Microsoft Excel Management de proiect pentru profesioniștii Agile: Merită?
Dacă nu ați auzit de Microsoft Excel, bine ... Google-l! Nu tu sau cineva te judeca pentru care contează. Hai mătura asta sub covor.
Dar, apoi, din nou, suntem siguri că ar putea fi OG în domeniul dvs. și utilizați Excel pentru managementul de proiect într-o formă. Poate că nu e Excel. Poate că este o alternativă la Excel, și asta e prea bine.
Am creat acest post pentru a spori MS Excel management de proiect priceperea ta. Gândiți-vă la toate vrăjitoriile si pacalelile ai putea fi, eventual, trăgând de pe urma trece prin ceea ce avem de spus.
Emoționat încă? Citește mai departe…
Ce este Microsoft Excel?
Microsoft Excel este, probabil,Cel mai bun software de calcul tabelardezvoltat vreodată. Este o aplicație uimitor, care vă ajută să vă colecta date într-o singură foaie de calcul pe care le puteți monitoriza mai târziu.
Iată câteva dintre caracteristicile pe care software-ul oferă.
După cum puteți vedea MS Excel nu mai face doar foi de calcul; îl puteți folosi pentru o mulțime de lucruri diferite.
Caracteristici de a utiliza în Microsoft Excel pentru Management de proiect
Sunete surprinzator dar puteți utiliza MS Excel pentru a efectua o mulțime de activități legate de management de proiect destul de ușor. Aici sunt unele dintre caracteristicile software-ului pe care le puteți utiliza pentru proiectele dumneavoastră.
Cea mai importantă caracteristică a MS Excel, care poate fi utilizat pentru gestionarea eficientă a proiectului esteManagement de date .
Aceste caracteristici de management vă permit să stocheze informații legate de proiect, direct în interiorul bazei de date Excel și, de asemenea, vă ajută să restaurați orice informație care a fost pierdut de tine accidental.
Această restaurare de date este posibil cu o copie de siguranță a datelor încorporat, care este o caracteristică prim cele mai multe aplicații sub banner-ul Microsoft.
Deci, dacă aveți o mulțime de date cu privire la proiectul și cumva l ștergeți, puteți recupera întotdeauna în câteva minute.
A doua caracteristică pe care o vom vorbi despre ceea ce privește managementul de proiect Excel esteformatarea condițională .
Insights sunt o parte importantă a procesului de dezvoltare a proiectului, deoarece acestea sunt necesare pentru aurmăriți valorilegate de proiect.
Ce Excel face este că vă permite să personalizați coloanele care afișează aceste perspective.
Această personalizare ajută managerul pentru a urmări datele în funcție de cerințele lor specifice și să nu piardă timpul trece prin totul.
Crearea de foi de calcul din punctul forte al MS Excel. Acesta are o interfață incredibilă care vă permite să creați și să gestionați foi de calcul IMENSE, care pot adăposti de tone de date.
Cea mai bună parte din această interfață este că puteți administra cu ușurință aceste informații și să nu se simt o clipă că nu ești în control.
În ceea ce privește aceste date, puteți evidenția lucrurile importante pe care credeți că este crucial pentru dvs.Procesul de dezvoltare a proiectuluiși chiar să creeze mai multe foi de calcul pentru a diferenția între diferitele elemente ale proiectului.
Pur și simplu spus, Microsoft Excel este una dintre cea mai bună aplicație atunci când este vorba de perioada de logare de date
Grafice Gantt în Excel? Asta e școală veche, încercați în GanttManager de sarcini UDN.
8 motive pentru Excel Managementul proiectului este de calculație a costurilor tine mai mult
Cu excepția cazului în care le-ați trăit sub o piatră, care le-ați folosit, probabil, Microsoft Excel la un moment dat sau altul în timpul vieții tale. Chiar dacă nu aveți, cu siguranță știi un lucru sau doua despre el. Dar Dumnezeu să vă binecuvânteze, dacă încă îl utilizați!
Nu ofensați, Excel este una dintre cele mai vechi și cele mai folosite programe de calcul tabelar. Dar, să fim realiști pentru un moment. Bazându-se în întregime pe un program de bază de calcul tabelar pentruManagement avansat de proiect Nu pare o idee bună.
Sigur, Microsoft Excel vine cu propriul set de puncte forte, dar aceste puține puncte forte sunt umbrite de un număr mare de deficiențe. Nu am fi în întregime greșit dacă spunem că alegerea Excel pentru managementul proiectelor este o decizie slabă pe cont propriu. Cum? Nu vă faceți griji! Vom săpăm adânc în acest lucru și vom dovedi punctul nostru de vedere.
