Kapan Menggunakan Kalender Proyek Vs. Grafik Gantt

Ketika datang keperencanaanSebuahJadwal proyekdan memonitor garis waktu,proyekManajer memiliki banyak pilihan.

Variasi pilihan adalah hal yang positif - itu memberi Anda fleksibilitas yang Anda butuhkan untuk menemukan sistem yang bekerja dengan baik untuk Anda dan tim Anda. Tapi itu juga bisa luar biasa. Dengan begitu banyak pilihan, bagaimana Anda benar-benar mengidentifikasi format mana yang sesuai dengan kebutuhan proyek spesifik Anda?

Mari kita mulai dengan melihat dua yang paling umumpenjadwalan.alat untuk.Perencanaan Kapasitas Manajemen Proyek : tradisionalkalender proyekdan seorangGantt Chart. .

Seseorang belum tentu lebih baik dari yang lain, dan mereka bahkan memiliki sedikit tumpang tindih (misalnya, keduanya dapat menampilkan durasi tugas, dan mereka membuatnya mudah untuk memantau kemajuan proyek).

Namun, ada juga beberapa perbedaan yang berbeda - dan itu adalah karakteristik yang membuat masing-masing memformat pilihan yang lebih cocok dalam skenario tertentu.

Bingung? Jangan khawatir. Di sini, kami akan memecah perbedaan inti antara kalender proyek dan grafik Gantt, serta garis besar beberapa skenario spesifik ketika masing-masing adalah pilihan yang lebih cocok.

Kalender Proyek vs. Gantt Chart: Apa bedanya?

Sekali lagi, kalender proyek danGantt Charts.Tidak semua yang berbeda - ini bukan kasus apel dengan jeruk. Keduanya digunakan untuk merencanakan dan melacak timeline proyek Anda, dan keduanya dapat berfungsi pada setidaknya tingkat dasar dalam semua situasi.

Tetapi ada beberapa perbedaan berbeda yang harus Anda ketahui. Untuk kesederhanaan, kami akan memecahnya menjadi tiga kategori utama:

1. Penampilan

Sekilas pada kalender proyek dan jadwal Gantt akan mengungkapkan perbedaan terbesar: penampilan mereka. Tidak perlu mata yang cerdas untuk menyadari bahwa mereka terlihat sangat berbeda.

Kalender proyek sangat mirip kalender tradisional dan dapat dibangun dan digunakan dalam berbagai program (seperti Google atau Outlook Calendar, Excel, Excel, UDN Task Manager.Kalender., dan banyak lagi). Berikut ini contoh kalender proyek:

Sebaliknya,Grafik Gantt adalah representasi visual dari timeline proyek Andayang menunjukkan tugas proyek dibandingkan dengan waktu. Tugas spesifik ditampilkan sebagai batang horizontal, dan panjang bilah menunjukkan berapa lama itutugasseharusnya diambil.

Grafik Gantt juga dapat dibuat dalam berbagai program. Beberapa manajer proyek memilih untuk membuat grafik gantt gantt google atau bahkan grafik Gantt di Google Sheets. Yang lain memilih untuk menggunakanPerangkat Lunak Gantt Chart.(Yang mana yang kami rekomendasikan!), Karena itu menghemat banyak manual memperbarui ketika sesuatu berubah dengan timeline proyek.

Berikut ini contoh bagan Gantt sederhana yang menampilkan tugas-tugas yang terlibat dengan merilis produk baru:

2. Kegunaan

Karena format terlihat sangat berbeda, kegunaan adalah faktor lain yang memisahkan jadwal Gantt dari kalender proyek.

Kebanyakan orang dapat melihat kalender standar dan segera memahami informasi yang dibagikan - yang berarti bahwa kalender proyek akan membutuhkan sedikit pelatihan atau pendidikan untuk digunakan oleh tim Anda.

Bagan Gantt tidak cukup intuitif, jadi mungkin butuh sedikit pekerjaan untuk mempercepat tim Anda. Namun, apa yang mungkin kurang dalam keramahan pengguna awal, itu membuat dalam hal fungsi.

