כיצד להפיק את המרב של דוח זרימת עבודה
אתה רוצה את הצוות שלך לתפקד כמו מכונה משומנת היטב. אתה רוצה מועדים להיות נפגשו, תקשורת להיות יעיל, ופרויקטים לחצות את קו הסיום עם לחץ קטן ככל האפשר.
אז, כמופּרוֹיֶקטמנהיג, איך אתה גורם לזה לקרות?
זה ייקח יותר מאשר רק חוצה את האצבעות או לחיצה על העקבים שלך יחד. יהיה עליך להפנות את תשומת הלב שלך לדוח זרימת עבודה כדי להבין את הדרך שבה הצוות שלך מתמודד עם פרויקטים - ולזהות מה לא עובד.
מהו דוח זרימת עבודה?
בְּתוֹךמנהל המשימות של UDN., אדווח זרימת עבודהמספק סקירה ברמה גבוהה של איך הצוות שלך מקבל עבודה הושלמה.
דוח זרימת העבודה יציג את משימות הזמן הממוצעות להישאר במעמד מסוים, איזה אחוז משימות משתנות ממעמד אחד למשנהו, ומספר השינויים ממעמד אחד למשנהו המתרחשים באופן שבועי.
מידע זה יכול לעזור לך נקודהצווארי בקבוקואת חוסר יעילות, ולאחר מכן לבצע התאמות כך הצוות שלך יכול לקבל יותר גבוהה,איכותהעבודה נעשה פחות זמן (ועם פחות תסכול).
מתי ניתוח זרימת עבודה מתאים?
הצוות שלך הוא כנראה ממוקד יותר לקבל את העבודה, ולא לדאוג איך זה נעשה. וגם, קל מדי להסתמך על האמרה החוזרת הזאת, "אם זה לא נשבר, אל תתקן את זה". עם זאת, בכל עת הוא זמן טוב להבין איך אתה יכול לעשות כמה שיפורים זרימת עבודה.
אולי אתה ממשיך להכות את אותם snags בהשלמת פרויקטים. אולי הצוות שלך מרגיש לחוץ והם המום. אולי אתה שומע תלונות תכופות על מחסומים וחלקים חסרים. או, אולי שום דבר לא היה לברוח מן המסילות, ואתה רק רוצה לתמוך הצוות שלך להיות פרודוקטיבי ומוצלח ככל האפשר.
תמיד יהיו דרכים לייעל ולשפר את שלךתהליכי עבודהוזה חכם כדי לסרק באופן עקבי דרך לחדד אותם.
כיצד לנתח דוחות זרימת עבודה
לפני שתוכל לבצע שיפורים, אתה צריך להבין כיצד זרימות העבודה הנוכחיות שלך מבצעות. זה המקום שבו דוח זרימת העבודה שלך נכנס. זה קל לקבל את הידיים עלדרךמנהל המשימות של UDN. .
אבל, הנתונים הם רק נתונים - אלא אם כן אתה יודע איך להשתמש בו. בואו לכסות כמה עצות כדי להבין את המידע שאתה מקבל מדוח זה.
1. חפש צווארי בקבוק
אחד הדברים הגדולים ביותר שאתה רוצה לחפש הם צווארי בקבוק. שֶׁלְךָמנהל המשימות של UDN.דוח זרימת עבודה יראה לך כמה משימות ארוכות היו במצב נתון במהלך פרק זמן מסוים.
לדוגמה, אולי אתה יכול לראות כי משימות מסומנות כמו "בסקירה" בדרך יותר ממה שאתה צפוי. זה אינדיקטור כי המשוב שלך ואת תהליך האישור הוא נקודה דבק עבור הצוות שלך. עם מידע זה, אתה יכול עוד לחקור למה זה קורה וכתובת כי המשוכה.
2. הפעל עין על משימות חוזרות
שֶׁלְךָמנהל המשימות של UDN.דוח זרימת עבודה גם יראה לך את המספר הממוצע של שינויים ממעמד אחד למשנהו במהלך שבועי. זהו אזור נוסף שאתה רוצה לשים לב קרוב, כי זה יכול לעזור לך לזהות כמה משימות שינון שיכול להיות מסוגל להיות אוטומטי או מקוצר.
אם אתה רואה שהצוות שלך נעים דרך משימות נוספות מ "מתוכננת" ל "בתהליך" מכל סוגי מצב אחרים במהלך שבוע נתון, זה מושג שאתה יכול לקחת קצת עבודה ידנית את הצלחות שלהם על ידי מציאת דרכים לייעל את ההתחלה של פרויקטים. זה עשוי להיות כרוך באמצעות תבנית אז הם לא צריכים להתחיל מאתר בכל פעם.
3. מעבר לנתונים
דוח זרימת העבודה שלך יגלה הרבה, אבל אתה לא צריך לשקול את זה כתחליף למעשה לדבר עם חברי הצוות שלך.
ללכת מעבר לנתונים יש שיחות על זרימות העבודה הקיימות שלך. איפה חברי הצוות שלך נתקעים? מה הם חושבים יכול לעבוד טוב יותר? מהם הגורמים השורשים של צווארי הבקבוק שזיהית?
חברי הצוות שלך הם אלה שנמצאים בעשבים עם משימות אלה על בסיס יומי, ולכן חשוב לקבל את הקלט שלהם על כל פרוספקטיבישיפורים בתהליך. בנוסף, אלה הם תובנות בעלות ערך אתה יכול להשתמש כפי שאתה להבין כיצד לפקח ולנהל זרימות עבודה נע קדימה.
למעלה זרימת עבודה רעיונות
יש לך טון של מידע בקצות אצבעותיך, ועכשיו אתה מוכן למנף כי כדי לבצע כמה שיפורים לצוות שלך.
בואו נסתכל רק כמה טכניקות כדי לפקח ולנהל workflows כי אתה יכול להשתמש כדי לייעל את הגישה של הצוות שלך ולהסיר כאבי ראש בעיות.
1. תוכנית עבור פרוייקט handoffs
עד כמה שאתה רוצה לחשוב כי שלךפרויקט Handoffs.דומים למעבר מהיר של שרביט, זה כנראה לא עובד ככה. העברת הבעלות על פרויקט לאדם או לצוות חדש היא כאשר הדברים יכולים ליפול במסלול, במיוחד אם אנשים לא נשמרו בלולאה על התקדמות הפרויקט לנקודה זו.
כדי באמת לייעל את זרימות העבודה שלך, ודא כי אתה מסביר את תקופת הנטיפהתִכנוּןאת הפרויקטים שלך.
אם אתה רוצה ליצור תבנית קצרה שאנשים נדרשים למלא לפני מסירת הפרויקט שלך, או להסתמך על שלךתוכנת ניהול עבודה שיתופיתכדי לספק שקיפות ולמלא את הפערים, זה צריך להיות ברור איך להעביר את הפרויקט הזה ממכשיר ידיים אחד למשנהו.
2. להציג אוטומציה
לפעמים הסיבה כי פרויקטים ללכת מן המסילות יש הסבר פשוט להפתיע: מישהו מדלג על צעד קטן אך חשוב. אולי חברי הצוות ממשיכים לשכוח להקצות את האדם הבא בזרימת העבודה או לעדכן אתמְשִׁימָהמצב.
זה איפהאוטומציהיכול להציל את היום.מנהל המשימות של UDN.מקלה על איזה מצב יש לבחור בסטטוס הבא, והוא יכול לעדכן את ההקצאות באופן אוטומטי בהתאם למצב המשימה.
זה אחד פחות דבר הצוות שלך צריך לזכור, כלומר הם יכולים להישאר ממוקדים במה באמת חשוב: הפרויקט.
3. שמור על שורות של תקשורת פתוחה
אחד מתוך חמישה פרויקטיםאינו מצליח עקב תקשורת לא יעילה. לא משנה מה פריצות או טריקים אתה מנסה ליישם, לא תראה שיפורים משמעותיים זרימת עבודה אם אתה מזניח את החשיבות של תקשורת יעילה.
לעתים קרובות יותר מאשר לא, פרויקטים להאט או להיכשל לחלוטין כי חברי הצוות מיס עדכונים חשובים או הוראות.
אחת הדרכים הטובות ביותר לתעדף תקשורת היא להשתמשתוכנת ניהול עבודהזה מגביר את השקיפות נותן לכולם נראות לשאלות הקשורות לפרויקט ושיחות (מבלי לחפור באמצעות נושאים דוא"ל או לשמוע דברים עוברים).
4. ברציפות לפקח ולשפר את זרימות העבודה שלך
חושב שאתה יכול לדפוק את האבק של workflows שלך ולאחר מכן לצפות כמו הכל פועל בצורה חלקה משם? לא בדיוק.
שיפור workflows שלך הוא לא "להגדיר אותו ולשכוח את זה". זה משהו שאתה צריך לעשות בעקביות כמו הצוות שלך פרויקטים להתפתח.
הגדר לעצמך תזכורת חוזרת (לפחות רבעונית) כדי להעיף מבט נוסף על התהליכים שלך לארח שיחה פתוחה עם הצוות שלך על מה עובד טוב - ומה לא. זה יהיה הרבה יותר לניהול מאשר צורך שיפוץ כל workflows שלך פעם בירח כחול.
מינוף דוחות זרימת עבודה כדי לשפר את ביצועי הצוות שלך
כמו כל מנהל הפרויקט, המטרה שלך היא לתמוך הצוות שלך כפי שהוא מייצר פרויקטים באיכות גבוהה - באופן אידיאלי, עם כמה מחסומים ככל האפשר.
אבל, זה לא פשוט לקרות באופן אוטומטי. זה לוקח מאמץ מודע כדי להעריך את זרימות העבודה שלך להבין איך הדברים יכולים לרוץ עוד יותר ביעילות.
החדשות הטובות הן כי דוחות זרימת עבודה לתת לך את הנתונים שאתה צריך כדי להתמודד עם תהליך זה בביטחון. משוך דוחות זרימת עבודה משלך מנהל המשימות של UDN. , ולאחר מכן לנקוט צעדים כדי לחדד את התהליכים האלה ולהפוך את הצוות שלך לתוך מכונת רזה, ממוצע, פרודוקטיביות.
