ایک پروجیکٹ کیلنڈر بمقابلہ ایک گنٹ چارٹ کا استعمال کرنے کے لئے
جب یہ بات آتی ہےمنصوبہ بندی A. پروجیکٹ شیڈولاور ایک ٹائم لائن کی نگرانی،منصوبےمینیجرز بہت سے اختیارات ہیں.
اس قسم کی انتخاب ایک مثبت چیز ہے - یہ آپ کو آپ کو ایک ایسا نظام تلاش کرنے کی ضرورت ہے جو آپ اور آپ کی ٹیم کے لئے اچھی طرح سے کام کرتا ہے اسے تلاش کرنے کی ضرورت ہے. لیکن یہ بھی زبردست ہوسکتا ہے. بہت سارے انتخاب کے ساتھ، آپ اصل میں کس طرح شناخت کرسکتے ہیں کہ آپ کی مخصوص منصوبے کی ضروریات کو کس طرح کی ضرورت ہے؟
دو سب سے زیادہ عام طور پر ایک نظر ڈال کر شروع کرتے ہیںشیڈولنگفورم کے اوزارپراجیکٹ مینجمنٹ کی صلاحیت کی منصوبہ بندیانکارایک روایتیپروجیکٹ کیلنڈراور اےGantt چارٹ .
ایک دوسرے سے زیادہ بہتر نہیں ہے، اور ان کے پاس تھوڑا سا اوورلوپ بھی ہے (مثال کے طور پر، دونوں کاموں کی مدت کو ظاہر کر سکتے ہیں، اور وہ منصوبے کی ترقی کی نگرانی کرنے میں آسان بنا سکتے ہیں).
تاہم، کچھ مختلف اختلافات بھی ہیں - اور یہ ان خصوصیات ہیں جو ہر شکل میں کچھ مخصوص نظریات میں زیادہ مناسب انتخاب کرتے ہیں.
الجھن؟ فکر مت کرو یہاں، ہم ایک پروجیکٹ کیلنڈر اور ایک گنٹ چارٹ کے درمیان بنیادی اختلافات کو توڑ دیں گے، اس کے ساتھ ساتھ ہر ایک کو زیادہ مناسب انتخاب ہے.
پروجیکٹ کیلنڈر بمقابلہ گنٹ چارٹ: فرق کیا ہے؟
پھر، پروجیکٹ کیلنڈر اور.گنٹ چارٹسیہ سب کچھ نہیں ہے - یہ سنتوں کے لئے سیب کا معاملہ نہیں ہے. دونوں آپ کے منصوبے ٹائم لائن کی منصوبہ بندی اور ٹریک کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے، اور دونوں کو کم از کم ایک بنیادی سطح پر بہت زیادہ حالات میں کام کر سکتا ہے.
لیکن کچھ مختلف اختلافات ہیں جو آپ کو آگاہ ہونا چاہئے. سادگی کے لئے، ہم ان کو تین اہم اقسام میں توڑ دیں گے:
1. ظاہری شکل
ایک پروجیکٹ کیلنڈر اور ایک گنٹ شیڈول میں ایک نظر سب سے بڑا فرق ظاہر کرے گا: ان کی ظاہری شکل. یہ سمجھدار آنکھ نہیں لیتا ہے کہ وہ بہت مختلف نظر آتے ہیں.
ایک پروجیکٹ کیلنڈر ایک روایتی کیلنڈر کی طرح بہت کچھ لگ رہا ہے اور مختلف پروگراموں میں تعمیر اور استعمال کیا جا سکتا ہے (جیسے گوگل یا آؤٹ لک کیلنڈر، ایکسل، UDN ٹاسک مینیجرکیلنڈر، اور مزید). یہاں ایک پروجیکٹ کیلنڈر کا ایک مثال ہے:
اس کے برعکس میں،ایک گنٹ چارٹ آپ کے منصوبے ٹائم لائن کی بصری نمائندگی ہےاس وقت کے مقابلے میں منصوبے کے کاموں کو ظاہر کرتا ہے. مخصوص کاموں کو افقی سلاخوں کے طور پر دکھایا جاتا ہے، اور بار کی لمبائی کی طرف اشارہ کرتا ہے کہ کتنی دیر تککاملے جانا چاہئے.
گنٹ چارٹ بھی مختلف پروگراموں میں بھی تشکیل دے سکتے ہیں. کچھ پروجیکٹ مینیجرز گوگل کیلنڈر گنٹ چارٹ یا Google چادروں میں بھی گنٹ چارٹ بنانے کا انتخاب کرتے ہیں. دوسروں کو استعمال کرنا ہےگنٹ چارٹ سافٹ ویئر(جو ہم سفارش کرتے ہیں!)، جیسا کہ اس منصوبے کے ٹائم لائن کے ساتھ کچھ تبدیل ہوتا ہے جب اس کے علاوہ بہت دستی اپ ڈیٹ کرنا بچاتا ہے.
یہاں ایک سادہ گنٹ چارٹ مثال کے طور پر ایک نئی مصنوعات جاری کرنے کے ساتھ ملوث کاموں کو ظاہر کرتا ہے:
2. استحکام
کیونکہ فارمیٹس بہت مختلف نظر آتے ہیں، استعمال میں ایک اور عنصر ہے جو پراجیکٹ کیلنڈر سے گنٹ شیڈول کو الگ کرتا ہے.
زیادہ تر لوگ ایک معیاری کیلنڈر کو دیکھ سکتے ہیں اور فوری طور پر معلومات کو سمجھا جا سکتا ہے - مطلب یہ ہے کہ ایک پراجیکٹ کیلنڈر آپ کی ٹیم کی طرف سے استعمال کرنے کے لئے بہت کم تربیت یا تعلیم کی ضرورت ہوگی.
ایک گنٹ چارٹ بہت بدیہی نہیں ہے، لہذا یہ آپ کی ٹیم کو تیز کرنے کے لۓ تھوڑا سا کام لے سکتا ہے. تاہم، یہ ابتدائی صارف دوستی میں کیا کمی ہے، یہ کام کے لحاظ سے بناتا ہے.
3. تقریب
لہذا، پہیلی کے اس فنکشن کے ٹکڑے کے بارے میں بات کرتے ہیں. کیونکہ پراجیکٹ کیلنڈر اور گنٹ چارٹ اوپر اختلافات ہیں، وہ واضح طور پر مختلف افعال اور فوائد ہیں - جس کا مطلب یہ ہے کہ وہ مخصوص مقاصد میں منفرد مقاصد کی خدمت کرتے ہیں.
کیا پسند ہے؟ ذیل میں، جب آپ چاہتے ہیں تو ہم کچھ مختلف استعمال کے معاملات میں کھڑے ہوں گےپراجیکٹ کیلنڈر پر ایک گنٹ چارٹ کا انتخاب کرنے کے لئےیا اس کے برعکس.
جب پراجیکٹ کیلنڈر کا استعمال کریں ...
آپ کو صرف کلیدی تاریخوں کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے
کیونکہ ایک روایتی کیلنڈر استعمال کرنے کے لئے بہت بدیہی ہے، یہ ایک نظر میں سب سے اہم منصوبے کی تاریخوں کو سمجھنے کے لئے بہت اچھا ہے.
منصوبے کے کیلنڈر کے ساتھ، آپ واضح طور پر چیزوں کی طرح بیان کر سکتے ہیں:
اگر ایک ٹیم کا رکن سوچ رہا ہے جب پورے منصوبے شروع ہو جائیں یا جب انفرادی شراکت کی وجہ سے، وہ اس منصوبے کے کیلنڈر سے تقریبا فوری طور پر اس معلومات کو حاصل کرسکتے ہیں - بغیر کسی گنٹ چارٹ کا استعمال کیسے کریں.
آپ دوسرے اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ اشتراک کرنے کے لئے کچھ آسان چاہتے ہیں
ایک گنٹ چارٹ آپ کے منصوبے کی شدتوں کو ظاہر کرنے میں بہت اچھا ہے، لیکن ان کی تفصیلات نہیں ہیں کہ ہر کوئی کی ضرورت ہے.
شاید آپ کے بورڈ آف ڈائریکٹرز صرف چند منتخب تاریخوں کو جاننے کی ضرورت ہے (جیسے منصوبے مکمل ہوجائے گی). یا شاید کلائنٹ کو تفصیلات میں بپتسمہ نہیں کرنا چاہتا ہے اور اس کے بجائے ٹیبز کو ترقی پر رکھنے کے لئے صرف ایک سادہ کیلنڈر ہوگا.
ان حالات میں، ایک پروجیکٹ کیلنڈر آپ کا بہترین انتخاب ہے. یہ آپ کو پراجیکٹ ٹائم لائن کی تمام پیچیدگیوں کے ساتھ زبردست لوگوں کے بغیر ضروری معلومات کے بغیر معلومات کو جاننے کے لئے ایک براہ راست اور سنجیدگی سے راستہ فراہم کرتا ہے.
آپ کو ایک میٹنگ شیڈول کرنے کی ضرورت ہے
منصوبوں - خاص طور پر پیچیدہ یا مربوط افراد - بہت سے اجلاسوں اور بات چیت میں شامل ہیں. دماغی بات چیت کی بات چیت، حیثیت کی تازہ کاری، باہمی تعاون کے کام کے سیشن، اور زیادہ ہیں.
وہ ایسی چیزیں ہیں جو لازمی طور پر ایک گنٹ چارٹ پر ایک وقفے کی جگہ کو متغیر نہیں کرتے ہیں، کیونکہ وہ حقیقی پروجیکٹ کے کاموں کے مخالف ہیں. مثال کے طور پر، یہ بات یہ ہے کہ ای میل کاپی کے بارے میں بات چیت صرف "ڈرافٹ ای میل کاپی" کے کام کا ایک چھوٹا حصہ ہے جس کا مطلب یہ ہے کہ میٹنگ خود کو انفرادی طور پر ظاہر نہیں کیا جائے گا.
تاہم، ان قسم کے واقعات اب بھی شیڈول اور شرکت کرنے کی ضرورت ہے، اور مثالی طور پر، آپ کو ایسا کرنے کا ایک آسان طریقہ پڑے گا. یہ اجلاس ایک گنٹ چارٹ کے بجائے روایتی کیلنڈر پر تعاون اور ڈسپلے کرنے کے لئے بہت آسان ہے.
پلس، کیلنڈر کے آلے پر منحصر ہے آپ استعمال کرتے ہیں، آپ اور میٹنگ شرکاء کو بھی آئندہ اجلاس کی یاد دہانی بھی مل سکتی ہے - جس سے آپ گنٹ شیڈول سے نہیں ملیں گے.
جب گنٹ چارٹ کا استعمال کریں ...
آپ کو کاموں کے درمیان انحصار کو سمجھنے کی ضرورت ہے
جبکہ روایتی پروجیکٹ کیلنڈر انفرادی کاموں کو پلاٹ کرنے کے لئے مناسب ہے، یہ ان کے درمیان انحصار کی وضاحت نہیں کرتا. پہلے کاموں کو کس طرح پیروی کرتے ہیں ان پر اثر انداز کرتے ہیں؟ اس مخصوص کام سے نمٹنے سے پہلے کیا ختم ہونے کی ضرورت ہے؟
یہ حقیقت پسندانہ شیڈول اور ورک فلو کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے آپ کو جاننے کے لئے ضروری معلومات ہے، اور آپ کو ایک گنٹ چارٹ کا استعمال کرنے کے لئے یہ بہت آسان ہے.
ٹاسک انحصار ایک گنٹ چارٹ پر فوری طور پر واضح ہیں. یہ جزوی طور پر ہے کیونکہ پورے چارٹ ڈومینز کے اسٹیک کی طرح منظم کیا جاتا ہے تاکہ آپ کو سمجھنے میں مدد ملے گی کہ کس طرح کاموں کو بہاؤ اور بات چیت کریں.
تاہم، گنٹ چارٹ نے کام سلاخوں کے درمیان ایک لائن کے ساتھ واضح طور پر ان تعلقات کو نشان زد کرکے ایک نئی سطح پر انحصار کرنے کی وضاحت کی. یہ لائنیں فوری طور پر اشارہ کرتی ہیں کہ اگر کوئی کام کسی دوسرے پر منحصر ہے.
آپ کو اپنے منصوبے کے اہم راستے کی شناخت کی ضرورت ہے
غیر متوقع چیزیں آتی ہیں، جس کا مطلب یہ ہے کہ آپ یہ جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کے منصوبے ٹائم لائن میں آپ کے کچھ وگگل روم کہاں ہیں اور جہاں چیزیں بالکل ٹریک پر رہتی ہیں.
ایسا کرنے کا بہترین طریقہ استعمال کرنا ہےاہم راستہ کا طریقہ (CPM). آپ کا منصوبہمشکل راستہپراجیکٹ شروع کرنے کے لئے پراجیکٹ شروع سے متعلق کاموں کی سب سے طویل لائن ہے. اگر کچھ اس راستے پر آتا ہے تو، آپ کی پوری منصوبہ ہےخطرہدیر سے ختم ہونے کا.
معیاری منصوبے کیلنڈر پر شناخت کرنے کے لئے آپ کا اہم راستہ تقریبا ناممکن ہے، لیکن یہ ایک گنٹ چارٹ کے ساتھ حیرت انگیز طور پر آسان ہے. آپ ایسے کاموں کو عام طور پر ٹریس کرسکتے ہیں جو ایک دوسرے پر منحصر ہیں اور انحصار پروجیکٹ سرگرمیوں کی اپنی سب سے طویل تار کی شناخت کرتے ہیں.
یہ معلومات آپ کو جلدی رہنے اور فوری طور پر ترجیحات کو تبدیل کرنے کی اجازت دیتا ہے جب آپ کے سنگ میلوں یا آخری وقت پر اثر انداز کئے بغیر. مثال کے طور پر، آپ ممکنہ طور پر ایونٹ کی تاریخ کو منتقل کرنے کے بغیر اپنے ایونٹ کو فروغ دینے کے بغیر سماجی خطوط کو فروغ دینے کے لئے آخری وقت کو بڑھا سکتے ہیں.
آپ کو ایک بار پھر ایک سے زیادہ منصوبوں کا انتظام کرنے کی ضرورت ہے
زیادہ سے زیادہ اکثر آپ کے پلیٹ پر ایک سے زیادہ منصوبے ہیں. ٹریک رکھنے کے لئے یہ بہت کچھ ہے، اور ان تمام کاموں اور آخری کیلنڈر پر ہر ایک کاموں کو دیکھنے کے لئے کافی ہے آپ کو کراس آنکھ بنانے کے لئے کافی ہے. ابھی تک ہر منصوبے کے لئے مکمل طور پر علیحدہ کیلنڈروں کو سنجیدہ ہے اور یہ آپ کے لئے ترقی کی نگرانی کے لئے مشکل بناتا ہے.
گنٹ چارٹ ایک وقت میں ایک سے زیادہ منصوبوں کو دیکھنے کے لئے آسان بناتا ہے. آپ منصوبوں کے لئے علیحدہ گنٹ چارٹ ہوسکتے ہیں اور انہیں ایک دوسرے کے سب سے اوپر پر بھی ایک دوسرے کے ساتھ مل سکتے ہیں تاکہ چیزیں کیسے ملیں.
نہ صرف یہ نقطہ نظر بہت زیادہ سنجیدگی سے (الوداع، 14 مختلف کیلنڈرز!) اور سمجھنے میں آسان ہے، لیکن یہ بھی آپ کو یہ سمجھنے میں مدد ملتی ہے کہ یہ کس طرح مختلف، معاون منصوبوں کو ایک دوسرے کے ساتھ ایک دوسرے کے ساتھ اوورلوپ ہے لہذا آپ اس کے مطابق کام کے بوجھ اور وسائل کا انتظام کرسکتے ہیں.
پروجیکٹ کیلنڈر اور گنٹ چارٹ: بہتر مل کر
جب یہ کیلنڈروں اور گنٹ چارٹ کے لئے آتا ہے تو، نہ ہی بورڈ میں بہتر ہے. وہ ہر ایک کو ان کے منفرد فوائد، خرابیوں اور مخصوص استعمال کے معاملات ہیں.
اور، حقیقت میں، وہ اکثر ان کی پوری کوشش کرتے ہیں جب ایک دوسرے کو مکمل کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. کوئی قاعدہ نہیں ہے کہ آپ دونوں کو استعمال نہیں کر سکتے ہیں، اور ہر ایک کو آپ کے منصوبے اور آپ کی ٹیم کے لئے مخصوص ضروریات کو پورا کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
خوش قسمتی سے، ایک باہمی تعاون کے کام مینجمنٹ پلیٹ فارم کی طرحUDN ٹاسک مینیجرجو دونوں پیش کرتا ہے UDN ٹاسک مینیجرکیلنڈراورگنٹ چارٹ سافٹ ویئر- آپ کو آپ کے منصوبے کے مختلف پہلوؤں کو کامیابی سے منظم کرنے کے لئے دونوں اختیارات استعمال کرنے کا موقع فراہم کرتا ہے.
اپنے منصوبوں کو منظم کرنے کے لئے کیلنڈروں کو استعمال کرنے کے بارے میں بھی زیادہ جاننا چاہتے ہیں؟ ان وسائل کو چیک کریں:
مزید گنٹ چارٹ تجاویز اور چالوں کے لئے ان مضامین کو چیک کریں:
