Dlaczego powinienem używać konfigurowalnych szablonów w oprogramowaniu do zarządzania projektami?
Bez względu na to, jak duży lub mały,Każdy projekt może korzystaćz używania szablonów. Szablony są projektowanie projektu wielokrotnego użytku, które zmniejszają przeróbki i służą jako punkt wyjścia do nowej pracy. Są one wstępnie sformatowane i mają już pewne redundantne dane. Szablony umożliwiają skonfigurowanie projektów, zadań, raportów i innych plików bez konieczności rozpoczęcia od zarysowania za każdym razem.
Dostosowywane szablony wziąć go o krok dalej niż szablon standardowy, umożliwiając dostosowanie struktury szablonu i informacji, aby dostosować się do potrzeb projektu.
Na przykład, jeśli miałbyś użyć szablonu planu projektu z Microsoft Office, prawdopodobnie musiałbyś zmodyfikować szablon ogólny, aby uwzględnić informacje o firmie i konkretne wejścia projektowe za każdym razem, gdy tworzysz nowy plan projektu. Dzięki konfigurowalnym szablonom można zapisać te informacje bezpośrednio w szablonie, więc jest automatycznie zaludniony za każdym razem, gdy go potrzebujesz.
W zarządzaniu projektami istnieje wiele możliwości używania konfigurowalnych szablonów, a nie zaczynających się od podstaw. Oto kilka z tych możliwości, na które powinieneś mieć oko. Uważaj na uwadze te wspólne szablony projektów przy podejmowaniu decyzji o nowym oprogramowaniu do zarządzania projektami.
W oprogramowaniu do zarządzania projektami,Formularze żądaniaPozwól, aby uchwycić prośby o pracę, gdy wchodzą. Formularze te umożliwiają ustanowienie formalnego procesu składania, śledzenia, oceny i wdrażania tych wniosków.
Podczas tworzenia postaci żądania szablonowego chcesz, aby wyświetlić użytkownikowi, aby wyświetlić odpowiednie informacje na temat ich wniosku o pracę. Szablony formularza prośbą zazwyczaj oferują różne typy pytań, w tym odpowiedź krótko-odpowiedzi, odpowiedź akapitowa, odpowiedź rozwijana, reakcja daty i więcej.
Podstawowe formularze żądania można zaprojektować, aby zaspokoić potrzeby wielu różnych rodzajów projektów. Oto tylko trzy pomysły tego, co możesz zrobić z żądanymi szablonami formularza w oprogramowaniu do zarządzania projektami:
Budowanie skutecznego kreatywnego krótkiego szablonuUmożliwia agregowanie szczegółów twórczego żądania w dokument skanowalny i działający. Kreatywne krótkie formularze żądania zazwyczaj poprosi o przegląd żądania, profil zamierzonej publiczności, specyfiki na wykonanie oraz nazwy wszelkich istotnych interesariuszy.
Wnioski o / pomocnicze są łatwo szablonowane i oszczędzają techników cenny czas i zasoby poprzez wyjaśnienie ważnych szczegółów problemu i przypisywania poziomu priorytetowego na żądanie.
Prośba o szablony formularza może pomóc zespołom zasobów ludzkich biernie zgromadzić ważne informacje administracyjne, minimalizując potrzebę polowania na małe elementy informacyjne pracowników.
Inne wspólne szablony formularzy wniosku obejmują:
Oprogramowanie do zarządzania projektami, które obejmuje konfigurowalne szablony formularza żądania zapewni, że Twój zespół otrzyma wszystkie ważne informacje bez zadawania niepotrzebnych pytań.
Oto 10 próbek formularza żądaniazacząć.
Foldery oprogramowania do zarządzania projektami umożliwiają strukturę projektów i zadań, aby umożliwić łatwą nawigację i zarządzanie. Foldery umożliwiają grupę podobnych projektów lub zadań opartych na dowolnych kryteriów określonych.
Zadania i projekty są głównymi blokami budynków w ramach oprogramowania do zarządzania projektami, które pomagają śledzić i organizować pracę.
Zadaniejest jedną jednostką pracy, która musi zostać osiągnięta w ramach projektu.Projektjest cała seria zadań, które należy wypełnić razem, aby osiągnąć jeden wynik lub cel.
Szablonowane zadania, foldery i projekty mogą dostarczyć firm, aby rozpocząć nowe projekty, które mają podobieństwa do wcześniej ukończonej pracy. Jeśli pracujesz nad zadaniami, które są konsekwentnie podobne do poprzedniej pracy, może być czas, aby zbudować niestandardowy szablon.
Szablony do zadań, folderów i projektów mogą pozwolić łatwo duplikować:
Budowaniem szablonów do struktury folderów, struktur projektowych i zadań, można zaoszczędzić czas i zapewnić, że praca jest konsekwentnie strukturalna w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Wraz z szablonami masz już kontur i strukturę za każdym razem, gdy tworzysz nowy projekt lub zadanie.
Szablony raportów Pomagaj szybko tworzyć raporty, aby uzyskać większą widoczność w swoich projektach, monitorować sposób postępy pracy lub ocenić, co działa nadal do przypisywania. Raporty w oprogramowaniu do zarządzania projektami są również cennym sposobem na przekazanie postępów z zainteresowanymi stronami.
Niektóre wspólne szablony raportów to:
Ale co, jeśli masz klientów lub interesariuszy, którzy mają określone kryteria, które chcą przeglądać w raportach? Jeśli pracujesz ze standardowego szablonu, musisz zmodyfikować raport za każdym razem. Na szczęście, z dostosowywanymi szablonami w oprogramowaniu do zarządzania projektami, można zmienić szablon, a następnie uruchomić żądany raport tyle razy, ile potrzeba, bez konieczności dodatkowej manipulacji.
Oto kilka więcej projektów i działań, które mogą korzystać z korzystania z szablonów:
Istotne jest wybórnarzędzie do zarządzania projektami, które jest wystarczająco elastyczneAby wspierać różne wymagania projektowe i unikalne style pracy. Konfigurowalne szablony umożliwiają użytkownikom tworzenie indywidualnych poglądów i raportów, które odzwierciedlają ich styl roboczy i informacje, na których dbają.
Konfigurowalne szablony formularza żądania również umożliwiają różnice żądane informacje i zebrane na podstawie klienta lub scenariusza. Na przykład, konfigurowalne szablony formularzy dają elastyczność zmieniać pytań dla różnych typów klientów lub projektów.
W końcu formularz wniosku o spożycie pracy dla projektu serwisowego o stałym cenie wymaga znacznie różnych informacji niż formularz do projektu kosztowo-plusowego i pracy.
Konfigurowalne szablony nie tylko zapewniają, że każdy zaczyna się od prawidłowej struktury i formatu, ale ograniczają również ryzyko niezbędnych informacji.
Kiedy rozpoczynasz pracę naprojekt, Puste płótno może przerażać. Jak zapewniasz, że masz wszystko, czego potrzebujesz? Jak dostosować swoje cele i priorytety z innymi zespołami? Czy istnieje sposób na stworzenie formalnego procesu, aby zwracać się do spójności pracy?
Oczywiście odpowiedź jest przy użyciu konfigurowalnych szablonów w oprogramowaniu do zarządzania projektami.
Jeśli rozpoczniesz nowy projekt od podstaw, ty i twój zespół jesteś sam, aby zebrać wszystkie informacje o tym, jakie zadania, rezultaty, wymagania itp. W porównaniu, jeśli zaczniesz od szablonu podobnego projektu, masz już większość, jeśli nie wszystkie te informacje wypełnione, a twój zespół po prostu musi potwierdzić, że to wszystko istotne.
Proces ten obniża ryzyko zapomnienia ważnych wymagań, a także zmniejsza czas, aby zbierać informacje i rozpocząć projekt. Dostosowywane szablony sprawiają, że ułatwia replikację pracy poprzez automatyzację powtarzających się procesów i utrzymania spójności w różnych projektach.
Dolna linia jest tym, że konfigurowalne szablony w oprogramowaniu do zarządzania projektami Ustaw Cię i Twoim zespołem do powtarzalnego sukcesu, przy jednoczesnym uczynianiu również bardziej wydajnego.
Korzystanie z szablonów w zarządzaniu projektami (infografika)
Jak budować i korzystać z szablonów planu projektu, takich jak pro
Pożegnaj się z wykresami Gantt w Excelu z tymi szablonami zarządzania projektami
10 Poproś o szablony formularzy, aby pomóc Twojemu zespołowi
5 najlepszych praktyk do zarządzania przychodzących żądań prac
