Kế hoạch quản lý phạm vi: Nó là gì và cách tạo một

Tóm lược

Kế hoạch quản lý phạm vi phác thảo các quy trình liên quan đến việc thực hiện dự án của bạn và phục vụ như một hướng dẫn để giữ dự án trong giới hạn cụ thể. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích một kế hoạch quản lý phạm vi là gì và làm thế nào nó có thể hỗ trợ bạn trong giai đoạn lập kế hoạch. Với quản lý phạm vi hiệu quả, bạn có thể đặt bạn và nhóm của bạn để thành công.

Quản lý phạm vi của một dự án giống như lái xe. Nếu bạn không giữ mắt trước mặt bạn, chiếc xe vươn ra đường. Tương tự, nếu bạn không kiểm soát phạm vi dự án của mình, dự án sẽ tắt theo dõi. Kế hoạch quản lý phạm vi phác thảo các quy trình liên quan đến việc thực hiện dự án của bạn và phục vụ như một hướng dẫn để giữ dự án trong giới hạn cụ thể.

Là người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm hướng dẫn nhóm của bạn thông qua vòng đời dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích một kế hoạch quản lý phạm vi là gì và làm thế nào nó có thể hỗ trợ bạn trong giai đoạn lập kế hoạch. Khi bạn hiểu quy trình quản lý phạm vi, kế hoạch của bạn sẽ giải quyết bạn và nhóm của bạn để thành công.

Mục đích của một kế hoạch quản lý phạm vi là gì?

Mục đích của một kế hoạch quản lý phạm vi là tạo ra cấu trúc dự án bằng cách ghi lại các tài nguyên cần thiết để đạt được các mục tiêu dự án. Kế hoạch quản lý phạm vi của bạn cũng sẽ làm giảm khả năng creep phạm vi.

Một quy trình quản lý phạm vi giúp bạn tránh các vấn đề phổ biến, bao gồm:

Phạm vi dự án là gì?

Của bạn phạm vi dự án Đặt ranh giới cho dự án của bạn và xác định mục tiêu dự án, thời hạn và giao hàng. Khi bạn làm rõ phạm vi dự án của mình, bạn đang cấu trúc dự án của mình xung quanh nhóm của bạn sẽ và sẽ không làm gì và cung cấp các mục tiêu và Mục tiêu. để họ làm việc hướng tới.

Toàn bộ đội nên tham gia vào việc xác định phạm vi dự án. Điều này có nghĩa là giao tiếp với các bên liên quan chủ chốt và viết một tuyên bố phạm vi dự án phác thảo các yêu cầu của dự án. Ví dụ: nếu bạn đang xác định một phạm vi cho một chiến dịch quảng cáo mới, bạn sẽ muốn đảm bảo nhóm thiết kế, nhóm nội dung và nhóm tiếp thị kỹ thuật số đều đồng ý về các chi tiết trong bảng sao kê phạm vi.

Phạm vi creep là gì?

Phạm vi creep. xảy ra khi dự án của bạn vượt quá tuyên bố phạm vi ban đầu của bạn. Ví dụ: phạm vi creep có thể xảy ra nếu các bên liên quan bổ sung thêm Dự án có thể cung cấp sau khi dự án đã bắt đầu.

Những thay đổi dự án bất ngờ có thể dẫn đến tăng rủi ro dự án như các mốc thời gian bị bỏ lỡ, tăng ngân sách, làm việc quá sức hoặc một sản phẩm cuối chất lượng thấp. Có nhiều lý do tại sao phạm vi creep có thể xảy ra. Một số lý do bao gồm:

Để tránh creep phạm vi, bạn cần lập kế hoạch chống lại nó, đó là nơi có một kế hoạch quản lý phạm vi mạnh phát huy.

6 bước để tạo ra một kế hoạch quản lý phạm vi dự án

Cơ quan quản lý dự án quản lý dự án (PMI) của Cơ quan kiến thức (Hướng dẫn PMBOK®) cung cấp quy trình quản lý phạm vi dự án tiêu chuẩn, tiêu chuẩn sáu bước. Sáu bước giúp bạn tạo ra một kế hoạch quản lý phạm vi vững chắc để giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng.

1. Tạo kế hoạch phạm vi của bạn

Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch liên quan đến việc tạo ra tài liệu kế hoạch phạm vi của bạn. Tài liệu này nên bao gồm tuyên bố của bạn phạm vi, một phân tích về các yêu cầu của dự án, và bất kỳ phân phôi dự kiến cho dự án.

tài liệu kế hoạch phạm vi của bạn cũng có thể bao gồm một Quá trình kiểm soát thay đổi , là một quá trình để thay đổi yêu cầu có thể ngăn chặn phạm vi creep. Đây là một tài liệu bạn có thể tham khảo trong các giai đoạn sau của kế hoạch dự án. Bạn có thể cần tài liệu này cho các dự án phức tạp, các dự án nơi bạn nghĩ rằng các bên liên quan sẽ muốn nhiều giao hàng, hoặc khi có rất nhiều thông lượng trong những sản phẩm giao hàng của bạn có thể.

Kết hợp phán quyết của chuyên gia: Để tạo tài liệu lập kế hoạch phạm vi của bạn, bạn cần xem xét tất cả các phần của quy trình tổ chức. Kiểm tra với các bên liên quan có chức năng chéo và điều hành để đảm bảo bạn có tất cả thông tin bạn cần.

Giữ các cuộc họp Kickoff: Trước khi bạn khóa tài liệu phạm vi của mình, hãy đảm bảo bạn đã mua từ tất cả các bên liên quan. Chia sẻ tài liệu kế hoạch phạm vi của bạn không đồng bộ. hoặc tổ chức một cuộc họp khởi động để các nhà quản lý và các thành viên trong nhóm khác tham gia vào dự án có thể đóng góp vào câu lệnh phạm vi ban đầu.

2. Thu thập yêu cầu dự án

Trong bước này của quy trình, bạn sẽ xác định nhu cầu của các bên liên quan để bạn có thể đáp ứng các mục tiêu của dự án. Mục tiêu của bạn là thu thập danh sách các yêu cầu chuyên sâu từ các bên liên quan để bạn có thể ngăn chặn phạm vi thay đổi dòng.

Tạo một điều lệ dự án: Tạo một điều lệ dự án , hoặc một sân thang máy, vì vậy các bên liên quan có thể hiểu rõ dự án và đảm bảo sự mong đợi của họ phù hợp với các mục tiêu của dự án.

Giữ nhóm tập trung hoặc hội thảo: Giữ các nhóm tập trung hoặc hội thảo để cho các bên liên quan hiểu rõ hơn về dự án của bạn. Giao tiếp mục tiêu dự án của bạn với các bên liên quan là điều cần thiết nếu bạn muốn họ mua vào phạm vi dự án của bạn.

Phát triển nguyên mẫu: Phát triển một nguyên mẫu của dự án của bạn có thể cung cấp trước khi trình bày dự án của bạn cho các bên liên quan. Bằng cách này, các bên liên quan có thể hình dung sản phẩm cuối cùng và lồng tiếng mối quan tâm của họ hoặc liệt kê các yêu cầu bổ sung sớm.

3. Xác định phạm vi.

Khi bạn đã thu thập các yêu cầu từ các bên liên quan, hãy biến thông tin đó thành một phạm vi được xác định rõ và một mô tả sản phẩm chi tiết. Tài liệu này làm rõ sự mong đợi và cung cấp cho dự án để tất cả các thành viên trong nhóm biết những gì họ phải hoàn thành.

Hãy thử phân tích sản phẩm: Trước khi bạn có thể xác định phạm vi của mình và viết một mô tả sản phẩm chi tiết, bạn cần thực hiện phân tích sản phẩm chuyên sâu. Phân tích sản phẩm bạn dự định tạo ra từ mắt khách hàng hoặc khách hàng để xác định xem liệu nó có đáp ứng mong đợi của họ hay không.

Tạo ra các lựa chọn thay thế: Bạn cũng sẽ muốn tạo các lựa chọn thay thế trong trường hợp dự án của bạn gặp rủi ro. Ví dụ: bạn sẽ đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan như thế nào nếu bạn đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm mới và ngày ra mắt của bạn bị trì hoãn?

