Scope Management Plan: Vad är det och hur man skapar en

Sammanfattning

En scope-förvaltningsplan beskriver de processer som är inblandade i att utföra ditt projekt och fungerar som en riktlinje för att hålla projektet inom specifika gränser. I den här artikeln förklarar vi vad en scope-förvaltningsplan är och hur det kan hjälpa dig i planeringsfasen. Med effektiv omställningsledning kan du ställa dig och ditt lag upp för framgång.

Att hantera omfattningen av ett projekt är som att köra bil. Om du inte håller ögonen framför dig, vekar bilen av vägen. På samma sätt, om du inte styra ditt projektomfattning, får projektet av spår. En scope-förvaltningsplan beskriver de processer som är inblandade i att utföra ditt projekt och fungerar som en riktlinje för att hålla projektet inom specifika gränser.

Som projektledare är det ditt ansvar att styra ditt lag genom projektets livscykel. I den här artikeln förklarar vi vad en scope-förvaltningsplan är och hur det kan hjälpa dig i planeringsfasen. När du förstår Scope Management-processen kommer din plan att ställa dig och ditt lag upp för framgång.

Vad är syftet med en scope Management plan?

Syftet med en omfattningsplan är att skapa projektstruktur genom att dokumentera de resurser som krävs för att uppnå projektmålen. Din Scope Management plan kommer också att minska risken för räckviddskryp.

En scope Management-process hjälper dig att undvika vanliga problem, inklusive:

Ständigt förändrade krav

Överskridande

Bortslösad tid

Underlåtenhet att uppfylla deadlines

Vad är projektets räckvidd?

Dinprojektets omfattningStäller in gränserna för ditt projekt och definierar projektmål, tidsfrister och leveranser. När du klarar ditt projektomfattning, strukturerar du ditt projekt om vad ditt lag kommer och inte gör och ger mål ochmålför dem att arbeta mot.

Hela laget bör vara inblandat i att definiera projektets räckvidd. Detta innebär att kommunicera medviktiga intressenteroch skriver upp ett projekt omgående uttalande som beskriver kraven i projektet. Om du till exempel definierar ett utrymme för en ny reklamkampanj, vill du säkerställa designteamet, innehållslaget och det digitala marknadsföringslaget är alla överens om detaljerna i omfattningen.

Vad är räckviddskryp?

Räckvidd krypinträffar när ditt projekt överstiger ditt ursprungliga omfattningsutlåtande. Till exempel kan räckviddskräfta om en intressent lägger till ytterligareProjektleverantörefter att projektet har börjat.

Oväntade projektändringar kan leda till ökade projektrisker som missade tidslinjer, ökade budgetar,överansträngning, eller en högkvalitativ slutprodukt. Det finns olika anledningar till varför räckviddskryp kan inträffa. Några skäl är:

Oklart projektomfattning

Orealistiska projektmål

För många intressenter

Dålig Scope Management

Dålig kommunikation med intressenter

För att undvika räckvidd, måste du planera mot det, vilket är där en stark omfångshanteringsplan kommer i spel.

6 steg för att skapa en projektutbudshanteringsplan

Projektledningsinstitutets (PMI) Projektledningskommitté (PMBOK® Guide) erbjuder en standard, sex stegs projektutbudshanteringsprocess. Dessa sex steg hjälper dig att skapa en solid scope Management plan för att hålla ditt projekt på rätt spår.

1. Skapa din omfattningsplan

Det första steget i planeringsprocessen innebär att du skapar ditt räckviddsplan. Detta dokument ska innehålla ditt omfattande uttalande, en fördelning av projektkrav och eventuella förväntade leveranser för projektet.

Ditt scope plan dokument kan också innehålla aÄndra kontrollprocessen, vilket är en process för förändringsförfrågningar som kan förhindra räckviddskryp. Detta är ett dokument som du kan hänvisa till i senare stadier av projektplanering. Du kan behöva det här dokumentet för komplexa projekt, projekt där du tror att intressenterna vill ha många leveranser, eller när det finns mycket flux i vad dina leveranser kan vara.

Tips för att skapa en räckvidd:

Inkorporera expertbedömning:För att skapa ditt räckviddsplaneringsdokument måste du överväga alla delar av organisationsprocessen. Incheckning med korsfunktionella och verkställande intressenter för att säkerställa att du har all information du behöver.

Håll Scope kickoffmöten:Innan du låser ditt scope-dokument, se till att du har inköp från alla intressenter. Dela ditt Scope Plan-dokumentasynkront, eller värd ett kickoffmöte så att andra chefer och lagmedlemmar som är involverade i projektet kan bidra till det ursprungliga omfattningen.

2. Samla projektkrav

I detta steg i processen identifierar du intressenternas behov så att du kan möta projektmål. Ditt mål bör vara att samla en djupgående lista över krav från intressenter så att du kan förhindra att utrymme ändras nerför linjen.

