Miért kell használni testreszabható sablonokat a projektmenedzsment szoftverben?
Nem számít, milyen nagy vagy kicsi,Bármely projekt előnyös leheta sablonok használatából. A sablonok újrafelhasználható projekt körvonalak, amelyek csökkentik az átdolgozást, és kiindulópontként szolgálnak az új munkákhoz. Előre formázottak, és már van néhány redundáns részlete. A sablonok lehetővé teszik a projektek, feladatok, jelentések és egyéb fájlok beállítását anélkül, hogy minden alkalommal meg kell kezdened a karcolásból.
A testreszabható sablonok egy lépéssel továbblépnek, mint a szokásos sablon, lehetővé téve a sablonstruktúrát és az információkat a projekt igényeinek megfelelően.
Például, ha úgy döntesz, hogy egy projekt terv sablon a Microsoft Office, akkor azt valószínűleg módosítani kell a generikus sablont, a vállalat információkat és konkrét projekt bemenetek minden alkalommal, amikor egy új projekt tervet. Testreszabható sablonokkal megmentheti ezt az információt közvetlenül a sablonba, így minden alkalommal, amikor szüksége van rá.
A projektmenedzsmentben rengeteg lehetőség van a testreszabható sablonok használatára, nem pedig a semmiből. Íme néhány olyan lehetőség, amelyet meg kell tartania. Tartsa szem előtt ezeket a közös projekt sablonokat, amikor egy új projektmenedzsment szoftverről dönt.
A projektmenedzsment szoftverben,kérési űrlapokEngedje meg, hogy megragadja a munkahelyi kéréseket, ahogy jönnek. Ezek a formák lehetővé teszik a formális folyamat létrehozását, nyomon követésére, értékelésére és végrehajtására e kérelmek.
Amikor létrehoz egy sablonra igénylőlapot, azt szeretnénk, hogy figyelmezteti a felhasználót, hogy adja meg a vonatkozó részleteket a munka kérést. Igénylőlapot sablonok általában különböző kérdés típusok, beleértve a rövid válasz válasz pontját válasz legördülő válasz, dátum válasz, és így tovább.
A sablonos kérés formanyomtatványokat úgy tervezték, hogy megfeleljen számos különböző projekt igényeinek. Itt csak három ötlet van arról, hogy mit tehet a kérés űrlap sablonokkal a projektmenedzsment szoftverben:
Hatékony kreatív rövid sablon építéseLehetővé teszi, hogy összesítse a kreatív kérelem részleteit egy szkennelhető és operatív dokumentumba. Creative rövid kérés formák rendszerint kérjen egy áttekintést a kérelem egy profilt a célközönség, sajátosságait végrehajtás, és a nevét minden érintettet.
Az IT / Help Desk kérések könnyen salátasak és megmenthetők a technikusok értékes időt és erőforrásokat a probléma fontos részleteinek tisztázása és a prioritási szint hozzárendelése a kérelemhez.
Igénylőlapot sablonok segítségével az emberi erőforrás, gyűjtsön fontos adminisztratív információkat passzívan, minimalizálva annak szükségességét, hogy levadásszák apró munkavállalók tájékoztatására.
Egyéb közös kérési űrlap sablonok:
A projekt menedzsment szoftver, amely személyre szabható igénylőlapot sablonok biztosítják a csapat kap minden fontos információt megkérdezése nélkül felesleges kérdéseket.
Itt van 10 kérés formája mintákelkezdené.
A projektmenedzsment szoftver mappái lehetővé teszik a projektek és feladatok felépítését, hogy lehetővé tegyék az egyszerű navigációt és a menedzsmentet. A mappák lehetővé teszik a hasonló projektek vagy feladatok csoportosítása attól függően, hogy melyik kritériumot adja meg.
A feladatok és projektek a projektmenedzsment szoftveren belüli fő építőelemek, amelyek segítenek a munkájának nyomon követésében és megszervezésében.
Egy feladategy olyan munkaegység, amelyet egy projekten belül kell elvégezni.Egy projektA teljes olyan feladatok sorozata, amelyeket együtt kell kitölteni egy kimenetel vagy cél elérése érdekében.
