Σχέδιο διαχείρισης πεδίου: Τι είναι και πώς να δημιουργήσετε ένα

Περίληψη

Ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου περιγράφει τις διαδικασίες που εμπλέκονται στην εκτέλεση του έργου σας και χρησιμεύει ως κατευθυντήρια γραμμή για τη διατήρηση του έργου εντός συγκεκριμένων ορίων. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τι είναι ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου και πώς μπορεί να σας βοηθήσει στη φάση σχεδιασμού. Με την αποτελεσματική διαχείριση του πεδίου εφαρμογής, μπορείτε να ορίσετε εσάς και την ομάδα σας για επιτυχία.

Η διαχείριση του πεδίου ενός έργου είναι σαν να οδηγείτε αυτοκίνητο. Εάν δεν κρατάτε τα μάτια σας μπροστά σας, το αυτοκίνητο εμφανίζεται από το δρόμο. Ομοίως, εάν δεν ελέγχετε το πεδίο εφαρμογής σας, το έργο ξεκινάει. Ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου περιγράφει τις διαδικασίες που εμπλέκονται στην εκτέλεση του έργου σας και χρησιμεύει ως κατευθυντήρια γραμμή για τη διατήρηση του έργου εντός συγκεκριμένων ορίων.

Ως διαχειριστής έργου, είναι δική σας ευθύνη να καθοδηγήσετε την ομάδα σας μέσω του κύκλου ζωής του έργου. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε τι είναι ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου και πώς μπορεί να σας βοηθήσει στη φάση σχεδιασμού. Μόλις καταλάβετε τη διαδικασία διαχείρισης πεδίου, το σχέδιό σας θα σας οριστεί και η ομάδα σας για επιτυχία.

Ποιος είναι ο σκοπός ενός σχεδίου διαχείρισης πεδίου;

Σκοπός ενός σχεδίου διαχείρισης πεδίου διαχείρισης είναι η δημιουργία δομής του έργου με την τεκμηρίωση των πόρων που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων του έργου. Το σχέδιο διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής σας θα μειώσει επίσης την πιθανότητα ερπυσμού.

Μια διαδικασία διαχείρισης πεδίου σάς βοηθά να αποφύγετε κοινά προβλήματα, όπως:

Διαρκώς μεταβαλλόμενες απαιτήσεις

Εποπτεία

Χαμένος χρόνος

Αδυναμία επίτευξης προθεσμιών

Τι είναι το πεδίο εφαρμογής του έργου;

Τα δικα σουπεδίο εφαρμογής έργουΟρίζει τα όρια για το έργο σας και ορίζει τους στόχους του έργου, τις προθεσμίες και τα παραδοτέα. Όταν διευκρινίζετε το πεδίο εφαρμογής του έργου σας, δόμαστε το έργο σας γύρω από αυτό που η ομάδα σας θα κάνει και δεν θα κάνει και θα παρέχει στόχους καιστόχοιγια να εργαστούν προς την κατεύθυνση.

Ολόκληρη η ομάδα πρέπει να συμμετέχει στον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής του έργου. Αυτό σημαίνει να επικοινωνεί μεΒασικοί ενδιαφερόμενοικαι τη σύνταξη μιας δήλωσης πεδίου προβολής που περιγράφει τις απαιτήσεις του έργου. Για παράδειγμα, αν ορίσετε ένα πεδίο εφαρμογής μιας νέας διαφημιστικής καμπάνιας, θα θελήσετε να διασφαλίσετε την ομάδα σχεδιασμού, την ομάδα περιεχομένου και την ομάδα ψηφιακού μάρκετινγκ να συμφωνήσουν όλοι σχετικά με τις λεπτομέρειες της δήλωσης πεδίου εφαρμογής.

Τι είναι το πεδίο ερμηνεύστε;

Πεδίο σέρνεταιΠαρουσιάζεται όταν το έργο σας υπερβαίνει την αρχική σας κατάσταση. Για παράδειγμα, μπορεί να συμβεί το πεδίο ερπυσμού εάν ένας ενδιαφερόμενος προσθέτει ένα επιπλέοντο έργο παραδοτέομετά την έναρξη του έργου.

