Planul de management al domeniului: Ce este și cum să creați unul

rezumat

Planul de gestionare a domeniului de activitate evidențiază procesele implicate în executarea proiectului dvs. și servește drept orientare pentru menținerea proiectului în limitele specifice. În acest articol, vom explica ce plan de management al domeniului este și cum vă poate ajuta în faza de planificare. Cu o gestionare eficientă a domeniului, vă puteți seta și echipa dvs. pentru succes.

Gestionarea domeniului de aplicare al unui proiect este ca și cum ați conduce o mașină. Dacă nu țineți ochii în fața voastră, mașina veează de pe drum. În mod similar, dacă nu controlați domeniul de aplicare al proiectului, proiectul coboară. Planul de gestionare a domeniului de activitate evidențiază procesele implicate în executarea proiectului dvs. și servește drept orientare pentru menținerea proiectului în limitele specifice.

În calitate de manager de proiect, este responsabilitatea dvs. să vă îndrumați echipa prin ciclul de viață al proiectului. În acest articol, vom explica ce plan de management al domeniului este și cum vă poate ajuta în faza de planificare. Odată ce înțelegeți procesul de gestionare a domeniului, planul dvs. vă va stabili și echipa dvs. pentru succes.

Care este scopul unui plan de management al domeniului?

Scopul unui plan de management al domeniului este de a crea structura proiectului prin documentarea resurselor necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului. Planul dvs. de management al domeniului dvs. va reduce, de asemenea, șansa de a se desfășura.

Un proces de gestionare a domeniului vă ajută să evitați problemele comune, inclusiv:

Continuând în mod constant cerințele

Suprasolicitare

Timp pierdut

Nerespectarea termenelor limită

Ce este domeniul de aplicare al proiectului?

Ta Domeniul de aplicare al proiectuluiSetează granițele pentru proiectul dvs. și definește obiectivele proiectului, termenele și livrările. Când vă clarificați domeniul dvs. de aplicare al proiectului, vă structurați proiectul în jurul valorii de echipa dvs. și nu va face și de a oferi obiective șiobiectivepentru ca ei să lucreze spre.

Întreaga echipă ar trebui să fie implicată în definirea domeniului de aplicare al proiectului. Aceasta înseamnă comunicarea cuprincipalele părți interesateși scrierea unei declarații de domeniu de proiect care conturează cerințele proiectului. De exemplu, dacă definiți un domeniu de aplicare pentru o nouă campanie de publicitate, veți dori să vă asigurați echipa de proiectare, echipa de conținut și echipa de marketing digital sunt de acord cu detaliile din declarația de domeniu.

Ceea ce este sfera de joc?

Domeniul de aplicareapare atunci când proiectul dvs. depășește declarația dvs. de aplicare inițială. De exemplu, se poate produce pârâul de aplicare dacă un părinte adaugă o suplimentareProiectul de livraredupă ce proiectul a început.

Modificările neașteptate ale proiectului pot duce la creșterea riscurilor de proiect, cum ar fi termenele pierdute, bugetele crescute,overworks, sau un produs final de calitate scăzută. Există diferite motive pentru care se poate produce pârâul de aplicare. Unele motive includ:

Domeniul de aplicare al proiectului neclar

Obiective nerealiste ale proiectului

Prea multe părți interesate

Gestionarea slabă a domeniului de aplicare

Comunicarea slabă cu părțile interesate

Pentru a evita pârâul de aplicare, trebuie să planificați împotriva acestuia, care este locul în care vine în joc un plan puternic de gestionare a domeniului.

6 pași pentru a crea un plan de management al domeniului de proiect

Organismul de management al proiectului Institutului de Management de Proiect (PMMOK®) oferă un proces standard de management al proiectului de șase etape. Acești șase pași vă ajută să creați un plan de gestionare a domeniului solid pentru a vă menține proiectul pe pistă.

1. Creați planul dvs. de aplicare

Primul pas în procesul de planificare implică crearea documentului planului dvs. de aplicare. Acest document ar trebui să includă declarația dvs. de aplicare, o defalcare a cerințelor proiectului și orice livrare preconizată a proiectului.

Documentul planului dvs. de aplicare poate include, de asemenea, oSchimbarea procesului de control, care este un proces de schimbare a cererilor care pot împiedica pârâul de aplicare. Acesta este un document pe care îl puteți referi în etapele ulterioare ale planificării proiectului. Este posibil să aveți nevoie de acest document pentru proiecte complexe, proiecte în care credeți că părțile interesate vor dori multe rezultate sau atunci când există o mulțime de flux în ceea ce ar putea fi livrarea dvs.

Sfaturi pentru crearea unui plan de domeniu:

Includerea judecății experților:Pentru a vă crea documentul de planificare a domeniului de aplicare, trebuie să luați în considerare toate părțile procesului organizațional. Consultați părțile interesate și executive pentru a vă asigura că aveți toate informațiile de care aveți nevoie.

HOLD DOMENIUL REUNIUNI DE LUCRĂRI:Înainte de a vă bloca documentul de aplicare, asigurați-vă că aveți buy-in de la toate părțile interesate. Împărtășiți documentul planului dvs. de aplicareasincron, sau găzduiește o întâlnire de kickoff, astfel încât alți manageri și membrii echipei implicați în proiect să poată contribui la declarația de aplicare inițială.

2. Colectați cerințele proiectului

În acest pas al procesului, veți identifica nevoile părților interesate, astfel încât să puteți îndeplini obiectivele proiectului. Scopul dvs. ar trebui să fie acela de a aduna o listă detaliată a cerințelor părților interesate, astfel încât să împiedicați modificările domeniului de aplicare pe linie.

Sfaturi pentru colectarea cerințelor proiectului:

Creați o cartă de proiect:Creeaza oCarta proiectului, sau un pas de ascensor, astfel încât părțile interesate pot înțelege în mod clar proiectul și pot asigura respectarea obiectivelor proiectului.

Țineți grupuri de focus sau ateliere:Țineți grupuri de focus sau ateliere de lucru pentru a oferi părților interesate o mai bună înțelegere a proiectului dvs. Comunicarea obiectivelor proiectului dvs. părților interesate este esențială dacă doriți să cumpere în domeniul dvs. de aplicare al proiectului.

Dezvoltați prototipuri:Dezvoltați un prototip al proiectului dvs. livrat înainte de a vă prezenta proiectul părților interesate. În acest fel, părțile interesate pot vizualiza produsul final și pot vocea preocupărilor lor sau pot enumera mai devreme cerințe suplimentare.

3. Definiți domeniul de aplicare

Odată ce ați colectat cerințele părților interesate, transformați informațiile într-un domeniu de aplicare bine definit și o descriere detaliată a produsului. Acest document clarifică așteptările și livrările pentru proiect, astfel încât toți membrii echipei să știe ce trebuie să realizeze.

Sfaturi pentru definirea domeniului:

Încercați analiza produsului:Înainte de a vă putea defini domeniul de aplicare și puteți scrie o descriere detaliată a produsului, trebuie să faceți o analiză detaliată a produselor. Analizați produsul pe care intenționați să îl creați din ochii clientului sau al clientului pentru a determina dacă acesta își va îndeplini așteptările.

Generați alternative:De asemenea, veți dori să generați alternative în cazul în care proiectul dvs. întâmpină riscuri. De exemplu, cum vă veți întâlni cu nevoile părților interesate dacă vă planificați o nouă lansare a produselor și data de lansare este întârziată?

Facilitarea atelierelor:Gazdă ateliere de brainstorming pentru a clarifica domeniul de aplicare al proiectului și pentru a încurajacolaborareprintre membrii echipei.

4. Creați o structură de defalcare a muncii

A Structura de defalcare a muncii(WBS) este o modalitate de a vă împărți proiectul în niveluri de sarcini. Când creați un WBS, echipa dvs. poate vizualiza în mod clar fiecare componentă a proiectului și poate evalua ce trebuie să se facă.

O structură de defalcare a muncii creează o structură ierarhică a sarcinilor. De acolo, puteți programa, monitoriza și controla proiectul.

Sfaturi pentru crearea unui WBS:

Descompune obiectivul proiectului dvs .:Un WBS se descompune sau se descompune, obiectivul proiectului dvs. în dependențe și sub-dependențe. Aceste grupuri mai mici de sarcini sunt adesea denumite pachete de lucru. Odată ce vă rupeți sarcinile în jos, aveți o perspectivă clară asupra nevoilor proiectului dvs., inclusiv orele, echipamentele, instrumentele și cheltuielile.

Automatizați fluxurile de lucru:Automatizarea membrilor echipeiFluxurile de lucrupoate eficientiza coordonarea pe proiecte și poate spori vizibilitatea proiectului. Utilizarea software-ului pentru automatizarea acestor fluxuri de lucru va reduce, de asemenea, colectarea de informații și lucrările duplicative.

5. Validați domeniul de aplicare

Validarea domeniului dvs. înseamnă pur și simplu să renunțăm de la toate părțile interesate implicate în proiect. Asigurați-vă că părțile interesate înțeleg clar rezultatele proiectului dvs. pentru a evita fluxul de domenii viitoare. Dacă este posibil, obțineți feedback sau sfaturi cu privire la orice modificare și îmbunătățiri.

Sfaturi pentru validarea domeniului de aplicare:

Inspectați-vă planul:Deoarece validarea este deconectarea finală pentru planul de gestionare a domeniului dvs., veți dori să îl revizuiți și să îl verificați cu atenție. Membrii echipei vă pot ajuta să inspectați planul înainte de a le trimite la părțile interesate, dar părțile interesate ar trebui să participe, de asemenea, la o inspecție finală, astfel încât planul să devină cât mai multe ochi pe cât posibil.

6. Domeniul de aplicare

Ultimul pas în planul de gestionare a domeniului dvs. este controlul domeniului. Pe măsură ce proiectul dvs. continuă în faza de execuție, monitorizațiStatutul proiectuluiși gestionați modificările la domeniul de aplicare. Cea mai bună modalitate de a eficientiza controlul domeniului este de a utiliza software-ul de management de proiect. Aceste instrumente pot partaja feedback, fișiere și actualizări de stare pe proiectul dvs., astfel încât să fiți conștienți de orice schimbări de domeniu în timp real.

Sfaturi pentru a controla domeniul de aplicare:

Analizați variația:În această parte a planului de management al domeniului, evaluați cât de multă variantă a domeniului are loc. Analizând performanța reală a domeniului dvs., față de performanța planificată vă va oferi o perspectivă pentru proiectele viitoare.

Consultați documentul de control al modificării:Ați creat un proces de control al schimbării mai devreme în faza de planificare. Nu uitați să vă referiți la acest document, astfel încât să puteți urmări fluxul de informații atunci când vine vorba de modificările proiectului.

Simplificați managementul domeniului dvs. cu instrumente de gestionare a proiectelor

Un plan de gestionare a domeniului de activitate creează o structură clară pentru ca echipa dvs. să urmeze în timpul executării proiectului. Planificarea managementului domeniului este mai ușor dacă utilizați un instrument online deoarece puteți să vă împărtășiți planul cu părțile interesate, să automatizați fluxurile de lucru interne și să descompuneți cu ușurință obiectivele proiectului în sarcini. Cu software-ul de management de proiect, puteți să vă eficientizați procesele și să vă simțiți mai bine pregătiți pentru ceea ce se află înainte.