Mẹo đáp ứng nghi thức bạn nên biết

Hãy suy nghĩ về một thời gian bạn tham dự một cuộc họp tệ hại.

Tất cả chúng ta đã ở đó. Có thể bạn đã dành nhiều tuần chuẩn bị cho một bài thuyết trình lớn, và khi thời gian đến, bạn cảm thấy bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện phụ và điện thoại di động ù. Hoặc có thể bạn đã xuất hiện để một cuộc họp sẵn sàng để đi, nhưng ba người tham gia khác xuất hiện muộn và không chuẩn bị, vì vậy cuộc họp đã phải được lên lịch lại.

Các cuộc họp xấu là một lực cản. Thời gian được coi là đương nhiên, những người tham dự cuộc họp bị phân tâm và nghe một nửa tốt nhất, và nó cảm thấy như không có gì được hoàn thành. Nhưng nó không phải là như vậy.

Các cuộc họp xấu có thể trở thành những cuộc họp tuyệt vời với nghi thức cuộc họp thích hợp. Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã làm tròn những điều cơ bản về cuộc họp nghi thức, tại sao nghi thức là rất cần thiết và một số lời khuyên để giúp bạnCải thiện các cuộc họp của bạnngay lập tức.

Nghi thức cuộc họp là gì?

Cuộc họp Nghi thức, trong nháy mắt, đề cập đến một tập hợp các hành vi tiêu chuẩn cho người tham dự theo dõi và tuân theo trong các cuộc họp kinh doanh.

Khi chúng ta nghĩ về nghi thức, chúng ta thường nghĩ về một tập hợp các cách cư xử và hướng dẫn để tuân theo sự tôn trọng đối với bản thân và những người khác trong phòng. Cuộc họp Nghi thức tạo ra một môi trường chuyên nghiệp với sự tôn trọng lẫn nhau giữa những người tham dự cuộc họp. Trong khi các quy tắc đáp ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào bối cảnh, công ty và cài đặt, có một số quy tắc phổ quát bạn có thể thực hiện bất cứ nơi nào bạn đi.

Các hành vi như đến đúng giờ, cung cấp sự chú ý đầy đủ của bạn, phục vụ như một người nghe tích cực và theo dõi là các quy tắc trực quan đáp ứng quan trọng để theo dõi.

Tại sao cuộc họp trực quan quan trọng?

Không có nghi ngờ gì về nó - chúng tôi dành một phần đáng kể sự nghiệp của chúng tôi trong các cuộc họp.Tìm kiếmtiết lộ rằng hầu hết các nhân viên tham dự 62 cuộc họp trong một tháng trung bình.

Chưa kể rằng các cuộc họp tại nơi làm việc là tốn kém.Nghiên cứu gần đâycho thấy rằng, trung bình, các cuộc họpGiá cảCác công ty từ $ 43,008 đến $ 56,448 mỗi người quản lý mỗi năm.

Vì vậy, tại sao cuộc họp nghi thức quan trọng? Chà, vì chúng tôi đang trả rất nhiều tiền và dành rất nhiều thời gian để các cuộc họp - có nghĩa là chúng ta cần phải tận dụng tối đa thời gian đó. Các cuộc họp rất cần thiết trong bất kỳ nơi làm việc nào, nhưng chúng trở nên có giá trị khi cuộc gặp gỡ cuộc họp diễn ra.

Ngoài thời gian và tiền bạc, cuộc họp nghi thức rất quan trọng vì nó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp.Nghi thức cuộc họp hiệu quảCó thể cải thiện giao tiếp, tăng năng suất và cải thiện mối quan hệ giữa các nhân viên của bạn. Và bên cạnh đó, không ai thích dành hàng giờ để chuẩn bị một bài thuyết trình để cảm thấy như không ai chú ý đến nó.

Một số quy tắc đáp ứng tiêu chuẩn là gì?

Tùy thuộc vào người bạn nói chuyện, các quy tắc đáp ứng tiêu chuẩn có thể thay đổi. Nói chung, đây là một số quy tắc đáp ứng tiêu chuẩn để theo dõi hiệu quả nhất vàCuộc họp có thể hành động(không truyền cảm hứng rên rỉ và cuộn mắt).

Đối xử với mọi người trong phòng với sự tôn trọng, ngay cả khi bạn không đồng ý với quan điểm hoặc ý tưởng của họ. Một cách để chuyển hướng tâm điểm của bạn đối với sự tôn trọng là ưu tiên tổ chức thay vì bảo vệ ý kiến ​​và quan điểm của riêng bạn. Hãy sẵn sàng chấp nhận và chịu đựng những cuộc trò chuyện khó khăn và quan điểm mâu thuẫn theo cách tốt nhất có thể.

Giữ trách nhiệm về việc có mặt đầy đủ tại các cuộc họp và giữ những người tham dự cuộc họp khác chịu trách nhiệm làm điều tương tự. Khuyến khích tham gia và cố gắng đạt được kết quả mong muốn của cuộc họp. Nếu bạn nói không có máy tính xách tay hoặc điện thoại được phép trong một cuộc thảo luận, hãy đảm bảo tất cả những người tham dự tuân theo quy tắc. Nếu và khi các quy tắc cuộc họp bị vi phạm, có các cuộc trò chuyện riêng tư với những người phạm tội lặp lại hoặc khôi phục các quy tắc ứng xử nếu cần.

Không sao để thách thức ý tưởng và quan điểm của đồng nghiệp của bạn miễn là bạn làm như vậy một cách tôn trọng. Điều chỉnh sửa lại quan điểm và hiểu rằng bạn đang làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề hoặc xác định các giải pháp. Xóa đổ lỗi và đánh giá từ phương trình để bạn có thể tập trung vào kết quả tốt hơn hơn là các hành vi hoặc sai lầm trong quá khứ hoặc sai lầm.

Chương trình họplà công cụ hiệu quả nhất để đảm bảo các cuộc họp ở lại theo dõi và tận dụng tốt nhất thời gian của mọi người. Luôn luôn tham khảo lại kế hoạch của bạn khi các cuộc trò chuyện bắt đầu rơi khỏi đường ray. Chúng không cần phải quá phức tạp và cồng kềnh, nhưng họ nên cung cấp đủ hướng dẫn để chỉ đạo cuộc thảo luận và tận dụng tối đa thời gian theo lịch trình của bạn.

Một cách dễ dàng để lãng phí thời gian trong một cuộc họp đang thảo luận về các mục hành động và cung cấp, chỉ để không bao giờ theo dõi những người đến DOS. Để tận dụng tối đa cuộc họp của bạn:

Cuộc họp nghi thức mẹo

Thực hiện theo các mẹo hóa luận cuộc họp này để giúp các cuộc họp của bạn hiệu quả hơn, hiệu quả và thành công. Đừng lo lắng - bạn có thể áp dụng nhiều mẹo này đểcuộc họp ảo.cũng vậy.

Tiết kiệm thời gian của bản thân trong cuộc họp bằng cách chuẩn bị cho nó. Nếu bạn nhận được chương trình họp trước (và hy vọng bạn làm), hãy dành thời gian để xem xét và hiểu nếu có bất kỳ bước nào bạn cần để hoàn thành hoặc nghiên cứu bạn cần làm trước cuộc họp. Những người lưu trữ một cuộc họp có thể yêu cầu bạn hoàn thành một bài tập trước hoặc mang theo một số vật liệu nhất định với bạn. Bất kể kịch bản, đảm bảo bạn đã chuẩn bị và hoàn thành bất kỳ yêu cầu nào từ người tổ chức.

Hiển thị đúng giờ (hoặc tốt hơn, một hoặc hai phút đầu) cho các cuộc họp là chuyên nghiệp, tôn trọng và lịch sự với mọi người khác tham dự cuộc họp. Có thể là một thách thức để bắt đầu một cuộc họp mà không có tất cả những người tham gia cần thiết, và các đồng nghiệp của bạn sẽ không thích phải đợi bạn bắt đầu. Chơi phần của bạn để loại bỏ phiền nhiễu và giữ mọi thứ chuyển sang đầy đủ phía trước bằng cách đảm bảo bạn đúng giờ và chuẩn bị - có nghĩa là bạn không phải chạy lại bàn để lấy sổ ghi chép của bạn.

Và bởi vì chúng ta đều là người, đôi khi chúng ta chắc chắn sẽ bị trễ. Nếu bạn đến trễ một cuộc họp, hãy cố gắng tránh ồn ào và làm gián đoạn sự tiến bộ của cuộc họp. Chỉ cần xin lỗi phần còn lại của nhóm và lao vào các chủ đề cuộc họp ngay khi bạn có được.

Mặc quần áo phù hợp cho cuộc họp của bạn có thể có nghĩa là những thứ khác nhau tùy thuộc vào loại cuộc họp và khán giả của bạn. Trang phục thích hợp sẽ thay đổi, vì vậy cần phải hiểu về quy định trang phục cho tổ chức của bạn và tuân thủ các hướng dẫn đã được thiết lập. Nếu bạn đang trình bày, hãy xem xét mặc quần áo cho dịp đặc biệt. Nếu bạn đang tham dự một cuộc họp với khách hàng, hãy chắc chắn nói chuyện với nhóm hoặc người quản lý của bạn về bất kỳ yêu cầu trang phục cụ thể nào.

Các cuộc họp yêu cầuNgười nghe tích cực. Nếu bạn muốn có các cuộc thảo luận có ý nghĩa với các đồng nghiệp của mình, điều quan trọng là phải chủ động lắng nghe và hiểu thông tin và quan điểm được chia sẻ. Điều đó có nghĩa là bạn nên cố gắng hết sức để tránh suy nghĩ về danh sách việc cần làm của mình và các nhiệm vụ liên quan đến công việc khác mà bạn cần hoàn thành. Sử dụng các tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ để hiển thị mức độ tham gia của bạn. Gật đầu, giữ liên lạc bằng mắt chắc chắn và phản ứng với các câu hỏi chu đáo và khuyến khích tích cực khi thời gian đúng.

