Kapsam Yönetimi Planı: Nedir ve Nasıl Oluşturulur?
Özet
Bir kapsam yönetimi planı, projenizi yürütmede yer alan süreçleri ana hatlarıyla belirtir ve projeyi belirli sınırlar içinde tutmak için bir kılavuz olarak hizmet eder. Bu yazıda, bir kapsam yönetim planının ne olduğunu ve planlama aşamasında size nasıl yardımcı olabileceğini açıklayacağız. Etkili kapsam yönetimi ile sizi ve ekibinizi başarı için ayarlayabilirsiniz.
Bir projenin kapsamını yönetmek, araba kullanmak gibidir. Gözlerinizi önünüzde tutmazsanız, araba yoldan çıkarır. Benzer şekilde, proje kapsamınızı kontrol etmiyorsanız, proje yola çıkıyor. Bir kapsam yönetimi planı, projenizi yürütmede yer alan süreçleri ana hatlarıyla belirtir ve projeyi belirli sınırlar içinde tutmak için bir kılavuz olarak hizmet eder.
Bir proje yöneticisi olarak, ekibinizi proje yaşam döngüsü ile yönlendirmek sizin sorumluluğunuzdadır. Bu yazıda, bir kapsam yönetim planının ne olduğunu ve planlama aşamasında size nasıl yardımcı olabileceğini açıklayacağız. Kapsam yönetimi sürecini anladıktan sonra, planınız sizi ve takımınızı başarı için ayarlayacaktır.
Bir kapsam yönetim planının amacı nedir?
Bir kapsam yönetim planının amacı, proje hedeflerine ulaşmak için gereken kaynakları belgeleyerek proje yapısı oluşturmaktır. Kapsam Yönetim Planınız, Kapsam Sürünme şansını da azaltacaktır.
Bir kapsam yönetimi süreci, aşağıdakiler de dahil olmak üzere ortak sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olur:
Sürekli değişen gereksinimleri
Fazla harcama
Boşa zaman
Son teslim tarihleri ile görüşmemesi
Proje kapsamı nedir?
SeninProje kapsamıProjeniz için sınırları belirler ve proje hedeflerini, son tarihlerini ve teslimatları tanımlar. Proje kapsamınızı netleştirdiğinizde, projenizi ekibinizin yapacağı ve yapmayacağı ve hedefleri sağlayacağını vehedefleronların için çalışmaları için.
Tüm takım proje kapsamını tanımlamaya dahil olmalıdır. Bu, iletişim kurmak anlamına gelirAnahtar paydaşlarve projenin gereksinimlerini açıklayan bir proje kapsamı ifadesi yazmak. Örneğin, yeni bir reklam kampanyası için bir kapsam tanımlıyorsanız, tasarım ekibinin, içerik ekibini ve dijital pazarlama ekibinin kapsam açıklamasındaki ayrıntılar üzerinde hemfikir olmasını sağlamak isteyeceksiniz.
Kapsam sürüngen nedir?
Kapsam sürüngenProjeniz ilk kapsam ifadenizi aştığında ortaya çıkar. Örneğin, bir paydaş ek eklerse, kapsam sürünmesi oluşabilir.Proje teslim edilebilirProje başladıktan sonra.
Beklenmeyen proje değişiklikleri, cevapsız zaman çizelgeleri, artan bütçeler gibi proje risklerinin artmasına neden olabilir,aşırı çalışmaveya düşük kaliteli bir son ürün. Kapsam sürünmesinin neden olabileceği çeşitli nedenler vardır. Bazı nedenler şunlardır:
Belirsiz proje kapsamı
Gerçekçi olmayan proje hedefleri
Çok fazla paydaş
Zayıf Kapsam Yönetimi
Paydaşlarla kötü iletişim
Kapsam sürünmesini önlemek için, güçlü bir kapsam yönetimi planının oyuna girdiği yer burasıdır.
Bir proje kapsamı yönetimi planı oluşturmak için 6 adım
Proje Yönetimi Enstitüsü'nün (PMI) Proje Yönetimi Bilginin (PMBOK® Kılavuzu) standart, altı adımlı bir proje kapsamı yönetimi süreci sunar. Bu altı adım, projenizi yolda tutmak için sağlam bir kapsam yönetimi planı oluşturmanıza yardımcı olur.
1. Kapsam planınızı oluşturun
Planlama sürecindeki ilk adım, kapsam planını oluşturmayı içerir. Bu belge, kapsam bildiriminizi, proje gereksinimlerinin bozulmasını ve proje için beklenen teslimatları içermelidir.
Kapsam planınız belgeniz deKontrol işlemini değiştir, kapsam sürünmesini önleyebilecek değişiklik talepleri için bir işlemdir. Bu, proje planlamasının sonraki aşamalarına başvurabileceğiniz bir belgedir. Kompleks projeler için bu belgeye ihtiyacınız olabilir, paydaşların birçok teslimat isteyeceğini düşündüğünüz projeler, veya teslimatlarınızın ne olabileceği bir sürü akı olduğunda.
Bir kapsam planı oluşturmak için ipuçları:
Uzmanlık kararını dahil et:Kapsam planlama belgenizi oluşturmak için, organizasyon sürecinin tüm bölümlerini göz önünde bulundurmanız gerekir. İhtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olmasını sağlamak için çapraz fonksiyonel ve yürütür paydaşlarla check-in yapın.
Kapsam Kickoff Toplantılarını Tutun:Kapsam belgenizi kilitlemeden önce, tüm paydaşlardan katılımınız olduğundan emin olun. Kapsam Planınızı Paylaşın Belgesieşzamansızcaveya bir Kickoff toplantısına ev sahipliği yapın, böylece projeye dahil olan diğer yöneticiler ve ekip üyelerinin ilk kapsam tablosuna katkıda bulunabilir.
2. Proje gereksinimlerini toplayın
Sürecin bu aşamasında, paydaşların ihtiyaçlarını tanımlayacaksınız, böylece proje hedeflerini karşılayabilirsiniz. Hedefiniz, paydaşlardan gelen bir gereksinimin bir gereksinim listesini toplamak olmalıdır, böylece kapsamın çizgisinin azalmasını önleyebilirsiniz.
Proje gereksinimlerini toplamak için ipuçları:
Bir Proje Kiralama Oluştur:Oluşturmakproje kiralamaveya bir asansör perdesi, böylece paydaşlar projeyi açıkça anlayabilir ve beklentilerinin projenin hedeflerine uygun olmasını sağlar.
Odak gruplarını veya atölyeleri tutun:Menfaat sahiplerine projenizi daha iyi anlamak için odak gruplarını veya atölyeleri tutun. Proje hedeflerinizi paydaşlara iletmek, proje kapsamınıza satın almalarını istiyorsanız esastır.
Prototipler geliştirmek:Projenizi paydaşlara sunmadan önce, projenizin bir prototipini geliştirin. Bu şekilde, paydaşlar son ürünü görselleştirebilir ve endişelerini dile getirebilir veya ek gereksinimleri erteleyebilir.
3. Kapsam tanımlayın
Paydaşlardan gelen gereksinimleri topladıktan sonra, bu bilgileri iyi tanımlanmış bir kapsam ve detaylı bir ürün açıklaması ile çevirin. Bu belge, projenin beklentilerini ve teslim edilemelerini netleştirir, böylece tüm ekip üyelerinin ne yapmaları gerektiğini bilmesi.
Kapsam tanımlama için ipuçları:
Ürün analizini deneyin:Kapsamınızı tanımlamadan ve ayrıntılı bir ürün açıklaması yazmadan önce, derinlemesine bir ürün analizi yapmanız gerekir. Beklentilerini karşılayacağını belirlemek için müşterinin veya müşterinin gözünden oluşturmayı planladığınız ürünü analiz edin.
Alternatifler oluşturun:Ayrıca, projenizin risklerle karşılaşması durumunda alternatifler üretmek isteyeceksiniz. Örneğin, yeni bir ürün lansmanı planlıyorsanız paydaş ihtiyaçlarını nasıl karşılayacaksınız ve lansman tarihiniz geciktirilir mi?
Atölyeleri kolaylaştırmak:Projenin kapsamını netleştirmek ve teşvik etmek için beyin fırtınası atölyelerini barındırır.işbirliğiekip üyeleri arasında.
4. Bir iş arıza yapısı oluşturun
A iş arıza yapısı(WBS), projenizi görev seviyelerine bölmenin bir yoludur. Bir WBS oluşturduğunuzda, ekibiniz projenin her bir bileşenini açıkça görselleştirebilir ve ne yapılması gerektiğini değerlendirebilir.
Bir iş arızası yapısı, görevlerin hiyerarşik yapısı oluşturur. Oradan, projenizi planlayabilir, izleyebilir ve kontrol edebilirsiniz.
WBS oluşturmak için ipuçları:
Projenin hedefinizi ayırın:Bir WBS, projenizden bağımlılıklar ve alt bağımlılıklara yönelik bir şekilde ayrışır veya bozulur. Bu daha küçük görev grupları genellikle iş paketleri olarak adlandırılır. Görevlerinizi parçaladığınızda, saatler, ekipman, araçlar ve giderler de dahil olmak üzere proje ihtiyaçlarınız için her şey hakkında net bir fikir edinirsiniz.
İş akışlarını otomatikleştirin:Otomatik Ekip Üyesiiş akışlarıProjelere koordinasyonu düzenleyebilir ve proje görünürlüğünü artırabilir. Bu iş akışlarını otomatikleştirmek için yazılımı kullanarak manuel bilgi toplama ve çoğaltılmış çalışmaları da azaltacaktır.
5. Kapsam doğrulamak
Kapsamınızı doğrulamak, projeye dahil olan tüm paydaşlardan imzalanmak anlamına gelir. Paydaşların, gelecekteki kapsam sürünmesinden kaçınmak için proje teslim bilgilerinizi açıkça anladığından emin olun. Mümkünse, herhangi bir değişiklik ve iyileştirmeler hakkında geri bildirim veya tavsiye alın.
Kapsam doğrulamak için ipuçları:
Planınızı inceleyin:Çünkü doğrulama, kapsam yönetimi planınız için son oturum açma, iyice incelemek ve incelemek istersiniz. Ekip üyeleri, planı incelemeden önce paydaşlara göndermeden önce incelemenize yardımcı olabilir, ancak paydaşlar da son bir denetime katılmalıdır, böylece planın mümkün olduğunca çok göz atması için nihai bir denetime katılmalıdır.
6. Kontrol kapsamı
Kapsam Yönetim Planınızdaki son adım kapsam kontrolüdür. Projenizin yürütme aşamasına devam ederken, izleyinProjenin durumuve kapsamdaki değişiklikleri yönetin. Kapsam kontrolünü kolaylaştırmanın en iyi yolu, proje yönetimi yazılımını kullanmaktır. Bu araçlar, projenizdeki geri bildirim, dosyaları ve durum güncellemelerini paylaşabilir, böylece gerçek zamanlı olarak herhangi bir kapsam değişiminin farkındasınız.
Kapsamını kontrol etmek için ipuçları:
Analiz varyansı:Kapsam Yönetim Planının bu bölümünde, kapsamda ne kadar varyansın gerçekleştiğini değerlendirin. Kapsamınızın gerçek performansını analiz planlanan performans, gelecekteki projeler için size bilgi verecektir.
Kontrol belgesini değiştirme:Planlama aşamasında daha önce bir değişiklik kontrol süreci yarattınız. Bu belgeye başvurmayı unutmayın, böylece proje değişikliklerine gelince bilgi akışını izleyebilirsiniz.
Proje Yönetim Araçlarıyla Kapsam Yönetiminizi Basitleştirin
Bir kapsam yönetimi planı, ekibinizin proje yürütmesi sırasında takip etmesi için net bir yapı oluşturur. Kapsam Yönetimi Planlaması daha kolaydır, çünkü çevrimiçi bir araç kullanıyorsanız, planınızı paydaşlarla paylaşabilirsiniz, iç iş akışlarını otomatikleştirebilir ve proje hedeflerini kolayca parçalara ayırabilirsiniz. Proje Yönetimi Yazılımı ile işlemlerinizi kolaylaştırabilir ve önde olan şey için daha iyi hazırlayabilirsiniz.
