Soveltamisalan hallintasuunnitelma: Mikä se on ja miten luoda yksi

Yhteenveto

Soveltamisasioiden hallintasuunnitelmassa kuvataan hankkeen toteuttamiseen liittyvät prosessit ja toimii ohjeeksi, jotta projekti pitävät hankkeen erityissä rajoissa. Tässä artikkelissa selitämme, mitä soveltamisalan hallintasuunnitelma on ja miten se voi auttaa sinua suunnitteluvaiheessa. Tehokas soveltamisalan hallinta voit asettaa sinut ja tiimi menestykseen.

Hankkeen soveltamisalan hallinta on kuin auton ajo. Jos et pidä silmäsi edessänne, auton veers pois tieltä. Samoin, jos et hallitse projektin laajuutta, projekti pääsee pois. Soveltamisasioiden hallintasuunnitelmassa kuvataan hankkeen toteuttamiseen liittyvät prosessit ja toimii ohjeeksi, jotta projekti pitävät hankkeen erityissä rajoissa.

Projektipäällikkönä on sinun vastuullasi ohjata joukkueesi projektin elinkaaren kautta. Tässä artikkelissa selitämme, mitä soveltamisalan hallintasuunnitelma on ja miten se voi auttaa sinua suunnitteluvaiheessa. Kun ymmärrät Soveltamisalan hallintaprosessin, suunnitelma asettaa sinut ja tiimisi menestykseen.

Mikä on soveltamisalan hallintasuunnitelman tarkoitus?

Soveltamisalan hallintasuunnitelman tarkoituksena on luoda projektirakenne dokumentoimalla hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavat resurssit. Soveltamisalan hallintasuunnitelma vähentää myös konttorin mahdollisuuksia.

Soveltamisalan hallintaprosessi auttaa sinua välttämään yhteisiä ongelmia, mukaan lukien:

Jatkuvasti muuttuvat vaatimukset

Ylitys

Hukkaan aikaa

Määräaikojen noudattamatta jättäminen

Mikä on hankkeen laajuus?

SinunHankkeen laajuusMäärittää projektin rajat ja määrittää hankkeen tavoitteet, määräajat ja toimitukset. Kun selventät projektisi soveltamisalaa, olet rakentanut projektisi, mitä tiimisi ja ei tee ja tarjota tavoitteita jatavoitteetJotta he voivat työskennellä.

Koko tiimin pitäisi osallistua hankkeen laajuuden määrittelyyn. Tämä tarkoittaa kommunikointiapääosakkeenomistajatja kirjoittamalla hankkeen laajuus lausunto, joka kuvaa hankkeen vaatimuksia. Jos esimerkiksi olet määrittelemällä mahdollisuudet uudelle mainoskampanjan, sinun kannattaa varmistaa suunnittelutiimi, sisällön joukkue, ja digitaalisen markkinoinnin joukkueen kaikki yhtä mieltä yksityiskohdista soveltamisalan.

Mikä on laajuus hiipiä?

Soveltamisalatapahtuu, kun projekti ylittää alkuperäisen lausunnon. Esimerkiksi laajuus voi tapahtua, jos sidosryhmä lisää lisääProjektin toimitusHankkeen alkamisen jälkeen.

Odottamattomat projektin muutokset voivat johtaa projektin riskien lisääntymiseen, kuten jääneiden aikataulujen, lisääntyneiden budjettien,ylityötai huonolaatuinen lopputuote. On olemassa useita syitä, miksi laajuus voi esiintyä. Joitakin syitä ovat:

Epäselvä projektin soveltamisala

Epärealistiset hankkeen tavoitteet

Liian monta sidosryhmiä

Huono soveltamisala

Huono viestintä sidosryhmien kanssa

Jotta vältetään soveltamisala, sinun on suunniteltava sitä vastaan, missä on vahva soveltamisalan hallintasuunnitelma.

6 vaihetta hankkeen laajuuden hallintasuunnitelman luomiseksi

Projektinhallintalaitoksen (PMI) projektinhallintakehitys (PMBOK® Guide) tarjoaa standardin, kuusi vaiheen projektin soveltamisalan hallintaprosessia. Nämä kuusi vaihetta auttavat sinua luomaan kiinteän soveltamisalan hallintasuunnitelman, jotta projekti pitää radalla.