Tạo điều kiện cho các hội thảo: Host Brainstorming hội thảo để làm rõ phạm vi của dự án và khuyến khích sự hợp tác Trong số các thành viên trong nhóm.

4. Tạo cấu trúc phân tích công việc

MỘT Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một cách để chia dự án của bạn thành cấp độ của các nhiệm vụ. Khi bạn tạo WBS, nhóm của bạn có thể hiển thị rõ ràng từng thành phần của dự án và đánh giá những gì cần phải hoàn thành.

Một cấu trúc phân tích công việc tạo ra một cấu trúc phân cấp của các nhiệm vụ. Từ đó, bạn có thể lên lịch, giám sát và kiểm soát dự án của bạn.

Phân hủy mục tiêu dự án của bạn: Một WBS phân hủy hoặc phá vỡ, dự án của bạn mục tiêu thành các phụ thuộc và phụ thuộc phụ. Những nhóm nhiệm vụ nhỏ hơn này thường được gọi là các gói làm việc. Khi bạn phá vỡ các nhiệm vụ của mình, bạn có cái nhìn sâu sắc rõ ràng về mọi thứ của bạn, bao gồm cả giờ, thiết bị, công cụ và chi phí.

Tự động hóa quy trình làm việc: Thành viên nhóm tự động quy trình làm việc Có thể hợp lý hóa sự phối hợp trên các dự án và nâng cao khả năng hiển thị của dự án. Sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình công việc này cũng sẽ giảm các công việc thu thập thông tin thủ công và công việc trùng lặp.

5. Xác thực phạm vi.

Xác thực phạm vi của bạn chỉ đơn giản là có nghĩa là đăng ký từ tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án. Đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ dự án của bạn để tránh creep phạm vi trong tương lai. Nếu có thể, hãy nhận phản hồi hoặc lời khuyên về bất kỳ thay đổi và cải tiến nào.

Kiểm tra kế hoạch của bạn: Bởi vì xác nhận là sự xuất hiện cuối cùng cho gói quản lý phạm vi của bạn, bạn sẽ muốn xem xét và kiểm tra kỹ nó. Các thành viên trong nhóm có thể giúp bạn kiểm tra kế hoạch trước khi gửi nó cho các bên liên quan, nhưng các bên liên quan cũng nên tham gia vào một cuộc kiểm tra cuối cùng để kế hoạch càng nhiều mắt càng tốt.

6. Phạm vi kiểm soát

Bước cuối cùng trong kế hoạch quản lý phạm vi của bạn là kiểm soát phạm vi. Khi dự án của bạn tiếp tục vào giai đoạn thực thi, hãy theo dõi Tình trạng của dự án và quản lý các thay đổi đối với phạm vi. Cách tốt nhất để hợp lý hóa phạm vi kiểm soát là sử dụng phần mềm quản lý dự án. Các công cụ này có thể chia sẻ các bản cập nhật phản hồi, tệp và trạng thái trên dự án của bạn để bạn biết về bất kỳ thay đổi phạm vi nào trong thời gian thực.

Phân tích phương sai: Trong phần này của kế hoạch quản lý phạm vi, đánh giá mức độ thay đổi trong phạm vi xảy ra. Phân tích hiệu suất thực tế của phạm vi của bạn so với hiệu suất theo kế hoạch sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các dự án trong tương lai.

Tham khảo Tài liệu Kiểm soát thay đổi: Bạn đã tạo ra một quy trình kiểm soát thay đổi trước đó trong giai đoạn lập kế hoạch. Hãy nhớ tham khảo tài liệu này để bạn có thể theo dõi luồng thông tin khi nói đến các thay đổi dự án.

Đơn giản hóa quản lý phạm vi của bạn với các công cụ quản lý dự án

Một kế hoạch quản lý phạm vi tạo ra một cấu trúc rõ ràng cho nhóm của bạn theo dõi trong quá trình thực thi dự án. Phạm vi quản lý lập kế hoạch dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng một công cụ trực tuyến vì bạn có thể chia sẻ gói của mình với các bên liên quan, tự động hóa quy trình công việc nội bộ và dễ dàng phá vỡ các mục tiêu của dự án thành các nhiệm vụ. Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình của mình và cảm thấy được chuẩn bị tốt hơn cho những gì nằm ở phía trước.