Không có chỗ cho sự thô lỗ trong các cuộc họp, và bao gồm tham gia vào các cuộc trò chuyện phụ, nói chuyện với những người khác khi họ chưa chia sẻ xong suy nghĩ của họ, và trả lời với những nhận xét và bình luận. Để lại hành vi này ở cửa để tạo ra một môi trường tích cực và thoải mái cho tất cả các người tham dự cuộc họp để thưởng thức.

Làm hết sức mình để tránh đi lạc khỏi chương trình họp và thời gian giao cho từng chủ đề. Theo lịch trình là lịch sự với tất cả những người tham gia và thể hiện sự tôn trọng trong thời gian và công sức mà người tổ chức cuộc họp đầu tư vàolập kế hoạchcuộc họp. Đó là bình thường để các chủ đề bổ sung để được đưa lên trong một cuộc họp như tiến trình cuộc trò chuyện. Nhưng thay vì để cho những cuộc trò chuyện đó tiếp quản, hãy ghi lại các vấn đề và đồng ý sắp xếp thời gian bên ngoài phiên hiện tại để thảo luận. Luôn luôn xem lại chương trình nghị sự khi cần để lái các cuộc trò chuyện trở lại theo dõi.

Bỏ điện thoại của bạn ở cửa. Nếu bạn phải mang điện thoại của mình với bạn đến một cuộc họp, hãy chắc chắn im lặng và đặt nó sang một bên. Tránh bồn chồn với điện thoại của bạn, kéo nó ra khỏi túi của bạn để cuộn qua email hoặc sử dụng nó để kiểm tra thời gian. Điện thoại của chúng tôi trở thành phiền nhiễu một khi chúng nằm trong tay chúng tôi, vì vậy hãy để chúng lại phía sau càng thường xuyên càng tốt. Hãy nhớ rằng, nó vẫn sẽ ở đó chờ bạn sau cuộc họp.

Khi đến lượt bạn nói trong một cuộc họp, hãy chắc chắn nói to, rõ ràng và chính xác là tất cả những người tham dự cuộc họp có thể nghe và hiểu bạn. Không chỉ mô tả sự tự tin, mà còn giúp bạn tránh lặp lại nhiều lần với nhóm. Nếu phòng có thể nghe và hiểu những gì bạn phải nói một cách dễ dàng, nó cung cấp cho họ một cơ hội tốt hơn để xử lý suy nghĩ của bạn và đáp ứng tương ứng. Nói nhẹ có thể gây nhầm lẫn và thất vọng, và phá hoại hiệu quả của cuộc họp của bạn bởi vì bạn cần phải giải quyết lại cùng một chủ đề.

Bạn có nên mang thức ăn và đồ uống để họp? Chà, nó phụ thuộc vào người bạn hỏi. Trong hầu hết các tình huống, nước và cà phê phù hợp để mang đến các cuộc họp, nhưng luôn luôn yêu cầu tổ chức về bất kỳ quy tắc họp phòng cụ thể nào. Một số tổ chức có các cuộc họp làm việc thông qua giờ ăn trưa, trong trường hợp thực phẩm có thể được cho phép. Nếu bạn mang thức ăn cho một cuộc họp, hãy cố gắng tránh đóng gói và bao bì ồn ào khi họ thường đánh lạc hướng người khác. Ăn và uống lặng lẽ mọi lúc và chắc chắn vứt bỏ bất kỳ thùng rác hoặc thức ăn thừa sau khi cuộc họp kết thúc.

Bạn đã thực hiện nó thông qua cuộc họp! Công việc tuyệt vời - Bây giờ là lúc đểdọn dẹp phòng. Để lại mọi phòng họp giống như cách bạn tìm thấy nó trừ khi hướng dẫn khác. Nếu bạn sắp xếp lại ghế và đồ nội thất, hãy chắc chắn để di chuyển chúng trở lại vị trí ban đầu của họ. Nếu bạn đã sử dụng nguồn cung cấp văn phòng, hãy đặt các vật tư còn lại trở lại nơi bạn tìm thấy chúng. Lau sạch bất kỳ bảng nào khi cần, đặc biệt nếu những người tham dự thưởng thức đồ ăn và đồ uống trong cuộc họp. Xóa bảng trắng nếu bạn sử dụng nó và tắt bất kỳ thiết bị nào không được sử dụng.

Tìm mọi thứ bạn cần biết về cuộc họp Nghi thức tóm tắt trong Infographic của chúng tôi dưới đây:

Sử dụngQuản lý tác vụ UDNđể tổ chức một cuộc họp

Đặt nhóm của bạn để thành công bằng cách tổ chức cho các cuộc họp của bạn. Với mộtquản lý dự ánCông cụ như Quản lý tác vụ UDN , Bạn có thể tổ chức các cuộc họp của mình, cùng với bất kỳ mục hành động hoặc các lần theo dõi khác từ các cuộc hội thoại đó.

Đây chỉ là một vài trong số các tính năng có thể giúp bạn được tổ chức cho cuộc họp tiếp theo của mình:

Sẵn sàng để chạy một cuộc họp tập trung hiệu quả, tập trung vào nghi thức? Bắt đầu với mộtdùng thử miễn phíQuản lý tác vụ UDN hôm nay.