Mengapa saya harus menggunakan template yang dapat disesuaikan dalam perangkat lunak manajemen proyek?

Tidak peduli seberapa besar atau kecil,Setiap proyek dapat bermanfaatdari menggunakan template. Template adalah menguraikan proyek yang dapat digunakan kembali yang mengurangi pengerjaan ulang dan berfungsi sebagai titik awal untuk pekerjaan baru. Mereka sudah diformat sebelumnya dan sudah memiliki beberapa detail redundant di tempat. Templat memungkinkan Anda untuk mengatur proyek, tugas, laporan, dan file lain tanpa harus mulai dari awal setiap saat.

Templat yang dapat disesuaikan mengambilnya selangkah lebih jauh dari template standar Anda, memungkinkan Anda untuk menyesuaikan struktur template dan informasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek Anda.

Misalnya, jika Anda menggunakan templat rencana proyek dari Microsoft Office, Anda mungkin perlu memodifikasi template generik untuk memasukkan informasi perusahaan Anda dan input proyek spesifik setiap kali Anda membuat rencana proyek baru. Dengan templat yang dapat disesuaikan, Anda dapat menyimpan informasi ini secara langsung di template, sehingga secara otomatis diisi setiap kali Anda membutuhkannya.

Dalam manajemen proyek, ada banyak peluang untuk menggunakan templat yang dapat disesuaikan daripada mulai dari awal. Berikut adalah beberapa peluang yang harus Anda perhatikan. Pertahankan template proyek umum ini dalam pikiran ketika memutuskan perangkat lunak manajemen proyek baru.

Dalam perangkat lunak manajemen proyek,Formulir permintaanIzinkan Anda untuk menangkap permintaan kerja saat mereka masuk. Formulir ini memungkinkan Anda untuk menetapkan proses formal untuk mengajukan, melacak, mengevaluasi, dan menerapkan permintaan tersebut.

Saat membuat formulir permintaan templated, Anda ingin meminta pengguna untuk memberikan perincian yang relevan tentang permintaan pekerjaan mereka. Templat formulir permintaan biasanya akan menawarkan jenis pertanyaan yang berbeda, termasuk respons jawaban pendek, respons paragraf, respons dropdown, respons tanggal, dan banyak lagi.

Formulir permintaan templated dapat dirancang untuk memenuhi kebutuhan berbagai jenis proyek. Berikut ini hanya tiga ide tentang apa yang dapat Anda lakukan dengan permintaan templat formulir dalam perangkat lunak manajemen proyek:

Membangun template singkat kreatif yang efektifMemungkinkan Anda untuk menggabungkan detail permintaan kreatif ke dalam dokumen yang dapat dipindai dan dapat ditindaklanjuti. Formulir permintaan singkat kreatif biasanya meminta gambaran umum permintaan, profil audiens yang dituju, spesifik tentang eksekusi, dan nama-nama pemangku kepentingan terkait.

Permintaan Meja IT / Bantuan mudah ditemplasi dan menyimpan teknisi waktu dan sumber daya berharga dengan mengklarifikasi detail penting dari masalah dan menugaskan tingkat prioritas pada permintaan.

Templat formulir permintaan dapat membantu tim sumber daya manusia mengumpulkan informasi administrasi penting secara pasif, meminimalkan kebutuhan untuk memburu potongan-potongan kecil informasi karyawan.

Templat formulir permintaan umum lainnya meliputi:

Perangkat lunak manajemen proyek yang mencakup templat formulir permintaan yang dapat disesuaikan akan memastikan tim Anda mendapatkan semua informasi penting tanpa mengajukan pertanyaan yang tidak perlu.

Berikut adalah 10 sampel formulir permintaanuntuk memulai.

Folder Perangkat Lunak Manajemen Proyek memungkinkan Anda untuk menyusun proyek dan tugas Anda untuk memungkinkan navigasi dan manajemen yang mudah. Folder memungkinkan Anda untuk mengelompokkan proyek atau tugas serupa berdasarkan kriteria mana pun yang Anda tentukan.

Tugas dan proyek adalah blok bangunan utama dalam perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda melacak dan mengatur pekerjaan Anda.

Sebuah tugasadalah satu unit kerja yang perlu diselesaikan dalam suatu proyek.Sebuah proyekadalah seluruh serangkaian tugas yang perlu diselesaikan bersama untuk mencapai satu hasil atau tujuan.

Tugas, folder, dan proyek templaton dapat memberi Anda kerangka kerja untuk memulai proyek baru yang memiliki kesamaan dengan pekerjaan yang diselesaikan sebelumnya. Jika Anda bekerja pada tugas-tugas yang secara konsisten mirip dengan pekerjaan sebelumnya, mungkin saatnya untuk membangun templat khusus.

