Tips etiket pertemuan yang harus Anda ketahui

Pikirkan tentang waktu Anda menghadiri pertemuan yang buruk.

Kita semua sudah ada di sana. Mungkin Anda menghabiskan waktu berminggu-minggu mempersiapkan presentasi besar, dan ketika saatnya tiba, Anda merasa terganggu oleh percakapan sampingan dan ponsel berdengung. Atau mungkin Anda menunjukkan pertemuan yang siap berangkat, tetapi tiga peserta lain muncul terlambat dan tidak siap, sehingga pertemuan harus dijadwal ulang.

Rapat yang buruk adalah hambatan. Waktu diterima begitu saja, peserta pertemuan terganggu dan setengah mendengarkan terbaik, dan rasanya tidak ada yang bisa dicapai. Tapi itu tidak harus seperti itu.

Pertemuan buruk bisa menjadi yang hebat dengan etiket pertemuan yang tepat. Dalam panduan ini, kami telah mengumpulkan dasar-dasar etiket rapat, mengapa etiket penting, dan beberapa tips untuk membantu AndaTingkatkan pertemuan Andasegera.

Apa itu Etiket Rapat?

Etiket pertemuan, sekilas, mengacu pada seperangkat perilaku standar bagi peserta untuk mengikuti dan mematuhi selama pertemuan bisnis.

Ketika kita berpikir tentang etiket, kita sering memikirkan satu set perilaku dan pedoman untuk menindaklanjuti diri sendiri dan orang lain di dalam ruangan. Etiket pertemuan menciptakan lingkungan profesional dengan saling menghormati oleh peserta rapat. Sementara aturan rapat mungkin berubah tergantung pada konteks, perusahaan, dan pengaturan, ada beberapa aturan universal yang dapat Anda ambil ke mana pun Anda pergi.

Perilaku seperti tiba tepat waktu, memberikan perhatian penuh Anda, berfungsi sebagai pendengar aktif, dan tetap di jalur adalah aturan etiket pertemuan yang penting untuk diikuti.

Mengapa Etiket Rapat Penting?

Tidak ada keraguan tentang hal itu - kami menghabiskan sebagian besar karier kami dalam rapat.Risetmengungkapkan bahwa sebagian besar karyawan menghadiri 62 pertemuan selama bulan rata-rata.

Belum lagi pertemuan di tempat kerja mahal.Penelitian terbarumenunjukkan bahwa, rata-rata, rapatbiayaPerusahaan antara $ 43.008 dan $ 56.448 per manajer setiap tahun.

Jadi, mengapa etiket pertemuan itu penting? Yah, karena kami membayar banyak uang dan mencurahkan banyak waktu untuk rapat - yang berarti kita perlu memanfaatkan waktu itu. Rapat sangat penting di tempat kerja mana pun, tetapi mereka menjadi berharga ketika etiket pertemuan ikut bermain.

Selain dari waktu dan uang, etiket rapat penting karena menciptakan lingkungan kerja yang positif dan profesional.Etiket pertemuan yang efektifdapat meningkatkan komunikasi, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan hubungan di antara karyawan Anda. Dan selain itu, tidak ada yang menikmati menghabiskan berjam-jam menyiapkan presentasi hanya untuk merasa tidak ada yang memperhatikannya.

Apa saja aturan perilaku pertemuan standar?

Tergantung pada siapa Anda berbicara, aturan perilaku pertemuan standar dapat bervariasi. Secara umum, berikut adalah beberapa aturan perilaku pertemuan standar untuk diikuti untuk yang paling produktif danpertemuan yang dapat ditindaklanjuti(Itu tidak menginspirasi erangan dan gulungan mata).

Perlakukan semua orang di ruangan itu dengan hormat, bahkan jika Anda tidak setuju dengan sudut pandang mereka atau ide. Salah satu cara untuk mengarahkan fokus Anda ke arah hormat adalah memprioritaskan organisasi daripada mempertahankan pendapat dan perspektif Anda sendiri. Bersedia menerima dan mentolerir percakapan yang sulit dan pandangan bertentangan dengan cara yang paling baik.

Tetap bertanggung jawab untuk sepenuhnya hadir di rapat dan mengadakan peserta pertemuan lain yang bertanggung jawab untuk melakukan hal yang sama. Dorong partisipasi dan berusaha untuk mencapai hasil pertemuan yang diinginkan. Jika Anda mengatakan tidak ada laptop atau ponsel yang diizinkan selama diskusi, pastikan semua peserta mematuhi aturan. Jika dan ketika aturan rapat dilanggar, memiliki percakapan pribadi dengan pelanggar berulang atau menyatakan kembali aturan perilaku jika diperlukan.

Tidak apa-apa untuk menantang ide-ide dan pandangan kolega Anda selama Anda melakukannya dengan cara yang penuh hormat. Reframe sudut pandang dan pahami bahwa Anda bekerja bersama untuk menyelesaikan masalah atau mengidentifikasi solusi. Hapus kesalahan dan penilaian dari persamaan sehingga Anda dapat fokus pada hasil yang lebih baik daripada perilaku atau kesalahan masa lalu.

Rapat Agenda.Adalah alat yang paling efektif untuk memastikan pertemuan tetap di jalur dan memanfaatkan waktu semua orang. Selalu merujuk kembali ke rencana Anda ketika percakapan mulai jatuh dari rel. Mereka tidak harus terlalu rumit dan rumit, tetapi mereka harus memberikan pedoman yang cukup untuk mengarahkan diskusi dan memanfaatkan waktu terjadwal Anda.

Satu cara mudah untuk membuang waktu dalam rapat sedang membahas item tindakan dan hasil, hanya untuk tidak pernah menindaklanjuti mereka ke-dos. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pertemuan Anda:

Tips Etiket Rapat

Ikuti etiket pertemuan ini untuk membantu membuat pertemuan Anda lebih produktif, efektif, dan sukses. Jangan khawatir - Anda dapat menerapkan banyak tips ini untukpertemuan virtualjuga.

Hemat waktu Anda selama pertemuan dengan mempersiapkannya. Jika Anda menerima agenda rapat di muka (dan mudah-mudahan yang Anda lakukan), luangkan waktu untuk memeriksanya dan memahami apakah ada langkah yang perlu Anda selesaikan atau penelitian yang perlu Anda lakukan sebelum rapat. Mereka yang mengadakan pertemuan mungkin meminta Anda untuk menyelesaikan latihan di muka atau membawa materi tertentu dengan Anda. Tidak peduli skenario, pastikan Anda siap dan menyelesaikan permintaan dari penyelenggara.

Pertunjukan tepat waktu (atau lebih baik lagi, satu atau dua menit lebih awal) untuk pertemuan adalah profesional, penuh hormat, dan sopan kepada semua orang yang menghadiri pertemuan itu. Ini bisa menjadi tantangan untuk memulai pertemuan tanpa semua peserta yang diperlukan, dan kolega Anda tidak akan menikmati harus menunggu Anda untuk memulai. Mainkan Peranamu untuk Menghilangkan Gangguan Dan Jaga Mudah Bergerak Steam Lengkap dengan Memastikan Anda Tepat Waktu dan Disiapkan - Berarti Anda tidak perlu berlari kembali ke meja Anda untuk mengambil notebook Anda.

Dan karena kita semua manusia, kita terkadang pasti terlambat. Jika Anda terlambat ke rapat, cobalah untuk menghindari keras dan mengganggu kemajuan pertemuan. Cukup minta maaf kepada seluruh kelompok dan menyelam langsung ke topik rapat segera setelah Anda berada.

Berpakaian dengan tepat untuk pertemuan Anda dapat berarti hal-hal yang berbeda tergantung pada jenis pertemuan dan audiens Anda. Pakaian yang sesuai akan bervariasi, jadi penting untuk memahami kode berpakaian untuk organisasi Anda dan mematuhi pedoman yang telah ditetapkan. Jika Anda memberikan presentasi, pertimbangkan untuk berdandan untuk acara khusus. Jika Anda menghadiri pertemuan dengan klien, pastikan untuk berbicara dengan tim atau manajer Anda tentang persyaratan pakaian tertentu.

Pertemuan membutuhkanPendengar Aktif. Jika Anda ingin berdiskusi dengan kolega Anda, penting untuk secara aktif mendengarkan dan memahami informasi dan sudut pandang bersama. Itu berarti Anda harus melakukan yang terbaik untuk menghindari berpikir tentang daftar tugas Anda dan tugas-tugas terkait pekerjaan lainnya yang perlu Anda lakukan. Gunakan isyarat verbal dan non-verbal untuk menunjukkan tingkat keterlibatan Anda. Nanggaskan kepala Anda, pegang kontak mata yang kuat, dan jawab dengan pertanyaan bijaksana dan dorongan positif ketika waktunya tepat.

