Microsoft Excel Project Management para profissionais ágeis: vale a pena?

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Se você não ouviu falar do Microsoft Excel, bem ... Google! Nós não estamos julgando você ou alguém por esse assunto. Vamos apenas varrer isso sob o tapete.

Mas, novamente, temos certeza de que você pode ser o og em seu campo e usa o Excel para o gerenciamento de projetos de alguma forma. Talvez não seja excel. Talvez seja uma alternativa para o Excel, e tudo bem também.

Criamos este post para melhorar sua proeza do gerenciamento do projeto do MS Excel. Pense em toda a magia e truques que você poderia ser puxando depois de passar pelo que temos que compartilhar.

Animado ainda? Leia…

O que é o Microsoft Excel?

O Microsoft Excel é provavelmente oMelhor software de planilhajá desenvolvido. É um aplicativo incrível que ajuda você a reunir seus dados em uma planilha que você pode monitorar mais tarde.

Aqui estão alguns dos recursos que o software fornece.

Como você pode ver o MS Excel não apenas faz planilhas mais; Você pode usá-lo para muitas coisas diferentes.

Recursos para usar no Microsoft Excel para gerenciamento de projetos

Soa surpreendente, mas você pode usar o MS Excel para realizar muitas atividades relacionadas ao gerenciamento de projetos com bastante facilidade. Aqui estão alguns dos recursos do software que você pode usar para seus projetos.

A característica mais importante do MS Excel que pode ser usada para o gerenciamento eficaz do projeto éGestão de dados .

Esses recursos de gerenciamento permitem armazenar informações relacionadas ao projeto diretamente dentro do banco de dados do Excel e também ajuda você a restaurar qualquer informação que tenha sido perdida por você acidentalmente.

Essa restauração de dados é possível com um backup de dados embutidos, que é um recurso primo da maioria dos aplicativos sob o Microsoft Banner.

Portanto, se você tiver muitos dados sobre seu projeto e de alguma forma excluí-lo, você sempre pode recuperá-lo em minutos.

A segunda característica que vamos falar sobre o gerenciamento do projeto do Excel éformatação condicional .

Insights são uma parte importante do processo de desenvolvimento do projeto, pois são necessários paraAcompanhe as métricasrelacionado ao projeto.

O que o Excel é que permite personalizar as colunas que exibem esses insights.

Esta personalização ajuda o gerente a rastrear os dados de acordo com seus requisitos específicos e não desperdiçar seu tempo passando por toda a coisa.

Criando planilhas no Forte do MS Excel. Ele tem uma interface incrível que permite criar e gerenciar enormes planilhas que podem abrigar toneladas de dados.

A melhor parte dessa interface é que você pode facilmente gerenciar essa informação e não sentir por um segundo que não está no controle.

Em relação a esses dados, você pode destacar as coisas importantes que você acha que é crucial para o seuprocesso de desenvolvimento de projetos.e até criar várias planilhas para diferenciar entre os diferentes elementos do projeto.

Simplesmente disse, o Microsoft Excel é um dos melhores aplicativos quando se trata de período de registro de dados

Gráficos do Gantt no Excel? Essa é a velha escola, tente Gantt em Gerenciador de tarefas UDN.

8 razões pelas quais o Excel Project Management está lhe custando mais

A menos que você esteja vivendo sob uma rocha, você provavelmente usou o Microsoft Excel em um ponto ou outro durante sua vida. Mesmo se você não tiver, certamente você sabe uma coisa ou duas sobre isso. Mas Deus te abençoe se você ainda estiver usando!

Não seja ofendido, o Excel é um dos programas de planilha mais antigos e mais amplamente utilizados. Mas, vamos ser realistas por um momento. Confiar inteiramente em um programa baseado em planilhas paraAdvanced Project Management. não parece uma boa ideia.

Claro, o Microsoft Excel vem com seu próprio conjunto de pontos fortes, mas essas poucas forças são ofuscadas por um grande número de fraquezas. Nós não estaríamos inteiramente errados se dissermos que escolher o Excel para o gerenciamento de projetos é uma decisão ruim por conta própria. Quão? Não se preocupe! Vamos cavar profundamente nisso e provar nosso ponto de vista.

Essencialmente, a ferramenta fornece modelos de gerenciamento de projetos do Excel. Embora eles sejam úteis para a entrada de dados rápidos, vamos ver o que escolher o Excel Project Management resulta em:

No Microsoft Excel, para iniciar um projeto, você cria listas de tarefas e, em seguida, paraatividades do projetocrie subtarefas. Usar linhas e colunas para projetos e gerenciamento de tarefas é demorado e resulta apenas na frustração do usuário.

Embora personalizável, usando o Excel para o gerenciamento de tarefas resulta em muitos momentos de puxação de cabelo durante o dia. A situação piora quando grandes quantidades de dados devem ser inseridas. Há apenas estragos na tela se você estiver gerenciando grandes conjuntos de dados, que geralmente é o caso da maioria dos projetos.

Gerenciando seus projetos no Excel está custando seu precioso tempo porque os dados se perderam em linhas e colunas complexas e podem levar muito tempo para a recuperação. UMABom gerente de projetoSeria alarmado, pois o gerenciamento de fluxos de trabalho no Excel faz mais mal do que bom para seus projetos.

A comunicação da equipe simplificada é a chave para alcançar níveis de maior produtividade entre os membros da equipe. Cada vez que uma atualização deve ser feita em um projeto, os membros da equipe precisam de uma plataforma para uma comunicação rápida. Não há nenhum meio fornecido pelo Excel para a comunicação da equipe.

Os membros da equipe atualizam manualmente a planilha para quaisquer alterações que estão chegando em um projeto, e se você é preguiçoso para verificar atualizações continuamente, boa sorte rastreando as alterações! O único meio de dizer aos membros da equipe sobre atualizações é usando outrosPlataformas de colaboração online, como folga ou e-mail.

Não ser capaz de se comunicar instantaneamente com os membros da sua equipe resultarem em diminuição totalProdutividade da equipe, como mídias de comutação afetam negativamente o desempenho da equipe.

Relatórios em tempo real é um dos principais aspectos que determinam a eficácia de umFerramenta de gerenciamento de projetos. Relatórios no Excel é um incômodo.

Existem várias etapas complexas que um usuário deve passar para criar um relatório de projeto, incluindo umgráfico de Gantt. Não há recursos de rastreamento de tempo para analisar o cronograma do projeto ou a capacidade de rastrear o tempo associado a tarefas. Somente essa desvantagem exige uma alternativa que fornece relatórios em tempo real de projetos.

Excel vem com um modelo de rastreamento de emissão pré-instalado para rastreamento e gerenciamento de problemas. Não é fácil fazer alterações no modelo existente e você precisa inserir e atualizar manualmente as informações enquanto os dados chegarem.

Isso leva muito tempo e você não é capaz de associar automaticamente problemas com projetos relevantes. Tudo tem que ser feito manualmente atualizando informações. Também é altamente provável que seus membros da equipe perca uma atualização inteiramente se não estiverem constantemente verificando as folhas.

É por isso que você precisará de umFerramenta de rastreamento de problemasIsso rastreia e gerencia questões para você, sem você manualmente fazendo todo o trabalho.

Mais uma vez, fornecendo um modelo de reunião pré-instalado não significa a execução bem-sucedida de reuniões profissionais. Uma ferramenta mais abrangente deve ser capaz de fornecer recursos extensivos de gerenciamento de reuniões através da qual você pode realizarObjetivos de reunião diária .

Se você usar o Excel para documentar e gerenciar suas reuniões, Parabéns! Todos os dias você está levando um passo mais perto de reuniões improdutivas. (Sim, é tão ruim!)

Ao contrário do Excel, você precisa de um software de gerenciamento de projetos que vem com um poderosoSolução de gerenciamento de reuniões.para ajudá-loGerencie efetivamente suas reuniões como um profissional.

Sabemos o quão complexo e nunca terminando um processo de desenvolvimento de projetos pode se tornar e se você não tiver software que insira a maioria dos dados e insights em seu banco de dados para você, então você tem um problema.

Este é o caso quando se trata do MS Excel.

O software é um campeão quando se trata de inserir manualmente as informações no banco de dados, mas se quiser agendar uma sessão de entrada de dados ou personalizar notificações em toda a equipe para notificar os membros da equipe sobre cada atualização única sobre o projeto, o Excel é uma merda.

Não há procedimento para automatizar qualquer entrada de dados e você não pode nem mesmo regular o reajuste de diferentes dependências de tarefas presentes na linha do tempo do projeto, comoOutros softwares dedicados de gerenciamento de projetos .

