เหตุใดฉันจึงควรใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ไม่ว่าจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กโครงการใด ๆ สามารถได้รับประโยชน์จากการใช้เทมเพลต เทมเพลตเป็นโครงร่างโครงการที่ใช้ซ้ำได้ที่ลดการทำงานใหม่และทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับงานใหม่ พวกเขาฟอร์แมตล่วงหน้าและมีรายละเอียดซ้ำซ้อนบางอย่างในสถานที่ เทมเพลตช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าโครงการภารกิจรายงานและไฟล์อื่น ๆ โดยไม่ต้องเริ่มต้นจากการเริ่มต้นทุกครั้ง

เทมเพลตที่ปรับแต่งได้นำไปสู่ขั้นตอนเดียวมากกว่าเทมเพลตมาตรฐานของคุณทำให้คุณสามารถปรับโครงสร้างเทมเพลตและข้อมูลเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของโครงการของคุณ

ตัวอย่างเช่นหากคุณใช้เทมเพลตแผนโครงการจาก Microsoft Office คุณอาจต้องแก้ไขเทมเพลตทั่วไปเพื่อรวมข้อมูล บริษัท ของคุณและอินพุตโครงการเฉพาะทุกครั้งที่คุณสร้างแผนโครงการใหม่ ด้วยเทมเพลตที่ปรับแต่งได้คุณสามารถบันทึกข้อมูลนี้ได้โดยตรงในเทมเพลตดังนั้นจึงมีประชากรโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณต้องการ

ในการจัดการโครงการมีโอกาสมากมายในการใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้แทนที่จะเริ่มต้นจากการเริ่มต้น ต่อไปนี้เป็นโอกาสเหล่านั้นที่คุณควรจับตามอง รักษาเทมเพลตโครงการทั่วไปเหล่านี้ไว้ในใจเมื่อตัดสินใจเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการใหม่

ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบฟอร์มขออนุญาตให้คุณจับคำของานตามที่พวกเขาเข้ามารูปแบบเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถสร้างกระบวนการที่เป็นทางการสำหรับการส่งการติดตามประเมินและดำเนินการตามคำขอเหล่านั้น

เมื่อสร้างแบบฟอร์มคำขอเทมเพลตคุณต้องการแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับคำของานของพวกเขา เทมเพลตแบบฟอร์มขอมักจะเสนอคำถามที่แตกต่างกันรวมถึงคำตอบสั้น ๆ การตอบสนองย่อหน้าการตอบสนองแบบเลื่อนลงการตอบสนองวันที่และอื่น ๆ

แบบฟอร์มขอเทมเพลตสามารถออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของโครงการหลายประเภท นี่เป็นเพียงสามความคิดของสิ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยเทมเพลตแบบฟอร์มคำขอในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ:

สร้างเทมเพลตสั้น ๆ ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณสามารถรวมรายละเอียดของคำขอสร้างสรรค์ลงในเอกสารสแกนได้และสามารถดำเนินการได้ แบบฟอร์มคำขอสั้น ๆ ที่สร้างสรรค์โดยทั่วไปจะขอภาพรวมของการร้องขอรายละเอียดของผู้ชมที่ต้องการโดยเฉพาะเกี่ยวกับการดำเนินการและชื่อของผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง

คำขอโต๊ะ IT / HEAPP เป็นเทมเพลตและประหยัดเวลาและทรัพยากรที่มีค่าโดยการชี้แจงรายละเอียดที่สำคัญของปัญหาและกำหนดระดับความสำคัญให้กับการร้องขอ

เทมเพลตแบบฟอร์มขอสามารถช่วยให้ทีมทรัพยากรมนุษย์รวบรวมข้อมูลการบริหารที่สำคัญอย่างอดทนลดความจำเป็นในการตามล่าข้อมูลพนักงานชิ้นเล็ก ๆ

แม่แบบฟอร์มคำขอทั่วไปอื่น ๆ รวมถึง:

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีเทมเพลตแบบฟอร์มคำขอที่ปรับแต่งได้จะทำให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลสำคัญทั้งหมดโดยไม่ต้องถามคำถามที่ไม่จำเป็น

นี่คือตัวอย่างการขอ 10 ตัวอย่างเพื่อให้คุณเริ่มต้น

โฟลเดอร์ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้คุณจัดโครงสร้างโครงการและภารกิจของคุณเพื่อให้สามารถนำทางและการจัดการได้ง่าย โฟลเดอร์ช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มโครงการหรืองานที่คล้ายกันตามเกณฑ์ใด ๆ ที่คุณระบุ

งานและโครงการเป็นหน่วยการสร้างหลักภายในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณติดตามและจัดงานของคุณ

งานเป็นหน่วยงานเดียวที่ต้องประสบความสำเร็จภายในโครงการโครงการเป็นชุดของงานทั้งหมดที่ต้องเสร็จสมบูรณ์เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์หรือเป้าหมายเดียว

งานที่เทมเพลตโฟลเดอร์และโครงการสามารถให้คุณมีกรอบการทำงานเพื่อเริ่มโครงการใหม่ที่มีความคล้ายคลึงกับงานที่เสร็จสมบูรณ์ก่อนหน้านี้ หากคุณพบว่าตัวเองทำงานกับงานที่คล้ายกับงานก่อนหน้านี้อย่างต่อเนื่องอาจถึงเวลาที่จะสร้างเทมเพลตที่กำหนดเอง

