Plan de gestion de la portée: qu'est-ce que c'est et comment créer un

Sommaire

Un plan de gestion de la portée décrit les processus impliqués dans l'exécution de votre projet et sert de lignes directrices pour maintenir le projet dans des limites spécifiques. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un plan de gestion de la portée et comment il peut vous aider dans la phase de planification. Avec une gestion efficace de la portée, vous pouvez vous préparer et votre équipe pour réussir.

La gestion de la portée d'un projet est comme conduire une voiture. Si vous ne gardez pas vos yeux devant vous, la voiture quitte la route. De même, si vous ne contrôlez pas la portée de votre projet, le projet descend de la piste. Un plan de gestion de la portée décrit les processus impliqués dans l'exécution de votre projet et sert de lignes directrices pour maintenir le projet dans des limites spécifiques.

En tant que chef de projet, il est de votre responsabilité de guider votre équipe à travers le cycle de vie du projet. Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un plan de gestion de la portée et comment il peut vous aider dans la phase de planification. Une fois que vous avez compris le processus de gestion de la portée, votre plan vous permettra de réussir votre équipe et votre équipe.

Quel est le but d'un plan de gestion de la portée?

L'objectif d'un plan de gestion de la portée est de créer une structure de projet en documentant les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Votre plan de gestion de la portée réduira également les risques de fluage de la portée.

Un processus de gestion de la portée vous aide à éviter des problèmes courants, notamment:

Évolution constante en changeant

Dépenses excessives

Temps perdu

Défaut de respecter les délais

Quelle est la portée du projet?

Ton portée du projet Définit les limites de votre projet et définit les objectifs du projet, les délais et les produits livrables. Lorsque vous clarifiez la portée de votre projet, vous structurez votre projet autour de votre équipe et de ne pas faire et fournir des objectifs et objectifs pour eux de travailler vers.

L'ensemble de l'équipe devrait être impliqué dans la définition de la portée du projet. Cela signifie communiquer avec Principales parties prenantes et écrire une déclaration de portée du projet qui décrit les exigences du projet. Par exemple, si vous définissez une étendue d'une nouvelle campagne publicitaire, vous voudrez vous assurer que l'équipe de conception, l'équipe de contenu et l'équipe de marketing numérique s'accordent tous sur les détails de la déclaration de portée.

Qu'est-ce que la chair de portée?

Fluage portée se produit lorsque votre projet dépasse votre relevé de la portée initiale. Par exemple, le fluage de portée peut survenir si un intervenant ajoute un supplément Projet livrable[dix]après le début du projet.

Les changements de projets inattendus peuvent entraîner une augmentation des risques de projet tels que des échéanciers manqués, une augmentation des budgets, surmenage , ou un produit final de bonne qualité. Il y a diverses raisons pour lesquelles le fluage de la portée peut se produire. Certaines raisons incluent:

Portée du projet incertain

Objectifs de projet irréaliste

Trop de parties prenantes

Mauvaise gestion de la portée

Mauvaise communication avec les parties prenantes

Pour éviter les champs d'étendue, vous devez planifier, ce qui est là où un plan de gestion de la portée solide entre en jeu.

6 étapes pour créer un plan de gestion de la portée du projet

L'ensemble des connaissances de la gestion de projet (Guide PMBOK®) de l'Institut de gestion du projet (Guide PMBOK®) est un processus de gestion de la portée du projet en six étapes. Ces six étapes vous aident à créer un plan de gestion solide de la portée pour garder votre projet sur la bonne voie.

1. Créez votre plan d'application

La première étape du processus de planification implique la création de votre document de plan d'application. Ce document devrait inclure votre déclaration de portée, une ventilation des exigences du projet et des produits livrables attendus pour le projet.

Votre document de plan d'application peut également inclure un Processus de commande de changement[dix], qui est un processus de changement de changement qui peut empêcher la fluage de la portée. Il s'agit d'un document que vous pouvez faire référence à des étapes ultérieures de la planification du projet. Vous aurez peut-être besoin de ce document pour des projets complexes, des projets dans lesquels vous pensez que les parties prenantes voudront de nombreux produits livrables ou lorsqu'il y a beaucoup de flux dans ce que vos produits livrables pourraient être.

Conseils pour créer un plan d'étendue:

Incorporer le jugement d'expert: Pour créer votre document de planification de la portée, vous devez envisager toutes les parties du processus organisationnel. Enregistrez avec les intervenants croisés et exécutifs pour vous assurer de toutes les informations dont vous avez besoin.

Tenir des réunions de lancement de la portée: Avant de verrouiller votre document de portée, assurez-vous d'avoir un buy-in de toutes les parties prenantes. Partagez votre document de plan d'application asynchroneusement ou héberge une réunion de lancement afin que d'autres gestionnaires et membres de l'équipe impliqués dans le projet puissent contribuer à la déclaration initiale de la portée.

2. Recueillir les exigences du projet

Dans cette étape du processus, vous identifierez les besoins des parties prenantes afin que vous puissiez répondre aux objectifs du projet. Votre objectif devrait être de rassembler une liste approfondie des exigences des parties prenantes afin que vous puissiez éviter les modifications de la portée.

Conseils pour la collecte des besoins du projet:

Créer une charte de projet: Créer un charte de projet , ou une hauteur d'ascenseur, les parties prenantes peuvent donc bien comprendre le projet et garantir que leurs attentes correspondent aux objectifs du projet.

Tenir des groupes de discussion ou des ateliers: Maintenir des groupes de discussion ou des ateliers pour donner aux parties prenantes une meilleure compréhension de votre projet. Communiquer vos objectifs du projet aux parties prenantes est essentiel si vous souhaitez qu'ils achètent dans votre champ de projet.

Développer des prototypes: Développez un prototype de votre projet livrable avant de présenter votre projet aux parties prenantes. De cette façon, les intervenants peuvent visualiser le produit final et voter leurs préoccupations ou répertorier des exigences supplémentaires tôt.

3. Définir la portée

Une fois que vous avez collecté des exigences des parties prenantes, tournez ces informations dans une portée bien définie et une description détaillée du produit. Ce document clarifie les attentes et les produits livrables du projet afin que tous les membres de l'équipe sachent ce qu'ils doivent accomplir.

Conseils pour la définition de la portée:

Essayez l'analyse du produit: Avant de pouvoir définir votre champ d'application et écrire une description détaillée du produit, vous devez effectuer une analyse de produit en profondeur. Analyser le produit que vous envisagez de créer à partir des yeux du client ou du client afin de déterminer si cela répondra à leurs attentes.

Générer des alternatives: Vous voudrez également générer des alternatives au cas où votre projet rencontre des risques. Par exemple, comment allez-vous répondre aux besoins des parties prenantes si vous planifiez un nouveau lancement de produit et votre date de lancement est retardée?

Faciliter les ateliers: Accueillir des ateliers de brainstorming pour clarifier la portée du projet et encourager collaboration parmi les membres de l'équipe.

4. Créer une structure de dégradation de travail

UNE Structure de panne de travail (WBS) est un moyen de diviser votre projet en niveaux de tâches. Lorsque vous créez un WBS, votre équipe peut clairement visualiser chaque composant du projet et évaluer ce qui doit être fait.

Une structure de dégradation de travail crée une structure hiérarchique de tâches. De là, vous pouvez planifier, surveiller et contrôler votre projet.

Conseils pour créer un WBS:

Décomposer votre objectif de votre projet: Un WBS décompose ou décompose votre objectif de projet dans les dépendances et les sous-dépendances. Ces petits groupes de tâches sont souvent appelés forfaits de travail. Une fois que vous avez cassé vos tâches, vous avez une idée claire de tout ce que votre projet a besoin, y compris les heures, les équipements, les outils et les dépenses.

Automatisez les flux de travail: Membre de l'équipe automatisante flux de travail Peut rationaliser la coordination sur les projets et améliorer la visibilité du projet. L'utilisation d'un logiciel pour automatiser ces flux de travail réduira également les travaux de collecte de renseignements manuels et de duplicités.

5. Valider la portée

Validation de votre portée signifie simplement obtenir une inscription de toutes les parties prenantes impliquées dans le projet. Assurez-vous que les parties prenantes comprennent clairement vos livrables de projet pour éviter la flemme d'application future. Si possible, obtenez des commentaires ou des conseils sur les modifications et améliorations.

Conseils pour valider la portée:

Inspectez votre plan: Étant donné que la validation est la signalisation finale de votre plan de gestion de la portée, vous voudrez revoir et inspecter à fond. Les membres de l'équipe peuvent vous aider à inspecter le plan avant de l'envoyer aux intervenants, mais les parties prenantes devraient également participer à une inspection finale afin que le plan puisse le faire autant de yeux que possible.

6. Portée de contrôle

La dernière étape de votre plan de gestion de la portée est le contrôle de la portée. Comme votre projet continue dans la phase d'exécution, surveillez la Statut du projet et gérer les changements dans la portée. La meilleure façon de rationaliser le contrôle de la portée est d'utiliser le logiciel de gestion de projet. Ces outils peuvent partager des commentaires, des fichiers et des mises à jour d'état sur votre projet afin que vous soyez au courant de tout changement de portée en temps réel.

Conseils pour contrôler la portée:

Analyser la variance: Dans cette partie du plan de gestion de la portée, évaluez la quantité de variance de la portée. Analyser la performance réelle de votre champ d'application par rapport à la performance prévue vous donnera une idée des projets futurs.

Reportez-vous au document de commande de changement: Vous avez créé un processus de contrôle de modification plus tôt dans la phase de planification. N'oubliez pas de vous référer à ce document afin que vous puissiez suivre le flux d'informations en matière de changements de projets.

Simplifiez votre gestion de la portée avec les outils de gestion de projet

Un plan de gestion de la portée crée une structure claire pour votre équipe à suivre lors de l'exécution du projet. La planification de la gestion de la portée est plus facile si vous utilisez un outil en ligne, car vous pouvez partager votre plan avec les parties prenantes, automatiser des flux de travail internes et décomposer facilement les objectifs du projet dans des tâches. Avec le logiciel de gestion de projet, vous pouvez rationaliser vos processus et vous sentir mieux préparé pour ce qui vous attend.