3. Fungsi

Jadi, mari kita bicara tentang fungsi puzzle itu. Karena kalender proyek dan grafik Gantt memiliki perbedaan di atas, mereka jelas memiliki fungsi dan tunjangan yang berbeda - yang berarti mereka melayani tujuan unik dalam skenario tertentu.

Seperti apa? Di bawah ini, kita akan menggali beberapa kasus penggunaan berbeda saat Anda inginkanuntuk memilih bagan Gantt melalui kalender proyekatau sebaliknya.

Gunakan kalender proyek saat ...

Anda hanya perlu ikhtisar tanggal kunci

Karena kalender tradisional sangat intuitif untuk digunakan, itu bagus untuk mendapatkan pemahaman tentang tanggal proyek yang paling penting sekilas.

Dengan kalender proyek, Anda dapat dengan jelas memperhatikan hal-hal seperti:

Jika seorang anggota tim bertanya-tanya kapan seluruh proyek akan diluncurkan atau ketika kontribusi individu mereka jatuh tempo, mereka dapat memperoleh informasi itu dari kalender proyek segera - tanpa perlu tahu cara menggunakan grafik Gantt.

Anda ingin sesuatu yang mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan lainnya

Grafik Gantt hebat dalam menampilkan seluk-beluk proyek Anda, tetapi itu bukan perincian yang dibutuhkan semua orang.

Mungkin dewan direksi Anda hanya perlu mengetahui beberapa tanggal pilihan (seperti ketika proyek akan selesai). Atau mungkin klien tidak ingin macet di detail dan lebih suka memiliki kalender sederhana hanya untuk mengawasi kemajuan.

Dalam situasi ini, kalender proyek adalah pilihan terbaik Anda. Ini memberi Anda cara yang mudah dan efisien untuk berbagi informasi yang perlu diketahui tanpa orang-orang yang luar biasa dengan semua kompleksitas timeline proyek.

Anda perlu menjadwalkan rapat

Proyek - khususnya yang kompleks atau terintegrasi - melibatkan banyak pertemuan dan diskusi. Ada percakapan brainstorming, pembaruan status, sesi kerja kolaboratif, dan banyak lagi.

Itu adalah hal-hal yang tidak selalu pantas mendapatkan tempat khusus pada grafik Gantt, karena mereka adalah blip pendek yang bertentangan dengan tugas proyek sejati. Misalnya, percakapan tentang salinan email kemungkinan hanya sebagian kecil dari tugas "Draf Email Copy" pada grafik Gantt, yang berarti rapat itu sendiri tidak akan ditampilkan secara individual.

Namun, jenis peristiwa ini masih perlu dijadwalkan dan dihadiri, dan idealnya, Anda akan memiliki cara sederhana untuk melakukannya. Pertemuan-pertemuan ini jauh lebih mudah untuk dikoordinasikan dan ditampilkan pada kalender tradisional daripada grafik Gantt.

Plus, tergantung pada alat kalender yang Anda gunakan, Anda dan peserta rapat bahkan dapat menerima pengingat pertemuan yang akan datang - yang tidak akan Anda dapatkan dari jadwal Gantt.

Gunakan grafik Gantt saat ...

Anda perlu memahami ketergantungan antar tugas

Sementara kalender proyek tradisional memadai untuk merencanakan tugas-tugas individu, itu tidak menggambarkan ketergantungan di antara mereka. Bagaimana tugas sebelumnya memengaruhi yang mengikuti? Apa yang perlu diakhiri sebelum tugas spesifik itu dapat ditangani?

Ini adalah informasi penting bagi Anda untuk mengetahui untuk merencanakan jadwal dan alur kerja yang realistis, dan jauh lebih mudah bagi Anda untuk mencari tahu menggunakan grafik Gantt.

