3 יכולות של לוחות השנה הטובה ביותר
מאז ימי קדם, לוחות שנה שימשו כדי לעזור לאנשים להישאר מיושרים ולעבוד יחד כדי לבצע בהצלחה פרויקטים - כמו יבול או בניין פירמידה. ככל שחלה עולם העבודה להתפתח, לוחות שנה עצמם זקוקים למיזם כלשהו.
לוח השנה הגרגוריאניאנו משתמשים כיום אומצו במהלך חייו של ג'ורג 'וושינגטון - זה די חדש. לפני כן, אירופה בשימוש בעיקר לוח השנה ג'וליאן. אבל בכל שנה, החליק רחוק יותר מן היומן היהודי ושווי השוויונים, וגרם לבלגן. לוח השנה הגרגוריאני תיקן את זה וכולם עברו, למעט אנגליה. זה היה בסדר עד שנה מעוברת זזת את הארץ 11 ימי חופשה מכל האחרים. אז ג'ורג 'וושינגטון נולד ב -11 בפברואר בלוח השנה ג'וליאן, אך אנו חוגגים את יום ההולדת שלו ב -22 בפברואר.
לראות את הבעיה?
בעוד 2 ימי הולדת יהיה נהדר, לדמיין עולם עסקים שבו כולם השתמשו בלוחות שנה שונים. זה פשוט לא יעבוד. ועדיין,עם 43% של צוותים עובדים מרחוק, לעתים קרובות באזורי זמן שונים, אנו מצפים מהם לשתף פעולה, לתאם, ולתקשר ביעילות ללאיכולות היומן הנכונות לנהל את כל הפרויקטים השונים שלהם .
על פי המחקר שלנו על מתח העובדים במקום העבודה, הלחץ העליון הוא תקשורת ירודה, למרות 98% של מנהלים מבלים עד 87% בשבוע העבודה שלהם על תקשורת לבד.
הצוותים שלנו צריכים כלים שעושים יותר מאשר רק לסמן תאריך יעד. הם זקוקים לעזרה בניהול פרויקטים ושיתוף פעולה. כלי הימינה הנכון יכול לעשות את זה, אבל למצוא את האדם הנכון ולהגדיר אותו עד איזון יעילות וראות יכול להיות אתגר. הנה 3 יכולות לחפש את לוח השנה של הקבוצה הטובה ביותר.
3 יכולות של לוחות השנה הטובה ביותר
צור, צבע קוד ושכבת לוח שנה מספר שנה
כמו כל מי שניסה לקבל את הצוות שלהם- dos ואת תאריכים חזותית מיושר על לוח השנה יכול להעיד, זה יכול להיות מכריע הן ויזואלית ומנהלית. שמירה על לוח שנה מעודכן ונקי הוא התחייבות ענקית, מה שהופך כלים כמו Excel או Calendar Google מאתגר לצרכים ניהול עבודה צוות.
תארו לעצמכם כמה מכריע תוכןלוח שנה שיווקייכול להיות, למשל. מתוך ספרים אלקטרוניים לבלוג הודעות, מקרי מקרה, הודעות דוא"ל, מבצעים, webinars, ועוד, אם לוח השנה הוא רק סדרה של תאריכים, קשה לדמיין ולנהל תלות ועבודה חופפת. אמנם חשוב לקבל את כל העבודה הזאת במקום אחד כדי לקבל תמונה מלאה של עומס העבודה, כל פיסת תוכן דורשת גישה שונה בהרבה. אתה רוצה לוודא שאתה יכול לייעל את האסטרטגציה של כל ישויות נפרדות.
מה לא בסדר עם רק שיש רשימה לטווח ארוך ולא אופטימיזציה של לוח השנה עבור כל סוג של תוכן? נו,שיווק תוכן מייצר 3x יותר מובילועלויות 62% פחות לעומת שיווק יוצא, ורק 9% של משווקים ישפיתחה תהליך ניהול תוכן שיטתי, מן הייצור לחלוקה. כלומר, יש מוביל והכנסות שנותרו על רצפת החדר. אז איך אתה יכול למקסם את החזר ROI שלך?
שֶׁלָנוּצוות שיווק תוכן במנהל המשימות של UDN. , למשל, משתמש מנהל המשימות של UDN.לוחות שנה. במקום לכל אלה נכסים בלוח שנה גדול אחד, הצוות יוצר לוחות שנה בודדים עבור כל סוג. לאחר מכן צבע קודים ושכבות כל לוח שנה כדי לקבל תצוגה אחת המבהירה מועדים ותלות. הצוות יכול לראות את כל היומנים שלהם שכבות יחד, שכבות לפי הצורך, או אחד בכל פעם.
עם כל כך הרבה פרויקטים שונים ונכסים, לוח שנה קלנדרים מקל על לזהותתזמוןקונפליקטים. אבל אתה גם להציג לפי מצב, ערוץ, קהל ועוד. זה עוזר עבודה נפרדת, כך שהצוות יכול לקבל גם תצוגה של עין ציפור או להיכנס nitty gritty של הפרטים לפי הצורך - כל בזמן אמת.
יישור הצוות אינו מפסיק במשימות ובתאריכים. אתה יכול שכבת על לוחות שנה אחרים, כמו לוח שנה חופשה צוות לניהול עומסי עבודה ולהבטיח שום דבר לא נופל דרך סדקים אם מישהו הוא מחוץ למשרד. היכולת להוסיף או להסיר שכבות מסייעת לצוות שלך לחדד את האסטרטגיה שלהם. אתה יכול לבחור לראות את כל מה שהצוות שלך עושה, או לפשט אותו כדי לעזור לכולם להתמקד בלי להסיח על ידי לוח שנה מבולגן.
יכולות מפתח לחפש:
חבר לוחות שנה משותפים לפרויקטים ובמשימות הבסיסיות, כך שהכל מחובר ועדכני - לא משנה מה
לוחות שנה מסורתיים הם נהדריםתִכנוּןמפגשים וארגון היום שלך. אבל לא משנה כמה קשה אנחנו מנסים, הימים והמשימות שלנו לעתים נדירות ללכת כמתוכנן. העבודה שלנו היא כל הזמן משתנה, ובעוד עדכון ידני שלנו יומן יכול להיות לניהול, הצוות שלך צריך יותר כשמדובר בניהול עבודתם.
בעת ניהול העבודה של הצוות שלך בתוך לוח שנה מסורתי נוקשה, תמצא את עצמך מבזבז זמן עדכון זה ולהעביר דברים מסביב או להתעלם מכל זה ביחד. במקום לפעול בתורמקור יחיד של אמתזה שומר על הצוות שלך מיושר, לוח השנה הופך לכלי ניהול מביך כי צריך להיות בקפידה ומעודכן ללא הרף ומאורגן.
האמת היא, אתה לא פשוט להגדיר תאריכים עולה ולהשאיר אותם שם.המחקר שלנו על תעשיית השירותים המקצועייםדיווח כי 97% מהפרויקטים מתעכבים במידה מסוימת. ככל שאנו מנסים להישאר על המטרה, דברים קורים - כל הזמן, כמעט לכולם. בין אם אתה זז תאריך יעד בגלל עיכוב או פשוט צריך לעבור כמה דברים מסביב, לוח השנה שלך צריך לעשות את זה קל בשבילך.
צוות מסע פרסום משולב הוא דוגמה מצוינת לצוות עם תאריכים עקביים. הם עובדים חוצה תפקוד עם צוותים אחרים כמו תוכן, מכירות, מוצר ועוד. עם טון של העברת פרויקט חתיכות ומסעות פרסום השיגור בבת אחת, זה המפתח שהם יכולים לשמור על לוחות שנה שלהם בזמן אמת כדי להפוך את תזמון בין כל כך הרבה צוותים רוח. אז איך הם יכולים לשמור הכל מעודכן ללא כל עבודה נוספת?
לדוגמא,מנהל המשימות של UDN.צוות מסעות פרסום משולבים שומר את הכל מיושר באמצעות שימושמנהל המשימות של UDN.לוחות שנה בתוך פלטפורמת ניהול העבודה השותפת. כאשר הם בונים פרויקט במנהל המשימות של UDN., הם יכולים להגדיר תלות ותאריכים בשלמְשִׁימָה. פשוט החלפת תצוגת לוח שנה מאוכלסת אוטומטית את היומן. אם הם אי פעם צריך להעביר משימה, הם יכולים גם לגרור ולשחרר אותו בתצוגת לוח השנה, או להעביר את התאריך במשימה והוא ישתנה באופן אוטומטי על לוח השנה.
קלות שימוש זו הופכת שמירה על לוח השנה של הקבוצה הטובה ביותר עד כה מאמץ. בונוס נוסף? כי אתה יכול להגדיר משימות בתוך שלךניהול פרוייקטלוח שנה להיות תלוי, כאשר אתה גרור ושחרר משימה אחת על לוח השנה, כל המשימות התלויות להתאים באופן אוטומטי. Rescheduling מעולם לא היה מהיר יותר.
נניח שאתה עובד עלהשקת מוצר. יש לך הודעות דוא"ל, הודעות לעיתונות, בלוגים, קטעי וידאו, אימון מכירות ועוד, כל תלוי זה בזה. אם לאחד התחומים האלה יש עיכוב, היא משפיעה על צוותים ומשימות אחרות. לאחר לוח שנה זה מחובר כלי ניהול הפרויקטים שלך עושה את זה קל ליישר מאמצים ולמנוע מועדים מ ליפול דרך סדקים. במקום לבזבז זמן עדכון לוח שנה או שליחת עדכונים לבעלי עניין, באפשרותך להשתמשמנהל המשימות של UDN.לוחות שנה כדי לאתר את כל המידע הקשור, קבצים ושיחות אז זה קל עבור הצוות שלך לקפוץ מן היומן ממש לתוך העבודה.
באמצעות יישום לוח שנה משותף בכלי ניהול עבודהכמומנהל המשימות של UDN., תמצא כי משימות מתוזמנות מכילים את כל המידע הקשור, קבצים ושיחות צוותים פנימיים עשויים לצרוק. שינויים מועדון שנעשו ישירות בתוך משימות מאוכלסים באופן אוטומטי, כלומר, כל אחד יכול לראות את התוכניות העדכניות ביותר לוחות זמנים. זה חוסך המון חברי צוות הזמן עשוי בילה מנסה לעקוב אחר מידע במשימה או לבקש עדכונים.
יכולות מפתח לחפש:
שתף עבודה פנימית וחיצונית עם נראות בזמן אמת
כולנו חווים עבודה עם מגוון של צוותים או לקוחות עם צרכים שונים מבחינה דרסטית כשמדוברנראות הפרויקט. חלקם רוצים לראות כל פרט קטן ולהיות מסוגל לצלול עמוק לתוך העשבים. אחרים פשוט רוצים הבנה ברמה גבוהה של דברים כמו תאריכים או התקדמות. לוח שנה גמיש פועל כמו זיקית שיתופית, כך שאתה לא צריך לשנות את התהליכים שלך ואת הכלים שיתאימו לדרישות שונות אלה.
כפי שהזכרנו בסעיף האחרון, לאחר לוח השנה שלך מחובר או בתוך כלי ניהול העבודה שלך הוא המפתח. השלב הבא הוא לוח שנה שאתה יכול לשתף באופן גמיש פנימי וחיצוני. כשמדובר תקשורת ציר זמן ותאריכים, לוח שנה היא אחת הדרכים הטובות ביותר באופן אוניברסלי לדמיין פרויקט על פני צוותים.
צוותי שירותים מקצועיים יודעים היטב את החשיבות של שמירה על צוותים מגוונים בלולאה מבלי להתעסק מהם או הפרת פרטיות נתונים. בסקר השירותים המקצועיים שלנו,למעלה 3 סיבות ללקוח Churnהם: פרויקטים הולכים על תקציב או מועד אחרון, קשיים תקשורת או עיכובים, וחוסר הראות לתוךמצב הפרויקט .
שקיפות היא המפתח. אתה צריך לשמור על בעלי עניין פנימיים וחיצוניים בלולאה, ואתה צריך לוח שנה המאפשר לך לשלוט כמה מידע משותף. צוותי שירותים מקצועיים, למשל, כמו לתת ללקוחותיהם סקירה כללית של התקדמות הפרויקט מבלי להכריע אותם עם פרטים. אבל כמה לקוחות רוצים לראות את כל אלה nitty-gritty פרטים.
אתה רוצה לוח שנה המציע קישור פנימי וחיצוני כדי לבצע שיתוף קל. עםמנהל המשימות של UDN., לדוגמה, אתה יכול ליצור קישור חיצוני ולשתף אותו עם בעלי עניין גם אם אין להםמנהל המשימות של UDN.חֶשְׁבּוֹן. כמנהל, אתה שולט על הנראות של שותפים חיצוניים. אתה יכול להגדיר את זה כל כך חיצוני בעלי העניין יכולים לראות שמות משימות לוח שנה אך לא ללחוץ על מידע נוסף על הפרויקט. זה נותן צוותים אחרים או לקוחות חזותיים אבל מסייע למנוע כל סיכונים אבטחה או מכריע כל אחד. קישורים חיצוניים עדכון באופן אוטומטי כפרויקט משתנה כך שתוכל לשמור בקלות ספקים, לקוחות, ומפלגות חיצוניות אחרות מעודכנות על התקדמות הפרויקט שלך.
היכולת לשתף לוחות שנה עושה שיתוף פעולה ומאמצי תיאום על פני צוותים ולקוחות קל יותר.לוחות שנה לעזור לך לעקוב אחר המסלולשל מה שצריך לעבוד על ומתי, להישאר בסנכרון, לדמיין שלךלוח הזמנים של הפרויקט. כאשר בעלי עניין יכולים לדמיין פרויקט בתצוגת לוח שנה לעומת צורך לסרוק רשימה של DOS, הם יכולים בקלות רבה יותר מחסומים או צווארי בקבוק. הם יכולים לראות איך הכל מתחבר יהיה להתפתח, אשר נותן להם ביטחון ומניע את כולם להישאר על גבי העבודה.
יכולות מפתח לחפש:
לוחות שנה לוחות שנה לעזור לך ללכת לשרוד כדי לשגשג
יותר עובדים מאי פעםעבודה מרחוק, חוצה תפקודית, ובכל מדינות. כמה חברות שגשגו בסדר זה בעולם החדש, בעוד אחרים להילחם כדי לשרוד. אאחרון HBR סעיףמצא כי תקשורת ותיאום הם המפתחות עבור חברות לגשר על הפער בין בקושי לשרוד ולמשגש לחלוטין - ואת הכלי הנכון צוות לוח שנה יכול לעזור עם שניהם.
כאשר כולם בחברה שלך משתמשים בלוח השנה שלהם גמיש בתוך פתרון ניהול עבודה, הם יכולים להתחיל להקיםזרימות עבודה מוגדרות היטב שהופכות תקשורת, תיאום ושיתוף פעולה חלקה- על פני אזורי זמן, משרדים, צוותים ועוד.
מוסרי של הסיפור? אל תהיה כמו אנגליה במאה ה -18 בסופו של דבר 11 ימים מאחורי התחרות שלך.התחל את המשפט שלך בחינם 2 שבועותשֶׁלמנהל המשימות של UDN.היום ולקבל את כל הצוותים שלך מיושרים עםמנהל המשימות של UDN.לוּחַ שָׁנָה. הצוות שלך יהיה משגשג בתוך זמן קצר.
מה הן כמה דרכים שונות הצוות שלך להשתמש ביומנים? תן לנו לדעת את ההערות להלן! כמו כן, בדוק את הודעות המעקב שלנו:
