Microsoft Excel Project Management för smidiga proffs: är det värt det?
Om du inte har hört talas om Microsoft Excel, ja ... Google det! Vi dömer inte dig eller någon för den delen. Låt oss bara sopa detta under mattan.
Men då är vi säkra på att du kan vara OG i ditt fält och du använder Excel för projektledning i någon form. Kanske är det inte Excel. Kanske är det ett alternativ till Excel, och det är också bra.
Vi skapade det här inlägget för att förbättra din MS Excel Project Management Prowess. Tänk på alla wizardry och gimmicks du kan eventuellt dra av efter att ha gått igenom vad vi måste dela.
Upphetsad än? Läs vidare…
Vad är Microsoft Excel?
Microsoft Excel är förmodligenBästa kalkylbladsprogramnågonsin utvecklats. Det är en fantastisk applikation som hjälper dig att samla dina data i ett kalkylblad som du kan övervaka senare.
Här är några av de funktioner som programvaran tillhandahåller.
Som du kan se gör MS Excel inte bara kalkylblad längre; Du kan använda den för många olika saker.
Funktioner att använda i Microsoft Excel för projektledning
Det låter överraskande men du kan använda MS Excel för att utföra en hel del projekthanteringsrelaterade aktiviteter ganska enkelt. Här är några av funktionerna i den programvara du kan använda för dina projekt.
Den viktigaste egenskapen hos MS Excel som kan användas för effektiv projektledning ärDatahantering .
Dessa hanteringsfunktioner gör det möjligt för dig att lagra information relaterad till projektet direkt i Excel-databasen och hjälper dig också att återställa all information som har blivit felplacerad av dig av misstag.
Denna databasering är möjlig med en inbyggd data backup som är en viktig egenskap hos de flesta av programmen under Microsoft Banner.
Så, om du har många data angående ditt projekt och du på något sätt raderar det, kan du alltid återställa det på några minuter.
Den andra funktionen som vi kommer att prata om angående Excel Project Management ärvillkorlig formatering .
Insikter är en viktig del av projektutvecklingsprocessen eftersom de är nödvändiga förspårmåttrelaterat till projektet.
Vad Excel gör är att det låter dig anpassa kolumnerna som visar de insikterna.
Denna anpassning hjälper chefen att spåra data enligt deras specifika krav och inte slösa bort sin tid genom hela saken.
Skapa kalkylblad i MS Excel's Forte. Det har ett otroligt gränssnitt som låter dig skapa och hantera stora kalkylblad som kan hyra massan av data.
Den bästa delen av det gränssnittet är att du enkelt kan hantera den informationen och inte känna för en sekund att du inte är i kontroll.
När det gäller den data kan du markera de viktiga saker som du tycker är avgörande för dinProjektutvecklingsprocessenOch även skapa flera kalkylblad för att skilja mellan de olika elementen i projektet.
Enkelt sagt, är Microsoft Excel en av de bästa applikationerna när det gäller dataloggningsperiod
Gantt-diagram i Excel? Det är gammalskola, försök gantt inUDN Task Manager
8 skäl till att Excel Project Management kostar dig mer
Om du inte har bott under en sten har du antagligen använt Microsoft Excel på en punkt eller en annan under ditt liv. Även om du inte har det, vet du säkert eller två om det. Men Gud välsigne dig om du fortfarande använder det!
Bli inte förolämpad, Excel är ett av de äldsta och mest använda kalkylarkprogrammen. Men, låt oss vara realistiska för ett ögonblick. Förlita sig helt på ett kalkylbladsbaserat program förAvancerad projektledning Verkar inte som en bra idé.
Visst kommer Microsoft Excel med sin egen uppsättning styrkor, men dessa få styrkor är överskuggade av ett stort antal svagheter. Vi skulle inte vara helt fel om vi säger att val av Excel för projektledning är ett dåligt beslut på egen hand. Hur? Oroa dig inte! Vi kommer att gräva djupt in i det här och bevisa vår synvinkel.
I huvudsak tillhandahåller verktyget Excel-projekthanteringsmallar. Även om de är till nytta för snabb datainmatning, låt oss se vad som väljer Excel Project Management resulterar i:
I Microsoft Excel, för att starta ett projekt, skapar du listor över uppgifter, och sedan för mindreProjektverksamhet, skapa subtasker. Att använda rader och kolumner för projekt och uppgiftshantering är tidskrävande och bara resulterar i användarfrustration.
Även om anpassningsbar, med hjälp av Excel för uppgiftshantering resulterar i många hårdragande stunder under dagen. Situationen blir värre när stora mängder data ska anges. Det finns bara Havoc på skärmen om du hanterar stora dataset, vilket vanligtvis är fallet för de flesta projekt.
Att hantera dina projekt i Excel kostar dig din dyrbara tid eftersom data går vilse i komplexa rader och kolumner och kan ta mycket tid för hämtning. ABra projektledareSkulle vara orolig, eftersom hantering av arbetsflöden i Excel gör mer skada än bra för dina projekt.
Streamlined Team Communication är nyckeln till att uppnå högre produktivitetsnivåer bland lagmedlemmarna. Varje gång en uppdatering måste göras i ett projekt behöver lagmedlemmar en plattform för snabb kommunikation. Det finns inget sådant medium som tillhandahålls av Excel för lagkommunikation.
Lagmedlemmar uppdaterar manuellt kalkylbladet för eventuella ändringar som kommer i ett projekt, och om du är lat för att kontrollera uppdateringar kontinuerligt, lycka till att spåra ändringarna! Det enda sättet att berätta för lagmedlemmarna om uppdateringar är att använda andraOnline-samarbetsplattformar, som slack eller e-post.
Att inte kunna kommunicera med dina lagmedlemmar resulterar i minskat övergripandelagproduktivitet, eftersom omkopplingsmedier negativt påverkar lagets prestanda negativt.
Läs också: Bästa gratis produktivitetsprogram för att försöka år 2022
Realtidsrapportering är en av de viktigaste aspekterna som bestämmer effektiviteten hos aProjektledningsverktyg. Rapportering i Excel är en olägenhet.
Det finns flera komplexa steg som en användare måste gå igenom för att skapa en projektrapport, inklusive aGanttdiagram. Det finns inga tidspårningsfunktioner för att analysera projektschemat eller förmågan att spåra tid i samband med uppgifter. Denna nackdel kräver enbart ett alternativ som tillhandahåller realtidsrapportering av projekt.
Excel levereras med en förinstallerad problemspårningsmall för spårning och hantering av problem. Det är inte lätt att göra ändringar i den befintliga mallen och du måste manuellt ange och uppdatera information som data kommer in.
Detta tar för mycket tid och du kan inte automatiskt associera problem med relevanta projekt. Allt måste göras manuellt genom att uppdatera information. Det är också mycket troligt att dina lagmedlemmar saknar en uppdatering helt om de inte ständigt kontrollerar lakan.
Det är därför du behöver enUtgåva spårningsverktygDet spårar och hanterar problem för dig, utan att du manuellt gör allt arbete.
Återigen innebär inte en förinstallerad mötesmall det framgångsrika genomförandet av professionella möten. Ett mer omfattande verktyg bör kunna tillhandahålla omfattande möteshanteringsfunktioner genom vilka du kan utföra dinDagliga möte mål .
Om du använder Excel för att dokumentera och hantera dina möten, grattis! Varje dag tar du ett steg närmare oproduktiva möten. (Ja, det är så dåligt!)
Till skillnad från Excel behöver du en projekthanteringsprogramvara som kommer med en kraftfullMöteshanteringslösningatt hjälpa dighantera dina möten effektivt som ett proffs.
Vi vet hur komplicerat och oändligt en projektutvecklingsprocess kan bli och om du inte har programvara som ingår de flesta data och insikter i sin databas för dig, har du ett problem.
Detta är fallet när det gäller MS Excel.
Programvaran är en mästare när det gäller att manuellt skriva in informationen i databasen, men om du vill schemalägga en datainmatningssession eller anpassa lagövergripande anmälningar för att meddela lagmedlemmarna om varje enskild uppdatering om projektet, suger Excel.
Det finns inget förfarande för att automatisera alla datainmatningar och du kan inte ens reglera omställningen av olika uppgiftsberoende som finns i projektets tidslinje, somAndra dedikerade projekthanteringsprogram .
Och om du tror att Excel-mallarna kan hjälpa, kan de (lite), men om du vill ha de mallar som ska lösa problemen med Excel Project Management, är du tyvärr felaktig.
En annan anledning till att Excel inte kan utmärka sig i projektledning Paradigm är begränsningen sina mallar har angående anpassning.
Detta beror på att varje mall och diagram i Microsoft Excel är förberedd och det finns lite till inget utrymme för anpassning.
Detta är ett stort problem för projektledarna som måste justera olika delar av projekten enligt de förändrade kraven nästan dagligen.
Den sista och den mest uppenbara orsaken till allt om Microsoft Excel inte byggdes för projektledning.
Applikationen kan ha några tips och tricks upp med ärmen som gör det till en PM-lösning i vissa fall, men det kan för det mesta inte hjälpa cheferna att utföra processerna och uppgifterna som är relaterade till projektutvecklingsprocessen.
Men om du vill ha programvara som hjälper dig att utföra de uppgifter som är relaterade till ditt projekt. du måsteanvända sig avUDN Task Manager .
Programvaran är en otrolig projekthanteringslösning som används av tusentals lag runt om i världen.
UDN Task ManagerTill undsättning! (UDN Task Managervs Microsoft Excel)
För alla brister som är förknippade med Excel Project Management, har vi en lösning för dig.UDN Task Manager! En intelligent utformad projekthanteringsprogramvara som levereras med ett brett utbud av funktioner för att hantera alla dina arbetshanteringsbehov.
Genom att ersätta Microsoft Excel medUDN Task Manager, du får:
När du använder Microsoft Excel, är projektledarna, och lagmedlemmarna inte i ständig kommunikation med varandra.
Varför? Eftersom ingen kommentar avsnitt kan hysa olika kommentarer med endera parten som leder till ingen kommunikation om uppgiften eller processen till hands.
När man använderUDN Task ManagerFör projektledning,lagsamarbeteär effektiv och effektiv.
Applikationen har en kommentaravdelning med varje uppgift som bidrar till att förbättra kommunikationen mellan cheferna och lagmedlemmarna.
UDN Task ManagerGer en enda plattform för lagring, hantering och övervakning av alla dina projektrelaterade aktiviteter. Detta mildrar det ständiga behovet av att byta mellan flera applikationer, vilket hjälper till att uppnåEffektivt lagsamarbete .
Verktyget hjälper dig att skapa projekt, tillhörande uppgifter och kommunicera inom uppgifter för att uppnå dina projektmål. Kommer med ett användarvänligt gränssnitt och ett rörfritt utseende kan du hantera dina projekt sömlöst utan att behöva komplexa tillägg.
FörTidig hantering av projektproblem, Utgivningsrapportering spelar en viktig roll. Detta är ett av de första stegen som leder till effektiv frågaspårning.
UDN Task Managerger en smart ärendehantering och frågor hanteringsmodul för alla dina projekt. Genom UDN Task Manager, Du kan:
Ser? Vi var inte fel när vi sa att du behöver en fråga spårningsprogram! Om du byter från Excel tillUDN Task ManagerKan du snabbt hantera alla dina frågor innan de förvandlas till gigantiska katastrofer.
Holding produktiva mötenär ingen rocket science. Med hjälp av ett intuitivt verktyg, kommer med rätt uppsättning funktioner brukar susen. Eller, att sätta i enkla ord - börja användaUDN Task Manager !
UDN Task Managerräddar dagen genom att ge omfattande alternativ möte hantering som du enkelt kan använda för att ditt möte strategispel.
GenomUDN Task Manager, du kan:
Alla dessa inbyggda funktioner eliminerar behovet av att använda tredjepartsprogram integrationer för att hantera dina möten.
Som förklarats tidigare, det finns inget sådant som rapportering i realtid i Excel. I kontrast,UDN Task Managerlevereras med genomarbetade tidrapporter för att spåra den tid som spenderas på varje uppgift av dig och dina gruppmedlemmar.
Genom dessa tidrapporter, användarna har även möjlighet att logga debiterbara timmar för bättre spårning av uppgifts insatser. Dessutom kan kommentarer varasattes till individuella tidrapporteroch kan delas med andra gruppmedlemmar, vilket resulterar i transparent rapportering. Du kan inte göra någon av dessa saker i Excel.
Excel är tänkt att hantera komplexa finansiella data, men det ironiska är att du måste manuellt lägga in alla datamängder, motsvarande formler och sedan hålla uppdatera datamängder för att få önskat resultat.
För resursplanering och resurs budgetering, kommer Excel med en komplicerad mall som kräver konstant data uppdateras för att beräkna resultaten. Låter inte alltför bra nu, eller hur?
Alternativt iUDN Task ManagerDu behöver bara sätta in några av de stora detaljer som timtaxa och individuell uppgift insatser och lämna resten till ansökan. Varje resurs s uppgift insatser i form av den totala budgeten, precis framför dig.
Rätt utanför bat, inte Microsoft Excel inte låta chefer att ändra rättigheterna för de dokument och kalkylblad som har skapats i sin databas Access.
Antingen bara chefen eller gruppmedlemmar har tillgång till ändra dokument, inget däremellan.
Dessutom finns det inget system för att spåra den person som gjort ändringarna och när ändringarna hände. Detta är inte bara en säkerhetsfråga, men också minskar användbarheten faktor av ansökan.
UDN Task Managerhar ingen av dessa problem. Mjukvaran gör det möjligt för chefer att ha fullständig kontroll över åtkomsträttigheter avseende varje uppgift och process.
Detta innebär att chefer kan tillåta medlemmar specifik grupp att göra ändringar i gränssnittet och begränsa andra intressenter att bara visa samma gränssnitt.
Microsoft Excel är känd för sin offline-läge och när programvaran används oftast i offline-läge finns det inga realtid meddelanden om eventuella ändringar som görs i programvaran databasen.
Om du vill veta mer om de förändringar som görs av gruppmedlemmarna eller chefer, de måste göra det manuellt.
Det innebär att de måste manuellt kontrollera olika kalkylblad och databaser för att spåra projektet.
Det är en hel del extra arbete som du måste göra på toppen av alla de uppgifter du måste utföra, som chef, i utvecklingsprocessen projektet. Tack och lov,UDN Task Managerhar du omfattas på den fronten.
UDN Task Managerhar en fantastisk meddelandesystem som gör det möjligt för gruppmedlemmarna och chefer att få uppdateringar i realtid om de uppgifter och processer som pågår.
Du kan se dessa meddelanden genom att klicka på klockikonen på arbetsytan gränssnittet.
Om du är någon form av program i dagens marknad, måste du ha en killer gränssnitt och övergripande de bästa funktionerna för att motivera folk att de ska använda dig.
Microsoft Excel kanske inte har AMP i det, men ansökan är allt gott och väl när det gäller att utföra flera funktioner.
Den stora komplikationen är att man har svårt att visa dessa mammut stora kalkylblad på teeny-weeny mobil enhet.
Ladda nerUDN Task Managermobil app:ios H Android
se även : De 12 bästa Project Planning Tools of 2022
Slutsats
Microsoft Excel utmärker sig i många olika saker i det organisatoriska paradigmet, men enligt de saker vi diskuterade tidigare är projektledning inte en av dessa saker.
Ja, du kan använda mallarna för att utföra många saker angående projektledning, men när det gäller detaljerade uppgifter och aktiviteter faller programvaran kort drastiskt.
Det är därför du kommer att bli bättre med hjälp av en utsedd projekthanteringsprogram somUDN Task ManagerFör din projektledning.
I ett nötskal har vi försökt samla alla anledningar till varför du inte ska använda Excel för projektledning, och istället välja ett verktyg som är ett säkert sätt för dig att uppnå framgångsrik projektledning.
Du kan försökaUDN Task ManagerUtan att till och med spendera ett öre, så varför inte prova och se själv?
Läs också: Bäst att göra-lista 822 för personlig uppgiftshantering