เทมเพลตสำหรับงานโฟลเดอร์และโครงการสามารถให้คุณทำซ้ำได้อย่างง่ายดาย:

โดยการสร้างเทมเพลตสำหรับโครงสร้างโฟลเดอร์ของคุณโครงสร้างโครงการและงานคุณสามารถประหยัดเวลาและให้แน่ใจว่างานมีโครงสร้างอย่างต่อเนื่องตลอดซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ ด้วยเทมเพลตคุณมีโครงร่างและโครงสร้างทุกครั้งที่คุณสร้างโครงการหรืองานใหม่

เทมเพลตรายงานช่วยให้คุณสร้างรายงานอย่างรวดเร็วเพื่อให้สามารถมองเห็นโครงการของคุณได้มากขึ้นตรวจสอบวิธีการทำงานที่คืบหน้าหรือประเมินผลงานที่ยังคงต้องได้รับมอบหมาย รายงานในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการยังเป็นวิธีที่มีค่าในการสื่อสารความก้าวหน้าของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

แม่แบบรายงานทั่วไปบางอย่างคือ:

แต่ถ้าคุณมีลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่มีเกณฑ์เฉพาะที่พวกเขาต้องการดูในรายงาน หากคุณทำงานจากเทมเพลตมาตรฐานคุณจะต้องแก้ไขรายงานทุกครั้ง โชคดีที่มีเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณคุณสามารถเปลี่ยนเทมเพลตจากนั้นเรียกใช้รายงานที่ร้องขอได้หลายครั้งตามต้องการโดยไม่ต้องมีการจัดการเพิ่มเติม

ต่อไปนี้เป็นโครงการและกิจกรรมเพิ่มเติมที่สามารถได้รับประโยชน์จากการใช้เทมเพลต:

จำเป็นต้องเลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีความยืดหยุ่นเพียงพอเพื่อสนับสนุนข้อกำหนดของโครงการที่แตกต่างกันและรูปแบบการทำงานที่เป็นเอกลักษณ์ของผู้คน เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างมุมมองและรายงานส่วนบุคคลที่สะท้อนถึงสไตล์การทำงานของพวกเขาและข้อมูลที่พวกเขาสนใจ

เทมเพลตแบบฟอร์มคำขอที่ปรับแต่งได้ยังช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่ร้องขอและรวบรวมตามลูกค้าหรือสถานการณ์ ตัวอย่างเช่นเทมเพลตฟอร์มที่ปรับแต่งได้จะทำให้คุณมีความยืดหยุ่นในการแตกต่างกันไปตามคำถามสำหรับลูกค้าหรือโครงการประเภทต่างๆ

ท้ายที่สุดแล้วรูปแบบการร้องขอการทำงานของงานสำหรับโครงการบริการราคาคงที่ต้องใช้ข้อมูลที่แตกต่างกันอย่างมีนัยสำคัญมากกว่าแบบฟอร์มสำหรับโครงการต้นทุนบวกกับวัสดุและแรงงาน

เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ไม่เพียง แต่รับรองได้ว่าทุกคนเริ่มต้นด้วยโครงสร้างและรูปแบบที่ถูกต้อง แต่พวกเขายังลดความเสี่ยงของการพลาดข้อมูลที่จำเป็น

เมื่อคุณเริ่มทำงานกับโครงการผ้าใบเปล่าอาจน่ากลัว คุณมั่นใจได้อย่างไรว่าคุณมีทุกสิ่งที่คุณต้องการ? คุณจะจัดแนวเป้าหมายและลำดับความสำคัญของคุณกับทีมอื่นได้อย่างไร มีวิธีสร้างกระบวนการอย่างเป็นทางการเพื่อให้งานที่เกิดขึ้นเป็นประจำหรือไม่?

คำตอบแน่นอนคือการใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ

หากคุณเริ่มโครงการใหม่ตั้งแต่เริ่มต้นคุณและทีมของคุณเป็นของคุณเองเพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับงานที่ส่งมอบข้อกำหนด ฯลฯ จำเป็นต้องใช้ ในการเปรียบเทียบหากคุณเริ่มต้นด้วยเทมเพลตของโครงการที่คล้ายกันคุณมีมากที่สุดถ้าไม่ใช่ทั้งหมดของข้อมูลนี้ประชากรและทีมของคุณเพียงแค่ต้องยืนยันว่ามันเกี่ยวข้องทั้งหมด

กระบวนการนี้ช่วยลดความเสี่ยงในการลืมข้อกำหนดที่สำคัญและยังช่วยลดเวลาในการรวบรวมข้อมูลและเริ่มโครงการ เทมเพลตที่ปรับแต่งได้ทำให้การจำลองใช้งานง่ายโดยกระบวนการทำซ้ำอัตโนมัติและรักษาความสอดคล้องในโครงการ

บรรทัดล่างคือเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการทำให้คุณและทีมของคุณเพื่อความสำเร็จที่ทำซ้ำได้ในขณะที่ทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การใช้เทมเพลตในการจัดการโครงการ (Infographic)

วิธีการสร้างและใช้เทมเพลตแผนโครงการเช่นมืออาชีพ

บอกลาแผนภูมิ Gantt ใน Excel กับแม่แบบการจัดการโครงการเหล่านี้

10 คำขอแบบฟอร์มแม่แบบเพื่อช่วยให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จ

5 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการคำของานที่เข้ามา