Microsoft Excel Project Management per professionisti Agile: ne vale la pena?
Se non hai sentito parlare di Microsoft Excel, beh ... Google! Non stiamo giudicando te o nessuno per quella questione. Spazziamo questo sotto il tappeto.
Ma poi di nuovo, siamo sicuri che potresti essere l'OG nel tuo campo e usi Excel per la gestione del progetto in qualche forma. Forse non è eccellere. Forse è un'alternativa a Excel, e anche va bene.
Abbiamo creato questo post per migliorare la tua prodezza MS Excel Project Management. Pensa a tutte le magia magiche e gli ammiture che potresti poterli tirare dopo aver attraversato ciò che dobbiamo condividere.
Eccitato ancora? Continuare a leggere…
Cos'è Microsoft Excel?
Microsoft Excel è probabilmente ilMiglior software di foglio di calcolomai sviluppato. È un'applicazione incredibile che ti aiuta a raccogliere i tuoi dati in un foglio di calcolo che puoi monitorare in seguito.
Ecco alcune delle funzionalità che il software fornisce.
Come puoi vedere MS Excel non rendi più fogli di calcolo; Puoi usarlo per molte cose diverse.
Caratteristiche da utilizzare in Microsoft Excel per la gestione del progetto
Sembra sorprendente ma è possibile utilizzare MS Excel per eseguire molte attività relative a Gestione del progetto. Ecco alcune delle caratteristiche del software che puoi utilizzare per i tuoi progetti.
La caratteristica più importante di MS Excel che può essere utilizzata per un'efficace gestione del progetto èGestione dati .
Queste caratteristiche di gestione consentono di memorizzare le informazioni relative al progetto direttamente all'interno del database Excel e ti aiuta anche a ripristinare qualsiasi informazione che è stata messa fuori posto accidentalmente.
Questo ripristino dei dati è possibile con un backup dei dati inbuilt che è una caratteristica privilegiata della maggior parte delle applicazioni sotto il banner Microsoft.
Quindi, se hai molti dati riguardanti il tuo progetto e tu in qualche modo eliminalo, puoi sempre recuperarlo in pochi minuti.
La seconda caratteristica di cui stiamo per parlare riguardo a quanto riguarda la gestione del progetto Excel èformattazione condizionale .
Le intuizioni sono una parte importante del processo di sviluppo del progetto in quanto è necessarioTraccia metricherelativo al progetto.
Che excel è che ti permette di personalizzare le colonne che mostrano quelle intuizioni.
Questa personalizzazione aiuta il manager a tenere traccia dei dati in base alle loro esigenze specifiche e non sprecare il loro tempo a passare attraverso il tutto.
Creazione di fogli di calcolo in MS Excel's Forte. Ha un'incredibile interfaccia che consente di creare e gestire enormi fogli di calcolo che possono ospitare tonnellate di dati.
La parte migliore di quell'interfaccia è che puoi facilmente gestire queste informazioni e non sentire per un secondo che non hai il controllo.
Per quanto riguarda i dati, è possibile evidenziare le cose importanti che pensi sia cruciale per il tuoProcesso di sviluppo del progettoe persino creare più fogli di calcolo per differenziare i diversi elementi del progetto.
Detto semplicemente, Microsoft Excel è una delle migliori applicazioni quando si tratta di un periodo di registrazione dei dati
Grafici di Gantt in Excel? Questa è la vecchia scuola, prova GantUDN Task Manager.
8 motivi per cui Excel Project Management ti costano di più
A meno che tu non abbia vissuto sotto una roccia, probabilmente hai usato Microsoft Excel a un punto o un altro durante la tua vita. Anche se non hai, sicuramente sai una cosa o due a riguardo. Ma Dio ti benedica se lo stai ancora usando!
Non offendere, Excel è uno dei programmi di fogli di calcolo più antichi e più usati. Ma, siamo realistici per un momento. Basandosi interamente su un programma basato sul foglio di calcolo perGestione avanzata del progetto non sembra una buona idea.
Certo, Microsoft Excel viene fornito con il proprio set di punti di forza, ma questi pochi punti di forza sono oscurati da un gran numero di punti deboli. Non saremmo del tutto sbagliati se diciamo che scegliere Excel per la gestione del progetto è una decisione scarsa da sola. Come? Non preoccuparti! Scavamo in profondità in questo e dimostreremo il nostro punto di vista.
Essenzialmente, lo strumento fornisce modelli di gestione del progetto Excel. Sebbene siano utili per una rapida voce dei dati, vediamo cosa scegliere Excel Project Management risultati in:
In Microsoft Excel, per avviare un progetto, crei elenchi di attività e quindi per più piccolaAttività del progetto, creare sottotizi. L'utilizzo di righe e colonne per progetti e gestione delle attività è dispendioso in termini di tempo e si traduce solo nella frustrazione dell'utente.
Sebbene personalizzabile, utilizzando Excel for Task Management risulta in molti momenti di tiraggio dei capelli durante il giorno. La situazione peggiora quando devono essere inserite grandi quantità di dati. C'è solo il caos sullo schermo se si gestisce grandi set di dati, che di solito è il caso della maggior parte dei progetti.
Gestire i tuoi progetti in Excel ti sta costando il tuo tempo prezioso perché i dati si perdono in righe e colonne complesse e può richiedere molto tempo per il recupero. UNBuon project manager.Sarebbe allarmato, poiché la gestione dei flussi di lavoro in Excel fa più male che bene ai tuoi progetti.
La comunicazione del team semplificata è fondamentale per raggiungere livelli più elevati di produttività tra i membri del team. Ogni volta che un aggiornamento deve essere fatto in un progetto, i membri del team hanno bisogno di una piattaforma per la comunicazione rapida. Non c'è nessun mezzo fornito da Excel per la comunicazione del team.
I membri del team aggiornano manualmente il foglio di calcolo per eventuali modifiche che stanno arrivando in un progetto, e se sei pigro per controllare gli aggiornamenti in modo continuo, buona fortuna che monitora le modifiche! L'unico mezzo per dire ai membri del team sugli aggiornamenti è usando altriPiattaforme di collaborazione online, come allentamento o e-mail.
Non essere in grado di comunicare immediatamente con i membri del tuo team nel ridurre in generaleproduttività del team., poiché i mezzi di commutazione influiscono negativamente sulla performance del team.
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Il reporting in tempo reale è uno degli aspetti principali che determinano l'efficacia di aStrumento di gestione del progetto. La segnalazione in Excel è una seccatura.
Ci sono più passaggi complessi che un utente deve passare per creare un rapporto di progetto, incluso adiagramma di Gantt. Non ci sono funzionalità di monitoraggio del tempo per analizzare il programma del progetto o la possibilità di monitorare il tempo associato alle attività. Solo questo svantaggio richiede un'alternativa che fornisca la segnalazione in tempo reale dei progetti.
Excel viene fornito con un modello di tracciamento del problema preinstallato per il monitoraggio e la gestione dei problemi. Non è facile apportare modifiche al modello esistente e devi inserire e aggiornare manualmente le informazioni quando arriva i dati.
Questo richiede troppo tempo e non sei in grado di associare automaticamente problemi con progetti pertinenti. Tutto deve essere fatto manualmente aggiornando le informazioni. È anche molto probabile che i membri del tuo team manchino un aggiornamento interamente se non controllano costantemente i fogli.
Questo è il motivo per cui avrai bisogno di unProblema strumento di localizzazioneQuella traccia e gestisce i problemi per te, senza che tu stia facendo manualmente tutto il lavoro.
Di nuovo, fornendo un modello di riunione preinstallato non significa l'esecuzione riuscita di riunioni professionali. Uno strumento più completo dovrebbe essere in grado di fornire vaste funzionalità di gestione della riunione attraverso le quali puoi realizzare il tuoObiettivi riunioni giornalieri .
Se usi Excel per il documentazione e la gestione dei tuoi incontri, congratulazioni! Ogni giorno stai facendo un passo più vicino a incontri improduttivi. (Sì, è così male!)
A differenza di Excel, è necessario un software di gestione del progetto fornito con un potenteSoluzione di gestione della riunioneper aiutartiGestire efficacemente i tuoi incontri come un professionista.
Sappiamo quanto è possibile diventare un processo di sviluppo del progetto e non estremamente terminato e se non si dispone di software che inserisce la maggior parte dei dati e le intuizioni nel suo database per te, allora hai un problema.
Questo è il caso quando si tratta di MS Excel.
Il software è un campione quando si tratta di inserire manualmente le informazioni nel database, ma se si desidera pianificare una sessione di input di dati o personalizzare le notifiche a livello di squadra per notificare ai membri del team su ogni singolo aggiornamento relativo al progetto, Excel fa schifo.
Non vi è alcuna procedura per automatizzare qualsiasi input di dati e non è nemmeno possibile regolare la regolazione delle diverse dipendenze del compito presente nella timeline del progetto, comeAltro software dedicato di gestione del progetto .
E se pensi che i modelli di Excel possano aiutare, possono (un po '), ma se vuoi che questi modelli risolvano i problemi relativi alla gestione del progetto Excel, allora sei tristemente sbagliato.
Un altro motivo per cui Excel non può eccellere nel paradigma di gestione del progetto è la limitazione che i suoi modelli hanno per quanto riguarda la personalizzazione.
Questo perché ogni modello e grafico in Microsoft Excel è pre-preparato e c'è poco senza spazio per la personalizzazione.
Questo è un grosso problema per i project manager che devono regolare elementi diversi dei progetti in base ai requisiti che cambiano quasi tutti i giorni.
La finale e la ragione finale e il più ovvio di tutti se il Microsoft Excel non è stato costruito per la gestione del progetto.
L'applicazione potrebbe avere alcuni suggerimenti e ingrassare la sua manica che lo rende una soluzione PM in alcuni casi, ma per la maggior parte, non può aiutare i manager a svolgere i processi e le attività relative al processo di sviluppo del progetto.
Ma se vuoi software che ti aiuterà a svolgere perfettamente tali compiti e attività relative al tuo progetto; deviutilizzoUDN Task Manager. .
Il software è un'incredibile soluzione di gestione del progetto utilizzata da migliaia di squadre in tutto il mondo.
UDN Task Manager.Al salvataggio! (UDN Task Manager.vs Microsoft Excel)
Per tutte le carenze associate alla gestione del progetto Excel, abbiamo una soluzione per te.UDN Task Manager.! Un software di gestione del progetto progettato in modo intelligente fornito con una vasta gamma di funzionalità per gestire tutte le esigenze di gestione dei compiti.
Sostituendo Microsoft Excel conUDN Task Manager., ottieni:
Durante l'utilizzo di Microsoft Excel, i project manager e i membri del team non sono in costante comunicazione l'uno con l'altro.
Come mai? Poiché nessuna sezione di commento può ospitare commenti diversi con entrambe le parti che non si traducono in nessuna comunicazione sull'attività o sul processo a portata di mano.
Quando si usaUDN Task Manager.Per la gestione del progetto,collaborazione della squadraè efficiente ed efficace.
L'applicazione ha una sezione di commento con ciascun compito che aiuta a migliorare la comunicazione tra i gestori e i membri del team.
UDN Task Manager.Fornisce una singola piattaforma per la memorizzazione, la gestione e il monitoraggio di tutte le attività relative ai progetti. Questo mitiga la necessità costante di passare da molteplici applicazioni, aiutando nel raggiungimentoCollaborazione efficace del team. .
Lo strumento consente di creare progetti, compiti associati e comunicare all'interno dei compiti per raggiungere i tuoi obiettivi del progetto. Venendo con un'interfaccia user-friendly e un look senza confusione, puoi gestire i tuoi progetti senza problemi senza alcuna necessità di componenti aggiuntivi complessi.
PerGestione tempestiva dei problemi di progetto, il rilascio dei rilassamenti svolge un ruolo importante. Questo è uno dei primi passi che portano a un tracciamento di emissione efficace.
UDN Task Manager.Fornisce un monitoraggio dei problemi intelligenti e problemi di gestione dei problemi per tutti i tuoi progetti. Tramite UDN Task Manager., sei in grado di:
Vedere? Non abbiamo sbagliato quando abbiamo detto che hai bisogno di un software di tracciamento dei problemi! Se passa da Excel aUDN Task Manager., puoi gestire tempestivamente tutti i tuoi problemi prima di trasformarti in disastri giganti.
Tenendo riunioni produttivenon è una scienza del razzo. Usando uno strumento intuitivo, in arrivo con il giusto set di funzionalità di solito fa il trucco. O, per inserire parole semplici - inizia a usareUDN Task Manager. !
UDN Task Manager.Salva la tua giornata fornendo ampie opzioni di gestione della riunione che puoi facilmente utilizzare per il gioco di gestione della riunione.
TramiteUDN Task Manager., Puoi:
Tutte queste funzionalità integrate eliminano la necessità di utilizzare integrazioni applicative di terze parti per la gestione delle riunioni.
Come spiegato in precedenza, non esiste una cosa come il report in tempo reale in Excel. In contrasto,UDN Task Manager.Viene fornito con elaborate schede temporizzative per tracciare il tempo speso per ogni attività da parte di te e dei membri del tuo team.
Attraverso queste schede temporizzazioni, gli utenti sono anche in grado di registrare ore fatturabili per il miglior tracciamento degli sforzi dei compiti. Inoltre, i commenti possono essereaggiunto alle singole schede temporizzazionie può essere condiviso con altri membri del team, con conseguente reporting trasparente. Non puoi fare nessuna di queste cose in Excel.
Excel è destinato a gestire i dati finanziari complessi, ma l'ironia è che è necessario inserire manualmente tutti i set di dati, le formule corrispondenti, quindi continuare a aggiornare i set di dati per ottenere i risultati desiderati.
Per la pianificazione delle risorse e il budget delle risorse, Excel viene fornito con un modello complicato che richiede un aggiornamento dei dati costanti per il calcolo dei risultati. Non sembra molto utile ora, vero?
In alternativa, in.UDN Task Manager.Hai solo bisogno di inserire alcuni dei principali dettagli, come il tasso orario e gli sforzi dei singoli compiti e lasciare il resto all'applicazione. I compiti di ciascun compito di risorse in termini di budget totale, proprio di fronte a te.
Subito dalla mazza, Microsoft Excel non consente ai gestori di modificare i diritti di accesso dei documenti e dei fogli di calcolo che sono stati creati nel suo database.
O solo il gestore oi membri del team hanno accesso a modificare i documenti, niente in mezzo.
Inoltre, non esiste un sistema per tracciare la persona che ha fatto i cambiamenti e il tempo in cui è successo le modifiche. Questo non è solo un problema di sicurezza, ma riduce anche il fattore di usabilità dell'applicazione.
UDN Task Manager.non ha nessuno di questi problemi. Il software consente ai manager di avere il controllo completo sui diritti di accesso relativi a ciascuna attività e processo.
Ciò significa che i manager possono consentire specifici membri del team di apportare modifiche all'interfaccia e limitare altri stakeholder per visualizzare semplicemente la stessa interfaccia.
Microsoft Excel è famosa per la sua modalità offline e quando il software viene utilizzato per lo più in modalità offline, non ci sono notifiche in tempo reale su eventuali modifiche apportate nel database del software.
Se vuoi sapere le modifiche apportate dai membri del team o dai gestori, hanno bisogno di farlo manualmente.
Ciò significa che devono controllare manualmente diversi fogli di calcolo e database per tracciare il progetto.
Questo è un sacco di lavoro extra che devi fare in cima a tutti i doveri che devi eseguire, come manager, nel processo di sviluppo del progetto. Per fortuna,UDN Task Manager.Ti sei coperto su quel fronte.
UDN Task Manager.Ha un fantastico sistema di notifica che consente ai membri del team che ai gestori di ricevere aggiornamenti in tempo reale sui compiti e sui processi in corso.
Puoi vedere queste notifiche facendo clic sull'icona Bell nell'interfaccia di lavoro.
Se sei qualche tipo di applicazione nel mercato di oggi, devi avere un'interfaccia killer e complessivamente le funzionalità migliori per motivare le persone che dovrebbero usarti.
Microsoft Excel potrebbe non avere un amplificatore in esso, ma l'applicazione è molto bene e buona quando si tratta di eseguire più funzioni.
La massima complicazione è che hai difficoltà a visualizzare quei fogli di calcolo di dimensioni mammut sul tuo dispositivo mobile del tuo teeny-weeny.
ScaricamentoUDN Task Manager.App mobile:ios. | Android.
Vedi anche : I 12 migliori strumenti di pianificazione del progetto del 2022
Conclusione
Microsoft Excel eccelle in molte cose diverse nel paradigma organizzativo, ma secondo le cose che abbiamo discusso in precedenza, la gestione del progetto non è una di quelle cose.
Sì, è possibile utilizzare i modelli per eseguire un sacco di cose riguardanti la gestione dei progetti, ma quando si tratta di compiti e attività dettagliati, il software non rientra con drasticamente drasticamente.
Questo è il motivo per cui migliorerai meglio utilizzando un software di gestione del progetto designato comeUDN Task Manager.per le tue attività di gestione del progetto.
In poche parole, abbiamo cercato di raccogliere tutti i motivi per cui non dovresti usare Excel per la gestione dei progetti, e invece optare per uno strumento che è un modo sicuro per ottenere una gestione del progetto di successo.
Puoi provareUDN Task Manager.Senza nemmeno spendere un centesimo, quindi perché non provarlo e vedere per te?
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