Microsoft Excel Project Management voor Agile Professionals: Is het het waard?
Als u nog nooit van Microsoft Excel hebt gehoord, goed ... Google het! We beoordelen u of iemand voor die kwestie. Laten we dit gewoon onder het tapijt vegen.
Maar nogmaals, we zijn er zeker van dat u de OG in uw vakgebied kunt zijn en u Excel gebruikt voor projectmanagement in een of andere vorm. Misschien is het niet excel. Misschien is het een alternatief voor Excel, en dat is ook goed.
We hebben dit bericht gemaakt om je MS Excel Project Management Prowess te verbeteren. Denk aan al de tovenarij en gimmicks die je mogelijk zou kunnen aftrekken nadat we gaan door wat we moeten delen.
Toch toch? Lees verder…
Wat is Microsoft Excel?
Microsoft Excel is waarschijnlijk deBeste spreadsheet-softwareooit ontwikkeld. Het is een geweldige applicatie die u helpt bij het verzamelen van uw gegevens in één spreadsheet die u later kunt volgen.
Hier zijn enkele van de functies die de software biedt.
Zoals je kunt zien, maakt MS Excel niet alleen spreadsheets; Je kunt het gebruiken voor veel verschillende dingen.
Functies om te gebruiken in Microsoft Excel voor projectbeheer
Klinkt verrassend, maar je kunt MS Excel gebruiken om vrij eenvoudig veel projectmanagement-gerelateerde activiteiten uit te voeren. Hier zijn enkele van de functies van de software die u voor uw projecten kunt gebruiken.
Het belangrijkste kenmerk van MS Excel die kan worden gebruikt voor effectief projectbeheer isGegevensbeheer .
Met deze managementfuncties kunt u informatie opslaan met betrekking tot het project direct in de Excel-database en helpt u ook om informatie te herstellen die per ongeluk door u misplaatst is.
Deze gegevensherstel is mogelijk met een ingebouwde gegevensback-up die een prime-functie is van de meeste toepassingen onder de Microsoft-banner.
Dus, als u veel gegevens over uw project hebt en u op de een of andere manier verwijdert, kunt u het altijd in minuten herstellen.
De tweede functie waar we over gaan praten over Excel Project Management isconditionele opmaak .
Insights vormen een belangrijk onderdeel van het projectontwikkelingsproces omdat ze nodig zijnsporenstatistiekengerelateerd aan het project.
Welk Excel is dat het je in staat stelt om de kolommen aan te passen die die inzichten weergeven.
Deze maatwerk helpt de manager om de gegevens te volgen op basis van hun specifieke vereisten en niet hun tijd verspillen door het hele ding.
Het creëren van spreadsheets in MS Excel's Forte. Het heeft een ongelooflijke interface waarmee u enorme spreadsheets kunt maken en beheren die tal van gegevens kunnen houden.
Het beste deel van die interface is dat u die informatie gemakkelijk kunt beheren en niet voor een seconde voelt dat u niet in controle hebt.
Met betrekking tot die gegevens kunt u de belangrijke dingen markeren die u denkt dat het cruciaal is voor uwProjectontwikkelingsprocesen maak zelfs meerdere spreadsheets om onderscheid te maken tussen de verschillende elementen van het project.
Simpel gezegd, Microsoft Excel is een van de beste applicatie als het gaat om de periode van gegevensregistratie
Gantt-grafieken in Excel? Dat is oude school, probeer Gantt inUdn taakmanager
8 REDENEN WAAROM Excel Project Management u meer kost
Tenzij je onder een rots hebt gewoond, heb je Microsoft Excel waarschijnlijk op een bepaald moment tijdens je leven gebruikt. Zelfs als je dat niet hebt gedaan, weet je zeker een ding of twee. Maar God zegene je als je het nog steeds gebruikt!
Raak niet beledigd, Excel is een van de oudste en meest gebruikte spreadsheetprogramma's. Maar laten we even realistisch zijn. Afhankelijk van een spreadsheet-gebaseerd programma voorGeavanceerd projectbeheer lijkt niet een goed idee.
Natuurlijk, Microsoft Excel komt met zijn eigen set sterke punten, maar deze paar sterke punten worden overschaduwd door een groot aantal zwakke punten. We zouden niet helemaal verkeerd zijn als we zeggen dat het kiezen van Excel voor projectmanagement een slechte beslissing is. Op welke manier? Maak je geen zorgen! We graven diep in dit en bewijzen ons standpunt.
In wezen biedt de tool Excel Project Management-sjablonen. Hoewel ze in de hand komen voor snel gegevensinvoer, laten we kijken wat het kiezen van Excel Project Management resulteert in:
In Microsoft Excel, voor het starten van een project, maakt u lijsten van taken, en dan voor kleinerprojectactiviteiten, maak subtaken. Het gebruik van rijen en kolommen voor projecten en taakbeheer is tijdrovend en resulteert alleen in gebruikersfrustratie.
Hoewel aanpasbaar, met behulp van Excel voor taakbeheer in veel haar-trekmomenten gedurende de dag. De situatie wordt erger wanneer grote hoeveelheden gegevens moeten worden ingevoerd. Er is alleen maar ravoc op het scherm als u grote datasets beheren, wat meestal het geval is voor de meeste projecten.
Het beheren van uw projecten in Excel kost u uw kostbare tijd omdat gegevens verloren raken in complexe rijen en kolommen en kunnen veel tijd kosten voor het ophalen. EENGoede projectmanagerzou gealarmeerd zijn, omdat het beheren van workflows in Excel meer kwaad doet dan goed voor uw projecten.
Gestroomlijnde teamcommunicatie is de sleutel tot het bereiken van hogere productiviteitsniveaus van de teamleden. Elke keer dat een update in een project moet worden gemaakt, hebben teamleden een platform nodig voor snelle communicatie. Er is geen dergelijk medium geleverd door Excel voor teamcommunicatie.
Teamleden werken het spreadsheet handmatig bij op eventuele wijzigingen die in een project komen, en als u lui bent om updates continu te controleren, valt veel succes bij het volgen van de wijzigingen! Het enige middel om de teamleden te vertellen over updates is door andereonline samenwerkingsplatforms, zoals slap of e-mail.
Niet in staat zijn om meteen met je teamleden te communiceren resulteert in het algemeenTeam Productiviteit, omdat schakelmedium negatief van invloed zijn op de teamprestaties.
Lees ook: Beste gratis productiviteit-apps om te proberen in 2022
Real-time rapportage is een van de belangrijkste aspecten die de effectiviteit van een bepalenProject Management Tool. Rapportage in Excel is overlast.
Er zijn meerdere complexe stappen die een gebruiker moet doorgaan om een projectrapport te maken, inclusief eenGantt-diagram. Er zijn geen tijdvolgingsmogelijkheden om het projectschema of de mogelijkheid om de tijd in verband met taken te volgen. Dit nadeel alleen roept om een alternatief dat realtime rapportage van projecten biedt.
Excel wordt geleverd met een vooraf geïnstalleerde probleem Tracking-sjabloon voor het volgen en beheren van problemen. Het is niet eenvoudig om wijzigingen in de bestaande sjabloon aan te brengen en u moet handmatig invoeren en bijwerken naarmate er gegevens binnenkomen.
Dit is te veel tijd en je kunt geen problemen met relevante projecten automatisch associëren. Alles moet handmatig worden gedaan door informatie bij te werken. Het is ook zeer waarschijnlijk dat uw teamleden een update volledig missen als ze de lakens niet constant controleren.
Dit is waarom je een hebt nodigProbleem Tracking Tooldie tracks en beheert problemen voor u, zonder dat u handmatig al het werk doet.
Nogmaals, het verschaffen van een vooraf geïnstalleerde vergaderjabloon betekent niet de succesvolle uitvoering van professionele vergaderingen. Een uitgebreidere tool zou uitgebreide vergaderingsmanagementfuncties kunnen bieden waardoor u uw kunt bereikenDagelijkse vergaderdoelen .
Als u Excel gebruikt voor het documenteren en beheren van uw vergaderingen, felicitaties! Elke dag neemt u een stap dichter bij niet-productieve vergaderingen. (Ja, het is zo slecht!)
In tegenstelling tot Excel, heb je een projectmanagementsoftware nodig die komt met een krachtigeMeeting Management-oplossingom je te helpenBeheer uw vergaderingen effectief als een professional.
We weten hoe complex en nooit een projectontwikkelingsproces kunnen worden en als u geen software hebt die de meeste gegevens en inzichten invoert in zijn database voor u, dan heeft u een probleem.
Dit is het geval als het gaat om MS Excel.
De software is een kampioen als het gaat om handmatig de informatie in de database in te voeren, maar als u een gegevensinvoersessie wilt plannen of teambrede meldingen wilt aanpassen om de teamleden op de hoogte te stellen van elke afzonderlijke update met betrekking tot het project, zuigt Excel.
Er is geen procedure om eventuele gegevensinvoer te automatiseren en u kunt niet eens de aanpassing van verschillende taakafhankelijkheden regelen die aanwezig zijn in de tijdlijn van het project, zoalsAndere toegewijde projectbeheersoftware .
En als je denkt dat Excel-sjablonen kunnen helpen, kunnen ze (een beetje), maar als je die sjablonen wilt oplossen om de problemen met betrekking tot Excel Project Management op te lossen, dan wordt je je helaas vergist.
Een andere reden waarom Excel niet kan uitblinken in het projectmanagementparadigma is de beperking zijn sjablonen met betrekking tot aanpassing.
Dit komt omdat elke sjabloon en grafiek in Microsoft Excel pre-voorbereid is en er weinig is aan geen ruimte voor maatwerk.
Dit is een groot probleem voor de projectmanagers die verschillende elementen van de projecten moeten aanpassen aan de veranderende vereisten bijna dagelijks.
De finale en de meest voor de hand liggende reden van alles als dat Microsoft Excel niet is gebouwd voor projectbeheer.
De toepassing kan een paar tips hebben en zijn huls opduikt die het in sommige gevallen een PM-oplossing maakt, maar het kan voor het grootste deel niet helpen de managers de processen en taken met betrekking tot het projectontwikkelingsproces uit te voeren.
Maar als u wilt dat software die u zal helpen die taken en activiteiten naadloos uit te voeren met betrekking tot uw project; u moetgebruikenUdn taakmanager .
De software is een ongelooflijke projectmanagementoplossing die wordt gebruikt door duizenden teams over de hele wereld.
Udn taakmanagerTe hulp schieten! (Udn taakmanagervs Microsoft Excel)
Voor alle tekortkomingen die verband houden met Excel Project Management, hebben we een oplossing voor u.Udn taakmanager! Een intelligent ontworpen projectbeheersoftware die wordt geleverd met een uitgebreid scala aan functies om al uw behoeften van het taakbeheer te behandelen.
Door Microsoft Excel met te vervangenUdn taakmanager, Jij krijgt:
Tijdens het gebruik van Microsoft Excel, zijn de projectmanagers en de teamleden niet in constante communicatie met elkaar.
Waarom? Omdat geen enkele opmerkingsectie verschillende opmerkingen met een van beide partijen kan huisvesten, wat resulteert in geen communicatie over de taak of het proces bij de hand.
Tijdens gebruikUdn taakmanagervoor projectbeheer,Team samenwerkingis efficiënt en effectief.
De toepassing heeft een reactie-gedeelte met elke taak die helpt de communicatie tussen de managers en de teamleden te verbeteren.
Udn taakmanagerBiedt een enkel platform voor het opslaan, beheren en bewaken van al uw project-gerelateerde activiteiten. Dit bepaalt de constante behoefte aan het schakelen tussen meerdere toepassingen, helpt bij het bereiken vanEffectieve teamsamenwerking .
Het gereedschap helpt u bij het maken van projecten, geassocieerde taken en communiceren binnen taken om uw projectdoelen te bereiken. Komen met een gebruiksvriendelijke interface en een rommelvrije look, kunt u uw projecten naadloos beheren zonder enige behoefte aan complexe add-ons.
VoorTijdelijk beheer van projectproblemen, Probleemrapportage speelt een belangrijke rol. Dit is een van de eerste stappen die leiden tot een effectieve kwestie-tracking.
Udn taakmanagerBiedt een SMART-probleem bij het volgen en de beheermodule voor al uw projecten. Er doorheen Udn taakmanager, je bent in staat:
Zie je wel? We waren niet verkeerd toen we zeiden dat je een probleem bij het volgen van een probleem hebt! Als u schakelt van Excel naarUdn taakmanager, je kunt al je problemen tijdig beheren voordat ze veranderen in gigantische rampen.
Productieve vergaderingen houdenis geen raketwetenschap. Met behulp van een intuïtieve tool, die met de juiste reeks functies komt, doet het meestal de truc. Of, om in eenvoudige woorden te plaatsen - Begin met het gebruikUdn taakmanager !
Udn taakmanagerSlaat uw dag op door uitgebreide vergaderingsopties te bieden die u eenvoudig kunt gebruiken om uw vergaderbeheerspel te gebruiken.
Er doorheenUdn taakmanager, jij kan:
Al deze ingebouwde functies elimineren de noodzaak om applicatiesintegraties van derden te gebruiken voor het beheer van uw vergaderingen.
Zoals eerder uitgelegd, is er niet zoiets als real-time rapportage in Excel. In tegenstelling tot,Udn taakmanagerWordt geleverd met uitgebreide timesheets om de tijd die aan elke taak door u en uw teamleden wordt besteed.
Via deze timesheets kunnen gebruikers ook factureerbare uren inloggen voor een betere tracking van taakinspanningen. Bovendien kunnen opmerkingen zijntoegevoegd aan individuele timesheetsen kan worden gedeeld met andere teamleden, wat resulteert in transparante rapportage. Je kunt geen van deze dingen doen in Excel.
Excel is bedoeld om complexe financiële gegevens aan te pakken, maar de ironie is dat u handmatig in alle gegevenssets, de bijbehorende formules, en vervolgens de gegevensets moet bijwerken om de gewenste resultaten te krijgen.
Voor Resource Planning en Resource Budgettering wordt Excel geleverd met een gecompliceerde sjabloon die constante gegevens vereist die bijwerken voor het berekenen van de resultaten. Klinkt nu niet te behulpzaam, toch?
Alternatief, inUdn taakmanagerU hoeft alleen enkele van de belangrijkste details in te voeren, zoals het uurtarief en de individuele taakinspanningen en de rest aan de toepassing te laten. De taakinspanningen van elke resource in termen van het totale budget, recht voor u.
Meteen van de vleermuis staat Microsoft Excel de managers niet toe dat de toegangsrechten van de documenten en de spreadsheets in zijn database zijn gemaakt.
Ofwel alleen de manager of de teamleden hebben toegang om de documenten te wijzigen, niets tussendoor.
Ook is er geen systeem om de persoon te volgen die de wijzigingen en de tijd heeft gemaakt waarop de veranderingen zijn gebeurd. Dit is niet alleen een beveiligingsprobleem, maar verlaagt ook de bruikbaarheidsfactor van de toepassing.
Udn taakmanagerheeft geen van deze problemen. Met de software kunnen de managers volledige controle hebben over de toegangsrechten met betrekking tot elke taak en het proces.
Dit betekent dat de managers specifieke teamleden kunnen toestaan om wijzigingen in de interface aan te brengen en andere belanghebbenden te beperken om gewoon dezelfde interface te bekijken.
Microsoft Excel is beroemd om zijn offline modus en wanneer de software meestal wordt gebruikt in de offline-modus, zijn er geen realtime meldingen over eventuele wijzigingen die in de softwaredatabase worden uitgevoerd.
Als u wilt weten over de wijzigingen die door de teamleden of de managers worden uitgevoerd, moeten ze het handmatig doen.
Dat betekent dat ze verschillende spreadsheets en databases handmatig moeten bekijken om het project bij te houden.
Dat is veel extra werk dat u bovenop alle taken moet doen die u moet uitvoeren, als manager, in het projectontwikkelingsproces. Dankbaar,Udn taakmanagerHeeft u op dat front gesloten.
Udn taakmanagerHeeft een geweldig meldingssysteem dat de teamleden en de managers in staat stelt real-time updates te ontvangen over de taken en processen die aan de gang zijn.
U kunt deze meldingen bekijken door op het Bell-pictogram in de werkruimteinterface te klikken.
Als u een soort van toepassing bent in de huidige markt, moet u een killer-interface hebben en in het algemeen de beste functies om mensen te motiveren die zij moeten gebruiken.
Microsoft Excel heeft misschien geen versterker in het, maar de applicatie is allemaal goed en goed als het gaat om het uitvoeren van meerdere functies.
De belangrijkste complicatie is dat je het moeilijk hebt om die spreadsheets van Mammothirts te bekijken op je Teeny-Weeny Mobile-apparaat.
GedownloadUdn taakmanagerapplicatie voor de mobiele telefoon:IOS | Android
Zie ook : De 12 beste projectplanningshulpmiddelen van 2022
Conclusie
Microsoft Excel blinkt uit in veel verschillende dingen in het paradigma van de organisatie, maar volgens de dingen die we eerder hebben besproken, is projectmanagement niet een van die dingen.
Ja, u kunt de sjablonen gebruiken om veel dingen uit te voeren met betrekking tot projectbeheer, maar als het gaat om gedetailleerde taken en activiteiten, valt de software drastisch af.
Dit is de reden waarom u beter af zult zijn met behulp van een aangewezen projectbeheersoftware zoalsUdn taakmanagerVoor uw projectmanagementactiviteiten.
In een notendop hebben we geprobeerd om alle redenen te verzamelen waarom u Excel niet moet gebruiken voor projectbeheer en in plaats daarvan kiezen voor een tool die zeker betekent dat u een succesvol projectbeheer kunt bereiken.
Je kan het proberenUdn taakmanagerZonder zelfs een cent uit te geven, dus waarom probeer het dan niet eens eens te zijn en voor jezelf te zien?
Lees ook: Beste to-do lijst-apps van 2022 voor persoonlijk taakbeheer