E se você acha que os modelos do Excel podem ajudar, eles podem (um pouco), mas se você quiser que esses modelos resolvam os problemas relacionados ao gerenciamento do Excel Project, então você está tristemente equivocado.

Outra razão pela qual o Excel não pode se destacar no paradigma do gerenciamento de projetos é a limitação que seus modelos têm em relação à personalização.

Isso ocorre porque cada modelo e gráfico no Microsoft Excel é pré-preparado e há pouco ou nenhum quarto para personalização.

Este é um grande problema para os gerentes de projeto que precisam reajustar diferentes elementos dos projetos de acordo com os requisitos de mudança quase diariamente.

A razão final e mais óbvia de todos se esse Microsoft Excel não foi construído para o gerenciamento de projetos.

O aplicativo pode ter algumas dicas e truques na manga que o torna uma solução PM em alguns casos, mas na maioria das vezes, não é possível ajudar os gerentes a realizar os processos e tarefas relacionadas ao processo de desenvolvimento do projeto.

Mas se você quiser software que o ajudará perfeitamente a executar essas tarefas e atividades relacionadas ao seu projeto; Voce tem queusar Gerenciador de tarefas UDN. .

O software é uma incrível solução de gerenciamento de projetos que é usada por milhares de equipes em todo o mundo.

Gerenciador de tarefas UDN.Para o resgate! (Gerenciador de tarefas UDN.vs Microsoft Excel)

Para todas as deficiências associadas ao Excel Project Management, temos uma solução para você.Gerenciador de tarefas UDN.! Um software de gerenciamento de projetos inteligentemente projetado que vem com uma extensa gama de recursos para lidar com todas as suas necessidades de gerenciamento de tarefas.

Ao substituir o Microsoft Excel porGerenciador de tarefas UDN., você ganha:

Ao usar o Microsoft Excel, os gerentes do projeto e os membros da equipe não estão em constante comunicação entre si.

Por quê? Porque nenhuma seção de comentários pode abrigar diferentes comentários com uma das partes que resulta em nenhuma comunicação sobre a tarefa ou processo em mãos.

Ao usarGerenciador de tarefas UDN.Para gerenciamento de projetos,Colaboração em equipeé eficiente e eficaz.

O aplicativo tem uma seção de comentários com cada tarefa que ajuda a melhorar a comunicação entre os gerentes e os membros da equipe.

Gerenciador de tarefas UDN.Fornece uma única plataforma para armazenar, gerenciar e monitorar todas as atividades relacionadas ao projeto. Isso mitiga a necessidade constante de alternar entre múltiplas aplicações, ajudando a alcançarColaboração de equipe eficaz .

A ferramenta ajuda você a criar projetos, tarefas associadas e se comunicar nas tarefas para atingir suas metas do projeto. Vindo com uma interface amigável e uma aparência livre de desordem, você pode gerenciar seus projetos sem problemas sem qualquer necessidade de complexos complexos.

ParaGestão oportuna dos problemas do projeto, Emitir relatórios desempenha um papel importante. Este é um dos primeiros passos que levam a rastreamento de problemas eficazes.

Gerenciador de tarefas UDN.Fornece um módulo de controle de rastreamento e problemas de problemas inteligentes para todos os seus projetos. Através dos Gerenciador de tarefas UDN., você é capaz de:

Ver? Nós não estávamos errados quando dissemos que você precisa de um problema de rastreamento de problemas! Se você mudar de Excel paraGerenciador de tarefas UDN., você pode gerenciar oportunamente todos os seus problemas antes de se transformar em desastres gigantes.

Realizando reuniões produtivasNão há ciência de foguetes. Usando uma ferramenta intuitiva, chegando com o conjunto direito de recursos geralmente faz o truque. Ou, para colocar palavras simples - comece a usarGerenciador de tarefas UDN. !

Gerenciador de tarefas UDN.Salva seu dia, fornecendo opções de gerenciamento de reunião extensas que você pode utilizar facilmente para aumentar seu jogo de gerenciamento de reunião.

Através dosGerenciador de tarefas UDN., você pode:

Todos esses recursos internos eliminam a necessidade de usar integrações de aplicativos de terceiros para gerenciar suas reuniões.

Como explicado anteriormente, não existe relato em tempo real no Excel. Em contraste,Gerenciador de tarefas UDN.Vem com planilhas elaboradas para rastrear o tempo sendo gasto em cada tarefa por você e seus membros da equipe.

