כיצד לנהל פרויקט יעיל הפגישה בעיטה (2022 מדריך)
Udn Webber
רכזת עריכה
תארו לעצמכם להשתתף בפגישה השלישית של הפרויקט, רק כדי להבין כי הפרויקט הוא בכלל לא מה שחשבת שזה יהיה.
האם הלסת שלך טיפה?
האם אתה צועק פנימי? 😱
אתה יכול למנוע את זה קורה על ידי אירוח יעיל פּרוֹיֶקט פגישת התנעה . זה המקום שבו הצוות שלך יכול לקבל על אותו דף על כל ההיבטים הפרויקט מההתחלה כדי למנוע miscommunications בעתיד.
במאמר זה, נדון באיזו פגישת הפרויקט בעיטה כיצד לבצע את זה בעזרת כלי פרודוקטיביות .
בואו לבעוט את המדריך למפגש זה. 🥂🎉
מהי פגישת הפרויקט בעיטה?
א פרויקט הפגישה בעיטה היא פגישה שנערכה בתחילת כל פרויקט חדש. זה מתרחש לאחר השלמת שלב תכנון הפרויקט שלך ומסמן את תחילתו של שלב ביצוע הפרויקט.
רוצה סקירה ברמה העליונה? קרא את המדריך שלנו שלבי ניהול פרויקטים.
הפגישה בעיטה מביאה את כל האנשים המעורבים יחד כדי להבטיח שהם באותו דף על:
אם יש לך פרויקט קטן, אתה בטח צריך רק פגישה אחת בעקירה. עם זאת, פרויקטים גדולים יותר עם שלבים מרובים בדרך כלל יש פגישה בעיטה בתחילת כל שלב.
מי משתתף בפגישת הפרויקט?
המוזמנים לפגישה זו עשויים לכלול את:
מאז כמעט כולם מעורב בפרויקט נמשך לפגישת בעיטות, היא מעודדת תקשורת ומקימה את הבסיס ל הצלחת הפרויקט .
לא רק זה יעזור לך להימנע אמצע פרויקט כאוס האתגרים , אבל אתה גם תהיה הבטחת כי חברי צוות הפרויקט שלך נרגשים מוטיבציה!
כיצד לנהל מפגש הפרויקט בעיטה
כדי לערוך פרויקט בעיטה מחוץ לפגישה, בצע סדר יום המכסה את כל הפרטים החשובים.
מבנה האג'נדה ובכן, וכל מה שאתה צריך לעשות הוא לעקוב אחר זה דרך.
קַל.
מזל בשבילך, אנחנו כבר עשינו רשימה של דברים שאתה צריך לדון בפגישה שלך בעיטה.
שלב 1: התחל עם ההיכרויות
היכרויות חשובים כי פרויקט לא תמיד יש רק חברי צוות פנימיים. ייתכן שיהיה לך חסות פרויקט, בעל עניין, או נוכחי הלקוח.
לכן, כדי להבטיח שכולם מיושרים לפני תחילת הפגישה, יש לגבש רשימה של מוזמנים ואג'נדה מפגש ומשותפת בין המשתתפים לעיון; ה Docs ב מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור עם זה! 😉
בקלות ליצור סדר יום פגישה מקצועי ב מנהל המשימות של UDN. Docs באמצעות תכונות אלה:
ניווט בסרגל הצד הנכון והגדרות Docs ב מנהל המשימות של UDN. דוקס
ברגע שאתה מוכן, לחלוק אותו ישירות או לצרף אותו דוא"ל באמצעות דוא"ל ClickApp. לשלוח אותו למשתתפים.
שלב 2: לדון במטרות הפרויקט
לאחר שהחלפתנו, הגיע הזמן לדון מטרת הפרויקט .
דיון מטרת הפרויקט או המטרה תבהיר:
הדרך הקלה ביותר להגדיר את כל הפרטים האלה היא ליצור שכר הפרויקט .
זה יכיל פרטי פרוייקט חיוניים החל מהיקף ותוצרים לסיכוני הפרויקט ומשאבים.
דוקס ב מנהל המשימות של UDN. הוא המקום שבו אתה יכול לנסח את אמנת הפרויקט שלך ולשתף אותו עם בעלי עניין, לקוחות, וצוותי פרוייקט באמצעות קישור פשוט.
החלק הכיף?
אתה לא צריך לנסח את האמנה לבד.
רק לשתף פעולה עם צוות ניהול הפרויקט שלך באמצעות עריכה בזמן אמת תכונה ב- Docs!
בונוס: למד כיצד לנסח מצוין שכר הפרויקט .
עם זאת, רק תיעוד רקע הפרויקט היקף לא יעשה הרבה.
אתה תהיה חייב ל תקליט המטרות שלך איפשהו כדי לעקוב אחריהם מאוחר יותר.
תעלה הגיליונות האלקטרוניים שלך ופשוט להאכיל את הנתונים לתוך מנהל המשימות של UDN. . זֶה תוכנת ניהול פרויקטים עושה את זה סופר פשוט לעקוב אחר התקדמות מטרות פגע פעם הפרויקט מתחיל.
אֵיך?
תגיד שלום ל מטרות . 👋
ניתן ליצור מטרות המכילות מטרות שונות, כגון:
כפי שאתה להשלים את המטרות שלך, מנהל המשימות של UDN. רָצוֹן באופן אוטומטי עדכן את אחוז ההתקדמות שלך. בדרך זו, אתה יכול לראות כמה קרוב אתה להשגת המטרה שלך.
לקרוא: איך להישתמש מנהל המשימות של UDN. כדי להגדיר מטרות עבור הצוות שלך .
שלב 3: הקצה את התפקידים הנכונים
הבא על הפרויקט Kickoff פגישה סדר היום הוא לדון תפקידים ושיתופי פעולה.
כמה אנשים אולי כבר יודעים את האחריות שלהם, אבל חשוב לדון בהם בכל מקרה. זה חיוני עבור בעלי העניין שלך, לקוחות, ואפילו חברי צוות חדשים להבין מי אחראי על מה.
כך או כך, הקצאת משימות לאנשים צריך להיות קל, ואת האחריות שלהם חייב להיות ברור.
הַתחָלָה הקצאת משימות ב מנהל המשימות של UDN. כפי שאתה דן בתפקידים.
בדרך זו, אתה לא צריך להתייחס בחזרה שלך פגישה העברת כדי להקצות משימות מאוחר יותר.
מנהל המשימות של UDN. עושה את זה די קל להקצות כל משימה לאדם אחד או אפילו מועמדות מרובות .
יש קְבוּצָה זה צריך לעבוד על משהו?
אין בעיה. פשוט להקצות משימות לכל קְבוּצָה ב מנהל המשימות של UDN. .
עם זאת, הקצאת תפקידים דורש מיומנות.
אם אתה מפיץ עבודה לא אחידה, כמה חברי צוות אולי צריך לעבוד שעות נוספות בעוד אחרים יכולים להיות underutilized.
לנסות את תצוגת עומס עבודה ב מנהל המשימות של UDN. .
כאן, אתה יכול לעקוב מי יש מה על הצלחת שלהם ולהקצות עבודה בהתאם.
אתה יכול אפילו למדוד את עומס העבודה בשעות או במספר המשימות.
שלב 4: לדון על ציר הזמן של הפרויקט
בעיטה מחוץ לפגישה לא צריך לתאר כל משימה בפירוט.
אם כן, הפגישה לעולם לא תסתיים.
בדיוק כמו ערימת מנות מלוכלכות אחרי מסיבה ענקית. 🍽
עם זאת, אתה צריך לקבל סקירה כללית של ציר הזמן כדי להקים את תאריכי המפתח ואת האירועים.
לדוגמה, תאריכי ביקורת לקוח, זמני השלמת הפרויקט המשוערים, ו אבני דרך הם אירועים חשובים, ואתה צריך לדון בהם.
אם כבר מדברים אבני דרך , אתה יכול להגדיר ולעקוב אחריהם מנהל המשימות של UDN. של תרשים גנט .
זה אחד הקלים ביותר לקרוא תרשימים שבו אתה יכול:
וכל כך הרבה יותר!
ה ציר זמן נוף היא אפשרות נוספת לדמיין את ציר הזמן של הפרויקט שלך. תחשוב על זה כ תרשים גנט , רק בפורמט ליניארי.
אתה יכול לבנות ולסדר מחדש את ציר הזמן במהירות באמצעות פונקציונליות גרור ושחרר.
בונוס: קרא את שלנו גנטט תרשים לעומת ציר זמן השוואה כדי לראות איך הם שונים.
בנוסף, אתה תמיד יכול להגדיר תאריכים עבור משימות כך המשמעות יודעים מתי הם צריכים להשלים את עבודתם.
עבור אירועים חשובים ציר הזמן שלך, אתה יכול ליצור תזכורות .
אתה יכול אפילו להאציל אותם לאחרים, אז הם לא שוכחים פריט פעולה חיוני.
שלב 5: צור תוכנית תקשורת
א תִקשׁוֹרֶת התוכנית היא המפתח כאשר יש כל כך הרבה הצדדים המעורבים.
אז להוסיף A. סיעור מוחות מושב לפגישה שלך בעיטות שלך כדי לקבוע איך אתה הולך לשמור על כולם, כולל בעלי עניין שונים לקוחות, מעודכן.
איך תשתף דברים? איזה כלי אתה הולך להשתמש?
האם הודעות דוא"ל או שיחות וידאו נוח ללקוחות?
