Scope Management Plan: Wat is het en hoe er een te maken

Overzicht

Een scope-beheersplan schetst de processen die betrokken zijn bij het uitvoeren van uw project en dient als richtlijn om het project binnen specifieke limieten te houden. In dit artikel zullen we uitleggen wat een scope-managementplan is en hoe het u kan helpen in de planningsfase. Met effectief scope-management kunt u u en uw team instellen voor succes.

Het beheren van de reikwijdte van een project is als het besturen van een auto. Als je je ogen niet voor je houdt, veert de auto van de weg. Evenzo, als u uw projectbereik niet beheerst, wordt het project uit het goede spoor. Een scope-beheersplan schetst de processen die betrokken zijn bij het uitvoeren van uw project en dient als richtlijn om het project binnen specifieke limieten te houden.

Als projectmanager is het uw verantwoordelijkheid om uw team door de levenscyclus van het project te leiden. In dit artikel zullen we uitleggen wat een scope-managementplan is en hoe het u kan helpen in de planningsfase. Zodra u het scope-managementproces begrijpt, zal uw plan u en uw team instellen voor succes.

Wat is het doel van een scope-managementplan?

Het doel van een scope-managementplan is om projectstructuur te creëren door de middelen te documenteren die nodig zijn om de projectdoelstellingen te bereiken. Uw Scope Management Plan zal ook de kans op scope kruipen verminderen.

Een scope-managementproces helpt u veel voorkomende problemen, waaronder:

Voortdurend veranderende vereisten

Overspellend

Verspilde tijd

Falen om deadlines te ontmoeten

Wat is Project Scope?

Uw projectbereikStelt de grenzen in voor uw project en definieert de projectdoelen, deadlines en deliverables. Wanneer u uw projectscope verduidelijkt, structureert u uw project rond wat uw team zal doen en niet doen en doelen en het aanbieden van doelen endoelenvoor hen om naar toe te werken.

Het hele team moet betrokken zijn bij het definiëren van de projectcope. Dit betekent communiceren metSleutel stakeholdersen opschrift van een projectbereikopdracht die betrekking heeft op de vereisten van het project. Als u bijvoorbeeld een scope voor een nieuwe reclamecampagne definieert, wilt u ervoor zorgen dat het ontwerpteam, het contentteam en het digitale marketingteam allemaal overeenkomen met de details in de reikwijdte.

Wat is scope kruipen?

Scope kruipTreedt op wanneer uw project uw eerste reikwijdte overschrijdt. Bijvoorbeeld, scope-kruip kan optreden als een stakeholder een extra toevoegtProject LeverbaarNadat het project is begonnen.

Onverwachte projectwisselingen kunnen leiden tot verhoogde projectrisico's zoals gemiste tijdlijnen, verhoogde budgetten,overwerk, of een eindproduct van een laag kwaliteit. Er zijn verschillende redenen waarom scope-kruip kan optreden. Enkele redenen zijn:

Unclear Project Scope

Unrealistische projectdoelstellingen

Te veel belanghebbenden

Slecht scope management

Slechte communicatie met belanghebbenden

Om Scope Creep te vermijden, moet je ermee plannen, waar is een sterk scope-managementplan in het spel.

6 stappen om een ​​projectbereikbeheersplan te maken

Het Project Management Institute's (PMI) Project Management Body of Knowledge (PMBOK®-gids) biedt een standaard, zesstap project scope managementproces. Deze zes stappen helpen u een vaste scope-beheer van plan om uw project op het goede spoor te houden.

1. Maak uw reikwijdteplan

De eerste stap in het planningsproces omvat het maken van uw scope-abonnement. Dit document moet uw reikwijdte, een uitsplitsing van de projectvereisten bevatten, en eventuele verwachte deliverables voor het project.

Uw scope-abonnement kan ook een aWijzig het controleproces, wat een proces is voor veranderingsverzoeken die scope kruipen kunnen voorkomen. Dit is een document waarnaar u in latere stadia van projectplanning kunt verwijzen. Mogelijk heeft u dit document nodig voor complexe projecten, projecten waar u denkt dat stakeholders veel deliverables willen, of wanneer er veel flux is in wat uw deliverables mogelijk is.

Tips voor het maken van een scope-plan:

Incorporeer deskundig oordeel:Om uw scope-planningsdocument te maken, moet u alle delen van het organisatieproces beschouwen. Inchecken met cross-functionele en uitvoerende belanghebbenden om ervoor te zorgen dat u alle informatie hebt die u nodig hebt.

Houd de Kickoff-bijeenkomsten vast:Voordat u uw scope-document vergrendelt, moet u ervoor zorgen dat u buy-in hebt van alle belanghebbenden. Deel uw scope-abonnementasynchroon, of host een Kickoff-bijeenkomst, zodat andere managers en teamleden die betrokken zijn bij het project kunnen bijdragen aan de initiële reikwijdte.

2. Verzamel projectvereisten

In deze stap van het proces identificeert u de behoeften van belanghebbenden, zodat u een projectdoelstellingen kunt ontmoeten. Uw doel zou moeten zijn om een ​​diepgaande lijst van eisen van belanghebbenden te verzamelen, zodat u kunt voorkomen dat de reikwijdte de lijn verandert.

Tips voor het verzamelen van projectvereisten:

Maak een projectcharter:Maak eenprojectcharter, of een liftveld, dus belanghebbenden kunnen het project duidelijk begrijpen en ervoor zorgen dat hun verwachtingen overeenkomen met de doelstellingen van het project.

Houd focusgroepen of workshops vast:Houd focusgroepen of workshops vast om stakeholders een beter begrip van uw project te geven. Het communiceren van uw projectdoelstellingen aan belanghebbenden is essentieel als u wilt dat ze in uw projectbereik kopen.

Ontwikkel prototypen:Ontwikkel een prototype van uw project Leverbaar alvorens uw project aan stakeholders te presenteren. Op deze manier kunnen belanghebbenden het eindproduct visualiseren en hun zorgen vertellen of een lijst van aanvullende eisen stellen.

3. Definieer scope

Zodra u de vereisten van belanghebbenden hebt verzameld, draait u deze informatie in een goed gedefinieerde reikwijdte en een gedetailleerde productbeschrijving. Dit document verduidelijkt de verwachtingen en deliverables voor het project, zodat alle teamleden weten wat ze moeten bereiken.

Tips voor het definiëren van reikwijdte:

Probeer productanalyse:Voordat u uw reikwijdte kunt definiëren en een gedetailleerde productbeschrijving wilt schrijven, moet u een in-diepte productanalyse uitvoeren. Analyseer het product dat u van plan bent om te creëren uit de ogen van de klant of klant om te bepalen of het aan hun verwachtingen voldoet.

Alternatieven genereren:U wilt ook alternatieven genereren voor het geval uw project risico's tegenkomt. Hoe ga je bijvoorbeeld aan de behoeften van belanghebbenden als u van plan bent een nieuwe productlancering en uw lanceerdatum wordt uitgesteld?

Faciliteer workshops:Host brainstorming workshops om de reikwijdte van het project te verduidelijken en aan te moedigensamenwerkingonder teamleden.

4. Maak een structuur van de werkverdeling

EENWerkonderbrekingsstructuur(WBS) is een manier om uw project in niveaus van taken te verdelen. Wanneer u een WBS maakt, kan uw team duidelijk elk onderdeel van het project visualiseren en beoordelen wat er moet worden gedaan.

Een breakstructuur van het werk zorgt voor een hiërarchische structuur van taken. Vanaf daar kunt u uw project plannen, controleren en besturen.

Tips voor het maken van een WBS:

Ontbinden uw projectdoelstelling:Een WBS-decompones of breekt, uw projectdoelstelling in afhankelijkheden en subafhullende. Deze kleinere groepen taken worden vaak aangeduid als werkpakketten. Zodra u uw taken afbreekt, hebt u duidelijk inzicht in alles wat uw projectbehoeften, inclusief de uren, apparatuur, hulpmiddelen en uitgaven.

Automatiseer workflows:Automatiseren van teamlidworkflowskan de coördinatie op projecten stroomlijnen en het zicht van het project verbeteren. Met behulp van software om deze workflows te automatiseren, verminderen ook het handmatige informatieverzameling en duplicatief werk.

5. Valideer scope

Uw scope valideren betekent eenvoudigweg afmelding van alle belanghebbenden die bij het project zijn betrokken. Zorg ervoor dat stakeholders uw projectlevering duidelijk begrijpen om toekomstige scope-kruip te voorkomen. Krijg indien mogelijk feedback of advies over eventuele wijzigingen en verbeteringen.

Tips om scope te valideren:

Inspecteer je plan:Omdat validatie de laatste aanmelding is voor uw Scope Management Plan, wilt u het grondig beoordelen en inspecteren. Teamleden kunnen u helpen bij het inspecteren van het plan voordat u het naar belanghebbenden stuurt, maar belanghebbenden moeten ook deelnemen aan een definitieve inspectie, zodat het plan zoveel mogelijk ogen oplevert.

6. Controle scope

De laatste stap in uw Scope Management Plan is scope-controle. Naarmate uw project doorgaat in de uitvoeringsfase, bewaakt u deStatus van het projecten beheer wijzigingen in de reikwijdte. De beste manier om scope-controle te stroomlijnen, is om projectbeheersoftware te gebruiken. Deze tools kunnen feedback, bestanden en statusupdates op uw project delen, zodat u op de hoogte bent van eventuele scope-veranderingen in realtime.

Tips om scope te regelen:

Analyse Variantie:In dit deel van het scope-managementplan beoordelen, beoordelen hoeveel variantie in de reikwijdte plaatsvindt. Het analyseren van de daadwerkelijke prestaties van uw scope versus de geplande prestaties geeft u inzicht voor toekomstige projecten.

Raadpleeg Control Document wijzigen:U hebt eerder in de planningsfase een wijzigingcontroleproces gemaakt. Vergeet niet om naar dit document te verwijzen, zodat u de informatiestroom kunt volgen als het gaat om projectwijzigingen.

Vereenvoudig uw scope-management met projectbeheerhulpmiddelen

Een scope-managementplan creëert een duidelijke structuur voor uw team om te volgen tijdens de uitvoering van het project. Scope Management Planning is gemakkelijker als u een online tool gebruikt omdat u uw plan met belanghebbenden kunt delen, interne workflows automatiseert en gemakkelijk projectdoelstellingen in taken wilt afbreken. Met projectmanagementsoftware kunt u uw processen stroomlijnen en beter voorbereid zijn op wat voor ons ligt.