Οι απροσδόκητες αλλαγές του έργου μπορούν να οδηγήσουν σε αυξημένους κινδύνους έργου όπως χαμένα χρονοδιαγράμματα, αυξημένοι προϋπολογισμοί,υπερκόπωσηή ένα τελικό προϊόν χαμηλής ποιότητας. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους μπορεί να συμβεί το πεδίο ερπυσμού. Μερικοί λόγοι περιλαμβάνουν:

Ασαφή πεδίο προβολής

Μη ρεαλιστικοί στόχοι του έργου

Πάρα πολλοί ενδιαφερόμενοι

Κακή διαχείριση πεδίου

Κακή επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη

Για να αποφύγετε την ερμηνεία, πρέπει να σχεδιάσετε εναντίον του, το οποίο είναι όπου ένα ισχυρό σχέδιο διαχείρισης πεδίου διαχείρισης.

6 βήματα για τη δημιουργία ενός σχεδίου διαχείρισης πεδίων έργου

Το όργανο διαχείρισης του έργου του Ινστιτούτου Διαχείρισης του Έργου (PMI) του Ινστιτούτου Διαχείρισης (PMBOK® Guide) προσφέρει μια πρότυπη διαδικασία διαχείρισης έργων έξι βημάτων. Αυτά τα έξι βήματα σας βοηθούν να δημιουργήσετε ένα σταθερό σχέδιο διαχείρισης πεδίου για να διατηρήσετε το έργο σας σε καλό δρόμο.

1. Δημιουργήστε το σχέδιο πεδίου σας

Το πρώτο βήμα στη διαδικασία σχεδιασμού συνεπάγεται τη δημιουργία του εγγράφου του σχεδίου πεδίου εφαρμογής σας. Το έγγραφο αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τη δήλωση πεδίου εφαρμογής σας, μια κατανομή των απαιτήσεων του έργου και τα αναμενόμενα παραδοτέα για το έργο.

Το έγγραφο του σχεδίου πεδίου σας μπορεί επίσης να περιλαμβάνει έναΑλλαγή διαδικασίας ελέγχου, η οποία αποτελεί μια διαδικασία για τις αιτήσεις αλλαγής που μπορούν να αποτρέψουν την ερπυσμό του πεδίου. Αυτό είναι ένα έγγραφο που μπορείτε να αναφέρετε σε μεταγενέστερα στάδια του σχεδιασμού του έργου. Μπορεί να χρειαστείτε αυτό το έγγραφο για σύνθετα έργα, τα έργα όπου πιστεύετε ότι οι ενδιαφερόμενοι θα θέλουν πολλά παραδοτέα ή όταν υπάρχει μεγάλη ροή σε ό, τι μπορεί να είναι τα παραδοτέα σας.

Συμβουλές για τη δημιουργία ενός σχεδίου πεδίου εφαρμογής:

Να ενσωματώσει την κρίση των εμπειρογνωμόνων:Για να δημιουργήσετε το έγγραφο προγραμματισμού του πεδίου εφαρμογής σας, πρέπει να εξετάσετε όλα τα μέρη της οργανωτικής διαδικασίας. Ελέγξτε με διασταυρούμενους και εκτελεστικούς φορείς για να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

Κρατήστε το πεδίο εφαρμογής Kickoff:Πριν κλείσετε το έγγραφο πεδίου εφαρμογής σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε αγοράσει από όλους τους ενδιαφερόμενους. Μοιραστείτε το έγγραφο του σχεδίου πεδίου εφαρμογής σαςασύγχροή φιλοξενήστε μια συνάντηση kickoff έτσι ώστε άλλοι διαχειριστές και μέλη της ομάδας που εμπλέκονται στο έργο να μπορούν να συμβάλουν στην αρχική κατάσταση πεδίου εφαρμογής.

2. Συλλέξτε τις απαιτήσεις του έργου

Σε αυτό το βήμα της διαδικασίας, θα εντοπίσετε τις ανάγκες των ενδιαφερομένων, ώστε να μπορέσετε να ικανοποιήσετε τους στόχους του έργου. Ο στόχος σας θα πρέπει να είναι να συγκεντρώσετε έναν εμπεριστατωμένο κατάλογο απαιτήσεων από τα ενδιαφερόμενα μέρη, ώστε να μπορείτε να αποτρέψετε την απενεργοποίηση των αλλαγών κάτω από τη γραμμή.

Συμβουλές για τη συλλογή απαιτήσεων του έργου:

Δημιουργία χάρτη έργου:Δημιουργώ έναΧάρτης έργουή ένα βήμα ανελκυστήρα, έτσι οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να κατανοήσουν σαφώς το έργο και να εξασφαλίσουν ότι οι προσδοκίες τους να ταιριάζουν με τους στόχους του έργου.

Κρατήστε ομάδες εστίασης ή εργαστήρια:Κρατήστε ομάδες εστίασης ή εργαστήρια για να δώσετε στους ενδιαφερόμενους μια καλύτερη κατανόηση του έργου σας. Η επικοινωνία των στόχων του έργου σας στους ενδιαφερόμενους είναι απαραίτητο αν θέλετε να αγοράσουν στο πεδίο εφαρμογής σας.

Ανάπτυξη πρωτοτύπων:Αναπτύξτε ένα πρωτότυπο του έργου σας παραδοτέο πριν παρουσιάσετε το σχέδιό σας στους ενδιαφερόμενους. Με αυτόν τον τρόπο, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απεικονίσουν το τελικό προϊόν και να φωνάζουν τις ανησυχίες τους ή να καταγράψουν τις πρόσθετες απαιτήσεις νωρίτερα.

3. Καθορίστε το πεδίο

Μόλις συλλέξετε τις απαιτήσεις από τα ενδιαφερόμενα μέρη, μετατρέψτε αυτές τις πληροφορίες σε ένα καλά καθορισμένο πεδίο και μια λεπτομερή περιγραφή του προϊόντος. Το έγγραφο αυτό αποσαφηνίζει τις προσδοκίες και τα παραδοτέα για το έργο έτσι ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν τι πρέπει να επιτύχουν.

Συμβουλές για τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής:

Δοκιμάστε την ανάλυση προϊόντων:Πριν μπορέσετε να ορίσετε το πεδίο εφαρμογής σας και να γράψετε μια λεπτομερή περιγραφή του προϊόντος, πρέπει να κάνετε μια ανάλυση σε βάθος προϊόντος. Αναλύστε το προϊόν που σκοπεύετε να δημιουργήσετε από τα μάτια του πελάτη ή του πελάτη για να προσδιορίσετε αν θα ικανοποιήσει τις προσδοκίες τους.

Δημιουργία εναλλακτικών λύσεων:Θα θελήσετε επίσης να δημιουργήσετε εναλλακτικές λύσεις σε περίπτωση που το έργο σας αντιμετωπίζει τους κινδύνους. Για παράδειγμα, πώς θα συναντήσετε τις ανάγκες των ενδιαφερομένων, εάν σχεδιάζετε μια νέα εκτόξευση προϊόντων και η ημερομηνία έναρξης καθυστερεί;

Διευκόλυνση εργαστηρίων:Υποδοχή Εργαστήρια Brainstorming για να αποσαφηνίσετε το πεδίο εφαρμογής του έργου και να ενθαρρύνετεσυνεργασίαμεταξύ των μελών της ομάδας.

4. Δημιουργήστε μια δομή διάσπασης εργασίας

ΕΝΑαναλυτική δομή εργασιών(WBS) είναι ένας τρόπος για να διαιρέσετε το έργο σας σε επίπεδα καθηκόντων. Όταν δημιουργείτε ένα WBS, η ομάδα σας μπορεί να απεικονίσει καθαρά κάθε συνιστώσα του έργου και να αξιολογήσει τι πρέπει να γίνει.

Μια δομή διάσπασης εργασίας δημιουργεί μια ιεραρχική δομή των καθηκόντων. Από εκεί, μπορείτε να προγραμματίσετε, να παρακολουθήσετε και να ελέγξετε το έργο σας.

Συμβουλές για τη δημιουργία ενός WBS:

Αποσυνθέστε το στόχο του έργου σας:Ένα WBS αποσυντίθεται ή διασπάται, ο στόχος του έργου σας σε εξαρτήσεις και υπο-εξαρτήσεις. Αυτές οι μικρότερες ομάδες καθηκόντων αναφέρονται συχνά ως συσκευασίες εργασίας. Μόλις σπάσετε τα καθήκοντά σας κάτω, έχετε σαφή εικόνα για όλα όσα χρειάζεται το έργο σας, συμπεριλαμβανομένων των ωρών, του εξοπλισμού, των εργαλείων και των εξόδων.

Αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας:Αυτοματοποιημένο μέλος της ομάδαςροές εργασίαςΜπορεί να εξορθολογίσει τον συντονισμό σε έργα και να ενισχύσει την ορατότητα του έργου. Η χρήση λογισμικού για την αυτοματοποίηση αυτών των ροών εργασίας θα μειώσει επίσης τη χειροκίνητη συλλογή πληροφοριών και διπλής εργασίας.

5. Επικύρωση του πεδίου εφαρμογής

Η επικύρωση του πεδίου εφαρμογής σας σημαίνει απλώς να αποσυνδεθείτε από όλους τους ενδιαφερόμενους φορείς που συμμετέχουν στο έργο. Βεβαιωθείτε ότι τα ενδιαφερόμενα μέρη κατανοούν σαφώς τα παραδοτέα του έργου σας για να αποφύγετε το μελλοντικό πεδίο ερπυσμού. Εάν είναι δυνατόν, λάβετε σχόλια ή συμβουλές σχετικά με τυχόν αλλαγές και βελτιώσεις.

Συμβουλές για την επικύρωση του πεδίου εφαρμογής:

Επιθεωρήστε το σχέδιό σας:Επειδή η επικύρωση είναι η τελική σύνδεση για το σχέδιο διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής σας, θα θελήσετε να το ελέγξετε και να την επιθεωρήσετε προσεκτικά. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να σας βοηθήσουν να επιθεωρήσετε το σχέδιο πριν την αποστέλλουμε στους ενδιαφερόμενους, αλλά τα ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει επίσης να συμμετέχουν σε μια τελική επιθεώρηση, ώστε το σχέδιο να πάρει όσο το δυνατόν περισσότερα μάτια.

6. Πεδίο ελέγχου

Το τελευταίο βήμα στο σχέδιο διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής σας είναι ο έλεγχος του πεδίου εφαρμογής. Καθώς το έργο σας συνεχίζεται στη φάση εκτέλεσης, παρακολουθεί τοΚατάσταση του έργουκαι διαχειρίζονται αλλαγές στο πεδίο εφαρμογής. Ο καλύτερος τρόπος για να εξορθολογήσετε τον έλεγχο του πεδίου εφαρμογής είναι η χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να μοιράζονται ανατροφοδοτήσεις, αρχεία και ενημερώσεις κατάστασης στο έργο σας, ώστε να γνωρίζετε τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο.

Συμβουλές για τον έλεγχο του πεδίου εφαρμογής:

Αναλύστε τη διακύμανση:Σε αυτό το τμήμα του σχεδίου διαχείρισης του πεδίου εφαρμογής, αξιολογεί πόση διακύμανση του πεδίου εφαρμογής συμβαίνει. Η ανάλυση της πραγματικής απόδοσης του πεδίου σας έναντι της προγραμματισμένης απόδοσης θα σας δώσει γνώση για μελλοντικά έργα.

Ανατρέξτε στην ενότητα Αλλαγή εγγράφου ελέγχου:Δημιουργήσατε μια διαδικασία ελέγχου αλλαγής νωρίτερα στη φάση σχεδιασμού. Θυμηθείτε να ανατρέξετε σε αυτό το έγγραφο, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τη ροή των πληροφοριών όταν πρόκειται για αλλαγές έργου.

Απλοποιήστε τη διαχείριση πεδίου σας με εργαλεία διαχείρισης έργων

Ένα σχέδιο διαχείρισης πεδίου διαχείρισης δημιουργεί μια σαφή δομή για να ακολουθήσει την ομάδα σας κατά την εκτέλεση του έργου. Ο σχεδιασμός διαχείρισης πεδίου εφαρμογής είναι ευκολότερος εάν χρησιμοποιείτε ένα ηλεκτρονικό εργαλείο επειδή μπορείτε να μοιραστείτε το σχέδιό σας με τα ενδιαφερόμενα μέρη, να αυτοματοποιήσετε τις εσωτερικές ροές εργασίας και να διαλύσετε εύκολα τους στόχους του έργου σε καθήκοντα. Με το λογισμικό διαχείρισης έργου, μπορείτε να εξορθολογήσετε τις διαδικασίες σας και να αισθανθείτε καλύτερα προετοιμασμένοι για αυτό που βρίσκεται μπροστά.