1. Luo laajuussuunnitelma

Suunnitteluprosessin ensimmäinen askel liittyy soveltamisalan asiakirjan luomiseen. Tässä asiakirjassa olisi oltava soveltamislausunto, hankkeen vaatimusten jakautuminen ja kaikki projektin odotetut toimitukset.

Sopitaksesi suunnitelma-asiakirja voi sisältää myös aVaihda ohjausprosessi, joka on prosessi muuttaa pyyntöjä, jotka voivat estää laajuuden. Tämä on asiakirja, jonka voit viitata hankesuunnittelun myöhemmissä vaiheissa. Saatat tarvita tämän asiakirjan monimutkaisille hankkeille, hankkeita, joista luulet, että sidosryhmät haluavat monia toimituksia tai kun toimituksesi saattaa olla paljon vuosia.

Vinkkejä soveltamisalan suunnitelman luomiseen:

Sisällyttää asiantuntijaehdotus:Voit luoda Soveltamisalan suunnitteluasiakirjan, sinun on otettava huomioon kaikki organisaation prosessin osat. Sisäänkirjautuminen toiminnallisilla ja johtavilla sidosryhmillä varmistaaksesi, että sinulla on kaikki tarvitsemasi tiedot.

Pidä soveltamisalaa kickoff kokouksia:Ennen kuin lukitat sovellusasiakirjan, varmista, että olet ostanut kaikista sidosryhmistä. Jaa Soveltamisalan suunnitelma-asiakirjaasynkronisestitai isännöi kickoffin kokouksen, jotta muut projektiin osallistuvat johtajat ja tiimin jäsenet voivat osallistua alkuperäiseen soveltamisalaan.

2. Kerää hankkeen vaatimukset

Prosessin tässä vaiheessa tunnistat sidosryhmien tarpeet, jotta voit täyttää projektin tavoitteet. Sinun tehtäväsi pitäisi olla syvällinen luettelo sidosryhmien vaatimuksista, jotta voit estää laajuuden alaspäin.

Vihjeitä hankkeen vaatimusten keräämiseen:

Luo projektiperuskirja:LuoProjektin peruskirjatai hissikenttä, joten sidosryhmät voivat ymmärtää selkeästi hankkeen ja varmistaa niiden odotukset vastaavat hankkeen tavoitteita.

Pidä tarkennusryhmiä tai työpajoja:Pidä tarkennusryhmiä tai työpajoja sidosryhmien parempaan ymmärrykseen projektistasi. Projektin tavoitteiden kommunikointi sidosryhmille on välttämätöntä, jos haluat, että ne ostavat projektin soveltamisalaan.

Kehittää prototyyppejä:Kehitä prototyyppi projektistasi ennen projektin esittämistä sidosryhmille. Näin sidosryhmät voivat visualisoida lopputuotteen ja äänestää huolestuneisuutensa tai luetella lisävaatimuksia varhain.

3. Määritä laajuus

Kun olet kerännyt vaatimuksia sidosryhmistä, käännä nämä tiedot hyvin määriteltyihin soveltamisalaan ja yksityiskohtaiseen tuotekuvaukseen. Tässä asiakirjassa selvennetään projektin odotuksia ja toimituksia niin, että kaikki tiimin jäsenet tietävät, mitä heidän on saavutettava.

Vihjeitä laajuuden määrittelyyn:

Kokeile tuotteen analyysi:Ennen kuin voit määrittää soveltamisalasi ja kirjoittaa yksityiskohtaisen tuotekuvauksen, sinun on tehtävä syvällinen tuoteanalyysi. Analysoi tuote, jonka aiot luoda asiakkaan tai asiakkaan silmissä sen määrittämiseksi, täyttääkö se heidän odotuksensa.

Luo vaihtoehtoja:Haluat myös luoda vaihtoehtoja, jos projekti kohtaa riskejä. Esimerkiksi, miten tapaat sidosryhmien tarpeita, jos suunnittelet uuden tuotteen käynnistämisen ja käynnistyspäiväsi viivästyy?

