スコープ管理計画：それは何とつのものとどのように作成するか

概要

スコープ管理計画は、プロジェクトの実行に関与するプロセスを概説し、プロジェクトを特定の制限内に保つためのガイドラインとして機能します。この記事では、スコープ管理計画がどのようなものであり、計画段階でどのように役立つかについて説明します。効果的なスコープ管理では、あなたとあなたのチームを成功のために設定することができます。

プロジェクトの範囲を管理することは車を運転するようなものです。あなたがあなたの目の前に目をそそらないであれば、車は道を航海します。同様に、プロジェクトスコープを制御していない場合、プロジェクトはトラックオフになります。スコープ管理計画は、プロジェクトの実行に関与するプロセスを概説し、プロジェクトを特定の制限内に保つためのガイドラインとして機能します。

プロジェクトマネージャとして、プロジェクトライフサイクルを通じてチームを案内するのはあなたの責任です。この記事では、スコープ管理計画がどのようなものであり、計画段階でどのように役立つかについて説明します。スコープ管理プロセスを理解したら、あなたの計画はあなたとあなたのチームを成功のために設定します。

スコープ管理計画の目的は何ですか？

スコープ管理計画の目的は、プロジェクトの目的を達成するために必要なリソースを文書化することによってプロジェクト構造を作成することです。あなたのスコープ管理計画もスコープクリープの可能性を減らすでしょう。

スコープ管理プロセスは、以下のような一般的な問題を回避するのに役立ちます。

常に要件を変えてください

ぼんやり

無駄な時間

締め切りに失敗した

プロジェクトスコープとは何ですか？

君の プロジェクト範囲プロジェクトの境界を設定し、プロジェクトの目標、期限、および成果物を定義します。プロジェクトの範囲を明確にするときは、あなたのチームが何をするのか、そして目標を提供して提供していないことを中心にプロジェクトを構築しています。目的彼らに向かって働くために。

チーム全体はプロジェクトスコープの定義に関与する必要があります。これは通信することを意味します主な利害関係者プロジェクトの要件を概説するプロジェクトスコープステートメントを作成します。たとえば、新規広告キャンペーンの範囲を定義している場合は、デザインチーム、コンテンツチーム、およびデジタルマーケティングチームがSCOPEステートメントの詳細について確実に同意するようにします。

スコープクリープとは何ですか？

スコープクリープあなたのプロジェクトがあなたの最初のscopeステートメントを超えたときに発生します。たとえば、ステークホルダーが追加を追加した場合、スコープクリープが発生する可能性があります。プロジェクトの成果物プロジェクトが始まった後。

予期しないプロジェクトの変更は、見逃したタイムライン、予算の増加のようなプロジェクトリスクの増加につながる可能性があります。過労または低品質の最終製品。スコープクリープが発生する可能性があるさまざまな理由があります。いくつかの理由は次のとおりです。

不明なプロジェクトスコープ

非現実的なプロジェクト目標

利害関係者が多すぎる

スコープ管理不良

ステークホルダーとのコミュニケーションが悪い

スコープクリープを避けるために、強力なスコープ管理計画が遊ぼうとする場所であることを計画する必要があります。

プロジェクトスコープ管理計画を作成するための6つのステップ

プロジェクト管理研究所の（PMI）プロジェクト管理機関の知識（PMBOK®ガイド）は、標準的な6ステップのプロジェクトスコープ管理プロセスを提供します。これらの6つのステップは、プロジェクトを追跡するためのソリッドスコープ管理計画を作成するのに役立ちます。

1.スコーププランを作成します

計画プロセスの最初のステップには、スコーププラン文書の作成が含まれます。この文書には、Scopeステートメント、プロジェクト要件の内訳、およびプロジェクトの予想される成果物を含める必要があります。

スコーププラン文書にはAも含めることができます変更制御プロセスこれは、スコープクリープを防ぐことができる変更要求のプロセスです。これはあなたがプロジェクト計画の後半の段階で参照できる文書です。あなたは複雑なプロジェクトのためにこの文書を必要とするかもしれません、あなたがステークホルダーがたくさんの成果物を望んでいると思うプロジェクト、またはあなたの成果物があるかもしれないものにたくさんのフラックスがあるときに。

スコーププランを作成するためのヒント：

専門家の判断を組み込む：スコープ計画文書を作成するには、組織プロセスのすべての部分を考慮する必要があります。あなたが必要とするすべての情報を確実に持っていることを確認するために、汎用およびエグゼクティブステークホルダーでチェックインしてください。

スコープキックオフ会議を開催：スコープドキュメントをロックする前に、すべてのステークホルダーからのバイインを持っていることを確認してください。スコーププラン文書を共有してください非同期的にまたはプロジェクトに関与する他の管理者とチームメンバーが最初のSCOPEステートメントに貢献できるように、キックオフ会議を開催します。