Tips för att samla projektkrav:

Skapa en projektcharter:Skapa enprojektcharter, eller en hisshiss, så intressenter kan tydligt förstå projektet och se till att deras förväntningar matchar projektets mål.

Håll fokusgrupper eller workshops:Håll fokusgrupper eller workshops för att ge intressenter en bättre förståelse för ditt projekt. Att kommunicera dina projektmål till intressenter är viktigt om du vill att de ska köpa i ditt projektomfattning.

Utveckla prototyper:Utveckla en prototyp av ditt projekt som kan levereras innan du presenterar ditt projekt till intressenter. På så sätt kan intressenterna visualisera slutprodukten och rösta sina bekymmer eller lista ytterligare krav på tidigt.

3. Definiera räckvidd

När du har samlat in krav från intressenter, vänd den informationen till ett väldefinierad räckvidd och en detaljerad produktbeskrivning. Detta dokument klargör förväntningarna och leveranserna för projektet så att alla lagmedlemmar vet vad de måste utföra.

Tips för att definiera räckvidd:

Prova produktanalys:Innan du kan definiera ditt räckvidd och skriv en detaljerad produktbeskrivning måste du göra en fördjupad produktanalys. Analysera den produkt du planerar att skapa från kundens eller klientens ögon för att avgöra om det kommer att uppfylla sina förväntningar.

Generera alternativ:Du vill också generera alternativ om ditt projekt möter risker. Hur kommer du till exempel att möta intressenten behöver om du planerar en ny produktlansering och ditt lanseringsdatum blir försenat?

Underlätta workshops:Värd brainstorming workshops för att klargöra projektets omfattning och uppmuntrasamarbetebland lagmedlemmar.

4. Skapa en arbetsuppdelningsstruktur

A Arbetsuppdelningsstruktur(WBS) är ett sätt att dela ditt projekt i nivåer av uppgifter. När du skapar en WBS kan ditt team tydligt visualisera varje del av projektet och bedöma vad som behöver bli gjort.

En arbetsuppdelning struktur skapar en hierarkisk struktur av uppgifter. Därifrån kan du schemalägga, övervaka och styra ditt projekt.

Tips för att skapa en WBS:

Sönderdela ditt projektmål:En WBS sönderdelas, eller bryts ner, ditt projektsignal i beroenden och delberoende. Dessa mindre grupper av uppgifter kallas ofta arbetspaket. När du har brutit dina uppgifter, har du tydlig inblick i allt som dina projektbehov, inklusive timmar, utrustning, verktyg och kostnader.

Automatisera arbetsflöden:Automating Team MedlemarbetsflödeKan effektivisera samordningen på projekt och förbättra projektets synlighet. Använda programvara för att automatisera dessa arbetsflöden kommer också att minska manuell informationsuppsamling och dupliceringsarbete.

5. Validera räckvidd

Validering av ditt räckvidd betyder helt enkelt att du får inloggning från alla intressenter som är involverade i projektet. Se till att intressenterna tydligt förstår dina projektleveranser för att undvika framtida räckviddskryp. Om möjligt, få feedback eller råd om eventuella ändringar och förbättringar.

Tips för att validera räckvidd:

Kontrollera din plan:Eftersom validering är den slutliga inloggningen för din Scope Management plan, vill du granska och inspektera det noggrant. Lagmedlemmar kan hjälpa dig att inspektera planen innan den skickas till intressenter, men intressenterna bör också delta i en slutgiltig inspektion så att planen blir så många ögon på det som möjligt.

6. Kontrollområde

Det sista steget i din Scope Management Plan är omfattningskontroll. När ditt projekt fortsätter i exekveringsfasen, övervakaStatus för projektetoch hantera förändringar i räckvidden. Det bästa sättet att effektivisera omfattningen är att använda projekthanteringsprogram. Dessa verktyg kan dela feedback, filer och statusuppdateringar på ditt projekt så du är medveten om eventuella räckvidd i realtid.

Tips för att kontrollera omfattningen:

Analysera varians:I den här delen av Scope Management Plan, bedöma hur mycket varians i räckvidd uppstår. Analysera det faktiska resultatet av ditt räckvidd jämfört med den planerade prestationen ger dig insikt för framtida projekt.

Se Ändra kontrolldokument:Du skapade en förändringskontrollprocess tidigare i planeringsfasen. Kom ihåg att hänvisa till det här dokumentet så att du kan spåra flödet av information när det gäller projektändringar.

Förenkla din Scope Management med projekthanteringsverktyg

En scope-förvaltningsplan skapar en tydlig struktur för ditt team att följa under projektets genomförande. Scope Management Planning är lättare om du använder ett onlineverktyg eftersom du kan dela din plan med intressenter, automatisera interna arbetsflöden och enkelt bryta ner projektets mål till uppgifter. Med Project Management-programvaran kan du effektivisera dina processer och känna dig bättre förberedda för vad som ligger framåt.