Hatálygazdálkodási terv: Mi az, és hogyan kell létrehozni egyet

Összefoglaló

A hatókör kezelési terv felvázolja a folyamatokat végrehajtó projekt és útmutatóul szolgál, hogy a projekt meghatározott korlátokon belül. Ebben a cikkben megmagyarázzuk, hogy milyen hatókirtási terv van, és hogyan segíthet a tervezési fázisban. Hatékony gazdálkodás körét, beállíthatja az Ön és csapata a siker érdekében.

A projekt hatókörének kezelése olyan, mint az autó vezetése. Ha nem tartja meg a szemed előtted, az autó elindult az úton. Hasonlóképpen, ha nem irányítja a projekt hatókörét, a projekt leállítja a pályát. A hatókör kezelési terv felvázolja a folyamatokat végrehajtó projekt és útmutatóul szolgál, hogy a projekt meghatározott korlátokon belül.

Projektmenedzserként az Ön felelőssége, hogy irányítsa a csapatot a projekt életciklusán keresztül. Ebben a cikkben megmagyarázzuk, hogy milyen hatókirtási terv van, és hogyan segíthet a tervezési fázisban. Miután megértette a hatókör irányítási folyamatot, a terved meg fogja állapítani Önt és csapatát a sikerért.

Mi a célja a hatókör irányítási tervének?

A hatókörgazdálkodási terv célja a projektszerkezet létrehozása a projekt célkitűzéseinek eléréséhez szükséges erőforrások dokumentálásával. A kezelési terv hatálya is csökkenti annak az esélyét, hatályát kúszás.

A Hatálykezelési folyamat segít elkerülni a közös problémákat, beleértve:

Folyamatosan változó követelmények

Túlterhelés

Elvesztegetett idő

A határidők teljesítése

Mi a projektkör?

A teprojekt hatóköreBeállítja a projekt határait, és meghatározza a projekt céljait, határidejét és a szállítmányokat. Ha tisztázza a projektkonceredet, akkor strukturálja a projektet a csapatod körül, és nem fogja meg, és nem nyújtja a célokat éscélkitűzésekszámukra, hogy dolgozzanak.

Az egész csapatot be kell vonni a projekt hatókörének meghatározásában. Ez azt jelenti, hogy kommunikálnakKulcsfontosságú szereplőkés a projekt követelményeinek felvázolja a projekt követelményeit. Például ha meghatározó körét egy új hirdetési kampányt, akkor szeretnénk biztosítani a tervező csapat, a tartalom csapat, és a digitális marketing csapat egyetért a részleteket a hatályát.

Mi a kúszás?

Kúszásakkor fordul elő, ha a projekt meghaladja a kezdeti hatókör nyilatkozatát. Például a hatókör kúszás fordulhat elő, ha egy érdekképviselet további kiegészítőA projekt megvalósíthatóA projekt megkezdése után.

A váratlan projektváltozások megnövekedett projektkockázathoz vezethetnek, mint a kimaradt határidők, a megnövekedett költségvetések,túlmunkavagy alacsony minőségű végtermék. Vannak különböző okok, amiért a hatókör kúszás fordulhat elő. Néhány oka a következők:

Nem világos projektkör

Irreális projekt célkitűzések

Túl sok érdekelt fél

Szegény hatókör irányítás

Szegény kommunikáció az érdekeltekkel

Annak érdekében, hogy elkerülje a kúszást, meg kell terveznie ellene, ami az, ahol egy erős hatókör irányítási terv jön létre.

6 lépés a projekt hatóköregazdálkodási terv létrehozásához

A Project Management Institute (PMI) projektmenedzsmentelem (PMBOK® Guide) szabványos, hat lépéses projektkövetési irányítási folyamatot kínál. Ez a hat lépés segít létrehozni egy szilárd hatálya gazdálkodási tervet kell tartani a projekt halad.

1. Hozzon létre a tervet

A tervezési folyamat első lépése magában foglalja a hatóköri tervdokumentum létrehozását. Ez a dokumentum tartalmazza a hatályát, a bontást projekt követelményeinek, és a várt teljesítéseket a projekt.

Az Ön hatóköri tervdokumentuma is tartalmazhat aVáltoztassa meg a vezérlési folyamatot, Amely eljárás változtatási kérelmek, amelyek megakadályozzák hatálya kúszás. Ez egy dokumentum, amelyre utalhat a projekttervezés későbbi szakaszaiban. Szükség lehet ezt a dokumentumot a komplex projektek, ahol úgy gondolja érdekeltek akar sok teljesítések, vagy ha van egy csomó fluxus, amit a teljesítéseket lehet.

Tippek a hatókör terv létrehozásához:

Szakértői ítéletet foglal magában:A hatókör tervezési dokumentum létrehozásához meg kell fontolnia a szervezeti folyamat valamennyi részét. Ellenőrizze a keresztfunkcionális és végrehajtó érdekelt feleket, hogy biztosítsák az összes szükséges információt.

Tartsa fenn a Kickoff találkozókat:Mielőtt zárolja a könyvtárat, győződjön meg róla, hogy megvásárolja az érdekelt feleket. Ossza meg a Terv dokumentum dokumentumátaszinkron módon, Vagy a gazda egy megbeszélést, hogy más vezetők és a csapat tagjai részt vesznek a projekt hozzájárul a kezdeti hatályát.

2. Gyűjtse össze a projekt követelményeit

A folyamat ebben a lépésben azonosítja az érdekeltek szükségleteit, hogy megfeleljen a projekt célkitűzéseinek. Az Ön célja az, hogy összegyűjtse az érdekeltek követelményeinek mélyreható listáját, hogy megakadályozhassa a hatály megváltoztatását a sorban.

Tippek a projektkövetelmények összegyűjtéséhez:

Hozzon létre egy projekt charter:Hozzon létre egykézikönyvVagy a lift pályán, így érdekeltek tisztán a projekt, és biztosítja azok elvárásainak megfeleljen a projekt céljait.

Tartsa a fókuszcsoportokat vagy a műhelyeket:Tartsa a fókuszcsoportokat vagy a műhelyeket, hogy az érdekeltek jobban megértsék a projektedet. A projekt célkitűzéseinek kommunikálása az érdekeltek számára elengedhetetlen, ha azt szeretné vásárolni a projekt hatókörébe.

Prototípusok kifejlesztése:Fejlessze a projekt prototípusát, mielőtt bemutatja a projektet az érdekeltek számára. Így az érdekeltek vizualizálhatják a végterméket, és a hangokat aggodalmukat, vagy felsorolhatják a további követelményeket.

3. Határozza meg a hatályát

Miután összegyűjtötte az érdekelt felek igényeit, fordítsa meg azt az információt egy jól meghatározott hatókörre és részletes termékleírásra. Ez a dokumentum tisztázza a projekt elvárásait és adatait, hogy minden csapat tagja tudja, mit kell tennie.

Tippek a hatókör meghatározásához:

Próbálja ki a termékelemzést:Mielőtt meghatározná a hatókörét, és írjon egy részletes termékleírást, meg kell tennie a mélyreható termékelemzést. Elemezze a termék azt tervezi, hogy hozzon létre a szemét a vásárló, vagy megrendelő annak megállapítása érdekében, hogy ez megfelel-e az elvárásoknak.

Alternatívák létrehozása:Azt is szeretné létrehozni, hogy alternatívákat hozzon létre abban az esetben, ha a projekt kockázatok találkoznak. Például, hogy hogyan fog találkozik érdekeltek igényeinek ha tervez egy új termék bevezetése, és a dob időpont lesz késik?

A műhelyek elősegítése:Brainstorming workshopok, hogy tisztázzák a projekt hatókörét és ösztönözzékegyüttműködésa csapat tagjai között.