Através desses quadros de horários, os usuários também são capazes de registrar horas faturáveis para melhor rastreamento de esforços de tarefas. Além disso, os comentários podem seradicionado a planilhas de horários individuaise pode ser compartilhado com outros membros da equipe, resultando em relatórios transparentes. Você não pode fazer nada dessas coisas no Excel.

O Excel pretende lidar com dados financeiros complexos, mas a ironia é que você precisa colocar manualmente em todos os conjuntos de dados, as fórmulas correspondentes e, em seguida, continuar atualizando os conjuntos de dados para obter os resultados desejados.

Para planejamento de recursos e orçamento de recursos, o Excel vem com um modelo complicado que requer atualização de dados constantes para calcular os resultados. Não parece muito útil agora, faz isso?

Alternativamente, em.Gerenciador de tarefas UDN.Você só precisa colocar alguns dos principais detalhes, como a taxa horária e os esforços de tarefas individuais e deixam o resto para o aplicativo. Esforços de tarefa de cada recurso em termos do orçamento total, bem na sua frente.

Logo fora do bastão, o Microsoft Excel não permite que os gerentes alterem os direitos de acesso dos documentos e planilhas que foram criadas em seu banco de dados.

Apenas o gerente ou os membros da equipe têm acesso para alterar os documentos, nada no meio.

Além disso, não há sistema para rastrear a pessoa que fez as alterações e o tempo em que as mudanças aconteceram. Isso não é apenas uma questão de segurança, mas também diminui o fator de usabilidade do aplicativo.

Gerenciador de tarefas UDN.não tem nenhum desses problemas. O software permite que os gerentes tenham controle total sobre os direitos de acesso em relação a cada tarefa e processo.

Isso significa que os gerentes podem permitir que os membros específicos da equipe fizessem alterações na interface e restrinjam outras partes interessadas para exibir a mesma interface.

O Microsoft Excel é famoso por seu modo offline e quando o software é usado principalmente no modo offline, não há notificações em tempo real sobre quaisquer alterações que estão sendo feitas no banco de dados de software.

Se você quiser saber sobre as mudanças que estão sendo feitas pelos membros da equipe ou pelos gerentes, eles precisam fazê-lo manualmente.

Isso significa que eles precisam verificar manualmente diferentes planilhas e bancos de dados para rastrear o projeto.

Isso é muito trabalho extra que você precisa fazer em cima de todas as tarefas que você precisa realizar, como gerente, no processo de desenvolvimento do projeto. Agradecidamente,Gerenciador de tarefas UDN.Você tem coberto naquela frente.

Gerenciador de tarefas UDN.Tem um sistema de notificação incrível que permite aos membros da equipe e os gerentes receberem atualizações em tempo real sobre as tarefas e processos que estão em andamento.

Você pode ver essas notificações clicando no ícone do sino na interface do espaço de trabalho.

Se você é algum tipo de aplicativo no mercado de hoje, você precisa ter uma interface assassina e, em geral, os melhores recursos para motivar as pessoas que deveriam usar você.

O Microsoft Excel pode não ter amp nele, mas o aplicativo está bem e bom quando se trata de executar várias funções.

A principal complicação é que você tem dificuldade em visualizar essas planilhas de mamute no seu dispositivo móvel Teeny-Weeny.

DownloadGerenciador de tarefas UDN.aplicativo móvel:iOS. | Android

Veja também : As 12 melhores ferramentas de planejamento de projetos de 2022

Conclusão

O Microsoft Excel se destaca em muitas coisas diferentes no paradigma organizacional, mas de acordo com as coisas que discutimos anteriormente, o gerenciamento de projetos não é uma dessas coisas.

Sim, você pode usar os modelos para realizar muitas coisas em relação ao gerenciamento de projetos, mas quando se trata de tarefas e atividades detalhadas, o software fica curto drasticamente.

É por isso que você será melhor usando um software de gerenciamento de projeto designado comoGerenciador de tarefas UDN.para suas atividades de gerenciamento de projetos.

Em poucas palavras, tentamos reunir todas as razões pelas quais você não deve usar o Excel para o gerenciamento de projetos e, em vez disso, optar por uma ferramenta que seja um meio certo para você alcançar o gerenciamento de projetos bem-sucedido.

Podes tentarGerenciador de tarefas UDN.Sem sequer passar um centavo, então por que não tentar e ver por si mesmo?