התשובה לכל אלה: להשתמש מנהל המשימות של UDN. -
אתה יכול להשתמש לוּחַ שָׁנָה נוף כדי לתזמן פגישות רגילות. 📅
אם הצוות שלך הוא מרוחק, אתה הולך לאהוב שלנו זום אינטגרציה . זה יאפשר לך לארח ולהצטרף לפגישת הפרויקט ממש מתוך משימה.
אבל האם הודעות דוא"ל הכל לך?
אין דאגות! להשתמש דוא"ל ב מנהל המשימות של UDN. כדי לשלוח ולקבל הודעות דוא"ל מבלי להשאיר את פלטפורמת ניהול המשימות שלך ולחסוך זמן על ידי נקיטת פעולות מיידיות.
עדיין יש יותר לומר?
להשתמש ב צ 'אט View. עבור כל שאר השיחות!
אתה יכול אפילו להקצות הערות כאן כדי לבצע פריטים פעולה מהירה עבור כל אחד.
עם זאת, כשמדובר להציג עדכוני התקדמות ומשימות, אנו ממליצים לקחת את הנתיב הפשוט ביותר כדי לשמור על שקיפות.
מה זה?
שיתוף ציבורי .
זה מאפשר לך לשתף את כל צפיות , כולל לוח שנה, גנט, ו רשימה , כמו לקריאה בלבד עם רק קישור פשוט או קוד שבץ. עם זאת, אתה תמיד יכול לשנות רמות גישה, כך שאנשים יכולים אפילו לערוך אותו.
בדרך זו, גם אם אתה לא יכול להחזיק פגישה, עדכוני הפרויקט עדיין גלוי לכולם.
שלב 6: שאל שאלות
לפני שתסגור את הפגישה, יש לך שאלה ותשובה הפגישה.
שאל שאלות או לתת את הרצפה לכל מי שיש לו ספקות או בלבול.
כמה שאלות עשויות להפתיע אותך.
אבל לסמוך עלינו, זה אף פעם לא דבר רע כשמדובר שלך ההצלחה של הפרויקט.
התשובות יהפכו דברים ברורים יום, שהיא המטרה של פגישה זו!
ה פנקסד ב מנהל המשימות של UDN. הוא מקום אידיאלי לקחת את אלה הפגישה הערות ושאלות.
אתה יכול אפילו ליצור מהיר צ'ק ליסט בּוֹ.
ונחש מה?
אתה יכול אפילו הפעל את ההערות שלך למשימות לנקוט בפעולה עליהם.
כל שעליך לעשות הוא לפתוח את הפנקס, לחץ על + באפשרות הערה או בתוך הפתק עצמו ולאחר מכן בחר רשימה כדי לבצע התאמות משימות הדרושות.
כך הפתק שלך מעוצב למשימה:
וזה הכל עבור הפרויקט שלך לבעוט את הפגישה!
אחרי שאתה מכוסה הכל על הפרויקט שלך בעיטה אג'נדה, לוודא שאתה מודה לכל אחד על המאמצים שלהם.
סגור את הפרויקט לבעוט את הפגישה עם תזכורת מהירה למה שהמשימה הראשונה נמצאת בשלב ההוצאה להורג.
הו, ואל תשכח לספר להם על התאריך והשעה עבור הפגישה הבאה בעיטה. 🕓
במקרה שאתה שוכח, אם כי, יש לנו את הגב שלך.
זכור, אתה יכול נציג תזכורות ל מנהל המשימות של UDN. . 😉
עכשיו הדבר היחיד שנותר לעשות הוא להגיע לעבודה ולספק פרויקט מוצלח.
בהצלחה!
בעיטה עם מנהל המשימות של UDN.
אין ערובה כי הפרויקט שלך יהיה כל הפלגה חלקה לאחר פגישה בעיטה.
אבל שיש פגישה מוצקה בעיטה כדי להתחיל את הדברים בהחלט להפחית miscommunications ו צווארי בקבוק. לכן זה חשוב במיוחד לארח פגישה מוצלחת בעיטה כי מכסה את כל את הנקודות החשובות.
ועם כלי ניהול הפגישה הנכונה , זה הופך להיות חתיכת עוגה.
כלי רב עוצמה כמו מנהל המשימות של UDN. יכול לקחת את הפרויקט שלך מפגשים בעיטה לשלב הבא.
וזה לא הכל…
תארו לעצמכם מה מנהל המשימות של UDN. יכול לעשות עבור שלך שלם פרויקט עם המשימה שלה, זרימת עבודה, משאבים, זְמַן , ויכולות ניהול מסמכים.
הפוך את הפרויקט שלך בעיטה בפגישה הביתה לרוץ כאשר אתה לקבל מנהל המשימות של UDN. בחינם היום -