Ketergantungan tugas segera terlihat pada grafik Gantt. Ini sebagian karena seluruh grafik disusun seperti setumpuk kartu domino untuk membantu Anda memahami bagaimana tugas mengalir dan berinteraksi.

Namun, Grafik Gantt mengambil ilustrasi dependensi ke level baru dengan menandai hubungan ini dengan garis antara bilah tugas. Garis-garis ini segera menunjukkan apakah suatu tugas tergantung pada yang lain.

Anda perlu mengidentifikasi jalur kritis proyek Anda

Hal-hal tak terduga muncul, yang berarti Anda ingin tahu di mana Anda memiliki beberapa ruang gerak di timeline proyek Anda dan di mana hal-hal yang benar-benar harus tetap di jalur.

Cara terbaik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakanMetode Path Kritis (CPM). Proyek Andapath kritis.adalah garis terpanjang dari tugas dependen dari proyek mulai selesai. Jika sesuatu tertinggal di jalan itu, seluruh proyek Anda berada dimempertaruhkanfinishing terlambat.

Jalan kritis Anda hampir tidak mungkin untuk mengidentifikasi pada kalender proyek standar, tetapi sangat mudah dengan grafik Gantt. Anda dapat secara harfiah melacak tugas-tugas yang saling bergantung satu sama lain dan mengidentifikasi string terpanjang Anda dari kegiatan proyek dependen.

Informasi ini memungkinkan Anda untuk tetap gesit dan dengan cepat menggeser prioritas bila perlu tanpa memengaruhi tonggak atau tenggat waktu Anda. Misalnya, Anda mungkin dapat memperpanjang batas waktu untuk menyusun posting sosial yang mempromosikan acara Anda tanpa memindahkan tanggal acara itu sendiri.

Anda perlu mengelola beberapa proyek sekaligus

Lebih sering daripada tidak, Anda memiliki lebih dari satu proyek di piring Anda. Sangat banyak untuk melacak, dan melihat semua tugas dan tenggat waktu pada satu kalender cukup untuk membuat Anda bermata silang. Namun memiliki kalender yang sepenuhnya terpisah untuk setiap proyek rumit dan membuatnya lebih sulit bagi Anda untuk memantau kemajuan.

Gantt Charts Memudahkan Mudah Melihat Banyak Proyek sekaligus. Anda dapat memiliki grafik GANTT yang terpisah untuk proyek dan juga melapisi mereka di atas satu sama lain untuk memahami bagaimana hal-hal cocok bersama.

Tidak hanya pendekatan ini jauh lebih efisien (selamat tinggal, 14 kalender yang berbeda!) Dan lebih mudah untuk dipahami, tetapi juga membantu Anda memahami bagaimana proyek-proyek bersamaan yang berbeda tumpang tindih dengan satu sama lain dari perspektif waktu sehingga Anda dapat mengelola beban kerja dan sumber daya yang sesuai.

Kalender proyek dan grafik Gantt: lebih baik bersama

Ketika datang ke kalender proyek dan grafik Gantt, tidak ada yang unggul di seluruh papan. Mereka masing-masing memiliki manfaat unik, kelemahan, dan kasus penggunaan spesifik.

Dan, pada kenyataannya, mereka sering menjadi yang terbaik ketika digunakan untuk saling melengkapi. Tidak ada aturan yang menyatakan bahwa Anda tidak dapat menggunakan keduanya, dan masing-masing dapat membantu Anda memenuhi kebutuhan spesifik untuk proyek Anda dan tim Anda.

Untungnya, platform manajemen kerja kolaboratif sepertiUDN Task Manager.- yang menawarkan keduanya UDN Task Manager.Kalender.danPerangkat Lunak Gantt Chart.- Memberi Anda kesempatan untuk menggunakan kedua opsi untuk berhasil mengelola berbagai aspek proyek Anda.

Ingin belajar lebih banyak tentang menggunakan kalender untuk mengelola proyek Anda? Lihat sumber daya ini:

Lihat artikel-artikel ini untuk tips dan trik bagan Gantt Gantt: