Meeting etiquette tips die je moet weten

Denk aan een tijd dat u een waardeloze bijeenkomst bijwoonde.

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Misschien heb je weken doorgebracht op een grote presentatie, en toen de tijd kwam, voelde je zich afgeleid door zijgesprekken en mobiele telefoons zoemend. Of misschien kwam u op een vergadering klaar om te gaan, maar drie andere deelnemers kwamen laat en onvoorbereid, dus de bijeenkomst moest opnieuw worden gepland.

Slechte vergaderingen zijn een sleep. Tijd wordt als vanzelfsprekend beschouwd, de aanwezigen van de vergadering worden op zijn best afgeleid en half luisterend, en het voelt alsof niets ooit wordt bereikt. Maar het hoeft niet zo te zijn.

Slechte vergaderingen kunnen geweldige worden met een goede vergaderetiquette. In deze gids hebben we de basis van het vergaderetiquette afgerond, waarom is etiquette essentieel en sommige tips om u te helpenVerbeter uw vergaderingenmeteen.

Wat is het voldoen aan etiquette?

Vergaderetiquette, in één oogopslag, verwijst naar een standaard set gedrag voor aanwezigen om te volgen en te houden aan tijdens zakelijke bijeenkomsten.

Wanneer we nadenken over etiquette, denken we vaak aan een reeks manieren en richtlijnen om uit respect voor onszelf en anderen in de kamer te volgen. Meeting Etiquette creëert een professionele omgeving met wederzijds respect bij aanwezigen. Terwijl de vergaderingsregels kunnen veranderen afhankelijk van de context, het bedrijf en de instelling, zijn er enkele universele regels die u kunt nemen waar u ook bent.

Gedragmiddelen zoals op tijd aankomen, bieden uw volledige aandacht, dienen als actieve luisteraar en op schema blijven zijn belangrijke vergadering Etiquette-regels om te volgen.

Waarom is meetetiquette belangrijk?

Er is geen twijfel over - we brengen een aanzienlijk deel van onze carrières in vergaderingen.Onderzoekonthulde dat de meeste werknemers gedurende een gemiddelde maand 62 vergaderingen bijwonen.

Om nog maar te zwijgen over dat vergaderingen op de werkplek kostbaar zijn.Recent onderzoeklaat zien dat gemiddeld vergaderingenkostenBedrijven tussen $ 43,008 en $ 56,448 per manager elk jaar.

Dus, waarom is het voldoen aan etiquette belangrijk? Welnu, want we betalen veel geld en het wijden van veel tijd aan vergaderingen - wat betekent dat we het beste uit die tijd moeten halen. Vergaderingen zijn essentieel op elke werkplek, maar ze worden waardevol bij het ontmoeten van etiquette komt in het spel.

Afgezien van tijd en geld is het ontmoeten van etiquette belangrijk omdat het een positieve en professionele werkomgeving creëert.Effectieve vergadering etiquettekan de communicatie verbeteren, de productiviteit verhogen en relaties tussen uw werknemers verbeteren. En bovendien geniet niemand van het doorbrengen van uren die een presentatie voorbereiden om het gevoel te hebben dat niemand er aandacht aan heeft besteed.

Wat zijn enkele standaard vergaderingsregels?

Afhankelijk van wie u spreekt, kunnen standaard vergaderingsregels van het gedrag variëren. In het algemeen zijn hier enkele standaard vergaderingsregels om te volgen voor het meest productieve enBetaalde vergaderingen(die geen groans en oogbroodjes inspireren).

Behandel iedereen in de kamer met respect, zelfs als je het niet eens bent met hun gezichtspunt of ideeën. Een manier om je focus te doorverwijzen om respectvol te zijn, is om de organisatie te prioriteren in plaats van je eigen meningen en perspectieven te verdedigen. Wees bereid om moeilijke gesprekken en conflicterende opvattingen op de vriendelijkste manier te accepteren en te tolereren.

Blijf verantwoordelijk voor het volledig aanwezig zijn op vergaderingen en andere aanwezigen die verantwoordelijk zijn voor het doen van hetzelfde. Moedig de deelname aan en streef ernaar om de gewenste uitkomst van de vergadering te bereiken. Als u zegt dat er tijdens een discussie geen laptops of telefoons is toegestaan, zorg er dan voor dat alle aanwezigen zich houden aan de regel. Als en wanneer de vergaderingsregels worden geschonden, hebben particuliere gesprekken met herhaalde overtreders of het opnieuw oplossen van de gedragsregels indien nodig.

Het is prima om de ideeën en opvattingen van je collega uit te dagen zolang je dit op een respectvolle manier doet. ViewPoints hervatten en begrijpen dat u samenwerkt om een ​​probleem op te lossen of oplossingen te identificeren. Verwijder de schuld en oordelen van de vergelijking, zodat u zich kunt concentreren op betere uitkomsten in plaats van eerdere gedragingen of fouten.

Vergadering agenda'sZijn de meest effectieve tool voor het garanderen van vergaderingen op het goede spoor en maken het beste gebruik van ieders tijd. Zie altijd terug naar uw plan wanneer gesprekken beginnen te vallen van de rails. Ze hoeven niet overdreven ingewikkeld en omslachtig te zijn, maar ze moeten voldoende richtlijnen bieden om de discussie te sturen en het meeste uit je geplande tijd te halen.

Een eenvoudige manier om tijd in een vergadering te verspillen, is het bespreken van actie-items en deliverables, alleen om nooit die to-dos te volgen. Om het meeste uit uw vergadering te halen:

Vergadering etiquette tips

Volg deze vergaderingetiquette tips om uw vergaderingen productiever, effectiever en succesvol te maken. Maak je geen zorgen - je kunt veel van deze tips toepassen opvirtuele vergaderingente.

Bespaar jezelf tijd tijdens de vergadering door ervoor te zorgen. Als u van tevoren een vergaderagenda ontvangt (en hopelijk u doet), neemt u de tijd om het te bekijken en te begrijpen of er stappen zijn die u moet voltooien of onderzoeken die u moet doen vóór de vergadering. Degenen die een vergadering hosten kunnen u vragen om een ​​oefening van tevoren te voltooien of bepaalde materialen met u te brengen. Ongeacht het scenario, zorg ervoor dat u wordt voorbereid en voltooi alle verzoeken van de organisator.

Opname op tijd (of beter nog, een minuut of twee vroeg) voor vergaderingen is professioneel, respectvol en beleefd voor alle anderen die de vergadering bijwonen. Het kan een uitdaging zijn om een ​​vergadering te beginnen zonder alle vereiste deelnemers, en uw collega's zullen niet genieten van het moeten wachten tot u begint te beginnen. Speel je onderdeel om afleidingen te elimineren en dingen in de komende stoom te bewegen door ervoor te zorgen dat je op tijd bent en voorbereid bent - wat betekent dat je niet terug naar je bureau hoeft te rennen om je notebook te pakken.

En omdat we allemaal mens zijn, we zijn er soms vanzelf te laat. Als u te laat bent op een vergadering, probeer dan niet luid te zijn en de voortgang van de vergadering te onderbreken. Onze excuses aan de rest van de groep en duik rechtstreeks in de ontmoetingsthema's zodra u zich bevindt.

Toegang op de juiste manier voor uw vergadering kan verschillende dingen betekenen, afhankelijk van het type vergadering en uw publiek. Passende kleding zal variëren, dus het is essentieel om de dresscode voor uw organisatie te begrijpen en zich te houden aan de ingestelde richtlijnen. Als u een presentatie geeft, overweeg dan aan het aankleden voor de speciale gelegenheid. Als u bij een ontmoeting met klanten bijwoont, moet u er rekening mee houden met uw team of manager over specifieke kledingvereisten.

Vergaderingen vereisenactieve luisteraars. Als u zinvolle discussies met uw collega's wilt hebben, is het belangrijk om actief te luisteren en de gedeelde informatie en standpunten te begrijpen. Dat betekent dat je je best moet doen om te voorkomen dat je nadenkt over je takenlijst en andere werkgerelateerde taken die je moet doen. Gebruik verbale en non-verbale aanwijzingen om uw niveau van betrokkenheid te tonen. NOD JE HOOFD, HOLD VASTE OOG CONTACT en reageer met nadenkende vragen en positieve aanmoediging wanneer de tijd rijp is.

Er is geen ruimte voor grofheid in vergaderingen, en dat omvat het boeiende in de zijkant, praten over anderen wanneer ze nog niet klaar zijn met het delen van hun gedachten en reageren met Snide-opmerkingen en opmerkingen. Laat dit gedrag aan de deur om een ​​positieve en comfortabele omgeving te creëren voor alle aanwezigen van de vergadering om van te genieten.

Doe je best om te voorkomen dat je van de vergaderagenda en tijdtoewijzingen voor elk onderwerp wordt verdwaald. Bijhouden op schema is hoffelijk voor alle deelnemers en toont respect voor de tijd en moeite waarin de vergadering organisator is geïnvesteerdplanningde vergadering. Het is normaal voor extra onderwerpen om opgebouwd te worden tijdens een vergadering als gesprekken. Maar in plaats van die gesprekken overnemen, neem dan een notitie van de problemen en ga akkoord met het plannen van de tijd buiten de huidige sessie om te bespreken. Voer altijd de agenda opnieuw in wanneer dat nodig is om gesprekken terug te sturen.

Sloot je telefoon aan de deur. Als je je telefoon met je mee moet brengen naar een vergadering, zorg er dan voor dat je het zwijgt en opzij zet. Vermijd fidgeting met je telefoon en trek het uit je zak om door e-mails te bladeren of gebruik het om de tijd te controleren. Onze telefoons worden afleidingen zodra ze in handen zijn, dus laat ze ze zo vaak mogelijk achter. Denk eraan, het zal nog steeds daar wachten op je na de vergadering.

Wanneer het uw beurt is om tijdens een vergadering te spreken, zorg dan dat u luid, duidelijk, en beknopt, zodat alle deelnemers van de vergadering u kunnen horen en begrijpen. Dit geeft dit niet alleen het vertrouwen uit, maar het helpt je ook om jezelf meerdere keren aan de groep te herhalen. Als de kamer kan horen en begrijpen wat je met gemak moet zeggen, biedt het hen een betere kans om je gedachten te verwerken en dienovereenkomstig te reageren. Zachte spreken kan verwarring en frustratie veroorzaken en de efficiëntie van uw vergadering sabotages, omdat u hetzelfde onderwerp opnieuw moet aanpakken.

Moet je eten en drinken naar vergaderingen brengen? Nou, het hangt af van wie je het vraagt. In de meeste situaties zijn water en koffie passend om aan vergaderingen te brengen, maar vraag de organisator altijd over specifieke regels voor ruimtevergaderingen. Sommige organisaties hebben werkvergaderingen door het lunchuur, in welk geval voedsel mogelijk is. Als u voedsel naar een vergadering brengt, probeert u luidruchtige verpakkingen en wrappers te vermijden, omdat ze vaak anderen afleiden. Eet en drink te allen tijde rustig en zorg ervoor dat je afval of restjes weggooit zodra de vergadering eindigt.

Je hebt het door de vergadering gehaald! Geweldig werk - nu is het tijd omde Kamer opruimen. Verlaat elke vergaderruimte op dezelfde manier waarop u het hebt gevonden, tenzij anders geïnstrueerd. Als u stoelen en meubels herschikt, moet u ze terugtrekken naar hun oorspronkelijke locaties. Als u kantoorbenodigdheden hebt gebruikt, zet u de resterende benodigdheden terug waar u ze hebt gevonden. Veeg eventuele tafels af, vooral als aanwezigen genoten van eten en drinken tijdens de vergadering. Wis het whiteboard als u het hebt gebruikt en een uitrusting uitschakelt die niet in gebruik is.

Vind alles wat u moet weten over vergaderetiquette samengevat in onze infographic hieronder:

Gebruik makend vanUdn taakmanagervoor het organiseren van een vergadering

Zet je team op voor succes door georganiseerd te worden voor uw vergaderingen. Met eenproject managementgereedschap zoals Udn taakmanager , U kunt uw vergaderingen organiseren, samen met actiepunten of andere follow-ups van die gesprekken.

Hier zijn slechts enkele van de functies die u kunnen helpen organiseren voor uw volgende vergadering:

Klaar om een ​​effectieve, etiquette-gerichte ontmoeting te runnen? Aan de slag met eenGratis proef vanUdn taakmanager vandaag.