Керування проектом Microsoft Excel для гнучких фахівців: чи варто це?
Якщо ви не чули про Microsoft Excel, добре ... Google це! Ми не оцінюємо вас або нікого для цього. Давайте просто підмітаємо це під килимом.
Але знову ж таки, ми впевнені, що ви можете бути OG у вашому полі, і ви використовуєте Excel для управління проектами у деякій формі. Можливо, це не Excel. Можливо, це альтернатива Excel, і це теж добре.
Ми створили цю посаду, щоб підвищити майстерність проекту MS Excel. Подумайте про всі чаклуни та трюки, ви могли б бути, можливо, витягуючи після проходження того, що ми повинні поділитися.
Збуджений ще? Читайте далі ...
Що таке Microsoft Excel?
Microsoft Excel, мабуть,Найкраще програмне забезпечення електронних таблицьколи-небудь розвиваються. Це дивовижна програма, яка допомагає вам зібрати свої дані в одній електронній таблиці, яка ви можете контролювати пізніше.
Ось деякі з функцій, які забезпечують програмне забезпечення.
Як ви можете побачити MS Excel, не просто робить таблиці більше; Ви можете використовувати його для багатьох різних речей.
Особливості для використання в Microsoft Excel для управління проектами
Звучить дивно, але ви можете використовувати MS Excel, щоб легко виконати багато заходів з управління проектами. Ось деякі з функцій програмного забезпечення, яке ви можете використовувати для ваших проектів.
Найважливішою особливістю MS Excel, яка може бути використана для ефективного управління проектамиУправління даними .
Ці функції керування дозволяють вам зберігати інформацію, пов'язану з проектом, безпосередньо всередині бази даних Excel, а також допомагає вам відновити будь-яку інформацію, яка була недоречна вами випадково.
Реставрація даних можлива за допомогою вбудованої резервної копії даних, яка є основною особливістю більшості додатків під баннер Microsoft.
Отже, якщо у вас є багато даних щодо вашого проекту, і ви якось видалити його, ви завжди можете відновити його за лічені хвилини.
Друга особливість, про яку ми будемо говорити щодо управління проектами Excelумовне форматування .
Інструменти є важливою частиною процесу розробки проекту, оскільки вони необхідні длявідстежувати метрикипов'язані з проектом.
Який Excel полягає в тому, що це дозволяє налаштувати стовпці, які відображають ці ідеї.
Ця настройка допомагає менеджеру відслідковувати дані відповідно до їхніх конкретних вимог, а не витрачати час, що переживає все це.
Створення електронних таблиць у фортті MS Excel. Він має неймовірний інтерфейс, який дозволяє створювати та керувати величезними електронними таблицями, які можуть розміщувати тонни даних.
Найкраща частина цього інтерфейсу полягає в тому, що ви можете легко керувати цією інформацією, а не відчути секунду, що ви не контролюєте.
Що стосується цих даних, ви можете виділити важливі речі, які, на вашу думку, має вирішальне значення для вашогоПроцес розробки проектуІ навіть створюють кілька електронних таблиць, щоб розрізняти різні елементи проекту.
Просто сказав, Microsoft Excel є одним з найкращих додатків, коли мова йде про період реєстрації даних
Графіки Gantt в Excel? Це стара школа, спробуйте gantt inДиспетчер завдань UDN
8 причин, чому управління проектами Excel коштує вам більше
Якщо ви не жили під скелею, ви, мабуть, використовували Microsoft Excel в одній точці або іншому під час вашого життя. Навіть якщо ви цього не зробили, то ви знаєте річ або два про це. Але Бог благословить вас, якщо ви все ще використовуєте його!
Не ображайтеся, Excel є однією з найстаріших та найпоширеніших програм електронної таблиці. Але давайте будемо реалістично на мить. Повністю покладаючись на програму на основі електронної таблиціРозширений менеджмент проекту не здається гарною ідеєю.
Звичайно, Microsoft Excel поставляється з власним набором сильних сторін, але ці небагато сильних сторін затьмарені великою кількістю слабких сторін. Ми не будемо цілком неправильно, якщо сказати, що вибір Excel для управління проектами є погане рішення самостійно. Як? Не хвилюйтеся! Ми копаємо глибоко в цьому і довести нашу точку зору.
По суті, інструмент забезпечує шаблони управління проектами Excel. Хоча вони вручаються для швидкого запису даних, давайте подивимося, що вибираючи призводить до управління проектами Excel у:
У Microsoft Excel, для запуску проекту ви створюєте списки завдань, а потім для меншихДіяльність проекту, створювати підзадачі. Використовуючи рядки та стовпці для проектів та управління завдань, багато часу і лише призводить до розчарування користувача.
Хоча настроюється, використовуючи Excel для керування завданнями завдань у багатьох моментах, що тягнуть волосся протягом дня. Ситуація погіршується, коли будуть введені великі обсяги даних. На екрані є тільки havoc, якщо ви керуєте великими наборами даних, що, як правило, є для більшості проектів.
Керування вашими проектами в Excel коштує вам ваш дорогоцінний час, оскільки дані втрачаються в складних рядах та стовпцях, і можуть зайняти багато часу для отримання. AГарний менеджер проектуБуде занепокоєний, оскільки керуючи робочими процесами в Excel робить більшу шкоду, ніж добре для ваших проектів.
Упорядкована комунікація команди є ключем до досягнення вищих рівнів продуктивності серед членів команди. Кожного разу, коли оновлення має бути зроблено в проекті, члени команди потрібна платформа для швидкого спілкування. Там немає такого середовища, наданого Excel для спілкування команди.
Члени команди вручну оновлюють електронну таблицю для будь-яких змін, які надходять у проект, і якщо ви ледачі перевірити оновлення безперервно, удачі відстежувати зміни! Єдиним способом розповідати членів команди про оновлення, використовуючи іншіОнлайн-платформи співпраці, як Slack або електронна пошта.
Не в змозі миттєво спілкуватися з членами вашої команди призводить до зменшення загаломПродуктивність команди, як перемикаючі засоби негативно впливають на продуктивність команди.
Також читати: Кращі безкоштовні програми для продуктивності, щоб спробувати в 2022 році
Звітність в режимі реального часу є одним з основних аспектів, що визначають ефективність aІнструмент управління проектами. Звітність у Excel - це неприємність.
Є кілька складних кроків, які користувач повинен пройти, щоб створити звіт про проект, включаючи aГрафік Gantt. Немає можливостей відстеження часу для аналізу графіку проекту або можливість відстежувати час, пов'язаний з завданнями. Цей недолік спочатку закликає до альтернативи, що забезпечує звітність в режимі реального часу.
Excel поставляється з попередньо встановленим шаблоном відстеження проблем для відстеження та управління проблемами. Нелегко вносити зміни до існуючого шаблону, і вам доведеться вручну ввести та оновити інформацію, як дані з'являються.
Це займає занадто багато часу, і ви не можете автоматично асоціювати питання з відповідними проектами. Все необхідно зробити вручну шляхом оновлення інформації. Також цілком ймовірно, що члени вашої команди повністю пропускають оновлення, якщо вони не постійно перевіряють аркуші.
Ось чому вам знадобитьсяІнструмент відстеження випускущо треки і керує проблемами для вас, без вас вручну виконуючи всю роботу.
Знову ж таки, надання попередньо встановленого шаблону зустрічей не означає успішного виконання професійних зустрічей. Більш комплексний інструмент повинен мати можливість забезпечити великі функції управління, через які ви можете виконати свійДобові цілі зустрічі .
Якщо ви використовуєте Excel для документування та керування своїми зустрічами, вітаємо! Щодня ви берете на один крок ближче до непродуктивних зустрічей. (Так, це так погано!)
На відміну від Excel, вам потрібна програма управління проектами, яке поставляється з потужнимРішення з управління зборамиЩоб допомогти вамЕфективно керуйте своїми зустрічами як про.
Ми знаємо, наскільки складним та нескінченним процесом розробки проекту може стати, і якщо у вас немає програмного забезпечення, яке вводить більшу частину даних та розуміє в свою базу даних, то у вас є проблема.
Це випадок, коли мова йде про MS Excel.
Програмне забезпечення є чемпіоном, коли мова йде про введення інформації в базу даних, але якщо ви хочете запланувати сеанс введення даних або налаштувати сповіщення про команду, щоб повідомити учасників команди про кожне оновлення щодо проекту, Excel смокче.
Немає процедури автоматизації будь-якого введення даних, і ви навіть не можете регулювати відновлення різних залежностей завдань, присутніх у графічній шкалі, наприклад,Інше спеціальне програмне забезпечення управління проектами .
І якщо ви думаєте, що шаблони Excel можуть допомогти, вони можуть (трохи), але якщо ви хочете, щоб ті шаблони вирішити питання, пов'язані з управлінням проектом Excel, то вам сумно помиляється.
Ще однією причиною того, чому Excel не може досягти успіху в процесі управління проектами, - це обмеження, які її шаблони стосуються налаштування.
Це тому, що кожен шаблон і діаграма в Microsoft Excel попередньо підготовлені, і мало місця для налаштування.
Це велика проблема для менеджерів проектів, які повинні регулювати різні елементи проектів відповідно до змінних вимог майже щодня.
Остаточна та найбільш очевидна причина всіх, якщо Microsoft Excel не була побудована для управління проектами.
Заявка може мати кілька порад та обманює свій рукав, який робить це рішенням у деяких випадках, але здебільшого, це не може допомогти керівникам виконувати процеси та завдання, пов'язані з процесом розробки проекту.
Але якщо ви хочете, щоб програмне забезпечення, яке допоможе вам бездоганно виконувати ці завдання та діяльність, пов'язані з вашим проектом; ти мусишвикористанняДиспетчер завдань UDN .
Програмне забезпечення є неймовірним рішенням управління проектом, який використовується тисячами команд у всьому світі.
Диспетчер завдань UDNНа допомогу! ("Диспетчер завдань UDNVS Microsoft Excel)
Для всіх недоліків, пов'язаних з управлінням проектом Excel, у нас є рішення для вас.Диспетчер завдань UDN! Інтелектуально розроблене програмне забезпечення для управління проектами, що поставляється з широким спектром функцій для вирішення всіх потреб вашого завдання.
Заміна Microsoft Excel зДиспетчер завдань UDN, ти отримуєш:
Використовуючи Microsoft Excel, керівники проекту та члени команди не є постійним спілкуванням один з одним.
Чому? Тому що жоден коментар розділ може розміщувати різні коментарі з будь-якою стороною, яка не призводить до спілкування щодо завдання або процесу під рукою.
При використанніДиспетчер завдань UDNДля управління проектами,Командна співпрацяє ефективним та ефективним.
Програма має розділ коментарів з кожним завданням, який допомагає покращити спілкування між керівниками та членами команди.
Диспетчер завдань UDNНадає одну платформу для зберігання, керування та моніторингу всієї діяльності, пов'язаної з проектом. Це пом'якшує постійну потребу в переході між кількома додатками, допомагаючи досягтиЕфективна співпраця команди .
Інструмент допомагає створювати проекти, пов'язані завдання та спілкуватися з виконанням завдань для досягнення ваших цілей проекту. Звертаючись до зручного інтерфейсу та безладдям, ви можете легко керувати своїми проектами без будь-якої необхідності для складних додатків.
За Своєчасне управління проблемами проекту, випуск звітності відіграє важливу роль. Це один з перших кроків, що призводить до ефективного відстеження проблем.
Диспетчер завдань UDNНадає інтелектуальне відстеження та видає модуль управління для всіх ваших проектів. Через Диспетчер завдань UDN, ви в змозі:
Подивитися? Ми не були неправильними, коли ми сказали, що вам потрібна програма відстеження проблем! Якщо ви перейдете з ExcelДиспетчер завдань UDN, ви можете своєчасно керувати всіма вашими проблемами, перш ніж перетворитися на гігантські катастрофи.
Проведення продуктивних зустрічейнемає ракетної науки. Використовуючи інтуїтивно зрозумілий інструмент, що приходить з правильним набором функцій, як правило, робить трюк. Або, щоб поставити в прості слова - почати використовуватиДиспетчер завдань UDN !
Диспетчер завдань UDNЗберігає ваш день, надаючи великі параметри управління зборами, які ви можете легко використати для вашої зустрічі.
ЧерезДиспетчер завдань UDN, ти можеш:
Всі ці вбудовані функції усувають необхідність використання сторонніх інтегральних інтеграції для управління своїми зустрічами.
Як пояснюється раніше, немає такої речі, як звітність в режимі реального часу в Excel. У контрасті,Диспетчер завдань UDNПоставляється з розкладом, щоб відстежувати час, витрачений на кожне завдання, і члени вашої команди.
Завдяки цим Timesheets користувачі також можуть зареєструватися для кращого відстеження зусиль завдань. Крім того, коментарі можуть бутиДодано до індивідуальних розкладіві може бути розділений з іншими членами команди, що призводить до прозорої звітності. Ви не можете робити жодних з цих речей у Excel.
Excel призначений для обробки складних фінансових даних, але іронія полягає в тому, що вам потрібно вручну покласти у всі набори даних, відповідні формули, а потім продовжувати оновлювати набори даних, щоб отримати бажані результати.
Для планування ресурсів та бюджетування ресурсів Excel поставляється з складним шаблоном, який потребує постійного оновлення даних для обчислення результатів. Не звучить занадто корисним зараз, чи це?
Альтернативно, вДиспетчер завдань UDNВам просто потрібно покласти деякі з основних деталей, як погодинна ставка та індивідуальні зусилля завдань, і залишити решту до програми. Кожен завдань ресурсу зусилля з точки зору загального бюджету, прямо перед вами.
Відразу з биту, Microsoft Excel не дозволяє менеджерам змінювати права доступу до документів та електронних таблиць, які були створені у своїй базі даних.
Або тільки менеджер, або члени команди мають доступ до змін документів, нічого між ними.
Також немає системи для відстеження особи, яка зробила зміни та час, коли відбувалися зміни. Це не тільки проблема безпеки, але вона також зменшує коефіцієнт використання застосування.
Диспетчер завдань UDNне має жодної з цих проблем. Програмне забезпечення дозволяє керівникам мати повний контроль над правами доступу щодо кожного завдання та процесу.
Це означає, що керівники можуть дозволити конкретним членам команди вносити зміни в інтерфейсі та обмежувати інші зацікавлені сторони, щоб просто переглянути той самий інтерфейс.
Microsoft Excel славиться своїм автономним режимом, і коли програмне забезпечення в основному використовується в режимі офлайн, немає сповіщень про будь-які зміни, які виконуються в базі даних програмного забезпечення.
Якщо ви хочете знати про зміни, які виконуються членами команди або керівниками, вони повинні це зробити вручну.
Це означає, що вони повинні вручну перевіряти різні таблиці та бази даних для відстеження проекту.
Це дуже багато додаткової роботи, яку ви повинні зробити на вершині всіх обов'язків, які ви повинні виконувати, як менеджер, у процесі розробки проекту. На щастя,Диспетчер завдань UDNВи покрили цей фронт.
Диспетчер завдань UDNМає дивовижну систему сповіщень, яка дозволяє членам команди та керівникам отримувати оновлення в режимі реального часу щодо завдань та процесів, які виконуються.
Ви можете бачити ці сповіщення, натиснувши значок дзвінка в інтерфейсі робочого простору.
Якщо ви будь-яка заявка на сьогоднішній ринок, вам потрібно мати інтерфейс вбивства та загальні найкращі функції, щоб спонукати людей, які вони повинні використовувати.
Microsoft Excel може не мати підсилювача в ньому, але програма все добре і добре, коли мова йде про виконання декількох функцій.
Основним ускладненням полягає в тому, що у вас є важкий час перегляду цих електронних таблиць, розміру мамонта на вашому мобільному пристрої.
ЗавантажитиДиспетчер завдань UDNМобільний додаток:іос | Андроїд
Також : 12 найкращих інструментів планування проекту 2022 року
Висновок
Microsoft Excel Excels у багатьох різних речах у організаційній парадигмі, але відповідно до речей, які ми обговорювали раніше, управління проектами не є однією з цих речей.
Так, ви можете використовувати шаблони для виконання багатьох матеріалів щодо управління проектами, але коли мова йде про докладні завдання та заходи, програмне забезпечення скорочує різко.
Ось чому ви будете краще використовувати призначене програмне забезпечення для управління проектами, якМенеджер завдань UDNДля вашої діяльності з управління проектами.
У двох словах, ми намагалися зібрати всі причини, чому ви не повинні використовувати Excel для управління проектами, а замість цього вибрати інструмент, який є обов'язковим засобом для досягнення успішного управління проектами.
Ви можете спробуватиМенеджер завдань UDNНе навіть витрачаючи копійки, то чому б не дати йому спробувати і побачити для себе?
Також читати: Найкраще зробити список додатків 2022 для особистого керування завданнями
