Întâlniți sfaturile de etichete pe care ar trebui să le cunoașteți

Gândiți-vă la un moment în care ați participat la o întâlnire proastă.

Toți am fost acolo. Poate că ai petrecut săptămâni pregătindu-se pentru o prezentare mare și când a venit timpul, te-ai simțit distras de conversații laterale și telefoanele celulare. Sau poate că ați apărut la o întâlnire gata de plecare, dar alți trei participanți au apărut târziu și nepregătit, astfel încât întâlnirea trebuia să fie reprogramată.

Întâlnirile rele sunt o tragere. Timpul este considerat ca fiind acordat, participanții la întâlniri sunt distrași și jumătate de ascultare în cel mai bun caz, și se simte ca și cum nu se realizează nimic vreodată. Dar nu trebuie să fie așa.

Întâlnirile rele pot deveni foarte mari cu etichetă adecvată a întâlnirii. În acest ghid, am rotunjit elementele de bază ale etichetei de întâlnire, de ce eticheta este esențială și câteva sfaturi pentru a vă ajutaÎmbunătățiți întâlnirileimediat.

Ce se întâlnește cu eticheta?

Întâlnirea de etichetă, dintr-o privire, se referă la un set standard de comportamente pentru participanți să urmeze și să respecte în timpul întâlnirilor de afaceri.

Când ne gândim la etichetă, ne gândim adesea la un set de maniere și orientări care să urmeze respectul pentru noi și alții în cameră. Întâlnirea cu eticheta creează un mediu profesional cu respect reciproc între participanții la întâlniri. În timp ce respectarea regulilor s-ar putea schimba în funcție de context, companie și de setare, există unele reguli universale pe care le puteți lua oriunde te duci.

Comportamente, cum ar fi sosirea la timp, oferindu-vă atenția deplină, servind ca ascultător activi și starea pe pistă, sunt importante reguli de etichetă care urmează să urmeze.

De ce se întâlnește cu eticheta importantă?

Nu există nici o îndoială despre asta - petrecem o parte semnificativă a carierei noastre în întâlniri.Cercetarea arătat că majoritatea angajaților participă la 62 de întâlniri în cursul unei luni medii.

Să nu mai vorbim de faptul că întâlnirile la locul de muncă sunt costisitoare.Cercetare recentăarată că, în medie, întâlniricostcompanii cuprinse între 43.008 dolari și 56.448 dolari pe manager în fiecare an.

Deci, de ce se întâlnește cu eticheta importantă? Ei bine, pentru că plătim o mulțime de bani și dedicăm mult timp la întâlniri - ceea ce înseamnă că trebuie să profităm la maximum de acea vreme. Întâlnirile sunt esențiale în orice loc de muncă, dar ele devin valoroase atunci când se întâlnește eticheta de întâlnire.

În afară de timp și de bani, întâlnirea cu eticheta este importantă deoarece creează un mediu de lucru pozitiv și profesional.Etichetă eficientă de întâlnirepoate îmbunătăți comunicarea, crește productivitatea și îmbunătățește relațiile dintre angajații dvs. Și în plus, nimeni nu se bucură de petrecerea de ore pregătindu-se o prezentare doar pentru a simți că nimeni nu a acordat atenție.

Care sunt unele reguli de conduită standard de întâlnire?

În funcție de cine vorbiți, regulile de conduită standard de întâlnire pot varia. În general, iată câteva reguli standard de conduită de a urma pentru cele mai productive șiReuniuni de acțiune(care nu inspiră gemetele și rulourile de ochi).

Tratați pe toți în cameră cu respect, chiar dacă nu sunteți de acord cu punctul de vedere sau ideile lor. O modalitate de a vă redirecționa atenția spre a fi respectuos este să prioritizați organizația, mai degrabă decât să vă apărați propriile opinii și perspective. Fiți dispuși să acceptați și să tolerați conversații dificile și opiniile conflictuale în cel mai bun mod posibil.

Rămâneți responsabili pentru a fi pe deplin prezent la întâlniri și dețin alte participanți la întâlniri responsabili de a face același lucru. Încurajați participarea și să depună eforturi pentru a ajunge la rezultatul dorit al întâlnirii. Dacă nu spui că nu sunt permise laptopuri sau telefoane în timpul unei discuții, asigurați-vă că toți participanții respectă regula. Dacă și când regulile de întâlnire sunt încălcate, au conversații private cu infractorii repetați sau să restituie regulile de conduită dacă este necesar.

Este bine să provocați ideile și opiniile colegului dvs. atâta timp cât faceți acest lucru într-un mod respectuos. Reframe punctele de vedere și înțelegeți că lucrați împreună pentru a rezolva o problemă sau pentru a identifica soluții. Eliminați vina și judecățile din ecuație, astfel încât să vă puteți concentra pe rezultate mai bune decât pe comportamente sau greșeli din trecut.

Întâlnirea Agendeisunt cel mai eficient instrument pentru asigurarea întâlnirilor de ședere și pentru a face cea mai bună utilizare a timpului tuturor. Referiți întotdeauna la planul dvs. când conversațiile încep să cadă de pe șine. Ei nu trebuie să fie prea complicați și greoaie, dar ar trebui să ofere suficiente orientări pentru a conduce discuția și pentru a profita la maximum de timpul dvs. programat.

O modalitate ușoară de a pierde timpul într-o întâlnire este discutarea elementelor de acțiune și a rezultatelor, doar pentru a nu continua niciodată acele la-DOS. Pentru a profita la maximum de întâlnirea dvs.:

Întâlniți sfaturile etichetei

Urmați aceste sfaturi de etichete pentru a vă ajuta să faceți întâlnirile mai productive, eficiente și de succes. Nu vă faceți griji - puteți aplica multe dintre aceste sfaturiîntâlniri virtualede asemenea.

Salvați-vă timp în timpul întâlnirii, pregătindu-vă. Dacă primiți o agendă de întâlnire în avans (și, sperăm, faceți acest lucru), faceți timp pentru a le examina și a înțelege dacă există pași pe care trebuie să-l completați sau de a cerceta că trebuie să faceți înainte de întâlnire. Cei care găzduiesc o întâlnire vă pot cere să completați un exercițiu în avans sau să aduceți anumite materiale cu dvs. Indiferent de scenariul, asigurați-vă că sunteți pregătiți și completați orice solicitare a organizatorului.

Aprecierea la timp (sau mai bine, un minut sau două timpurii) pentru întâlniri este profesională, respectuoasă și amabilă pentru toți ceilalți care participă la întâlnire. Poate fi o provocare pentru a începe o întâlnire fără toți participanții solicitați, iar colegii dvs. nu se vor bucura să vă aștepte să începeți. Redați partea dvs. pentru a elimina distragerile și pentru a menține lucrurile în mișcare cu abur complet, asigurându-vă că sunteți la timp și pregătiți - ceea ce înseamnă că nu trebuie să rulați înapoi la birou pentru a vă lua notebook-ul.

Și pentru că suntem cu toții umani, suntem obligați să întârziem uneori. Dacă ați întârziat la o întâlnire, încercați să evitați să fiți tare și să întrerupeți progresul întâlnirii. Pur și simplu cereți scuze în restul grupului și să vă scufundați chiar în subiectele de întâlnire de îndată ce vă aflați.

Dressing în mod corespunzător pentru întâlnirea dvs. poate însemna lucruri diferite în funcție de tipul de întâlnire și de publicul dvs. Îmbrăcămintea corespunzătoare va varia, deci este esențial să înțelegem codul de îmbrăcăminte pentru organizația dvs. și să respectați liniile directoare care au fost setate. Dacă dați o prezentare, luați în considerare îmbrăcarea pentru ocazia specială. Dacă participați la o întâlnire cu clienții, asigurați-vă că discutați cu echipa sau managerul dvs. despre orice cerințe specifice de îmbrăcăminte.

Întâlnirile necesităAscultători activi. Dacă doriți să aveți discuții semnificative cu colegii dvs., este important să ascultați și să înțelegeți în mod activ informațiile și punctele de vedere comune. Asta înseamnă că ar trebui să faceți tot posibilul pentru a evita gândirea la lista dvs. de sarcini și alte sarcini legate de muncă pe care trebuie să le faceți. Utilizați indicații verbale și non-verbale pentru a vă arăta nivelul de angajament. Îndepărtați-vă capul, țineți contact ferm cu ochii și răspundeți cu întrebări cu atenție și încurajare pozitivă atunci când timpul este corect.

Nu există loc pentru rudeness în întâlniri și care include implicarea în conversații laterale, vorbind asupra altora atunci când nu și-au terminat împărtășind gândurile și răspunzând cu remarci și comentarii. Lăsați acest comportament la ușă pentru a crea un mediu pozitiv și confortabil pentru toți participanții la întâlniri să se bucure.

Faceți tot posibilul pentru a evita îndepărtarea de la agenda de întâlnire și alocațiile de timp pentru fiecare subiect. Păstrarea programului este politicoasă tuturor participanților și demonstrează respectul pentru timpul și efortul pe care organizatorul întâlnirii a investitplanificareintalnirea. Este normal ca subiectele suplimentare să fie ridicate în timpul unei întâlniri ca progresul conversațiilor. Dar, mai degrabă decât să lase conversațiile să preia, să notă problemele și sunt de acord să programeze timpul în afara sesiunii actuale de discutat. Întotdeauna revizuiți agenda atunci când este necesar să direcționați conversațiile înapoi pe pistă.

Dă-ți telefonul la ușă. Dacă trebuie să vă aduceți telefonul la o întâlnire, asigurați-vă că ați tăcut-o și lăsați-o deoparte. Evitați să fițiți cu telefonul, tragându-l din buzunar pentru a derula e-mailuri sau pentru ao folosi pentru a verifica ora. Telefoanele noastre devin distragere a atenției odată ce sunt în mâinile noastre, astfel încât să le lăsați în urmă cât mai frecvent posibil. Amintiți-vă, va fi în continuare să vă așteptați după întâlnire.

Când este rândul tău să vorbești în timpul unei întâlniri, asigurați-vă că vorbiți cu voce tare, clar și concis, astfel încât toți participanții la întâlniri să vă audă și să vă înțeleagă. Nu numai că această încredere reprezintă, dar vă ajută, de asemenea, să evitați repetarea de mai multe ori la grup. Dacă camera poate auzi și înțelege ceea ce aveți de spus cu ușurință, le oferă o oportunitate mai bună de a vă procesa gândurile și de a răspunde în consecință. Vorbirea soft poate provoca confuzie și frustrare și sabotează eficiența întâlnirii, deoarece trebuie să re-abordați același subiect.

Ar trebui să aduceți mâncare și băuturi la întâlniri? Ei bine, depinde de cine cereți. În cele mai multe situații, apa și cafeaua sunt adecvate pentru a aduce la întâlniri, dar întotdeauna întrebați organizatorul despre regulile specifice de întâlnire a camerei. Unele organizații au întâlniri de lucru prin ora de prânz, caz în care alimentele pot fi permise. Dacă aduceți alimente la o întâlnire, încercați să evitați ambalajul și ambalajele zgomotoase, deoarece adesea distrag atenția altora. Mâncați și beți liniștit în orice moment și asigurați-vă că aruncați orice gunoi sau resturi odată ce întâlnirea se termină.

Ai făcut-o prin întâlnire! Munca mare - acum este timpulCurățați camera. Lăsați fiecare cameră de întâlnire în același mod în care l-ați găsit dacă nu sunteți instruit altfel. Dacă ați rearanjat scaune și mobilier, asigurați-vă că le mutați înapoi în locațiile lor originale. Dacă ați folosit consumabile de birou, puneți consumabilele rămase înapoi unde le-ați găsit. Ștergeți orice tabele după cum este necesar, în special dacă participanții se bucurau de alimente și băuturi în timpul întâlnirii. Ștergeți tabla electrică dacă ați folosit-o și opriți orice echipament care nu este utilizat.

Găsiți tot ce aveți nevoie pentru a ști despre întâlnirea cu eticheta însumată în infograma noastră de mai jos:

Folosind.Manager de sarcini UDN.Pentru organizarea unei întâlniri

Setați echipa dvs. pentru succes prin organizarea pentru întâlnirile dvs. Cumanagement de proiectinstrument ca. Manager de sarcini UDN. , vă puteți organiza întâlnirile, împreună cu orice elemente de acțiune sau alte ulterioare din aceste conversații.

Iată doar câteva dintre caracteristicile care vă pot ajuta să vă organizați pentru următoarea întâlnire:

Sunteți gata să desfășurați o întâlnire eficientă, focalizată cu etichetă? Începeți cu aprocesul gratuit alManager de sarcini UDN. azi.