Når skal du bruke et prosjektkalender vs. et Gantt-diagram

Når det gjelderplanlegger en prosjektplanog overvåking av en tidslinje,prosjektLedere har mange alternativer.

At ulike valg er en positiv ting - det gir deg fleksibiliteten du trenger for å finne et system som fungerer bra for deg og ditt lag. Men det kan også være overveldende. Med så mange valg, hvordan kan du faktisk identifisere hvilket format som passer dine spesifikke prosjektbehov?

La oss begynne med å ta en titt på to av de vanligsteplanleggingVerktøy forProsjektstyringskapasitetsplanlegging : en tradisjonellProsjektkalenderog A.Gantt Chart. .

Den ene er ikke nødvendigvis bedre enn den andre, og de har til og med litt overlapping (for eksempel kan begge vise varigheten av oppgavene, og de gjør det enkelt å overvåke prosjektets fremgang).

Det er imidlertid også noen forskjellige forskjeller - og det er de egenskapene som gjør hvert format et mer egnet valg i visse scenarier.

Forvirret? Ikke bekymre deg. Her bryter vi ned kjerneforskjellene mellom et prosjektkalender og et Gantt-diagram, samt skisserer noen få spesifikke scenarier når hver enkelt er et mer egnet valg.

Prosjektkalender vs Gantt Chart: Hva er forskjellen?

Igjen, prosjektkalendere ogGantt diagrammerEr ikke alt som er annerledes - dette er ikke et tilfelle av epler til appelsiner. Begge er vant til å planlegge og spore prosjektets tidslinje, og begge kan fungere på minst et grunnleggende nivå i stort sett alle situasjoner.

Men det er noen forskjellige forskjeller som du bør være oppmerksom på. For enkelhet, vil vi bryte disse ned i tre hovedkategorier:

1. Utseende

Ett blikk på en prosjektkalender og en Gantt-tidsplan vil avsløre den største forskjellen: deres utseende. Det tar ikke et kresne øye for å innse at de ser ganske forskjellige ut.

En prosjektkalender ser mye ut som en tradisjonell kalender og kan bygges og brukes i en rekke programmer (som Google eller Outlook-kalenderen, Excel, UDN Task ManagerKalendere, og mer). Her er et eksempel på et prosjektkalender:

I motsetning,Et Gantt-diagram er en visuell representasjon av prosjektets tidslinjesom viser prosjektoppgaver i forhold til tid. Spesifikke oppgaver vises som horisontale stenger, og lengden på linjen indikerer hvor lenge detoppgaveskal ta.

Gantt-diagrammer kan også opprettes i en rekke programmer. Noen prosjektledere velger å opprette Google Calendar Gantt-diagrammer eller til og med Gantt-diagrammer i Google-ark. Andre velger å brukeGantt Chart Software(som er det vi anbefaler!), Som det sparer mye manuell oppdatering når noe endres med prosjektets tidslinje.

Her er et enkelt Gantt-diagrameksempel som viser oppgavene som er involvert i å frigjøre et nytt produkt:

2. Brukervennlighet

Fordi formatene ser så annerledes, er brukervennlighet en annen faktor som skiller en Gantt-tidsplan fra en prosjektkalender.

De fleste kan se på en vanlig kalender og umiddelbart forstå informasjonen som deles - noe som betyr at en prosjektkalender vil kreve svært lite opplæring eller utdanning som skal brukes av teamet ditt.

Et Gantt-diagram er ikke så intuitivt, så det kan ta litt arbeid for å få taket opp til fart. Men hva det kan mangle i første brukervennlighet, gjør det opp i forhold til funksjon.

3. Funksjon

Så, la oss snakke om det funksjonen av puslespillet. Fordi prosjektkalendere og Gantt-diagrammer har de ovennevnte forskjellene, har de åpenbart forskjellige funksjoner og fordeler - noe som betyr at de tjener unike formål i enkelte scenarier.

Som hva? Nedenfor vil vi grave inn i noen forskjellige bruksområder når du vil haå velge et Gantt-diagram over en prosjektkalendereller vice versa.

Bruk en prosjektkalender når ...

Du trenger bare en oversikt over nøkkeldatoer

Fordi en tradisjonell kalender er så intuitiv å bruke, er det flott å få en forståelse av de viktigste prosjektdatoene på et øyeblikk.

Med en prosjektkalender kan du tydelig merke til ting som:

Hvis et lagmedlem lurer på når hele prosjektet vil lansere eller når deres individuelle bidrag skyldes, kan de få den informasjonen fra prosjektkalenderen nesten umiddelbart - uten å måtte vite hvordan du bruker et Gantt-diagram.

Du vil ha noe enkelt å dele med andre interessenter

Et Gantt-diagram er flott å vise intricacies av prosjektet ditt, men de er ikke detaljer som alle trenger.

Kanskje styret bare trenger å vite noen få utvalgte datoer (som når prosjektet vil bli fullført). Eller kanskje klienten ikke vil bli slått ned i detaljene og vil helst ha en enkel kalender bare for å holde fanene pågår.

I disse situasjonene er en prosjektkalender ditt beste valg. Det gir deg en enkel og strømlinjeformet måte å dele behovet for å vite informasjon uten overveldende mennesker med alle kompleksitetene i prosjektets tidslinje.

Du må planlegge et møte

Prosjekter - spesielt komplekse eller integrerte - involverer mange møter og diskusjoner. Det er brainstorming samtaler, statusoppdateringer, samarbeidende arbeidsøkter og mer.

Det er ting som ikke nødvendigvis fortjener et dedikert sted på et Gantt-diagram, siden de er korte blips i motsetning til ekte prosjektoppgaver. For eksempel, at samtalen om e-postkopiering er sannsynligvis bare en liten del av oppgaven "Draft Email Copy" på Gantt-diagrammet, noe som betyr at møtet selv ikke vil bli vist individuelt.

Men disse typer hendelser må fortsatt være planlagt og deltatt, og ideelt sett vil du ha en enkel måte å gjøre det på. Disse møtene er mye lettere å koordinere og vise på en tradisjonell kalender i stedet for et Gantt-diagram.

I tillegg, avhengig av kalenderverktøyet du bruker, kan du og møte deltakerne til og med motta en påminnelse om det kommende møtet - som du ikke ville få fra en Gantt-tidsplan.

Bruk et Gantt-diagram når ...

Du må forstå avhengigheter mellom oppgaver

Mens en tradisjonell prosjektkalender er tilstrekkelig for å plotte individuelle oppgaver, illustrerer det ikke avhengighetene mellom dem. Hvordan påvirker foregående oppgaver de som følger? Hva må være ferdig før den spesifikke oppgaven kan håndteres?

Dette er viktig informasjon for deg å vite for å planlegge en realistisk tidsplan og arbeidsflyt, og det er mye lettere for deg å finne ut med et Gantt-diagram.

Oppgaveavhengigheter er umiddelbart tydelige på et Gantt-diagram. Dette er delvis fordi hele diagrammet er strukturert som en stabel dominoer for å hjelpe deg med å forstå hvordan oppgaver strømmer og samhandler.

Gantt-diagrammer tar imidlertid illustrerende avhengigheter til et nytt nivå ved å tydelig markere disse relasjonene med en linje mellom oppgavelinjene. Disse linjene angir umiddelbart om en oppgave er avhengig av en annen.

Du må identifisere prosjektets kritiske vei

Uventede ting kommer opp, noe som betyr at du vil vite hvor du har noe wiggle rom i prosjektets tidslinje og hvor ting absolutt må holde seg på sporet.

Den beste måten å gjøre dette på er å brukeKritisk bane metode (CPM). Prosjektet ditt erkritisk baneEr den lengste linjen av avhengige oppgaver fra prosjektet begynner å fullføre. Hvis noe faller bak på den banen, er hele prosjektet ditt påFareå etterbehandling sent.

Din kritiske sti er nesten umulig å identifisere på en standard prosjektkalender, men det er overraskende enkelt med et Gantt-diagram. Du kan ganske bokstavelig talt spore oppgavene som er avhengige av hverandre og identifisere din lengste streng av avhengige prosjektaktiviteter.

Denne informasjonen lar deg holde seg agile og raskt skifte prioriteringer når det er nødvendig uten å påvirke dine milepæler eller frist. For eksempel kan du sannsynligvis utvide fristen for å utarbeide de sosiale innleggene som fremmer hendelsen uten å flytte hendelsesdatoen selv.

Du må administrere flere prosjekter samtidig

Oftere enn ikke, har du mer enn ett prosjekt på tallerkenen din. Det er mye å holde styr på, og se på alle oppgavene og deadlines på en enkelt kalender er nok til å gjøre deg krysse. Likevel har du helt separate kalendere for hvert prosjekt tungvint og gjør det tøffere for deg å overvåke fremdriften.

Gantt-diagrammer gjør det enkelt å se flere prosjekter på en gang. Du kan ha separate Gantt-diagrammer for prosjekter og også lag dem på toppen av hverandre for å forstå hvordan ting passer sammen.

Ikke bare er denne tilnærmingen langt mer strømlinjeformet (farvel, 14 forskjellige kalendere!) Og lettere å forstå, men det hjelper deg også å forstå hvordan de forskjellige, samtidige prosjektene overlapper med hverandre fra et tidsperspektiv, slik at du kan administrere arbeidsbelastninger og ressurser tilsvarende.

Prosjektkalendere og Gantt-diagrammer: Better sammen

Når det gjelder prosjektkalendere og Gantt-diagrammer, er ingen overordnet over hele linjen. De har hver sine unike fordeler, ulemper og spesifikke brukssaker.

Og faktisk er de ofte på sitt beste når de brukes til å utfylle hverandre. Det er ingen regel som sier at du ikke kan bruke begge deler, og hver kan hjelpe deg med å oppfylle spesifikke behov for prosjektet ditt og teamet ditt.

Heldigvis, en samarbeidende arbeidsstyringsplattform somUDN Task Manager- som tilbyr begge deler UDN Task ManagerKalendere og Gantt Chart Software- Gir deg muligheten til å bruke begge alternativene til å lykkes med å administrere de ulike aspektene av prosjektet ditt.

Vil du lære enda mer om å bruke kalendere til å administrere prosjektene dine? Sjekk ut disse ressursene:

Sjekk ut disse artiklene for flere Gantt-diagramtips og triks: