte et prosjekt. Tilpassbare maler gjør Replicating Work lett ved å automatisere repeterende prosesser og opprettholde konsistens på tvers av prosjekter.

Bunnlinjen er at tilpassbare maler i prosjektstyringsprogramvaren setter deg og ditt lag opp for repeterbar suksess samtidig som du gjør deg mer effektiv.

Bruke maler i prosjektledelse (infografisk)

Hvordan bygge og bruke prosjektplanmaler som en proff

Si farvel til Gantt-diagrammer i Excel med disse prosjektledelsesmalene

10 Forespørselsskjema Maler for å hjelpe teamet ditt lykkes

5 beste praksis for å administrere innkommende arbeidsforespørsler