2.プロジェクト要件を収集します

このプロセスのステップでは、あなたがプロジェクトの目的を満たすことができるように、利害関係者のニーズを特定するでしょう。あなたの目標は、ステークホルダーからの要件の詳細なリストを集めることであるため、スコープが回線の変更を減らすのを防ぐことができます。

プロジェクト要件を集めるためのヒント：

プロジェクトチャーターを作成します。Aを作成するプロジェクト計画書またはエレベーターのピッチがあるため、ステークホルダーはプロジェクトを明確に理解し、彼らの期待がプロジェクトの目的と一致するようにします。

フォーカスグループまたはワークショップを保持します。ステークホルダーにあなたのプロジェクトをよりよく理解するために、フォーカスグループやワークショップを保持します。プロジェクトスコープに購入したい場合は、プロジェクトの目的を利害関係者にコミュニケーションすることが不可欠です。

プロトタイプを開発する：プロジェクトをステークホルダーに提示する前に、プロジェクトの試作品を開発する。このようにして、利害関係者は最終製品を視覚化し、それらの懸念を早期に早く登録することができます。

3.範囲を定義します

利害関係者からの要件を収集したら、その情報を明確に定義された範囲と詳細な製品の説明に変えます。この文書は、すべてのチームメンバーが彼らが達成しなければならないものを知っているように、プロジェクトの期待と成果物を明確にします。

スコープを定義するためのヒント：

製品分析を試してください。範囲を定義して詳細な製品の説明を書く前に、詳細な製品分析を行う必要があります。製品を分析すると、顧客またはクライアントの目から作成する予定の製品が自分の期待に応えるかどうかを判断します。

代替案を生成する：プロジェクトがリスクに遭遇した場合には、選択肢を生成したいと思うでしょう。たとえば、新しい製品の起動を計画している場合は、ステークホルダーのニーズを満たすにはどうすればいいですか？

ワークショップを容易にします。プロジェクトの範囲を明確にし、奨励するためのホストブレインストーミングワークショップコラボレーションチームメンバーの中で。

4.作業内訳構造を作成します

a 作業分解図（WBS）は、プロジェクトをタスクのレベルに分割する方法です。あなたがWBSを作成するとき、あなたのチームはプロジェクトの各コンポーネントを明確に視覚化し、何が行われるべきかを評価することができます。

作業内訳構造はタスクの階層構造を作成します。そこから、プロジェクトをスケジュール、監視、および制御できます。

WBSを作成するためのヒント：

プロジェクトの目的を分解する：WBSは、プロジェクトの目的を依存関係とサブ依存関係に分解、または停止する。これらの小さいグループのタスクグループはしばしばワークパッケージと呼ばれます。タスクを壊れたら、時間、機器、ツール、および費用を含む、プロジェクトのニーズに必要なものすべてについて明確な洞察があります。

ワークフローを自動化する：チームメンバーの自動化ワークフロープロジェクトの調整を合理化し、プロジェクトの可視性を高めることができます。ソフトウェアを使用してこれらのワークフローを自動化すると、手動情報収集と重複作業も減少させられます。

5.スコープを検証します

あなたの範囲を検証するだけで、プロジェクトに関わるすべての利害関係者からサインオフを取得することを意味します。将来のスコープクリープを避けるために、利害関係者がプロジェクト成果物を明確に理解していることを確認してください。可能であれば、どんな変更や改善についてフィードバックやアドバイスを取得します。

スコープを検証するためのヒント：

あなたの計画を調べてください：検証はスコープ管理計画の最終サインオフであるため、徹底的に確認して検査します。チームメンバーは、利害関係者にそれを送る前に計画を調べるのを助けることができますが、利害関係者も最終検査に参加する必要があります。

6.コントロールスコープ

スコープ管理計画の最後のステップはスコープ制御です。あなたのプロジェクトが実行段階に続くにつれて、プロジェクトの状況スコープへの変更を管理します。スコープコントロールを合理化する最善の方法は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用することです。これらのツールはプロジェクト上のフィードバック、ファイル、およびステータスの更新を共有でき、スコープの変更がリアルタイムでわかります。

スコープを制御するためのヒント：

分析分析：スコープ管理計画のこの部分では、スコープの分散がどのくらいの分散が発生しているかを評価します。スコープの実際のパフォーマンスを分析する計画パフォーマンスは、将来のプロジェクトの洞察を提供します。

変更制御文書を参照してください。計画段階で以前に変更制御プロセスを作成しました。この文書を参照することを忘れないでください。

プロジェクト管理ツールでスコープ管理を簡素化します

スコープ管理計画は、プロジェクトの実行中にチームが従うための明確な構造を作成します。スコープ管理計画は、オンラインツールを使用すると、計画をステークホルダーと共有したり、内部ワークフローを自動化したり、プロジェクトの目的をタスクに分割することができますので、オンラインツールを使用しています。プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロセスを合理化して、先にあるもののために準備をしてください。