Sablonozott feladatokat, mappák és projektek adhat keretet kezdeni az új projektek, amelyek hasonlóságot mutatnak a korábban elvégzett munka. Ha úgy találja, hogy olyan feladatokon dolgozik, amelyek következetesen hasonlóak a korábbi munkához, akkor idő lehet egy egyedi sablon kiépítése.
A feladatok, mappák és projektek sablonjai lehetővé teszik, hogy könnyen megismételjük:
A mappaszerkezet, a projektstruktúrák és a feladatok építési sablonokkal időt takaríthat meg, és biztosíthatja a munkadarabot a projektmenedzsment szoftverén keresztül. A sablonokkal már megvilágítja és szerkezete minden alkalommal, amikor létrehoz egy új projektet vagy feladatot.
Report sablonok segítségével gyorsan készíthet jelentéseket, hogy minél több rálátást a projektek, monitor milyen munka jól halad, vagy felmérni, hogy milyen munkát kell még hozzá. A projektmenedzsment szoftverében szereplő jelentések szintén értékes módja az érdekelt felekkel való haladás kommunikálására.
Néhány közös jelentés sablon:
De mi van, ha már az ügyfelek, illetve az érintettek, akiknek konkrét kritériumokat meg akarják nézni a jelentéseket? Ha egy szabványos sablonból dolgozik, akkor minden alkalommal módosítania kell a jelentést. Szerencsére, testreszabható sablonokkal a projektmenedzsment szoftverben módosíthatja a sablont, majd szükség esetén futtathatja a kért jelentést, ha szükséges, további manipuláció szükséges.
Íme néhány olyan projekt és tevékenység, amely részesülhet a sablonok használatából:
Ez elengedhetetlenegy olyan projektmenedzsment eszköz, amely elég rugalmasA különböző projektkövetelmények és az emberek egyedi munkatervezéseinek támogatása. A testreszabható sablonok lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy hozzanak létre egyéni nézeteket és jelentéseket, amelyek tükrözik munkatermüket és az általuk érdekelt információkat.
A testreszabható kérelem űrlap sablonok lehetővé teszik, hogy változtassa meg a kért és gyűjtött információkat az ügyfél vagy a forgatókönyv alapján. Például, testreszabható űrlapsablonokat megadja azt a rugalmasságot, hogy változik kérdésekre a különböző típusú ügyfelek vagy projektek.
Végtére is, a munka bevitel igénylőlapot egy fix áras szolgáltatási projekt igényel lényegesen eltérő adatok formájában költség-plusz-anyag és munka projekt.
A testreszabható sablonok nemcsak biztosítják, hogy mindenki a megfelelő struktúrával és formátummal kezdődik, de csökkentik a hiányos információk kockázatát is.
Amikor elkezd dolgozni aprojekt, egy üres vászon lehet rémülni. Hogyan biztosíthatja, hogy mindent, amire szüksége van? Hogyan igazolja céljait és prioritásait más csapatokkal? Van-e mód arra, hogy formális folyamatot hozzon létre az ismétlődő munka megőrzéséhez?
A válasz természetesen a testreszabható sablonok segítségével történik a projektmenedzsment szoftverben.
Ha elkezd egy új projekt a semmiből, Ön és csapata saját gyűjteni az összes információt, hogy milyen feladatokat, a teljesítendő követelményeket, stb van szükség. Összehasonlításképpen, ha egy hasonló projekt sablonjával kezdődik, akkor már a leginkább, ha nem minden, az ilyen információ lakott, és a csapatnak egyszerűen meg kell erősítenie, hogy ez minden lényeges.
Ez a folyamat csökkenti a kockázatot a felejtés fontos követelmény, és ez is csökkenti a szükséges időt, hogy információkat gyűjtsön és kick off a projekt. A testreszabható sablonok egyszerűsítik a munkát az ismétlődő folyamatok automatizálásával és a projektek konzisztenciájának fenntartásával.
A lényeg az, hogy személyre szabható sablonok projekt menedzsment szoftver beállítása az Ön és csapata megismételhető siker emellett a felhasználók még hatékonyabban.
A projektmenedzsment (infographic) sablonok használata
Hogyan építsünk és használjunk projektterv sablonokat, mint egy profi
Adjon búcsút Gantt diagramok Excel-ben Ezekkel a projektmenedzsment sablonokkal
10 kérés űrlap sablonok, hogy segítsen a csapatnak sikerülni
5 legjobb gyakorlat a bejövő munkakérések kezelésére