Template untuk tugas, folder, dan proyek dapat memungkinkan Anda untuk dengan mudah menggandakan:

Dengan membangun template untuk struktur folder Anda, struktur proyek, dan tugas, Anda dapat menghemat waktu dan memastikan pekerjaan disusun secara konsisten di seluruh perangkat lunak manajemen proyek Anda. Dengan template, Anda sudah memiliki garis besar dan struktur setiap kali Anda membuat proyek atau tugas baru.

Laporkan template membantu Anda dengan cepat membuat laporan untuk mendapatkan lebih banyak visibilitas ke dalam proyek Anda, memantau bagaimana pekerjaan berjalan, atau menilai pekerjaan apa yang masih perlu ditugaskan. Laporan dalam perangkat lunak manajemen proyek juga merupakan cara berharga untuk berkomunikasi dengan kemajuan dengan para pemangku kepentingan.

Beberapa templat laporan umum adalah:

Tetapi bagaimana jika Anda memiliki klien atau pemangku kepentingan yang memiliki kriteria spesifik yang ingin mereka lihat dalam laporan? Jika Anda bekerja dari template standar, Anda harus memodifikasi laporan setiap saat. Untungnya, dengan templat yang dapat disesuaikan dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda, Anda dapat mengubah template dan kemudian menjalankan laporan yang diminta sebanyak yang diperlukan, tanpa manipulasi tambahan.

Berikut adalah beberapa proyek dan kegiatan yang dapat diuntungkan dari penggunaan template:

Sangat penting untuk memilihalat manajemen proyek yang cukup fleksibelUntuk mendukung persyaratan proyek yang berbeda dan gaya kerja orang yang unik. Templat yang dapat disesuaikan memungkinkan pengguna untuk membuat tampilan dan laporan individu yang mencerminkan gaya kerja mereka dan informasi yang mereka pedulikan.

Templat formulir permintaan yang dapat disesuaikan juga memungkinkan Anda untuk memvariasikan informasi yang diminta dan dikumpulkan berdasarkan pelanggan atau skenario. Misalnya, templat formulir yang dapat disesuaikan memberi Anda fleksibilitas untuk menvariasikan pertanyaan untuk berbagai jenis pelanggan atau proyek.

Lagi pula, formulir permintaan asupan kerja untuk proyek layanan tetap-proyek membutuhkan informasi yang sangat berbeda daripada formulir untuk proyek-biaya-plus-materi dan proyek tenaga kerja.

Templat yang dapat disesuaikan tidak hanya meyakinkan bahwa setiap orang mulai dengan struktur dan format yang benar tetapi mereka juga menurunkan risiko informasi penting yang terlewatkan.

Saat Anda mulai bekerja pada aproyek, kanvas kosong bisa menakutkan. Bagaimana Anda memastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan? Bagaimana Anda menyelaraskan tujuan dan prioritas Anda dengan tim lain? Apakah ada cara untuk membuat proses formal untuk tetap bekerja secara konsisten?

Jawabannya, tentu saja, adalah dengan menggunakan template yang dapat disesuaikan dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda.

Jika Anda memulai proyek baru dari awal, Anda dan tim Anda sendiri untuk mengumpulkan semua informasi tentang tugas, hasil, persyaratan, dll., Diperlukan. Sebagai perbandingan, jika Anda mulai dengan templat proyek serupa, Anda sudah memiliki sebagian besar, jika tidak semua, dari informasi ini diisi, dan tim Anda hanya perlu mengkonfirmasi bahwa itu semua relevan.

Proses ini menurunkan risiko lupa persyaratan penting, dan itu juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan informasi dan memulai sebuah proyek. Templat yang dapat disesuaikan membuat replikasi bekerja mudah dengan mengotomatiskan proses berulang dan menjaga konsistensi lintas proyek.

Intinya adalah bahwa template yang dapat disesuaikan dalam perangkat lunak manajemen proyek mengatur Anda dan tim Anda untuk sukses berulang sementara juga membuat Anda lebih efisien.

Menggunakan template dalam manajemen proyek (infografis)

Cara Membangun dan Menggunakan Templat Rencana Proyek Seperti Pro

Ucapkan selamat tinggal pada grafik Gantt di Excel dengan template manajemen proyek ini

10 Permintaan Template Form untuk Membantu Tim Anda Berhasil

5 Praktik Terbaik untuk Mengelola Permintaan Kerja Masuk