Tidak ada ruang untuk kekasaran dalam pertemuan, dan itu termasuk melibatkan percakapan samping, berbicara tentang orang lain ketika mereka belum selesai membagikan pikiran mereka, dan merespons dengan komentar dan komentar Snide. Tinggalkan perilaku ini di pintu untuk menciptakan lingkungan yang positif dan nyaman bagi semua peserta rapat untuk dinikmati.

Lakukan yang terbaik untuk menghindari menyimpang dari agenda rapat dan penjatahan waktu untuk setiap topik. Sesuai jadwal sopan kepada semua peserta dan menunjukkan rasa hormat terhadap waktu dan upaya penyelenggara pertemuan yang diinvestasikan dalamperencanaanpertemuan. Ini normal untuk topik tambahan untuk dibesarkan selama pertemuan sebagai perkembangan percakapan. Tetapi alih-alih membiarkan percakapan itu mengambil alih, mencatat masalah dan setuju untuk menjadwalkan waktu di luar sesi saat ini untuk dibahas. Selalu meninjau agenda ketika diperlukan untuk mengarahkan percakapan kembali ke jalurnya.

Parit ponsel Anda di pintu. Jika Anda harus membawa ponsel Anda ke pertemuan, pastikan untuk membungkamnya dan mengesampingkannya. Hindari gelisah dengan ponsel Anda, menariknya keluar dari saku Anda untuk menggulir melalui email, atau menggunakannya untuk memeriksa waktu. Ponsel kita menjadi gangguan begitu mereka ada di tangan kita, jadi tinggalkan mereka sesering mungkin. Ingat, itu masih akan ada di sana menunggu Anda setelah rapat.

Ketika giliran Anda untuk berbicara selama pertemuan, pastikan untuk berbicara dengan keras, jelas, dan ringkas sehingga semua peserta rapat dapat mendengar dan memahami Anda. Tidak hanya ini menggambarkan kepercayaan ini, tetapi juga membantu Anda menghindari mengulangi diri Anda beberapa kali ke grup. Jika ruangan dapat mendengar dan memahami apa yang Anda katakan dengan mudah, ia memberi mereka kesempatan yang lebih baik untuk memproses pemikiran Anda dan merespons sesuai. Berbicara lunak dapat menyebabkan kebingungan dan frustrasi, dan menyabotase efisiensi pertemuan Anda karena Anda perlu mengatasi kembali topik yang sama.

Haruskah Anda membawa makanan dan minuman ke rapat? Yah, itu tergantung pada siapa yang Anda tanyakan. Dalam sebagian besar situasi, air dan kopi sesuai untuk dibawa ke rapat, tetapi selalu minta penyelenggara tentang aturan rapat ruang tertentu. Beberapa organisasi memiliki pertemuan kerja melalui jam makan siang, di mana makanan dapat diizinkan. Jika Anda membawa makanan ke rapat, cobalah untuk menghindari kemasan dan pembungkus yang bising karena mereka sering mengalihkan perhatian orang lain. Makan dan minum dengan tenang setiap saat dan pastikan untuk membuang sampah atau sisa makanan setelah pertemuan berakhir.

Anda berhasil melewati pertemuan! Pekerjaan hebat - sekarang saatnya untukBersihkan ruangan. Tinggalkan setiap ruang pertemuan dengan cara yang sama Anda menemukannya kecuali diinstruksikan sebaliknya. Jika Anda mengatur ulang kursi dan furnitur, pastikan untuk memindahkannya kembali ke lokasi semula. Jika Anda menggunakan perlengkapan kantor, letakkan kembali persediaan yang tersisa di tempat Anda menemukannya. Bersihkan meja yang diperlukan, terutama jika peserta menikmati makanan dan minuman selama pertemuan. Hapus papan tulis jika Anda menggunakannya dan matikan peralatan apa pun yang tidak digunakan.

Temukan semua yang perlu Anda ketahui tentang etiket pertemuan yang disimpulkan dalam infografis kami di bawah ini:

MenggunakanUDN Task Manager.Untuk mengatur pertemuan

Tetapkan tim Anda untuk sukses dengan diatur untuk pertemuan Anda. Denganmanajemen proyekalat seperti UDN Task Manager. , Anda dapat mengatur pertemuan Anda, bersama dengan barang-barang tindakan atau tindak lanjut lainnya dari percakapan tersebut.

Berikut adalah beberapa fitur yang dapat membantu Anda terorganisir untuk pertemuan berikutnya:

Siap menjalankan rapat yang efektif dan berfokus pada etiket? Mulai dengan auji coba gratis dari.UDN Task Manager. hari ini.