Helpottaa työpajat:Isäntä aivoriihi työpajoja selventää hankkeen laajuutta ja kannustaayhteistyöjoukkueen jäsenten joukossa.

4. Luo työerojen rakenne

A Työn hajoamisrakenne(WBS) on tapa jakaa projekti tehtäviin. Kun luot WBS, tiimisi voi selkeästi visualisoida jokaisen projektin osaa ja arvioida, mitä tarvitsee tehdä.

Työn hajoamisrakenne luo hierarkkisen rakenteen tehtävien. Sieltä voit suunnitella, seurata ja hallita projektia.

Vinkkejä WBS: n luomiseen:

Hajota projektin tavoite:WBS hajoaa tai hajoaa, projektin tavoitteena riippuvuuksiksi ja alakuloiksi. Näitä pienempiä tehtäviä kutsutaan usein työpaketeiksi. Kun rikkoet tehtäviä alas, sinulla on selkeä näkemys kaikesta projektin tarpeesta, mukaan lukien tuntia, laitteita, työkaluja ja kuluja.

Automaattinen työnkulut:Automaattinen joukkueen jäsentyönkulutvoi tehostaa hankkeiden koordinointia ja parantaa hankkeen näkyvyyttä. Ohjelmiston käyttäminen Näiden työnkulkujen automatisoimiseksi vähentävät myös manuaalisia tietoja ja päällekkäisiä töitä.

5. Vahvista soveltamisala

Soveltamisasetusten vahvistaminen tarkoittaa yksinkertaisesti kirjautumista kaikista hankkeeseen osallistuvista sidosryhmistä. Varmista, että sidosryhmät ymmärtävät selkeästi projektin toimitukset, jotta vältetään tulevaisuus. Jos mahdollista, saat palautetta tai neuvoja muutoksista ja parannuksista.

Vihjeitä laajuuden validointiin:

Tarkasta suunnitelmasi:Koska validointi on Lopullinen kirjautumissuunnitelmasi, sinun kannattaa tarkistaa ja tarkastaa sen perusteellisesti. Tiimin jäsenet voivat auttaa sinua tarkistamaan suunnitelman ennen sen lähettämistä sidosryhmille, mutta sidosryhmien olisi myös osallistuttava lopulliseen tarkastukseen, jotta suunnitelma saa mahdollisimman monta silmistä.

6. Valvonta laajuus

Sopivien hallintasuunnitelman viimeinen vaihe on mahdollisuus valvoa. Koska projekti jatkuu toteutusvaiheeseen, seurataHankkeen tilaja hallinnoi muutoksia soveltamisalaan. Paras tapa tehostaa Soveltamisalan hallinta on käyttää projektinhallintaohjelmistoa. Nämä työkalut voivat jakaa palautetta, tiedostoja ja tilapäivityksiä projektisi niin, että huomaat kaikenlaisesta ulottuvuudesta.

Vihjeitä valvontaan:

Analysoi varianssi:Tämän osan soveltamisalan hallintasuunnitelmasta arvioi, kuinka paljon vaihtelua tapahtuu. Sopimuksen todellisen suorituskyvyn analysointi ja suunnitellut suorituskyky antaa sinulle tietoa tulevista hankkeista.

Katso Muuta valvontaasiakirjaa:Olet luonut muutoksen ohjausprosessin aikaisemmin suunnitteluvaiheessa. Muista viitata tähän asiakirjaan, jotta voit seurata tietojen virtausta projektin muutoksissa.

Yksinkertaista sovellushallinta projektinhallintatyökaluilla

Soveltamisalan hallintasuunnitelma luo selkeän rakenteen joukkueellesi seurata hankkeen toteutuksen aikana. Soveltamisalan hallintasuunnittelu on helpompaa, jos käytät online-työkalua, koska voit jakaa suunnitelmasi sidosryhmillä, automatisoida sisäisiä työnkulkuja ja hajota helposti projektin tavoitteet tehtäviin. Projektinhallintaohjelmiston avulla voit tehostaa prosesseja ja tuntea paremmin valmiita siihen, mikä on edessä.