Plan zarządzania zakresem: Co to jest i jak utworzyć

Streszczenie

Plan zarządzania zakresem przedstawia procesy zaangażowane w realizację projektu i służy jako wytyczne, aby zapewnić projekt w określonych granicach. W tym artykule wyjaśnimy, jaki jest plan zarządzania zakresem i jak może pomóc w fazie planowania. Dzięki skutecznym zarządzaniu zakresem można ustawić i twój zespół do sukcesu.

Zarządzanie zakresem projektu jest prowadzenie samochodu. Jeśli nie trzymasz swoich oczu przed tobą, samochód odzieży z drogi. Podobnie, jeśli nie kontrolujesz swojego zakresu projektu, projekt wstaje ścieżkę. Plan zarządzania zakresem przedstawia procesy zaangażowane w realizację projektu i służy jako wytyczne, aby zapewnić projekt w określonych granicach.

Jako kierownik projektu, Twoim obowiązkiem jest prowadzenie swojego zespołu przez cykl życia projektu. W tym artykule wyjaśnimy, jaki jest plan zarządzania zakresem i jak może pomóc w fazie planowania. Po zrozumieniu procesu zarządzania zakresem Twój plan wyznaczy Cię i twój zespół do sukcesu.

Jaki jest cel planu zarządzania zakresem?

Celem planu zarządzania zakresem jest stworzenie struktury projektu poprzez udokumentowanie zasobów wymaganych do osiągnięcia celów projektu. Twój plan zarządzania zakresem zmniejszy również ryzyko pełzającego zakresu.

Proces zarządzania zakresem pomaga uniknąć typowych problemów, w tym:

Stale zmieniające się wymagania

Nadmierny

Zmarnowany czas

Nieprzestrzeganie terminów

Jaki jest zakres projektu?

TwójZakres projektuUstawia granice projektu i definiuje cele projektu, terminy i rezultaty. Kiedy wyjaśniasz swój zakres projektu, jesteś strukturowanie projektu wokół tego, co twój zespół i nie będzie wykonywać celów iceledla nich do pracy.

Cały zespół powinien być zaangażowany w definiowanie zakresu projektu. Oznacza to komunikowanie siękluczowi interesariusze.i zapisywanie oświadczenia o zakresie projektu, które przedstawia wymagania projektu. Na przykład, jeśli definiujesz zakres nowej kampanii reklamowej, będziesz chciał zapewnić zespół projektowy, zespół treści, a drużyna marketingu cyfrowego wszyscy zgodzili się na szczegóły w oświadczeniu o zakresie.

Jaki jest skradanie się?

Zakres Creep.Występuje, gdy projekt przekracza instrukcję początkowej zasięgu. Na przykład, w pełni może wystąpić, jeśli interesariusza dodaje dodatkowąProjekt dostarczonypo rozpoczęciu projektu.

Nieoczekiwane zmiany projektu mogą prowadzić do zwiększenia ryzyka projektu, takiego jak nieodebrane osi czasu, zwiększone budżety,przemęczenielub produkt końcowy o niskiej jakości. Istnieją różne powody, dla których można wystąpić zakres pełzania. Niektóre powody obejmują:

Niejasny zakres projektu.

Nierealistyczne cele projektu

Zbyt wielu interesariuszy

Słabe zarządzanie zakresem

Słaba komunikacja z interesariuszami

Aby uniknąć pełzania zasięgu, musisz zaplanować przeciwko niemu, w którym wchodzi w grę w grze silny plan zarządzania zakresem.

6 kroków, aby utworzyć plan zarządzania zakresem projektu

Kors Management Project Management Institute (PMI) Kors Management Project Management (Guide PMBOK®) oferuje standardowy proces zarządzania zakresem projektu sześcioma krokami. Te sześć kroków pomagają utworzyć solidny plan zarządzania zakresem, aby utrzymać projekt na torze.

1. Utwórz swój plan zakresu

Pierwszym krokiem w procesie planowania obejmuje tworzenie dokumentu planu zakresu. Niniejszy dokument powinien zawierać oświadczenie o zakresie, podział wymagań projektowych i wszelkie oczekiwane rezultaty dla projektu.

Twój dokument planu Zakres może również zawieraćZmień proces kontroli, który jest procesem żądań zmiany, które mogą zapobiec pełzanie zasięgu. Jest to dokument, do którego można odnosić się do późniejszych etapów planowania projektu. Możesz potrzebować tego dokumentu dla złożonych projektów, projektów, w których myślisz, że interesariusze będą chcieli wielu rezultatów, lub gdy jest dużo strumienia, co może być twoimi rezultatami.

Wskazówki dotyczące tworzenia planu zakresu:

Włącza wyrok ekspercki:Aby utworzyć dokument planowania zakresu, musisz rozważyć wszystkie części procesu organizacyjnego. Zameldowanie z interesariuszami Crossfunkcjonalnymi i Executive, aby zapewnić wszystkie potrzebne informacje.

Spotkania HOLD COCKOFF:Przed zablokowaniem dokumentu zakresu upewnij się, że kupisz od wszystkich interesariuszy. Udostępnij dokument planu ZakresasynchronicznieLub przyjrzymy spotkanie Kickoff, aby inni menedżerowie i członkowie zespołu zaangażowani w projekt mogą przyczynić się do przyczyniania początkowego oświadczenia.

2. Zbieraj wymagania dotyczące projektu

W tym etapie procesu zidentyfikujesz potrzeby interesariuszy, dzięki czemu możesz spełnić cele projektu. Twoim celem powinno być zebranie dogłębnej listy wymagań od interesariuszy, aby zapobiec zmianom zmienia się w dół linii.

Wskazówki dotyczące zbierania wymagań projektowych:

Utwórz kartę projektu:StwórzCzarter projektulub skok windy, więc interesariusze mogą jasno zrozumieć projekt i zapewnić ich oczekiwania zgodne z celami projektu.

Trzymaj grupy ostrości lub warsztaty:Trzymaj grupy ostrości lub warsztaty, aby podać interesariusze lepsze zrozumienie twojego projektu. Komunikowanie celów projektu dla interesariuszy jest niezbędne, jeśli chcesz, aby kupić w zakresie projektu.

Rozwijaj prototypy:Opracuj prototyp swojego projektu, który jest dostarczany przed przedstawieniem projektu dla interesariuszy. W ten sposób interesariusze mogą wizualizować produkt końcowy i wyrazić swoje obawy lub wymieniaj dodatkowe wymagania na początku.

3. Zdefiniuj zakres.

Po zebraniu wymagań od zainteresowanych stron przekształcisz te informacje w dobrze zdefiniowany zakres i szczegółowy opis produktu. Niniejszy dokument wyjaśnia oczekiwania i rezultaty dla projektu, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, co muszą osiągnąć.

Wskazówki dotyczące definiowania zakresu:

Wypróbuj analizę produktu:Zanim będziesz mógł zdefiniować swój zakres i napisać szczegółowy opis produktu, musisz wykonać dogłębną analizę produktu. Przeanalizuj produkt, który planujesz stworzyć z oczu klienta lub klienta, aby ustalić, czy spełni ich oczekiwania.

Generuj alternatywy:Chcesz również wygenerować alternatywy w przypadku, gdy projekt spotkasz ryzyko. Na przykład, w jaki sposób spełniasz potrzeby interesariuszy, jeśli planujesz nowy uruchomienie produktu, a data uruchamiania zostanie opóźniona?

Ułatwiaj warsztaty:Warsztaty brainstorming hosta, aby wyjaśnić zakres projektu i zachęcaćwspółpracawśród członków zespołu.

4. Utwórz strukturę awarii pracy

A Struktura podziału pracy(WBS) to sposób na podzielenie projektu na poziomy zadań. Podczas tworzenia WBS twój zespół może wyraźnie wizualizować każdy element projektu i ocenić, co musi zostać wykonane.

Struktura rozpadu pracy tworzy hierarchiczną strukturę zadań. Stamtąd można zaplanować, monitorować i kontrolować swój projekt.

Wskazówki dotyczące tworzenia WBS:

Rozkładać swój cel projektu:WBS rozkłada się lub przełamuje cel, twój cel w zależności i zależności. Te mniejsze grupy zadań są często określane jako pakiety robocze. Po złamaniu zadań, masz wyraźny wgląd w wszystko, czego potrzebujesz, w tym godziny, sprzęt, narzędzia i wydatki.

Automatyzuj przepływy pracy:Automatyzacja członka zespołuprzepływ pracymoże usprawnić koordynację projektów i zwiększyć widoczność projektu. Korzystanie z oprogramowania do automatyzacji tych przepływów pracy zmniejszy również ręczne spotkanie z gromadzeniem informacji i duplikatoryjną pracę.

5. Walidować zakres.

Walidowanie Twojego zakresu oznacza po prostu wylogowanie od wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekt. Upewnij się, że interesariusze wyraźnie rozumieją swoje rezultaty projektu, aby uniknąć przyszłego zasięgu pełzającego. Jeśli to możliwe, uzyskaj informacje zwrotne lub porady dotyczące wszelkich zmian i ulepszeń.

Wskazówki dotyczące walidacji Zakres:

Sprawdź swój plan:Ponieważ walidacja jest ostatecznym wyłączaniem dla planu zarządzania zakresem, będziesz chciał przejrzeć i dokładnie go sprawdzić. Członkowie zespołu mogą pomóc w sprawie sprawdzenia planu przed wysłaniem go do interesariuszy, ale interesariusze powinni również uczestniczyć w końcowej inspekcji, aby plan dosta się jak najwięcej oczu.

6. Zakres kontroli.

Ostatnim krokiem planu zarządzania zakresem jest kontrola zakresu. Ponieważ twój projekt nadal jest w fazie wykonania, monitorujStatus projektui zarządzaj zmianami w zakresie. Najlepszym sposobem usprawnienia sterowania zakresem jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami. Narzędzia te mogą udostępniać informacje zwrotne, pliki i aktualizacje statusu w projekcie, więc jesteś świadomy jakichkolwiek zmian w czasie rzeczywistym.

Wskazówki dotyczące zakresu kontroli:

Analizuj wariancję:W tej części planu zarządzania zakresem ocenia, ile waży w zakresie występuje. Analiza rzeczywistej wydajności twojego zakresu w porównaniu z planowaną wydajnością da Ci wgląd na przyszłe projekty.

Patrz Dokument kontroli zmiany:Stworzyłeś proces kontroli zmiany wcześniej w fazie planowania. Pamiętaj, aby odnieść się do tego dokumentu, dzięki czemu można śledzić przepływ informacji, jeśli chodzi o zmiany projektu.

Uprość swoje zarządzanie zakresem za pomocą narzędzi do zarządzania projektami

Plan zarządzania zakresem tworzy wyraźną strukturę dla twojego zespołu, aby śledzić podczas egzekucji projektu. Planowanie zakresu zarządzania zakresem jest łatwiejsze, jeśli korzystasz z narzędzia online, ponieważ możesz udostępniać swój plan z interesariuszami, automatyzować wewnętrzne przepływy pracy i łatwo rozkładają cele projektu w zadaniach. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania projektami możesz usprawnić swoje procesy i czuć się lepiej przygotowany na to, co leży przed sobą.