Gestion de projet Microsoft Excel pour les professionnels agiles: ça vaut la peine?
Si vous n'avez pas entendu parler de Microsoft Excel, eh bien ... Google ça! Nous ne vous jugeons ni personne à ce sujet. Passons simplement ceci sous le tapis.
Mais là encore, nous sommes sûrs que vous pourriez être l'OG dans votre domaine et que vous utilisez Excel pour la gestion de projet sous une forme. Peut-être que ce n'est pas Excel. Peut-être que c'est une alternative à Excel, et c'est bien aussi.
Nous avons créé cet article pour améliorer vos prouesses de gestion de projet MS Excel. Pensez à tous les sorciers et les gadgets que vous pourriez éventuellement tirer après avoir traversé ce que nous devons partager.
Excité encore? Continuer à lire…
Qu'est-ce que Microsoft Excel?
Microsoft Excel est probablement le Meilleur logiciel de tableur jamais développé. C'est une application étonnante qui vous aide à rassembler vos données dans une feuille de calcul que vous pouvez surveiller plus tard.
Voici certaines des fonctionnalités fournies par le logiciel.
Comme vous pouvez le constater, Mme Excel ne fait plus que faire des feuilles de calcul; Vous pouvez l'utiliser pour beaucoup de choses différentes.
Caractéristiques à utiliser dans Microsoft Excel pour la gestion de projet
Cela semble surprenant, mais vous pouvez utiliser Mme Excel pour effectuer de nombreuses activités liées à la gestion de projet. Voici certaines des fonctionnalités du logiciel que vous pouvez utiliser pour vos projets.
La caractéristique la plus importante de MS Excel pouvant être utilisée pour une gestion efficace de projet est Gestion de données .
Ces fonctionnalités de gestion vous permettent de stocker des informations relatives au projet directement dans la base de données Excel et vous aidera également à restaurer toutes les informations qui ont été mal placées par votre accident.
Cette restauration de données est possible avec une sauvegarde de données intégrée qui est une caractéristique principale de la plupart des applications sous la bannière Microsoft.
Donc, si vous avez beaucoup de données concernant votre projet et que vous le supprimez en quelque sorte, vous pouvez toujours la récupérer en quelques minutes.
La deuxième caractéristique que nous allons parler de la gestion de projet Excel est mise en forme conditionnelle .
Les idées sont une partie importante du processus de développement du projet car elles sont nécessaires pour métriques de piste liée au projet.
Ce que Excel est que cela vous permet de personnaliser les colonnes qui affichent ces idées.
Cette personnalisation aide le gestionnaire à suivre les données en fonction de leurs exigences spécifiques et à ne pas perdre de temps à travers le tout.
Créer des feuilles de calcul dans la Forte de Mme Excel. Il possède une interface incroyable qui vous permet de créer et de gérer des feuilles de calcul énormes pouvant accueillir des tonnes de données.
La meilleure partie de cette interface est que vous pouvez facilement gérer cette information et ne pas vous sentir pour une seconde que vous n'êtes pas en contrôle.
Concernant ces données, vous pouvez mettre en évidence les éléments importants que vous pensez être crucial pour votre Processus de développement de projet et même créer plusieurs feuilles de calcul pour différencier les différents éléments du projet.
Il suffit de dire que Microsoft Excel est l'une des meilleures applications en matière de période de journalisation des données.
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8 raisons pour lesquelles la gestion de projet Excel vous coûte plus cher
À moins que vous viviez sous un rocher, vous avez probablement utilisé Microsoft Excel à un point ou un autre pendant votre vie. Même si vous ne le faites pas, vous connaissez sûrement une chose ou deux à ce sujet. Mais que Dieu vous bénisse si vous l'utilisez toujours!
Ne soyez pas offensé, Excel est l'un des programmes de tableur les plus anciens et les plus utilisés. Mais soyons réalistes un instant. En s'appuyant entièrement sur un programme de feuille de calcul pour Gestion de projet avancée Ne semble pas être une bonne idée.
Bien sûr, Microsoft Excel est livré avec son propre ensemble de forces, mais ces rares atouts sont éclipsés par un grand nombre de faiblesses. Nous n'aurions pas tout à fait faux si nous disons que choisir Excel pour la gestion de projet est une mauvaise décision en soi. Comment? Ne t'inquiète pas! Nous allons creuser au fond et prouver notre point de vue.
L'outil fournit essentiellement des modèles de gestion de projet Excel. Bien qu'ils soient utiles à une entrée de données rapide, voyons ce qui choisit la gestion de projet Excel dans:
Dans Microsoft Excel, pour lancer un projet, vous créez des listes de tâches, puis pour plus petit les activités du projet , créez des sous-tâches. L'utilisation de lignes et de colonnes pour les projets et la gestion des tâches est de consommer du temps et n'entraîne que la frustration de l'utilisateur.
Bien que personnalisable, l'utilisation d'Excel pour la gestion des tâches entraîne de nombreux moments de tirage à cheveux pendant la journée. La situation s'aggrave lorsque de grandes quantités de données doivent être entrées. Il n'y a que Havoc sur l'écran si vous gérez des ensembles de données importants, ce qui est généralement le cas pour la plupart des projets.
Gestion de vos projets à Excel vous coûte votre temps précieux, car les données sont perdues dans des lignes et des colonnes complexes et peuvent prendre beaucoup de temps pour la récupération. UNE Bon chef de projet Serait alarmé, comme la gestion des flux de travail dans Excel fait plus de mal que de bon à vos projets.
La communication d'équipe simplifiée est essentielle pour atteindre des niveaux de productivité plus élevés entre les membres de l'équipe. Chaque fois qu'une mise à jour doit être faite dans un projet, les membres de l'équipe ont besoin d'une plate-forme pour une communication rapide. Il n'y a pas de tel moyen fourni par Excel pour la communication d'équipe.
Les membres de l'équipe mettent à jour manuellement la feuille de calcul de tout changement qui arrivent dans un projet, et si vous êtes paresseux pour vérifier les mises à jour de façon continue, bonne chance suivant les changements! Le seul moyen de dire aux membres de l'équipe des mises à jour consiste à utiliser d'autres Plateformes de collaboration en ligne , comme mou ou email.
Ne pas pouvoir communiquer instantanément avec vos membres de votre équipe entraîne une diminution générale productivité de l'équipe , comme les médiums de commutation affectent négativement la performance de l'équipe.
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Les rapports en temps réel sont l'un des principaux aspects qui déterminent l'efficacité d'un Outil de gestion de projet . Les rapports dans Excel sont une nuisance.
Il existe plusieurs étapes complexes qu'un utilisateur doit passer pour créer un rapport de projet, y compris un diagramme de Gantt . Il n'y a pas de capacités de suivi temporelle pour analyser le calendrier du projet ni la capacité de suivre le temps associé aux tâches. Cet inconvénient qui appelle à elle seule une alternative qui fournit une déclaration en temps réel des projets.
Excel est livré avec un modèle de suivi problématique pré-installé pour suivre et gérer des problèmes. Il n'est pas facile de modifier le modèle existant et vous devez entrer et mettre à jour manuellement des informations car les données sont entrées.
Cela prend trop de temps et vous n'êtes pas en mesure d'associer automatiquement des problèmes avec des projets pertinents. Tout doit être fait manuellement en mettant à jour des informations. Il est également très probable que vos membres de votre équipe manquent une mise à jour entièrement si elles ne vérifient pas constamment les feuilles.
C'est pourquoi vous aurez besoin d'un Émettre un outil de suivi Cela suit et gère des problèmes pour vous, sans que vous effectuiez manuellement tout le travail.
Encore une fois, la fourniture d'un modèle de réunion préinstallé ne signifie pas une exécution réussie de réunions professionnelles. Un outil plus complet devrait être en mesure de fournir des fonctionnalités de gestion de la réunion approfondies à travers lesquelles vous pouvez accomplir votre Objectifs de la réunion quotidienne .
Si vous utilisez Excel pour documenter et gérer vos réunions, félicitations! Chaque jour, vous prenez un pas de plus sur des réunions improductives. (Oui, c'est si mal!)
Contrairement à Excel, vous avez besoin d'un logiciel de gestion de projet avec un puissant Solution de gestion de la réunion pour vous aider gérer efficacement vos réunions comme un pro.
Nous savons à quel point un processus de développement de projet complexe et sans fin peut devenir et si vous n'avez pas de logiciel qui entrait la plupart des données et des idées dans sa base de données, vous avez un problème.
C'est le cas quand il s'agit de Mme Excel.
Le logiciel est un championnant en matière d'entrée manuelle des informations dans la base de données, mais si vous souhaitez planifier une session de saisie de données ou personnaliser les notifications à l'échelle de l'équipe pour informer les membres de l'équipe de chaque mise à jour concernant le projet, EXCEL SUCKS.
Il n'y a pas de procédure pour automatiser aucune entrée de données et vous ne pouvez même pas réglementer le réajustement de différentes dépendances de tâches présentes dans la chronologie du projet, comme autre logiciel de gestion de projet dédié .
Et si vous pensez que les modèles Excel peuvent aider, ils peuvent (un peu), mais si vous souhaitez que ces modèles résolvent les problèmes liés à la gestion de projet Excel, vous vous trompez malheureusement.
Une autre raison pour laquelle Excel ne peut pas exceller dans le paradigme de gestion de projet est la limitation de ses modèles de personnalisation.
En effet, chaque modèle et chaque graphique de Microsoft Excel sont pré-préparés et il n'ya guère de place à la personnalisation.
C'est un gros problème pour les gestionnaires de projet qui doivent réajuster différents éléments des projets en fonction des besoins changeants quotidiens.
La dernière et la raison la plus évidente de tous si Microsoft Excel n'a pas été construite pour la gestion de projet.
La demande peut avoir quelques conseils et ascends sa manche qui en fait une solution de PM dans certains cas, mais pour la plupart, il ne peut pas aider les gestionnaires à effectuer les processus et les tâches liées au processus de développement de projets.
Mais si vous voulez des logiciels qui vous aideront à effectuer de manière transparente ces tâches et activités liées à votre projet; vous devez utiliser Gestionnaire de tâches UDN .
Le logiciel est une solution de gestion de projet incroyable utilisée par des milliers d'équipes dans le monde entier.
Gestionnaire de tâches UDN À la rescousse! ( Gestionnaire de tâches UDN vs Microsoft Excel)
Pour toutes les lacunes associées à Excel Project Management, nous avons une solution pour vous. Gestionnaire de tâches UDN ! Un logiciel de gestion de projet conçu intelligemment avec une vaste gamme de fonctionnalités pour faire face à tous vos besoins en gestion de tâches.
En remplaçant Microsoft Excel avec Gestionnaire de tâches UDN , vous obtenez:
Lors de l'utilisation de Microsoft Excel, les responsables de projet et les membres de l'équipe ne sont pas en communication constante les uns avec les autres.
Pourquoi? Parce qu'aucune section de commentaire ne peut accueillir différents commentaires avec l'une ou l'autre des parties qui n'entraînent aucune communication sur la tâche ou le processus à portée de main.
Quand vous utilisez Gestionnaire de tâches UDN Pour la gestion de projet, La collaboration d'équipe est efficace et efficace.
L'application a une section de commentaire avec chaque tâche qui aide à améliorer la communication entre les gestionnaires et les membres de l'équipe.
Gestionnaire de tâches UDN Fournit une seule plate-forme pour stocker, gérer et surveiller toutes vos activités liées au projet. Cela atténue le besoin constant de changer entre plusieurs applications, aidant à atteindre Collaboration efficace de l'équipe .
L'outil vous aide à créer des projets, des tâches associées et de communiquer dans les tâches pour atteindre vos objectifs de projet. Venir avec une interface conviviale et un look sans encombrement, vous pouvez gérer vos projets de manière transparente sans avoir besoin de complexes complexes.
Pour Gestion opportune des problèmes de projet , la déclaration des émissions joue un rôle important. C'est l'une des premières étapes qui conduisent à un suivi de la question efficace.
Gestionnaire de tâches UDN Fournit un processus de suivi et de gestion de problèmes intelligents pour tous vos projets. Par Gestionnaire de tâches UDN , vous êtes capable de:
Voir? Nous n'avions pas tort lorsque nous avons dit que vous avez besoin d'un logiciel de suivi de problème! Si vous passez d'Excel à Gestionnaire de tâches UDN , vous pouvez gérer opportun sur toutes vos questions avant de devenir des catastrophes géantes.
Tenant des réunions productives n'y a pas de science de la fusée. L'utilisation d'un outil intuitif, à venir avec le bon ensemble de fonctionnalités fait généralement le tour. Ou, mettre en mots simples - commencer à utiliser Gestionnaire de tâches UDN !
Gestionnaire de tâches UDN Enregistre votre journée en fournissant des options de gestion de la réunion approfondies que vous pouvez facilement utiliser votre jeu de gestion de la réunion.
Par Gestionnaire de tâches UDN , tu peux:
Toutes ces fonctionnalités intégrées éliminent la nécessité d'utiliser des intégrations d'applications tierces pour la gestion de vos réunions.
Comme expliqué précédemment, il n'y a pas de rapport en temps réel dans Excel. En revanche, Gestionnaire de tâches UDN Livré avec des feuilles de temps élaborées pour suivre le temps passé à chaque tâche par vous et vos membres de votre équipe.
Grâce à ces feuilles de temps, les utilisateurs sont également en mesure de se connecter à des heures facultables pour un meilleur suivi des efforts de tâche. De plus, les commentaires peuvent être ajouté aux feuilles de temps individuelles et peut être partagé avec d'autres membres de l'équipe, entraînant des rapports transparents. Vous ne pouvez pas faire de ces choses dans Excel.
Excel est destiné à gérer des données financières complexes, mais l'ironie est que vous devez placer manuellement dans tous les ensembles de données, les formules correspondantes, puis continuez à mettre à jour les ensembles de données pour obtenir les résultats souhaités.
Pour la planification des ressources et la budgétisation des ressources, Excel est livré avec un modèle compliqué nécessitant une mise à jour de données constante pour calculer les résultats. Ne sonne pas trop utile maintenant, n'est-ce pas?
Alternativement, dans Gestionnaire de tâches UDN Il vous suffit de mettre en place certains des principaux détails, tels que les efforts de tarif horaire et des tâches individuelles, et laissez le reste à la demande. Les efforts de tâche de chaque ressource en termes de budget total, juste devant vous.
Dès que la BAT, Microsoft Excel ne permet pas aux gestionnaires de modifier les droits d'accès des documents et des feuilles de calcul créés dans sa base de données.
Le gestionnaire ou les membres de l'équipe ont accès à la modification des documents, rien d'entre eux.
En outre, il n'y a pas de système pour suivre la personne qui a apporté les changements et le moment où les changements se sont produits. Ce n'est pas seulement une question de sécurité, mais elle diminue également le facteur de convivialité de la demande.
Gestionnaire de tâches UDN n'a aucun de ces problèmes. Le logiciel permet aux gestionnaires d'avoir un contrôle total sur les droits d'accès concernant chaque tâche et chaque processus.
Cela signifie que les gestionnaires peuvent permettre aux membres de l'équipe spécifiques d'apporter des modifications de l'interface et de limiter les autres parties prenantes à simplement afficher la même interface.
Microsoft Excel est célèbre pour son mode hors connexion et lorsque le logiciel est utilisé principalement en mode hors connexion, il n'existe aucune notification en temps réel sur les modifications effectuées dans la base de données du logiciel.
Si vous souhaitez connaître les changements effectués par les membres de l'équipe ou les gestionnaires, ils doivent le faire manuellement.
Cela signifie qu'ils doivent vérifier manuellement différentes feuilles de calcul et bases de données pour suivre le projet.
C'est beaucoup de travail supplémentaire que vous devez faire sur toutes les tâches que vous devez effectuer, en tant que gestionnaire, dans le processus de développement de projet. Heureusement, Gestionnaire de tâches UDN Vous avez couvert sur ce front.
Gestionnaire de tâches UDN A un système de notification étonnant qui permet aux membres de l'équipe et aux gestionnaires de recevoir des mises à jour en temps réel sur les tâches et les processus en cours.
Vous pouvez voir ces notifications en cliquant sur l'icône de la cloche dans l'interface espace de travail.
Si vous êtes une sorte d'application sur le marché d'aujourd'hui, vous devez avoir une interface tueuse et globalement les meilleures fonctionnalités pour motiver les personnes qu'ils devraient vous utiliser.
Microsoft Excel ne peut pas y avoir de l'ampli, mais l'application est bien et bonne en fonction de la réalisation de plusieurs fonctions.
La complication majeure est que vous avez du mal à consulter ces feuilles de calcul de la taille d'une mammouth sur votre appareil mobile Teeny-Weeny.
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Conclusion
Microsoft Excel excelle dans beaucoup de choses différentes dans le paradigme organisationnel, mais selon les choses dont nous avons discuté plus tôt, la gestion de projet n'est pas une de ces choses.
Oui, vous pouvez utiliser les modèles pour effectuer beaucoup de choses en ce qui concerne la gestion de projet, mais lorsqu'il s'agit de tâches et d'activités détaillées, le logiciel tombe radicalement.
C'est pourquoi vous ferez mieux d'utiliser un logiciel de gestion de projet désigné comme Gestionnaire de tâches UDN pour vos activités de gestion de projet.
En bref, nous avons essayé de rassembler toutes les raisons pour lesquelles vous ne devez pas utiliser Excel pour la gestion de projet et opter pour un outil sûr, c'est un moyen sûr pour vous de réaliser une gestion de projet réussie.
Tu peux essayer Gestionnaire de tâches UDN Sans même dépenser un sou, alors pourquoi ne pas essayer d'essayer de voir par vous-même?
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