Dicas de etiqueta de reunião você deve saber

Pense em um tempo que você participou de uma reunião ruim.

Todos nós estivemos lá. Talvez você tenha passado semanas se preparando para uma grande apresentação, e quando chegasse a hora, você se sentiu distraído com conversas laterais e telefones celulares zumbindo. Ou talvez você aparecesse a uma reunião pronta para ir, mas três outros participantes apareceram tarde e despreparados, então a reunião tinha que ser remarcada.

Reuniões ruins são um arrasto. O tempo é tomado como garantido, os participantes do encontro são distraídos e meio ouvindo, na melhor das hipóteses, e parece que nada é realizado. Mas não precisa ser assim.

Reuniões ruins podem se tornar grandes com a etiqueta de reunião adequada. Neste guia, nós arredondamos os fundamentos da etiqueta de reunião, por que a etiqueta é essencial, e algumas dicas para ajudá-loMelhore suas reuniõesagora mesmo.

O que é a etiqueta de reunião?

Reunião Etiqueta, de relance, refere-se a um conjunto padrão de comportamentos para os participantes seguir e respeitar durante as reuniões de negócios.

Quando pensamos em etiqueta, muitas vezes pensamos em um conjunto de maneiras e diretrizes para seguir fora do respeito por nós mesmos e outros na sala. A etiqueta da reunião cria um ambiente profissional com respeito mútuo entre os participantes da reunião. Enquanto as regras de reunião podem mudar dependendo do contexto, empresa e estabelecimento, há algumas regras universais que você pode tomar onde quer que vá.

Comportamentos como chegando a tempo, fornecendo toda a sua atenção, servindo como ouvinte ativo, e permanecer no caminho são importantes regras de etiqueta de reunião a seguir.

Por que a etiqueta de reunião é importante?

Não há dúvida sobre isso - passamos uma parcela significativa de nossas carreiras em reuniões.Pesquisarevelou que a maioria dos funcionários participa de 62 reuniões durante um mês médio.

Sem mencionar que as reuniões no local de trabalho são dispendiosas.Pesquisa recentemostra que, em média, reuniõescustoEmpresas entre US $ 43.008 e US $ 56.448 por gerente todos os anos.

Então, por que a etiqueta de reunião é importante? Bem, porque estamos pagando muito dinheiro e dedicamos muito tempo a reuniões - o que significa que precisamos aproveitar ao máximo esse tempo. As reuniões são essenciais em qualquer local de trabalho, mas tornam-se valiosas quando a etiqueta de reunião entra em jogo.

Além de tempo e dinheiro, a etiqueta da reunião é importante porque cria um ambiente de trabalho positivo e profissional.Etiqueta de reunião eficazPode melhorar a comunicação, aumentar a produtividade e melhorar as relações entre seus funcionários. E, além disso, ninguém gosta de passar horas preparando uma apresentação apenas para se sentir como ninguém prestou atenção a ele.

Quais são algumas regras de conduta de reunião padrão?

Dependendo de quem você fala, as regras de conduta de reunião padrão podem variar. Em geral, aqui estão algumas regras de conduta de reunião padrão a seguir para os mais produtivos eReuniões acionáveis(Isso não inspira gemidos e rolos de olho).

Trate todos na sala com respeito, mesmo se você não concordar com o ponto de vista ou idéias. Uma maneira de redirecionar seu foco para ser respeitável é priorizar a organização em vez de defender suas próprias opiniões e perspectivas. Esteja disposto a aceitar e tolerar conversas difíceis e visões conflitantes da maneira mais gentil possível.

Fique responsável por estar totalmente presente nas reuniões e mantenha outros participantes da reunião responsáveis ​​por fazer o mesmo. Incentive a participação e se esforce para alcançar o resultado desejado da reunião. Se você disser que nenhum laptops ou telefones é permitido durante uma discussão, assegure-se de que todos os participantes cumpram a regra. Se e quando as regras de reunião forem violadas, tenha conversas privadas com infratores repetidos ou reafirmar as regras de conduta, se necessário.

Não há problema em desafiar as idéias e vistas de seus colega, desde que você faça isso de maneira respeitosa. Reframe os pontos de vista e entenda que você está trabalhando juntos para resolver um problema ou identificar soluções. Remova a culpa e os julgamentos da equação para que você possa se concentrar em melhores resultados, em vez de comportamentos ou erros passados.

Agendas de reuniãoA ferramenta mais eficaz para garantir que as reuniões permaneçam no caminho certo e faça o melhor uso do tempo de todos. Sempre consulte seu plano quando as conversas começarem a cair dos trilhos. Eles não precisam ser excessivamente complicados e complicados, mas devem fornecer orientações suficientes para orientar a discussão e aproveitar ao máximo o tempo agendado.

Uma maneira fácil de perder tempo em uma reunião é discutir itens de ação e entregas, apenas para nunca acompanhar aqueles para o dos. Para tirar o máximo proveito da sua reunião:

Dicas de etiqueta de reunião

Siga estas dicas de etiqueta de reunião para ajudar a tornar suas reuniões mais produtivas, eficazes e bem-sucedidas. Não se preocupe - você pode aplicar muitas dessas dicas paraReuniões virtuaistambém.

Poupe tempo durante a reunião, preparando-se para isso. Se você receber uma agenda de reunião com antecedência (e espero que você faça), reserve um tempo para revisá-lo e entender se houver alguma etapa que você precise para completar ou pesquisar, você precisa fazer antes da reunião. Aqueles que se hospedam uma reunião podem pedir-lhe para concluir um exercício com antecedência ou trazer certos materiais com você. Não importa o cenário, certifique-se de ser preparado e preencha todas as solicitações do organizador.

Aparecer no tempo (ou melhor ainda, um minuto ou dois mais cedo) para reuniões é profissional, respeitoso e cortês para todos os outros participarem da reunião. Pode ser desafiador começar uma reunião sem todos os participantes necessários, e seus colegas não gostarão de ter que esperar que você seja iniciado. Jogue sua parte para eliminar distrações e manter as coisas movendo o vapor completo à frente, garantindo que você está na hora e preparado - o que significa que você não precisa correr de volta para sua mesa para pegar seu notebook.

E porque somos todos humanos, somos obrigados a nos atrasar às vezes. Se você está atrasado para uma reunião, tente evitar ser alto e interrompendo o progresso da reunião. Simplesmente peço desculpas ao resto do grupo e mergulhe diretamente nos tópicos da reunião assim que você estiver situado.

Vestir-se adequadamente para sua reunião pode significar coisas diferentes, dependendo do tipo de reunião e do seu público. O traje apropriado variará, por isso é essencial entender o código de vestimenta para sua organização e cumprir as diretrizes que foram definidas. Se você está dando uma apresentação, considere vestir-se para a ocasião especial. Se você estiver participando de uma reunião com os clientes, certifique-se de falar com sua equipe ou gerente sobre quaisquer requisitos específicos de trajes.

Reuniões exigemouvintes ativos. Se você quiser ter discussões significativas com seus colegas, é importante ouvir ativamente e entender as informações e pontos de vista compartilhados. Isso significa que você deve fazer o seu melhor para evitar pensar na sua lista de tarefas e outras tarefas relacionadas ao trabalho que você precisa ser feito. Use sugestões verbais e não verbais para mostrar seu nível de engajamento. Acene sua cabeça, segure o contato visual firme e responda com perguntas pensativas e encorajamento positivo quando o tempo estiver certo.

Não há espaço para a grosseria em reuniões, e isso inclui se engajar em conversas laterais, conversando sobre os outros quando eles não terminaram de compartilhar seus pensamentos e responder com comentários e comentários snis. Deixe esse comportamento na porta para criar um ambiente positivo e confortável para todos os participantes da reunião para desfrutar.

Faça o seu melhor para evitar se desviar da agenda da reunião e loteamentos de tempo para cada tópico. Mantendo o cronograma é cortês para todos os participantes e demonstra respeito pelo tempo e esforço do organizador de reunião investido emplanejamentoa reunião. É normal que tópicos adicionais sejam criados durante uma reunião como progresso de conversas. Mas, em vez de deixar essas conversas assumirem, anote as questões e concorde em agendar o tempo fora da sessão atual para discutir. Sempre revisite a agenda quando necessário para dirigir conversas no caminho certo.

Vamos seu telefone na porta. Se você tiver que trazer seu telefone com você para uma reunião, certifique-se de silêncio e deixá-lo de lado. Evite se contrair com o seu telefone, puxando-o para fora do bolso para percorrer e-mails ou usá-lo para verificar a hora. Nossos telefones tornam-se distrações quando estão em nossas mãos, então deixe-os para trás com a maior frequência possível. Lembre-se, ainda estará lá esperando por você depois da reunião.

Quando é a sua vez de falar durante uma reunião, não se esqueça de falar alto, claramente, e é concisa, portanto, todos os participantes da reunião podem ouvir e entender você. Não só isso retrata a confiança, mas também ajuda você a evitar se repetir várias vezes ao grupo. Se a sala puder ouvir e entender o que você tem a dizer com facilidade, ela fornece uma melhor oportunidade para processar seus pensamentos e responder de acordo. Falar macio pode causar confusão e frustração e sabota a eficiência da sua reunião porque você precisa reordenar o mesmo tópico.

Você deve trazer comida e bebidas para reuniões? Bem, depende de quem você pergunta. Na maioria das situações, a água e o café são apropriados para levar para reuniões, mas sempre perguntar ao organizador sobre quaisquer regras específicas da reunião do quarto. Algumas organizações têm reuniões de trabalho através da hora do almoço, caso em que a comida pode ser permitida. Se você trazer comida para uma reunião, tente evitar embalagens e embalagens ruidosas, pois muitas vezes distraem os outros. Coma e beba em silêncio em todos os momentos e não deixe de jogar fora qualquer lixo ou sobras quando a reunião terminar.

Você fez isso através da reunião! Ótimo trabalho - agora é hora delimpe o quarto. Deixe toda sala de reuniões da mesma maneira que você encontrou, a menos que seja instruída de outra forma. Se você reorganizar cadeiras e móveis, não deixe de movê-los de volta para seus locais originais. Se você usou material de escritório, coloque os suprimentos restantes de volta onde você as encontrou. Limpe todas as mesas conforme necessário, particularmente se os participantes desfrutaram de comida e bebidas durante a reunião. Apague o quadro branco se você usou e desligue qualquer equipamento que não esteja em uso.

Encontre tudo o que você precisa saber sobre a reunião da etiqueta resumida em nosso infográfico abaixo:

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