În esență, instrumentul oferă șabloane de management de proiect Excel. Deși vin la îndemână pentru introducerea rapidă a datelor, să vedem ce a ales rezultatele managementului proiectului Excel:
În Microsoft Excel, pentru începerea unui proiect, creați liste de sarcini și apoi pentru mai miciActivități de proiect, creați subtașuri. Folosirea rândurilor și a coloanelor pentru proiecte și gestionarea sarcinilor este consumatoare de timp și are doar rezultate în frustrarea utilizatorului.
Deși personalizabil, utilizând Excel pentru gestionarea sarcinilor, rezultă în multe momente de tragere a părului în timpul zilei. Situația se agravează atunci când vor fi introduse cantități mari de date. Există doar havoc pe ecran dacă gestionați seturi de date mari, care este de obicei cazul pentru majoritatea proiectelor.
Gestionarea proiectelor dvs. în Excel vă costă timpul prețios, deoarece datele se pierd în rânduri complexe și coloane și pot dura mult timp pentru recuperare. AManager bun de proiect.Ar fi alarmat, deoarece gestionarea fluxurilor de lucru în Excel are mai mult rău decât bine pentru proiectele dvs.
Comunicarea echipei raționalizate este esențială pentru atingerea unor niveluri mai ridicate de productivitate în rândul membrilor echipei. De fiecare dată când o actualizare trebuie făcută într-un proiect, membrii echipei au nevoie de o platformă pentru comunicații rapide. Nu există un astfel de mediu oferit de Excel pentru comunicarea echipei.
Membrii echipei actualizează manual foaia de calcul pentru orice schimbări care vin într-un proiect și, dacă sunteți leneș să verificați actualizările continuu, norocul de urmărire a modificărilor! Singurul mijloc de a spune membrii echipei despre actualizări este prin utilizarea altorPlatforme de colaborare online, cum ar fi slăbiciune sau e-mail.
Nu este capabil să comunice instantaneu cu membrii echipei dvs., rezultă în scăderea globalăProductivitatea echipei, deoarece mediile de comutare afectează negativ performanța echipei.
De asemenea, citiți: Cele mai bune aplicații de productivitate gratuite pentru a încerca în 2022
Raportarea în timp real este unul dintre aspectele principale care determină eficacitatea unui aInstrumentul de gestionare a proiectelor. Raportarea în Excel este o neplăcere.
Există mai mulți pași complexi pe care un utilizator trebuie să le primească pentru a crea un raport de proiect, inclusiv aGantt Chart.. Nu există capacități de urmărire a timpului de a analiza programul de proiect sau capacitatea de a urmări timpul asociat sarcinilor. Numai acest dezavantaj solicită o alternativă care oferă raportarea în timp real a proiectelor.
Excel vine cu un șablon de urmărire a problemei preinstalate pentru urmărirea și gestionarea problemelor. Nu este ușor să efectuați modificări la șablonul existent și trebuie să introduceți și să actualizați manual informațiile pe măsură ce apar date.
Acest lucru durează prea mult timp și nu puteți asocia automat problemele cu proiecte relevante. Totul trebuie făcut manual prin actualizarea informațiilor. De asemenea, este foarte probabil ca membrii echipei dvs. să rateze o actualizare în întregime dacă nu verifică în mod constant foile.
De aceea veți avea nevoie de unEmiterea instrumentului de urmărirecare urmărește și gestionează problemele pentru dvs., fără să faceți manual toată lucrarea.
Din nou, oferind un șablon de întâlnire preinstalat nu înseamnă executarea cu succes a întâlnirilor profesionale. Un instrument mai cuprinzător ar trebui să poată oferi caracteristici extinse de gestionare a întâlnirilor prin care vă puteți realizaObiective zilnice de întâlnire .
Dacă utilizați Excel pentru documentarea și gestionarea întâlnirilor, felicitări! În fiecare zi, faceți un pas mai aproape de întâlnirile neproductive. (Da, e rău!)
Spre deosebire de Excel, aveți nevoie de un software de management de proiect care vine cu un puternicSoluția de gestionare a întâlnirilorsa te ajutGestionați efectiv întâlnirile ca un profesionist.
Știm cât de complexă și niciodată un proces de dezvoltare a proiectului poate deveni și dacă nu aveți software care intră în majoritatea datelor și perspectivelor în baza de date pentru dvs., atunci aveți o problemă.
Acesta este cazul în care vine vorba de MS Excel.
Software-ul este un campion atunci când vine vorba de introducerea manuală a informațiilor în baza de date, dar dacă doriți să programați o sesiune de introducere a datelor sau să personalizați notificări la nivel de echipă pentru a notifica membrii echipei despre fiecare actualizare cu privire la proiect, Excel suge.
Nu există nicio procedură de automatizare a oricărei informații de date și nici măcar nu puteți regla reajustarea diferitelor dependențe de sarcini prezente în cronologia proiectului, cum ar fiAlte programe de management de proiect dedicate .
Și dacă credeți că șabloanele Excel pot ajuta, ei pot (puțin), dar dacă doriți acele șabloane pentru a rezolva problemele legate de managementul proiectului Excel, atunci sunteți din greșeală.
Un alt motiv pentru care Excel nu poate excela în Paradigma de gestionare a proiectului este limitarea șabloanelor sale în ceea ce privește personalizarea.
Acest lucru se datorează faptului că fiecare șablon și diagramă din Microsoft Excel este pre-pregătit și nu există puține camere pentru personalizare.
Aceasta este o mare problemă pentru managerii de proiect care trebuie să regleze diferite elemente ale proiectelor în funcție de cerințele în schimbare aproape zilnic.
Motivul final și cel mai evident al tuturor, dacă Microsoft Excel nu a fost construit pentru gestionarea proiectelor.
Aplicația ar putea avea câteva sfaturi și trucuriază maneca care o face o soluție PM în unele cazuri, dar în cea mai mare parte, nu poate ajuta managerii să îndeplinească procesele și sarcinile legate de procesul de dezvoltare a proiectului.
Dar dacă doriți software-ul care vă va ajuta să efectuați perfect aceste sarcini și activități legate de proiectul dvs.; trebuie săutilizareManager de sarcini UDN. .
Software-ul este o soluție incredibilă de management de proiect care este utilizată de mii de echipe din întreaga lume.
Manager de sarcini UDN.La salvare! (Manager de sarcini UDN.vs Microsoft Excel)
Pentru toate deficiențele asociate cu managementul proiectului Excel, avem o soluție pentru dvs.Manager de sarcini UDN.A! Un software de management de proiect proiectat inteligent, care vine cu o gamă largă de caracteristici pentru a face față tuturor nevoilor dvs. de gestionare a sarcinilor.
Prin înlocuirea Microsoft Excel cuManager de sarcini UDN., primesti:
În timp ce utilizați Microsoft Excel, managerii de proiect și membrii echipei nu sunt în comunicare constantă între ele.
De ce? Deoarece nici o secțiune de comentarii poate găzdui diferite comentarii cu oricare dintre părți care nu are nicio comunicare cu privire la sarcină sau proces la îndemână.
Atunci când se utilizeazăManager de sarcini UDN.Pentru managementul proiectelor,Colaborarea echipeieste eficientă și eficientă.
Aplicația are o secțiune de comentarii cu fiecare sarcină care ajută la îmbunătățirea comunicării între manageri și membrii echipei.
Manager de sarcini UDN.Oferă o singură platformă pentru stocarea, gestionarea și monitorizarea tuturor activităților legate de proiect. Acest lucru atenuează nevoia constantă de comutare între mai multe aplicații, ajutând la realizareaEficace colaborarea echipei .
Instrumentul vă ajută să creați proiecte, sarcini asociate și să comunicați în cadrul sarcinilor pentru a vă atinge obiectivele proiectului. Venind cu o interfață ușor de utilizat și un aspect fără aglomerație, puteți gestiona proiectele fără nici o nevoie de add-on-uri complexe.
PentruGestionarea în timp util a problemelor proiectului, Raportarea emiterii joacă un rol important. Acesta este unul dintre primii pași care duc la urmărirea eficientă a problemei.
Manager de sarcini UDN.Oferă un modul de urmărire și gestionare a problemelor inteligente pentru toate proiectele dvs. Prin Manager de sarcini UDN., puteți:
Vedea? Nu am greșit când am spus că aveți nevoie de un software de urmărire a problemei! Dacă comutați de la Excel laManager de sarcini UDN., puteți să vă gestionați în timp util toate problemele înainte de a deveni dezastre uriașe.
Care dețin întâlniri productivenu este știința rachetelor. Folosind un instrument intuitiv, venind cu setul potrivit de caracteristici, de obicei, trucul. Sau, pentru a pune cuvinte simple - începeți să utilizațiManager de sarcini UDN. A!
Manager de sarcini UDN.Vă salvează ziua oferind opțiuni extinse de gestionare a întâlnirilor pe care le puteți utiliza cu ușurință pentru jocul de gestionare a întâlnirilor.
PrinManager de sarcini UDN., puteți:
Toate aceste caracteristici încorporate elimină necesitatea utilizării integrărilor de aplicații terțe pentru gestionarea întâlnirilor.
După cum sa explicat mai devreme, nu există nici un fel de raportare în timp real în Excel. În contrast,Manager de sarcini UDN.Vine cu forestiere elaborate pentru a urmări timpul petrecut pe fiecare sarcină de către dvs. și membrii echipei dvs.
Prin aceste poneuri, utilizatorii sunt, de asemenea, capabili să înregistreze orele plătite pentru o mai bună urmărire a eforturilor de sarcini. În plus, pot fi comentariiadăugat la foaie de topi individualeși pot fi împărtășite cu alți membri ai echipei, rezultând rapoarte transparente. Nu poți face nimic din aceste lucruri în Excel.
Excel este menit să se ocupe de date financiare complexe, dar ironia este că trebuie să puneți manual toate seturile de date, formulele corespunzătoare, apoi să actualizați seturile de date pentru a obține rezultatele dorite.
Pentru planificarea resurselor și bugetarea resurselor, Excel vine cu un șablon complicat care necesită actualizarea constantă a datelor pentru calcularea rezultatelor. Nu sună prea utile acum, nu-i așa?
Alternativ, inManager de sarcini UDN.Trebuie doar să puneți câteva detalii majore, cum ar fi rata orară și eforturile individuale de sarcini și lăsați restul aplicației. Eforturile de sarcină ale fiecărei resurse în ceea ce privește bugetul total, chiar în fața dvs.
Chiar de pe BAT, Microsoft Excel nu permite managerilor să schimbe drepturile de acces ale documentelor și foi de calcul care au fost create în baza de date.
Fie doar managerul, fie membrii echipei au acces la schimbarea documentelor, nimic între ele.
De asemenea, nu există niciun sistem de urmărire a persoanei care a făcut schimbările și momentul în care s-au întâmplat schimbările. Aceasta nu este doar o problemă de securitate, dar scade, de asemenea, factorul de utilizare a cererii.
Manager de sarcini UDN.nu are nici una din aceste probleme. Software-ul permite managerilor să aibă un control complet asupra drepturilor de acces cu privire la fiecare sarcină și proces.
Aceasta înseamnă că managerii pot permite membrilor echipei specifice să facă schimbări în interfață și să restricționeze alte părți interesate pentru a vizualiza aceeași interfață.
Microsoft Excel este renumit pentru modul său offline și când software-ul este utilizat în cea mai mare parte în modul offline, nu există notificări în timp real despre modificările care se fac în baza de date software.
Dacă doriți să știți despre schimbările care sunt făcute de membrii echipei sau de manageri, trebuie să o facă manual.
Aceasta înseamnă că trebuie să verifice manual diferite foi de calcul și baze de date pentru a urmări proiectul.
Aceasta este o mulțime de muncă suplimentară pe care trebuie să o faceți în plus față de toate îndatoririle pe care trebuie să le efectuați, în calitate de manager, în procesul de dezvoltare a proiectului. Din fericire,Manager de sarcini UDN.Ați acoperit această față.
Manager de sarcini UDN.Are un sistem uimitor de notificare care permite membrilor echipei și managerilor să primească actualizări în timp real despre sarcinile și procesele care sunt în desfășurare.
Puteți vedea aceste notificări făcând clic pe pictograma Bell din interfața spațiului de lucru.
Dacă sunteți orice fel de aplicație pe piața de astăzi, trebuie să aveți o interfață killer și în general cele mai bune caracteristici pentru a motiva oamenii pe care ar trebui să o folosească.
Microsoft Excel nu poate avea amprenta, dar aplicația este bine și bună atunci când vine vorba de efectuarea mai multor funcții.
Complicația majoră este că aveți un timp dificil de vizionare a acestor foi de calcul mamut de pe dispozitivul mobil adolescent-Weeny.
DescarcaManager de sarcini UDN.aplicatie mobila:ios. | Android
De asemenea, vezi : Cele mai bune 12 instrumente de planificare a proiectului de 2022
Concluzie
Microsoft Excel excelează într-o mulțime de lucruri diferite în paradigma organizațională, dar, conform lucrurilor pe care le-am discutat mai devreme, managementul de proiect nu este unul dintre aceste lucruri.
Da, puteți utiliza șabloanele pentru a efectua o mulțime de lucruri în ceea ce privește gestionarea proiectelor, dar când vine vorba de sarcini și activități detaliate, software-ul scade drastic.
Acesta este motivul pentru care veți fi mai bine să utilizați un software desemnat de management de proiect, cum ar fiManager de sarcini UDN.Pentru activitățile dvs. de management de proiect.
Pe scurt, am încercat să strângem toate motivele pentru care nu ar trebui să utilizați Excel pentru managementul proiectelor și, în schimb, optați pentru un instrument care este un mijloc sigur pentru a obține un management de succes de succes.
Poti incercaManager de sarcini UDN.Fără să cheltuiți nici măcar un ban, de ce să nu încercați să vă vedeți pentru voi înșivă?
De asemenea, citiți: Cele mai bune aplicații de la 2022 pentru gestionarea sarcinilor personale