4. Hozzon létre egy munkalehetőséget

A munka felbontási szerkezet(WBS) olyan módja annak, hogy a projektet a feladatok szintjére osztják. Amikor létrehoz egy WBS, a csapat is jól láthatóvá minden eleme a projekt, és felméri, mit kell tenni kap.

A munka bontási struktúrája a feladatok hierarchikus struktúráját hozza létre. Innen ütemezheti, figyelheti és ellenőrizheti a projektedet.

Tippek a WBS létrehozásához:

A projekt célkitűzésének lebontása:A WBS bomlik, vagy lebomlik, a projekt célja a függőségekbe és az alfüggőségekbe. Ezeket a kisebb feladatcsoportokat gyakran nevezik munkacsomagoknak. Miután megtöri a feladatait, egyértelműen betekintést nyer a projekt igényeinek, beleértve az órákat, felszerelést, eszközöket és költségeket.

A munkafolyamatok automatizálása:A csapat tagja automatizálásamunkafolyamatokA projektek koordinációját egyszerűsítheti és javíthatja a projekt láthatóságot. A szoftver használata, hogy automatizálják ezeket a munkafolyamatokat is csökkenti a kézi információgyűjtő és a párhuzamos munka.

5. érvényesítse a hatót

Ellenőrizhetők az hatálya egyszerűen azt jelenti, egyre aláírásával valamennyi érdekelt fél részt vesz a projektben. Győződjön meg arról, érintettek világosan megértse a projekt teljesítéseket hogy a jövőben ne hatálya kúszás. Ha lehetséges, visszacsatolást, vagy tanácsot bármilyen változások és fejlesztések.

Tippek, hogy érvényesítse köre:

Ellenőrizzük a terve:Mivel érvényesítés végső aláírásával a hatálya gazdálkodási terv, akkor szeretnénk, hogy vizsgálja felül, és vizsgálja meg alaposan. A csoport tagjai segítségével vizsgáljuk meg a tervet, mielőtt elküldené ki az érdekeltek, de az érdekeltek is részt vesznek egy utolsó ellenőrzés, hogy a terv lesz annyi szemét, mint lehetséges.

6. Ellenőrző hatálya

Az utolsó lépés a hatálya gazdálkodási terv hatálya ellenőrzés. Mivel a projekt folytatódik a végrehajtási szakaszban, figyelemmel kíséri azállapotát a projektés a változások kezelése a hatálya alá. A legjobb módja annak, hogy áramvonalas körét vezérlő használata projektmenedzsment szoftver. Ezek az eszközök is megoszthatja visszajelzést, fájlok és állapotáról a projekt, így Ön tudomása olyan körét változásokat valós időben.

Tippek, hogy ellenőrzés hatálya alá:

Elemzése variancia:Ebben a részben a hatálya kezelési terv, értékelni, hogy mekkora változatosságot hatálya bekövetkezik. Elemezve a tényleges teljesítmény a körét, szemben a tervezett teljesítmény kapsz betekintést a jövőbeli projektekhez.

Lásd változás-ellenőrzési dokumentumot:Létrehozott egy változás-ellenőrzési eljárás korábbi szakaszában a tervezési fázisban. Ne feledje, hogy olvassa el ezt a dokumentumot, így nyomon tudja követni az információáramlást, amikor a projekt változásokat.

Egyszerűbb a hatálya alá menedzsment projekt menedzsment eszközök

A kezelési terv hatálya teremt világos szerkezet a csapat nyomon a projekt végrehajtását. Scope gazdálkodási tervezés könnyebb, ha egy online eszköz, mert akkor ossza meg tervét az érdekelt felekkel, automatizálja a belső munkafolyamatokat, és könnyen lebontják projekt céljai feladatokra. A projekt menedzsment szoftver segítségével racionalizálja a folyamatokat, és jobban érzi magát felkészülve arra, ami előttünk.